W narzędziu Dokumenty 2010 można na ogół zarządzać dokumentami tak samo jak w Eksploratorze Windows. Należy pamiętać, że niektóre zadania dotyczące zarządzania plikami, na przykład zmienianie nazw lub usuwanie plików, mogą być uwarunkowane uprawnieniami w witrynie programu SharePoint lub uprawnieniami w narzędziu, które zostały przypisane do roli użytkownika (jeśli narzędzie Dokumenty znajduje się w obszarze roboczym programu Groove). W zależności od uprawnień użytkownik może mieć następujące możliwości zarządzania dokumentami:
Co chcesz zrobić?
Kopiowanie lub przenoszenie dokumentów
Aby skopiować dokument do innego folderu (w narzędziu Dokumenty lub do folderu w Eksploratorze Windows), należy użyć poleceń Kopiuj i Wklej w menu wyświetlanym po naciśnięciu prawego przycisku myszy lub przeciągnąć plik, przytrzymując naciśnięty klawisz CTRL. Aby przenieść dokument do innego folderu, należy użyć funkcji przeciągania i upuszczania.
W poniższej tabeli zamieszczono opis działania funkcji przeciągania i upuszczania.
Efekt |
Czynności |
Skopiowanie dokumentu do innego folderu w tym samym narzędziu Dokumenty |
Przeciągnij dokument, przytrzymując naciśnięty klawisz CTRL, lub użyj poleceń Kopiuj i Wklej. |
Skopiowanie dokumentu do folderu znajdującego się w innym narzędziu Dokumenty lub do folderu systemu Windows spoza programu SharePoint Workspace |
Przeciągnij i upuść dokument lub użyj poleceń Kopiuj i Wklej. |
Przeniesienie dokumentu do podfolderu w tym samym narzędziu Dokumenty |
Użyj poleceń Wytnij i Wklej. |
Przeniesienie dokumentu do folderu znajdującego się w innym narzędziu Dokumenty lub do folderu systemu Windows spoza programu SharePoint Workspace |
Użyj poleceń Wytnij i Wklej. |
Porada: Przeciągnięcie dokumentu do okna programu Microsoft Outlook spowoduje automatyczne utworzenie nowej wiadomości programu Outlook z dokumentem dodanym jako załącznik.
Usuwanie dokumentów
Aby usunąć dokument, należy kliknąć go prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Usuń. Następnie należy kliknąć przycisk Tak, aby potwierdzić usunięcie dokumentu. Jeśli dokument znajduje się w bibliotece dokumentów programu SharePoint, zostanie wyświetlony komunikat przypominający, że usunięcie tego dokumentu oznacza również usunięcie go z serwera programu SharePoint.
Zmienianie nazw dokumentów
Aby zmienić nazwę dokumentu, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Zmień nazwę.
Zmienianie bieżącego widoku
Widoki dostępne w obszarze roboczym programu SharePoint odpowiadają widokom zdefiniowanym w witrynie programu SharePoint. Można zmieniać widoki, aby wyświetlać różne zestawy elementów w zależności od filtrów skonfigurowanych dla wybranego widoku.
-
Kliknij kartę Widok.
-
Kliknij menu Bieżący widok, a następnie kliknij odpowiedni widok.
Sortowanie dokumentów
-
Zaznacz folder, w którym chcesz posortować dokumenty.
-
W obszarze roboczym programu SharePoint na karcie Widok kliknij menu Sortuj dokumenty, a następnie kliknij opcję sortowania.
W celu wyświetlenia opcji sortowania może być konieczne ustawienie bieżącego widoku jako „Widok domyślny obszaru roboczego”. Na karcie Widok kliknij menu Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Widok domyślny obszaru roboczego.
-
W obszarze roboczym programu Groove na karcie Widok kliknij menu Sortuj dokumenty, a następnie kliknij opcję sortowania.
Wyświetlanie właściwości dokumentu
-
Zaznacz dokument.
-
Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Właściwości.
Jeśli dokument znajduje się w obszarze roboczym programu SharePoint, zostanie otwarte okno Właściwości z witryny programu SharePoint.
Jeśli dokument znajduje się w obszarze roboczym programu Groove, zostanie otwarte okno dialogowe Właściwości programu SharePoint Workspace.
Tworzenie nowych folderów dokumentów
Użytkownik może tworzyć i rozmieszczać foldery dokumentów w ramach struktury przypominającej drzewo, tak jak w Eksploratorze Windows. Wszystkie narzędzia Dokumenty zawierają początkowo folder główny. Jest on zawsze folderem najwyższego poziomu na liście (podobnie jak nazwa dysku twardego na komputerze, taka jak C:\). Wszelkie dodawane foldery są umieszczane w hierarchii poniżej folderu głównego.
Tworzenie nowego folderu
Nowe foldery są zawsze umieszczane w hierarchii poniżej zaznaczonego folderu.
-
Zaznacz folder, w którym chcesz umieścić nowy folder.
-
Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Nowy folder.
W przypadku tworzenia nowego folderu w bibliotece dokumentów w obszarze roboczym programu SharePoint zostanie otwarte okno Nowy folder z witryny programu SharePoint. Należy wpisać nazwę nowego folderu, a następnie kliknąć pozycję Zapisz i zamknij.
W przypadku tworzenia nowego folderu w narzędziu Dokumenty w obszarze roboczym programu Groove zostanie otwarte okno dialogowe Nowy folder. Należy wpisać nazwę nowego folderu i nacisnąć klawisz ENTER.
Zmienianie nazwy folderu
-
Kliknij folder prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Zmień nazwę.
-
Wpisz nazwę nowego folderu i naciśnij klawisz ENTER.
Wyświetlanie właściwości folderu
-
Kliknij odpowiedni folder.
-
Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Właściwości.
Jeśli folder znajduje się w obszarze roboczym programu SharePoint, zostanie otwarte okno Właściwości z witryny programu SharePoint.
Jeśli folder znajduje się w obszarze roboczym programu Groove, zostanie otwarte okno dialogowe Właściwości programu SharePoint Workspace.
Rozwiązywanie problemów z pobieraniem
Po dodaniu przez innych uczestników obszaru roboczego nowych dokumentów do narzędzia Dokumenty te dokumenty zostają automatycznie pobrane do Twojej kopii obszaru roboczego. Każdy dokument, którego proces pobierania jeszcze nie został zakończony, udostępnia ikonę synchronizacji. Na przykład:
Jeśli spróbujesz otworzyć dokument, który jeszcze udostępnia ikonę synchronizacji, zostanie wyświetlony komunikat „Zawartość jest niedostępna” informujący, że zawartość tego dokumentu nie została jeszcze pobrana.
W niektórych przypadkach wystarczy poczekać minutę lub dwie na ukończenie pobierania dokumentu. Dość długo może na przykład trwać pobieranie bardzo dużych dokumentów. Problem ten może wystąpić także wtedy, gdy uczestnik obszaru roboczego, który dodał dany dokument, przejdzie do trybu offline, zanim skończy się przekazywanie dokumentu na Twój komputer. W takiej sytuacji trzeba zaczekać na powrót danej osoby do trybu online — wtedy można otrzymać dokument.