Zagadnienia dotyczące projektowania w celu zaktualizowania danych

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Dobrze zaprojektowana baza danych nie tylko zapewnia integralność danych, ale jest łatwiejsza w obsłudze i aktualizacji. Baza danych programu Access nie jest plikiem w tym samym sensie co dokument programu Microsoft Word lub slajd slajdów programu Microsoft PowerPoint. Zamiast tego jest to zbiór obiektów — tabel, formularzy, raportów, zapytań itd., które muszą współpracować ze sobą w celu prawidłowego funkcjonowania.

Użytkownicy wprowadzają dane głównie za pomocą kontrolek. Działanie wykonywane za pomocą danej kontrolki zależy od typu danych ustawionego dla pola tabeli źródłowej, wszystkich właściwości ustawionych dla tego pola oraz właściwości ustawionych dla kontrolki. Na koniec warto skorzystać z dodatkowych technik baz danych, takich jak sprawdzanie poprawności, wartości domyślne, listy i wyszukiwania oraz aktualizacje kaskadowe. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat aktualizowania danych z punktu widzenia użytkownika, zobacz sposoby dodawania, edytowania i usuwania rekordów.

W tym artykule

Wpływ projektu bazy danych na wprowadzanie danych

Informacje znajdujące się w bazie danych są przechowywane w tabelach, które zawierają dane dotyczące konkretnego tematu, takie jak zasoby lub kontakty. Każdy rekord w tabeli zawiera informacje o jednym elemencie, na przykład konkretnego kontaktu. Rekord składa się z pól, takich jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu. Rekord jest często określany mianem wiersza, a pole jest często nazywane kolumną. Te obiekty muszą być zgodne z zestawem zasad projektowania lub baza danych będzie działać niewłaściwie lub w ogóle niepowodzeniem. Z kolei te zasady projektowania wpływają na sposób wprowadzania danych. Rozważ następujące działania:

  • Tabele    W programie Access wszystkie dane są przechowywane w jednej lub większej liczbie tabel. Liczba tabel, których używasz, zależy od projektu i złożoności bazy danych. Chociaż dane w formularzu, raporcie lub wynikach zwróconych przez kwerendę mogą być wyświetlane w programie Access, dane są przechowywane tylko w tabelach, a pozostałe obiekty w bazie danych są tworzone na początku tych tabel. Każda tabela powinna być oparta na jednym temacie. Na przykład tabela informacji o kontakcie biznesowym nie powinna zawierać informacji o sprzedaży. Jeśli tak, Znajdowanie i edytowanie prawidłowych informacji może stać się trudne, o ile nie jest to możliwe.

  • Typy danych    Zazwyczaj każde pole w tabeli akceptuje tylko dane jednego typu. Na przykład nie można przechowywać notatek w polu z zestawem w celu akceptowania liczb. W przypadku próby wprowadzenia tekstu w takim polu program Access wyświetli komunikat o błędzie. Jednak nie jest to zasada twarda i szybka. Na przykład można przechowywać liczby (na przykład kody pocztowe) w polu o typie danych krótki tekst, ale nie można wykonywać obliczeń na tych danych, ponieważ program Access traktuje go jako fragment tekstu.

    Po kilku wyjątkach pola w rekordzie powinny akceptować tylko jednej wartości. Na przykład w polu adres nie można wprowadzić więcej niż jednego adresu. Jest to w przeciwieństwie do programu Microsoft Excel, który umożliwia wprowadzanie dowolnej liczby nazw lub adresów lub obrazów w jednej komórce, chyba że ta komórka zostanie ustawiona w celu akceptowania ograniczonych typów danych. 

