7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation: white paper (em inglês)

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Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches”.

Ferramentas de Gerenciamento de Projetos e Portfólios (PPM) quase sempre causam uma mudança drástica em como os projetos são gerenciados, controlados e relatados em toda a organização. No entanto, as organizações esquecem que é preciso ter tanto foco na adoção contínua quanto na implementação das ferramentas. Neste white paper, veremos algumas das principais áreas em que você pode se concentrar para sustentar a adoção — após a implementação — até que o uso das novas ferramentas de PPM se torne parte da cultura organizacional.

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7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation (em inglês)

Introdução

Você já esteve envolvido em um projeto onde a nova ideia ou inovação parece ser a melhor solução, recebe forte apoio por parte de todos, é executada e alguns meses depois de ser implementada, ninguém a usa mais? Se você respondeu sim, também irá concordar que nesses projetos não houve nenhuma falta de esforços de gerenciamento de alterações, de treinamento, etc. Por que as pessoas simplesmente param de usar determinadas ferramentas, que eram tidas como as melhores ideias no momento da implementação?

Essa pergunta pode ter várias respostas. É possível que a ferramenta esteja desatualizada devido a condições de mercado, ou talvez a estratégia organizacional tenha sido alterada. No entanto, se você analisar cuidadosamente, o verdadeiro motivo frequentemente é não terem sido feitos esforços para sustentar a adoção obtida durante a implementação do projeto. Não basta gerenciar alterações durante o ciclo de vida do projeto; as alterações também devem ser gerenciadas após o fechamento do projeto. Isso se aplica a qualquer projeto, mas principalmente no contexto da implementação da solução de PPM, porque ferramentas de PPM quase sempre causam uma mudança drástica em como os projetos são gerenciados, controlados e relatados em toda a organização.

Neste white paper, veremos algumas das principais áreas em que você pode se concentrar para sustentar a adoção após a implementação, e não soltar o acelerador até que o uso das novas ferramentas de PPM se torne parte da cultura organizacional.

7 maneiras de sustentar a adoção

Vamos supor que sua organização vai implementar a solução de PPM (ou atualização para uma versão mais recente) em um futuro próximo. Vamos supor também que existem suportes completos de Treinamento e de Gerenciamento de Alterações disponíveis durante o ciclo de vida do projeto. Nesse contexto, aqui estão as principais áreas que precisam de muita atenção assim que a implementação for concluída.

1) Estabeleça metas de 30-60-90 dias   

Antes de distribuir a solução de PPM, a primeira coisa que você precisa fazer é determinar as metas de 30-60-90 dias para sua implementação. Você leu isso mesmo. Isso precisa ser feito ANTES da distribuição, e não DEPOIS. Comece por coisas que sejam fáceis de medir, como a porcentagem de quadros de horários enviados no prazo ou número de projetos criados, etc., e meça-os consistentemente e crie relatórios sobre eles. Essas ‘metas’ irão ajudá-lo da seguinte maneira:

  • Em primeiro lugar, as metas e métricas irão mostrar a você como a ferramenta está sendo usada. Se as métricas parecem ruins, você poderá tomar medidas imediatamente e fornecer o suporte necessário para aumentar o uso da ferramenta.

  • As metas lhe darão informações específicas para trabalhar com, em vez de considerações genéricas sobre o sucesso ou fracasso do projeto. Elas ajudarão a mostrar o valor da solução de PPM para o gerenciamento.

    E, finalmente, isso ajudará a celebrar as pequenas vitórias. Mesmo que a solução de PPM tenha sido implementada para trazer mudanças radicais à organização, é importante obter vitórias rápidas e celebrá-las, para manter o interesse e a positividade em relação à solução.

E por falar nisso, não pare pelas metas de 30-60-90 dias. Certifique-se de estabelecer também algumas metas de longo prazo e monitorá-las.

2) Mostre a eles o valor!   

Antes de a solução de PPM ser implementada, é quase certo que tenha sido feita uma análise de benefícios, listando manutenção e acompanhamento de projetos mais simples, colaboração aprimorada, melhor visibilidade e controle, etc., no entanto, o grande elefante na sala de estar, sobre o qual ninguém fala, é que todas elas só são possíveis se todos os usuários da solução de PPM fizerem o trabalho necessário para gerar e manter os dados. A consequência disso é que o usuário final não tem nenhuma ideia sobre o valor que ele/ela proporciona à organização apenas enviando seus quadros de horários no prazo ou como um Gerente de Recursos pode ajudar monitorando suas alocações de recursos.

