Korespondencja seryjna pozwala utworzyć serię spersonalizowanych dokumentów dla poszczególnych adresatów. Na przykład list seryjny może zostać spersonalizowany w taki sposób, aby zwracać się do poszczególnych adresatów imieniem. W dokumencie znajduje się skojarzone źródło danych, takie jak lista, arkusz kalkulacyjny lub baza danych. Symbole zastępcze — nazywane polami scalania — wskazują programowi Word, gdzie w dokumencie mają zostać uwzględnione informacje ze źródła danych.
Pracujesz nad dokumentem głównym w programie Word, wstawiając pola scalania dla spersonalizowanej zawartości, która ma zostać uwzględniona. Po zakończeniu tworzenia korespondencji seryjnej na podstawie dokumentu utworzona zostanie spersonalizowana wersja z każdym imieniem ze źródła danych.
Źródła danych
Pierwszą czynnością podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest wybranie źródła danych, które wykorzystasz do przygotowania spersonalizowanych informacji. Arkusze kalkulacyjne programu Excel i listy kontaktów programu Outlook to najpopularniejsze źródła danych, ale każda baza danych, którą można połączyć z programem Word, będzie działać. Jeśli nie masz jeszcze źródła danych, możesz nawet wprowadzić dane w programie Word w ramach procesu tworzenia korespondencji seryjnej.
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat źródeł danych, zobacz artykułŹródła danych, których można użyć w celu utworzenia korespondencji seryjnej.
Excel lub Outlook
Jeśli wiesz, że jako źródło danych wykorzystasz program Excel lub program Outlook, zobacz:
Typy dokumentów
Program Word udostępnia narzędzia umożliwiające dołączanie danych do następujących typów dokumentów. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów dokumentów, kliknij łącza:
-
Listy zawierające spersonalizowane powitanie. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.
Tworzenie i drukowanie serii spersonalizowanych listów -
Wiadomość e-mail, w której adresy poszczególnych adresatów są jedynymi adresami w wierszu Do. Będziesz wysyłać wiadomość e-mail bezpośrednio z programu Word.
-
Koperty lub etykiety, na których znajdują się imiona i nazwiska oraz adresy pochodzące z Twojego źródła danych.
-
Katalog zawierający partię danych dla każdego elementu ze źródła danych. Za jego pomocą można wydrukować listę kontaktów lub stworzyć listę grup informacji, na przykład listę wszystkich uczniów w każdej klasie. Ten typ dokumentu jest również nazywany wykazem seryjnym.
Tworzenie katalogu imion i nazwisk, adresów oraz innych informacji
Źródła danych
Pierwszą czynnością podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest wybranie źródła danych, które wykorzystasz do przygotowania spersonalizowanych informacji. Arkusze kalkulacyjne programu Excel i listy kontaktów programu Outlook to najpopularniejsze źródła danych, ale jeżeli jeszcze nie masz źródła danych, możesz przygotować je w programie Word w ramach procesu tworzenia korespondencji seryjnej.
-
Arkusz kalkulacyjny programu Excel dobrze sprawdza się jako źródło danych do korespondencji seryjnej, jeśli wszystkie dane znajdują się w jednym arkuszu i są sformatowane tak, aby mogły zostać poprawnie odczytane przez program Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przygotowanie źródła danych programu Excel dla korespondencji seryjnej programu Word dla komputerów Mac.
-
Lista kontaktów programu Outlook zawiera dane w formacie, który może być odczytywany przez program Word. Zobacz Używanie kontaktów programu Outlook jako źródła danych dla korespondencji seryjnej
-
Plik danych programu Word to źródło danych, które można utworzyć na bieżąco w programie Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie listy korespondencji seryjnej w programie Word.
Typy dokumentów
-
Listy zawierające spersonalizowane powitanie. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.
Tworzenie i drukowanie serii spersonalizowanych listów -
Wiadomość e-mail, w której adresy poszczególnych adresatów są jedynymi adresami w wierszu Do. Będziesz wysyłać wiadomość e-mail bezpośrednio z programu Word.
-
Koperty lub etykiety, na których znajdują się imiona i nazwiska oraz adresy pochodzące z Twojego źródła danych.
Tworzenie kopert przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej w programie Word
Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej
W przypadku otwarcia dokumentu korespondencji seryjnej utworzonego w aplikacji klasycznej Word aplikacja Word Web App zachowa w nim wszystkie ustawienia korespondencji seryjnej, ale nie można w tej aplikacji tworzyć korespondencji seryjnej ani edytować jakichkolwiek ustawień korespondencji seryjnej.
Jeśli masz aplikację klasyczną Word, otwórz w niej dokument i utwórz tam korespondencję seryjną.
