Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł

Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł

Reguły umożliwiają przenoszenie, oflagowanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail automatycznie. Za pomocą reguł można odtwarzać dźwięki, przenosić wiadomości do folderów lub wyświetlać alerty o nowych elementach.

Najprostszą i najczęściej tworzoną regułą jest taka, która umożliwia przenoszenie elementu od określonego nadawcy lub elementu zawierającego określone słowa w wierszu tematu do innego folderu. Regułę tę można utworzyć bezpośrednio w wiadomości, która już została odebrana.

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość w skrzynce odbiorczej lub innym folderze poczty e-mail i wybierz pozycję Reguły.

    Kliknij prawym przyciskiem myszy na otrzymaną wiadomość, aby utworzyć regułę.
  2. Wybierz jedną z opcji. Program Outlook automatycznie sugeruje utworzenie reguły na podstawie nadawcy i adresatów. Aby wyświetlić więcej opcji, wybierz pozycję Utwórz regułę.

  3. W oknie dialogowym Utwórz regułę zaznacz jedno lub więcej z trzech pierwszych pól wyboru.

    Wybierz pozycję Utwórz regułę, aby utworzyć nową regułę.
  4. W sekcji Wykonaj poniższe czynności, jeśli chcesz utworzyć regułę, aby przenieść wiadomość do folderu, zaznacz pole Przenieś element do folderu, następnie wybierz folder, w oknie dialogowym Wybierz folder, który się pojawi, a następnie kliknij przycisk OK.

    Możesz przenieść elementy do istniejącego lub nowego folderu.
  5. Kliknij przycisk OK, aby zapisać utworzoną regułę.

    Uwaga: Jeśli chcesz uruchomić regułę dla wiadomości, które już zostały odebrane, zaznacz pole wyboru w oknie dialogowym potwierdzenia, które się pojawi, a następnie kliknij przycisk OK.

Tworzenie reguły przy użyciu Kreatora reguł

Istnieją trzy typy reguł, które można tworzyć przy użyciu Kreatora reguł.

  • Zorganizuj swoją pracę:: te reguły ułatwiają filtrowanie, przenoszenie i monitorowanie wiadomości.

  • Bądź na bieżąco: te reguły reguły powiadomią cię, gdy otrzymasz wiadomość spełniającą określone kryteria.

  • Reguły niestandardowe: są tworzone bez szablonu reguł.

Reguły można dostosowywać w niemal nieograniczony sposób. Istnieje szereg opcji, które można ustawić dla każdego typu reguły, którą możesz utworzyć. Wykonaj następujące czynności, aby dowiedzieć się, jak tworzyć reguły przy użyciu Kreatora reguł.

  1. Wybierz pozycję plik > Zarządzaj regułami i alertami, aby otworzyć okno dialogowe Reguły i alerty.

  2. Na karcie Poczta e-mail wybierz pozycję Nowa reguła.

  3. Wybierz jeden z szablonów z kroku 1. Aby rozpocząć od pustej reguły, wybierz pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości lub Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości.

  4. W polu Krok 2: Edytuj opis reguły kliknij którąkolwiek z podkreślonych opcji, aby ją ustawić. Na przykład w przypadku wybrania Oflagowanie wiadomości od określonej osoby w celu monitorowania w kroku 1, kliknij pozycję Osoby lub grupa publiczna, aby zaznaczyć wiadomości nadawców, które chcesz oznaczyć flagą, a następnie kliknij pozycję Monitowanie o tej godzinie, aby wybrać flagę oraz datę monitowania.

  5. Kliknij przycisk Dalej.

Na drugiej stronie Kreatora reguł możesz dodać dodatkowe warunki do reguły. Można na przykład wybrać wiadomości od określonej osoby, które mają określone wyrazy w temacie lub w treści wiadomości.

  1. W polu Krok 1: Wybierz warunki, możesz zweryfikować wszystkie warunki wybrane na poprzednim ekranie. Możesz wybrać wiele dodatkowych warunków, zaznaczając ich pola wyboru.

  2. W polu Krok 2: Edytuj opis reguły kliknij podkreślone, dodane przed chwilą dodatkowe warunki. Następnie kliknij przycisk Dalej.

Na trzeciej stronie Kreatora reguł można wybrać dodatkowe działania do podjęcia w stosunku do wiadomości. Można na przykład oznaczać wiadomości flagą monitującą lub oznaczyć wiadomość jako bardzo ważną.

  1. W polu Krok 1: Wybierz warunki, zaznaczone są wszystkie działania wykonane na pierwszym ekranie. Możesz wybrać kilka dodatkowych akcji, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.

  2. W poluKrok 2: Edytuj opis reguły kliknij każde podkreślone działanie, które właśnie zostało dodane. Następnie kliknij przycisk Dalej.

Na czwartej stronie Kreatora reguł możesz dodać wyjątki do reguły. Można na przykład zaznaczyć wyjątek, jeśli została oznaczona ważność, aby upewnić się, że wszystkie wiadomości oznaczone określoną ikoną poziomu ważności nie są oznaczone flagą monitującą.

  1. W polu Krok 1: Wybierz warunki, wybierz wyjątki od reguły, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.

  2. W poluKrok 2: Edytuj opis reguły kliknij podkreślone, właśnie dodane wyjątki. Następnie kliknij przycisk Dalej.

  1. Na ostatniej stronie Kreatora reguł wprowadź nazwę reguły.

  2. Aby uruchomić tę regułę dla wiadomości znajdujących się już w folderze Skrzynka odbiorcza, zaznacz pole wyboru Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w folderze „Skrzynka odbiorcza”.