Se desejar adoção verdadeira dos usuários a longo prazo, o foco principal deverá ser mostrar a cada usuário o valor que ele traz para a ferramenta e para a organização. Mostre a ele os relatórios e painel que são gerados. Usando os dados que eles enviam para a ferramenta. Faça com que a alta direção use esses relatórios e painéis, se comunique com seus grupos e veja o valor que eles trazem. Assim como uma planta só cresce quando o sol a ilumina, os usuários finais só sentem a importância da ferramenta quando sabem que os líderes organizacionais estão focados nela.

3) Altere suas metodologias de aprendizagem   

Pense este exemplo. Você vai dirigindo seu carro, ouvindo rádio, e de repente toca uma música que você adorava quando era criança, mas não ouvia há muito, muito tempo. Eu aposto que, embora você talvez não lembre a letra da música, você pode facilmente cantarolar o ritmo da música. Por que você acha que isso acontece? Por causa de dois motivos:

  1. Você já ouviu essa música várias e várias vezes.

  2. Enquanto a letra é 'informação', o ritmo tem um 'sentimento' anexado a ele. Como seres humanos, temos tendência a lembrar mais de sentimentos do que de informações soltas.

Portanto, de que modo isso se aplica à nossa discussão aqui?

O treinamento tradicional para soluções de PPM tendem a concentrar muitos dados ou informações em lições, sessões de treinamento, manuais e assim por diante. No entanto, não existe nenhum sentimento ou emoção atribuídos a essa informação, por isso as pessoas não a retêm após o fim dessas seções. Na verdade, você deve pressupor que os usuários não irão reter mais do que 20% do que eles aprendem na primeira vez. Então, como podemos resolver isso? Assim lidamos com a música que nós adorávamos.

  • Fornecemos mais caminhos para obter treinamento. Nem todos os usuários entendem as coisas da mesma maneira. Algumas pessoas são mais interessadas em materiais de leitura, enquanto outras preferem ver vídeos. Por isso, certifique-se de que as pessoas têm mais do que uma maneira para obter informações e treinamento.

  • Permita que os usuários atribuam uma sensação às informações. Isso pode incluir coisas como pôr os usuários em pequenas sessões de “almoço e aprendizagem”, possibilitando aos usuários fazer perguntas em esquema de grupo, abrir fóruns de discussão e assim por diante. Eu tenho bastante certeza de que você ainda se lembra do que um certo palestrante disse em resposta a uma das suas perguntas. O mesmo se aplica a todos os seus usuários.

  • Recompense boas ideias, perguntas e participação. O TechCenter e os Fóruns do Project são ótimos exemplos disso, onde todas as respostas corretas são recompensadas pela comunidade em si, impulsionando desse modo um compartilhamento mais ativo de conhecimento e experiência.

4) Reavalie e reconfirme   

Uma vez, quando eu estava trabalhando com um cliente em uma Implementação de PPM, decidimos que todos os relatórios da Solução de PPM seriam feitos usando Cubos OLAP. Se não estiver familiarizado com a funcionalidade dos cubos OLAP, para fins desta história, compreenda que os dados são atualizados somente em um cronograma predefinido. No nosso caso, nós concordamos que seria diariamente. No entanto, após a solução ser distribuída, começamos a receber reclamações de que os relatórios estavam incorretos, e não estavam mostrando os dados conforme os usuários os inseriam, e assim por diante. Conforme investigamos o problema mais aprofundadamente, descobrimos que os executivos estavam examinando os dados quase a cada hora (esperando dados em tempo real), e os usuários iam atualizando os dados conforme fosse necessário. E como os dados OLAP eram atualizados à noite, os relatórios obviamente não foram atualizados. Portanto, após avaliar as opções, voltamos atrás e reescrevemos esses relatórios para retirar dados diretamente do banco de dados, transformando-os em tempo real.

A moral da história? O que a equipe do projeto pensa, encontra, considera e projeta durante a fase de design do projeto pode nem sempre funcionar no mundo real. Portanto, esteja aberto a fazer alterações. Se você achar que sua implementação de soluções inicial não se alinha com o que os usuários realmente estão fazendo em suas tarefas diárias, não seja rígido e não force o design nas pessoas. Isso é uma maneira garantida de perder o interesse dos usuários.