  • Pola wielowartościowe    Program Access udostępnia funkcję o nazwie pole wielowartościowe umożliwiające dołączanie wielu fragmentów danych do pojedynczego rekordu oraz tworzenie list akceptujących wiele wartości. Możesz zawsze identyfikować listę wielowartościową, ponieważ program Access wyświetla pole wyboru obok każdego elementu listy. Na przykład do rekordu w bazie danych można dołączyć obszar slajdów programu Microsoft PowerPoint oraz dowolną liczbę obrazów. Możesz również utworzyć listę imion i nazwisk i wybrać dowolną z nich dowolną liczbę. Korzystanie z pól wielowartościowych może sprawiać wrażenie podziału reguł projektu bazy danych, ponieważ można przechowywać więcej niż jeden rekord na pole tabeli. Jednak program Access wymusza reguły "za pośrednictwem scen", przechowując dane w specjalnych, ukrytych tabelach.

  • Korzystanie z formularzy    Formularze są zazwyczaj tworzone w celu ułatwienia korzystania z bazy danych i ułatwiają użytkownikom wprowadzanie danych w odpowiedni sposób. Sposób edytowania danych przy użyciu formularza zależy od projektu formularza. Formularze mogą zawierać dowolną liczbę kontrolek, na przykład listy, pola tekstowe, przyciski, a nawet arkusze danych. Z kolei poszczególne kontrolki w formularzu odczytują albo zapisują dane w tabeli źródłowej.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz podstawowe informacje o projekcie bazy danych i Tworzenie tabeli i dodawanie pól.

Początek strony

Ustawianie wartości domyślnej dla pola lub kontrolki

Jeśli duża liczba rekordów ma taką samą wartość dla danego pola, na przykład miasto lub kraj/region, możesz oszczędzać czas, ustawiając wartość domyślną dla kontrolki powiązanej z tym polem lub samego pola. Po otwarciu formularza lub tabeli w celu utworzenia nowego rekordu zostanie wyświetlona wartość domyślna w tym formancie lub polu.

W tabeli

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części widoku wybierz pole.

  3. U dołu widoku wybierz kartę Ogólne .

  4. Ustaw odpowiednią wartość właściwości wartość domyślna.

W formularzu

  1. Otwórz formularz w widoku układu lub projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę, z którą chcesz pracować, a następnie kliknij pozycję Właściwości.

  3. Na karcie dane Ustaw odpowiednią wartość właściwości wartość domyślna .

Początek strony

Ograniczanie danych za pomocą reguł sprawdzania poprawności

Można sprawdzać poprawność danych w bazach danych programu Access dla komputerów stacjonarnych, wprowadzając je za pomocą reguł sprawdzania poprawności. Reguły poprawności można ustawić w widoku projektu tabeli lub arkusza danych tabeli. Istnieją trzy typy reguł poprawności w programie Access:

  • Reguła sprawdzania poprawności pola    Za pomocą reguły sprawdzania poprawności pola można określić kryterium, że muszą być spełnione wszystkie prawidłowe wartości pól. Nie należy określać bieżącego pola jako części reguły, chyba że używasz pola w funkcji. Ograniczenia dotyczące typów znaków wprowadzanych w polu można łatwiej nałożyć za pomocą maski wprowadzania. Na przykład dla pola daty można określić regułę poprawności, która uniemożliwia wprowadzanie przeszłych dat.

  • Reguła sprawdzania poprawności rekordu    Za pomocą reguły sprawdzania poprawności rekordu można określić warunek, który muszą spełniać wszystkie ważne rekordy. W różnych polach można porównywać wartości za pomocą reguły poprawności rekordu. Na przykład rekord z dwoma polami daty może wymagać, aby wartości jednego pola były zawsze poprzedzane wartościami z drugiego pola (na przykład DataRozpoczęcia jest przed datą końcową).

  • Sprawdzanie poprawności formularza    Aby określić kryterium, jakie muszą odpowiadać wszystkie wartości wprowadzone do tej kontrolki, można użyć właściwości reguły poprawności kontrolki w formularzu. Właściwość kontrolki Reguła poprawności działa podobnie do reguły poprawności pola. Zwykle zamiast reguły poprawności pola jest używana reguła poprawności formularza, jeśli reguła była specyficzna tylko dla tego formularza, a nie dla tabeli, niezależnie od tego, gdzie została użyta.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ograniczanie wprowadzania danych przy użyciu reguł sprawdzania poprawności.