  3. Pole wyboru Włącz tę regułę jest zaznaczone domyślnie. Jeśli nie chcesz, aby reguła była włączona w tej chwili, możesz odznaczyć pole wyboru.

  4. Kliknij przycisk Zakończ, aby zapisać i aktywować regułę.

Gdy reguła nie jest już potrzebna, możesz ją usunąć.

  1. Na karcie Plik wybierz pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  2. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail wybierz regułę, którą chcesz usunąć.

  3. Wybierz pozycję Usuń Ikona Usuń > OK.

Jedną lub więcej reguł możesz uruchomić ręcznie.

  1. Na karcie Plik wybierz pozycję Zarządzaj regułami i alertami, a następnie na karcie Reguły wiadomości E-mail wybierz pozycję Uruchom reguły.

  2. W oknie Uruchamianie reguł w obszarze Wybierz reguły do uruchomienia zaznacz pole wyboru obok każdej reguły, którą chcesz uruchomić.

  3. Aby wybrać inny folder, w polu Uruchom w folderze wybierz pozycję Przeglądaj, wybierz folder, a następnie wybierz pozycję OK.

    Zaznacz pole wyboru Uwzględnij podfoldery, aby uwzględnić wszystkie foldery pod folderem wybranym w kroku 3.

  4. Na liście Zastosuj reguły do zaakceptuj ustawienie domyślne wszystkich wiadomości albo zmień na wiadomości przeczytane lub nieprzeczytane.

  5. Wybierz pozycję Uruchom teraz.

W programie Outlook występują dwa typy reguł — reguły oparte na serwerze i reguły klienta.

  • Reguły oparte na serwerze    
    W przypadku korzystania z konta w programie Microsoft Exchange Server niektóre reguły to reguły oparte na serwerze. Takie reguły działają w skrzynce pocztowej na serwerze Exchange nawet wtedy, gdy program Outlook nie jest uruchomiony.

    Reguły oparte na serwerze muszą być stosowane do wiadomości w chwili ich dostarczenia do Skrzynki odbiorczej, a ponadto musi być możliwe uruchomienie takich reguł w pełni na serwerze. Na przykład reguła określająca, że należy wydrukować wiadomość, nie może zostać w pełni uruchomiona na serwerze. Jeśli reguły nie można zastosować na serwerze, zostanie ona zastosowana po uruchomieniu programu Outlook i stanie się regułą klienta.

  • Reguły klienta   
    Reguły klienta są uruchamiane wyłącznie na Twoim komputerze. Są to reguły, których uruchamianie odbywa się w programie Outlook, a nie na serwerze Exchange. Reguły klienta mogą działać tylko wtedy, gdy program Outlook jest uruchomiony.

Porada: Jeśli lista reguł zawiera obydwa rodzaje reguł, w pierwszej kolejności są stosowane reguły oparte na serwerze, a następnie reguły klienta.

Potwierdzenia dostarczenia, odpowiedzi na głosowanie i odpowiedzi automatyczne

Podczas stosowania reguł takie elementy, jak potwierdzenia dostarczenia, potwierdzenia przeczytania, odpowiedzi na głosowanie oraz odpowiedzi automatyczne (powiadomienia o nieobecności) są przetwarzane jak wiadomości. Na przykład reguła przenosząca do określonego folderu wiadomości zawierające w temacie wyraz „spotkanie” przenosi do tego samego folderu również wszystkie potwierdzenia dostarczenia, odpowiedzi na głosowanie oraz odpowiedzi automatyczne.

Uwaga: Jeśli reguła przenosi odpowiedzi na głosowanie z folderu Skrzynka odbiorcza do innego folderu, ma to wpływ na śledzenie głosów. W przypadku otwarcia wysłanej wiadomości, która zawierała przycisk głosowania, informacje śledzenia nie będą uwzględniać liczby odpowiedzi przeniesionych przez regułę. Ręczne przenoszenie lub usuwanie odpowiedzi nie ma wpływu na śledzenie.

Zaproszenia na spotkania, zlecenia zadań i dokumenty

Zaproszenia na spotkania, zlecenia zadań i dokumenty są traktowane jak wiadomości. Jeśli utworzysz regułę powodującą przenoszenie elementu do określonego folderu na podstawie spełnienia określonych warunków (kryteriów), wszystkie zaproszenia na spotkania i zlecenia zadań spełniające te warunki także będą przenoszone. Jednak podczas tworzenia reguł mających wpływ na tego rodzaju elementy pamiętaj o następujących ograniczeniach:

  • Jeśli element zostanie przeniesiony do innego folderu niż folder pocztowy, może po przeniesieniu nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Na przykład po przeniesieniu wiadomości do folderu Kalendarz nie zostanie utworzony nowy termin.

  • Jeśli odpowiedź na zlecenie zadania lub odpowiedź na wezwanie na spotkanie zostanie w wyniku działania reguły przeniesiona do folderu Elementy usunięte, odpowiedź nie będzie śledzona przez oryginalny element.

  • Jeśli wezwanie na spotkanie zostanie automatycznie przeniesione do folderu Elementy usunięte, spotkanie nie zostanie dodane do Kalendarza.

  • Reguły mające wpływ na wysyłane wiadomości nie są stosowane w przypadku zleceń zadań i wezwań na spotkania.

Grupy kontaktów

Reguła zawierająca grupę kontaktów może działać inaczej niż inne reguły, zależnie od tego, jak została utworzona.

  • Przenoszenie wiadomości wysłanych do grupy publicznej do folderu   
    Ta reguła jest dostępna tylko w przypadku korzystania z konta w programie Exchange Server. Do określonego folderu są przenoszone tylko wiadomości wysyłane do grupy kontaktów. Wiadomości od osób, które należą do grupy kontaktów, nie są przenoszone do określonego folderu.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×