5) Estabeleça controle   

Estabelecer um modelo de controle para manter a sua solução de PPM, incluindo alterações, etc., é, na minha opinião, crucial. Este tópico foi abordado em detalhes no white paper Beat the Half-life (t ½): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation (em inglês). Ao mesmo tempo que a estratégia de controle ajuda a manter a sua solução de PPM, ela também mostra aos usuários que não é necessário gostar de todos os aspectos da implementação. Ela mostra a eles que pedir uma alteração também é OK. Isso por si só irá trazer uma maior abertura à mesa, que ajuda os usuários a se tornarem orientadores. Falar ativamente sobre o que pode ser melhorado na solução é muito melhor para a adoção do que simplesmente assumir que todos estão de acordo com o que foi implementado.

6) Forneça suporte fanático   

Hoje em dia parece que você pode obter uma ferramenta gratuita para qualquer tipo de trabalho que deseje fazer em seu PC. Não me entenda mal — eu absolutamente adoro os produtos gratuitos. No entanto, a única coisa que eu não gosto sobre ferramentas gratuitas é a falta de suporte. Se eu encontrar problemas, estou sozinho para procurar e investigar uma solução, experimentar diversas soluções e esperar que uma delas funcione. Não ponha os usuários da sua solução de PPM nessa situação.

Na minha opinião, todos nós devíamos ser fanáticos sobre oferecer suporte a nossos usuários, independentemente de a que aplicativo ou processo oferecemos suporte. Responda sempre o mais rápido possível, mesmo que nem sempre tenha uma solução. Uma vez que o usuário saiba que alguém está prestando atenção ao seu problema, na maioria dos casos isso é suficiente para colocá-los à vontade. E certifique-se de fazer o acompanhamento com uma solução, ou ao menos apontá-los na direção certa. Lembre-se sempre de que a ferramenta de PPM para o qual você está oferecendo suporte é uma das várias ferramentas que o usuário utiliza todos os dias para realizar suas tarefas, e quanto mais rápido você puder tornar a vida deles mais fácil resolvendo o problema, mais felizes os usuários serão.

Confie em mim; sem um forte suporte pós-implementação, posso garantir que a Implementação de PPM irá se desmoronar muito rapidamente. Além disso, seja inteligente sobre o processo de resolução e suporte. Conforme fornecer soluções para os usuários, construa uma base de conhecimentos para que, em problemas futuros, você possa apenas redirecionar usuários para uma solução de autoajuda.

7) Comportamento recompensado será repetido!   

Se você tiver filhos, você entenderá isso imediatamente: Recompense uma criança com um rosto feliz quando ela faz algo, e ela irá continuar fazendo isso, até que isso comece a irritar você. Qualquer comportamento recompensado será repetido até que você faça algo para alterá-lo. Para cada membro relutante que você tenta atrair, existem pelo menos 3 outros novos membros que estão realmente tentando aprender, compreender e usar a ferramenta.

Não se esqueça desses apoiadores anônimos. Eles são aqueles que realmente abraçam a mudança, usam a ferramenta e eventualmente guiam outros usuários ao ajudá-los. Forneça-lhes todo o suporte que puder. Reconhecer e recompensar o que eles estão fazendo para que eles possam continuar a fazê-lo e outras pessoas possam aprender com eles. Transforme-os em super usuários e permita que eles esbocem artigos de ajuda. O ponto principal é, incentive comportamentos desejáveis para que eles eventualmente substituam os indesejáveis.

Conclusão

As técnicas listadas acima não são as únicas que podem ajudar na adoção de usuários finais, e a lista definitivamente pode receber mais adições. O ponto-chave que precisa ser compreendido é, não é suficiente focar apenas na adoção de usuários e gerenciamento de alterações durante a implementação ou alguns meses após a implementação. Este é um processo padronizado e contínuo, que precisa de foco e atenção constantes.

Sobre o autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) é um consultor e instrutor sênior de Enterprise Project Management (EPM, Gerenciamento de projetos corporativos) especializado em plataformas do Microsoft Project, Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint. Sua meta principal é construir e habilitar soluções de negócios para ajudar as organizações a obterem o melhor retorno sobre seus investimentos.

Ele também tem ampla experiência na liderança de projetos ponta-a-ponta em uma ampla gama de domínios e verticais, incluindo TI, ERP (SAP), Fabricação, Desenvolvimento de aplicativos, Serviços criativos e automotivos. Ele é apresentador regular em vários eventos do Project Server, de EPM e do SharePoint em todos os Estados Unidos e colaborador regular nas Comunidades do SharePoint e de EPM.

Prasanna é um blogueiro frequente (http://www.prasannaadavi.com) e também comanda um podcast quinzenal (http://www.msprojectpodcast.com), que se concentra, principalmente, em soluções do Microsoft Project e Project Server. Prasanna é um consultor sênior na EPMA (http://www.epmainc.com).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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