Początek strony

Praca z listami wartości i polami odNośników

W programie Access istnieją dwa typy danych list:

  • Listy wartości    Zawierają one wstępnie zakodowany zestaw wartości, które można wprowadzić ręcznie. Wartości znajdują się we właściwości źródło wierszy pola.

  • Pola odnośników    Używają one kwerendy do pobierania wartości z innej tabeli. Właściwość źródło wierszy pola zawiera kwerendę zamiast stałej listy wartości. Kwerenda pobiera wartości z jednej lub większej liczby tabel w bazie danych. Domyślnie pole odnośnika przedstawia te wartości w formie listy. W zależności od sposobu ustawienia pola odnośnika możesz wybrać jeden lub więcej elementów z tej listy.

    Uwaga    Pola odNośników mogą mylić nowych użytkowników programu Access, ponieważ lista elementów jest wyświetlana w jednej lokalizacji (na liście, którą program Access tworzy na podstawie danych w polu odnośnika), ale dane mogą się znajdować w innej lokalizacji (tabeli zawierającej dane).

Domyślnie program Access wyświetla dane listy w formancie pola kombi, ale można określić kontrolkę pola listy. Zostanie otwarte pole kombi, w którym ma zostać wyświetlona lista, a następnie ZAMKNIĘTA po dokonaniu wyboru. Pole listy z kontrastem pozostaje otwarte w dowolnym momencie.

Aby edytować listy, możesz również uruchomić polecenie Edytuj elementy listy lub edytować dane bezpośrednio we właściwości źródło wierszy tabeli źródłowej. Po zaktualizowaniu danych w polu odnośnika aktualizowana jest tabela źródłowa.

Jeśli dla właściwości Typ źródła wierszy pola listy lub pola kombi jest ustawiona wartość Lista wartości, można edytować wartości, gdy formularz jest otwarty w widoku formularza — dzięki temu nie ma potrzeby przełączania się do widoku projektu lub widoku układu, otwierania arkusza właściwości i edytowania właściwości Źródło wierszy dla kontrolki za każdym razem, gdy jest konieczne wprowadzenie zmiany na liście. Aby było możliwe edytowanie listy wartości, właściwość Zezwalaj na edycję listy wartości pola listy lub pola kombi musi mieć ustawioną wartość Tak.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie listy opcji do wyboru za pomocą pola listy lub pola kombi.

Uniemożliwianie edytowania listy wartości w widoku formularza

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok projektu lub Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę w celu jej zaznaczenia, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości.

  3. Na karcie Dane arkusza właściwości ustaw dla właściwości Zezwalaj na edycję listy wartości wartość Nie.

  4. Kliknij pozycję plik , a następnie kliknij pozycję Zapiszlub naciśnij klawisze CTRL + S Obraz przycisku .

Określanie innego formularza do edytowania listy wartości

Domyślnie program Access udostępnia wbudowany formularz do edytowania listy wartości. Jeśli masz inny formularz, którego wolisz użyć w tym celu, możesz wprowadzić nazwę formularza we właściwości Formularz edycji elementów listy w następujący sposób:

  1. Kliknij formularz prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie kliknij w menu skrótów polecenie Widok projektu lub Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę w celu jej zaznaczenia, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości.

  3. Na karcie Dane arkusza właściwości kliknij strzałkę listy rozwijanej w polu właściwości Formularz edycji elementów listy.

  4. Kliknij formularz, którego chcesz użyć do edytowania listy wartości.

  5. Kliknij plik , a następnie kliknij przycisk Zapiszlub naciśnij klawisze CTRL + S Obraz przycisku .

Sprawdzanie pola odnośnika w formularzu

  1. Otwórz formularz w widoku układu lub projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy pole listy lub kontrolkę pola kombi, a następnie kliknij pozycję Właściwości.

  3. W arkuszu właściwości kliknij kartę wszystkie , a następnie Znajdź właściwości Typ źródła wierszy i źródło wierszy . Właściwość Typ źródła wierszy powinna zawierać dowolną listę wartości lub tabelę/zapytanie, a właściwość źródło wierszy powinna zawierać listę elementów oddzielonych średnikami lub kwerendami. Aby uzyskać więcej miejsca, kliknij prawym przyciskiem myszy właściwość, a następnie wybierz polecenie Powiększ lub naciśnij klawisze Shift + F2.

    Zazwyczaj na listach wartości jest używana następująca podstawowa składnia: "Item"; " element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestawem elementów otoczonych znakami podwójnego cudzysłowu i oddzielonymi średnikami.

    Wybierz zapytania Użyj następującej składni podstawowej: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    W tym przypadku kwerenda zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub zapytania oraz pola w tej tabeli lub kwerendzie. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub zapytania. Oto klucz do zapamiętania: klauzule SELECT nie muszą zawierać nazwy tabeli lub zapytania, chociaż jest to zalecane, a muszą zawierać nazwę co najmniej jednego pola. Wszystkie klauzule FROM muszą jednak odwoływać się do tabeli lub zapytania. Można więc zawsze znaleźć tabelę źródłową lub kwerendę źródłową dla pola odnośnika, odczytując klauzulę FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności.

    • Jeśli używasz listy wartości, Edytuj elementy listy. Upewnij się, że każdy element jest otoczony znakami podwójnego cudzysłowu, a każdy element zostanie oddzielony średnikami.

    • Jeśli zapytanie na liście odnośników odwołuje się do innego zapytania, Otwórz to drugie zapytanie w widoku projektu (kliknij prawym przyciskiem myszy kwerendę w okienku nawigacji i kliknij pozycję Widok projektu). Zwróć uwagę na nazwę tabeli wyświetlaną w górnej sekcji projektanta kwerend, a następnie przejdź do następnego kroku.

      W przeciwnym razie, jeśli kwerenda w polu odNośnika odwołuje się do tabeli, należy zwrócić uwagę na nazwę tabeli i przejść do następnego kroku.

  5. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych, a następnie Edytuj elementy listy stosownie do potrzeb.

Sprawdzanie pola odnośnika w tabeli

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części siatki projektu kwerendy w kolumnie Typ danych kliknij lub w inny sposób umieść fokus na dowolnym tekście, liczbie lub polu tak/nie.

  3. W dolnej części siatki projektu tabeli kliknij kartę odNośnika, a następnie sprawdź właściwości Typ źródła wierszy i źródło wierszy .

    Właściwość Typ źródła wierszy musi odczytywać listę wartości lub tabelę/zapytanie. Właściwość źródło wierszy musi zawierać listę wartości lub zapytanie.

    W przypadku list wartości jest używana następująca podstawowa składnia: "Item"; " element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestawem elementów otoczonych znakami podwójnego cudzysłowu i oddzielonymi średnikami.

    Zazwyczaj kwerendy wybiera się przy użyciu następującej składni podstawowej: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    W tym przypadku kwerenda zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub zapytania oraz pola w tej tabeli lub kwerendzie. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub zapytania. Oto klucz do zapamiętania: klauzule SELECT nie muszą zawierać nazwy tabeli lub zapytania, chociaż jest to zalecane, a muszą zawierać nazwę co najmniej jednego pola. Wszystkie klauzule FROM muszą jednak odwoływać się do tabeli lub zapytania. Można więc zawsze znaleźć tabelę źródłową lub kwerendę źródłową dla pola odnośnika, odczytując klauzulę FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności.

    • Jeśli używasz listy wartości, Edytuj elementy listy. Upewnij się, że każdy element jest otoczony znakami podwójnego cudzysłowu, a każdy element zostanie oddzielony średnikami.

    • Jeśli zapytanie w polu odNośnika odwołuje się do innej kwerendy, w okienku nawigacji otwórz to drugie zapytanie w widoku projektu (kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Widok projektu). Zwróć uwagę na nazwę tabeli wyświetlaną w górnej sekcji projektanta kwerend, a następnie przejdź do następnego kroku.

      W przeciwnym razie, jeśli kwerenda w polu odNośnika odwołuje się do tabeli, należy zwrócić uwagę na nazwę tabeli i przejść do następnego kroku.

  5. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych, a następnie Edytuj elementy listy stosownie do potrzeb.

Początek strony

Usuwanie danych z listy wartości lub pola odNośnika

Elementy listy wartości znajdują się w tej samej tabeli co inne wartości w rekordzie. Natomiast dane w polu odnośnika znajdują się w jednej lub kilku innych tabelach. Aby usunąć dane z listy wartości, Otwórz tabelę i edytuj te elementy.

Usunięcie danych z listy odnośników wymaga wykonania dodatkowych kroków, które różnią się w zależności od tego, czy zapytanie dla list odnośników pobiera dane z tabeli czy z innego zapytania. Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na tabeli, musisz zidentyfikować tę tabelę i pole zawierające dane wyświetlane na liście. Następnie możesz otworzyć tabelę źródłową i edytować dane w tym polu. Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na innym zapytaniu, musisz otworzyć drugie zapytanie, znaleźć tabelę źródłową i pole, z którego drugie zapytanie pobiera dane, a następnie zmienić wartości w tej tabeli.

Usuwanie danych z listy wartości

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części siatki projektu zaznacz pole tabeli zawierające listę wartości.

  3. W dolnej części siatki kliknij kartę Odnośnik, a następnie zlokalizuj właściwość Źródło wierszy.

    Domyślnie elementy na liście wartości są ujęte w cudzysłowy, a każdy element jest oddzielony od innych średnikiem: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Usuń elementy z listy odpowiednio do potrzeb. Pamiętaj o usunięciu cudzysłowów, w które był ujęty każdy usunięty element. Ponadto nie pozostawiaj wiodącego średnika ani par średników (;;), a jeśli został usunięty ostatni element listy, usuń końcowy średnik.

    Ważne    Jeśli usuniesz element z listy wartości, a rekordy w tabeli już używają usuniętego elementu, pozostanie on częścią rekordu, dopóki nie zostanie zmieniony. Załóżmy na przykład, że firma ma magazyn w mieście A, ale później sprzedaje ten budynek. Jeśli usuniesz wartość „Miasto A” z listy magazynów, wartość „Miasto A” będzie widoczna w tabeli, dopóki te wartości nie zostaną zmienione.

Usuwanie danych z pola odnośnika

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej sekcji siatki projektu zaznacz pole odnośnika.

  3. W dolnej sekcji siatki projektu kliknij kartę Odnośnik, a następnie odszukaj właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy.

    Właściwość Typ źródła wierszy powinna mieć wartość Tabela/Kwerenda, a właściwość Źródło wierszy musi zawierać zapytanie odwołujące się do tabeli lub innego zapytania. Zapytania dotyczące pól odnośników zawsze zaczynają się od wyrazu Wybierz.

    Zazwyczaj (lecz nie zawsze) w zapytaniu wybierającym jest stosowana następująca podstawowa składnia: SELECT [nazwa_tabeli_lub_zapytania].[nazwa_pola] FROM [nazwa_tabeli_lub_zapytania].

    W tym przypadku kwerenda zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli i pola w tej tabeli; natomiast druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli. Miejsce do zapamiętania: klauzula FROM zawsze informuje o nazwie źródłowej tabeli lub zapytania. Klauzule SELECT mogą nie zawsze zawierać nazwy tabel lub zapytań, ale zawsze zawierają nazwę co najmniej jednego pola. Wszystkie klauzule FROM muszą jednak odwoływać się do tabeli lub zapytania.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli zapytanie w polu odNośnika odwołuje się do innej kwerendy, kliknij przycisk Konstruuj (na karcie dane arkusza właściwości kliknij przycisk Przycisk Konstruktor dalej), aby otworzyć zapytanie w widoku projektu. Zanotuj nazwę tabeli wyświetlanej w górnej sekcji projektanta zapytań, a następnie przejdź do kroku 5.

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli, a następnie przejdź do kroku 5.

  5. Otwórz tabelę źródłową w widoku arkusza danych.

  6. Znajdź pole zawierające dane używane w liście odnośników, a następnie zmodyfikuj te dane odpowiednio do potrzeb.

Początek strony

Wpływ typów danych na sposób wprowadzania danych

Podczas projektowania tabeli bazy danych wybierany jest typ danych dla każdego pola w tej tabeli — proces zapewniający dokładniejsze wprowadzanie danych.

Wyświetlanie typów danych

Wykonaj jedną z następujących czynności:

Korzystanie z widoku arkusza danych

  1. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych.

  2. Na karcie pola w grupie Formatowanie Sprawdź wartość na liście Typ danych. Wartość zmienia się podczas umieszczania kursora w różnych polach tabeli:

    Lista Typ danych

Korzystanie z widoku projektu

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. Spójrz na siatkę projektu. W górnej części siatki jest wyświetlana nazwa i typ danych każdego pola tabeli.

    Pola w widoku projektu

Wpływ typów danych na wprowadzanie danych

Typ danych ustawiony dla każdego pola tabeli zapewnia na pierwszym poziomie kontrolę nad tym, jaki typ danych jest dozwolony w polu. W przypadku, na przykład długich pól tekstowych, można wprowadzać dowolne dane. W innych przypadkach, na przykład w polu autoNumerowanie, ustawienie typu danych dla tego pola uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek informacji. W poniższej tabeli wymieniono typy danych, które Access dostępne, oraz opisano sposób ich wpływu na wprowadzanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz typy danych w bazach danych programu Access dla komputerów stacjonarnych oraz Modyfikowanie lub zmienianie ustawienia typu danych dla pola.

Typ danych

Wpływ na wprowadzanie danych

Krótki tekst

Od programu Access 2013 typ danych Tekst został zmieniony na Krótki tekst.

Krótkie pola tekstowe akceptują tekst lub znaki numeryczne, w tym rozdzielane listy elementów. Pole tekstowe akceptuje mniejszą liczbę znaków, niż jest to długie pole tekstowe — od 0 do 255 znaków. W razie potrzeby można użyć funkcji konwersji w celu wykonania obliczeń na danych w krótkim polu tekstowym.

Długi tekst

Uwaga: począwszy od programu Access 2013, nazwy typów danych Nota zostały zmienione na długie teksty.

W polu tego typu można wprowadzać duże ilości tekstu i dane liczbowe o długości do 64 000 znaków. Ponadto w celu zapewnienia obsługi tekstu sformatowanego można zastosować typy formatowania, które są normalnie dostępne w edytorach tekstów, na przykład w programie Word. Na przykład można zastosować różne czcionki i rozmiary czcionek do określonych znaków w tekście, a także nadać im pogrubienie lub kursywę itd. Do danych można też dodać tagi HTML (Hypertext Markup Language). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie lub Dodawanie pola tekstu sformatowanego.

Ponadto długie pola tekstowe mają właściwość o nazwie tylkodołączanie. Po włączeniu tej właściwości można dołączać nowe dane do długich pól tekstowych, ale nie można zmieniać istniejących danych. Ta funkcja jest przeznaczona do użytku w aplikacjach, takich jak Śledzenie problemów, w których może być konieczne zachowanie trwałego rekordu, który pozostanie niezmieniony. Umieszczenie kursora w długim polu tekstowym z włączoną właściwością Dołącz tylko powoduje, że tekst w polu znika domyślnie. W tekście nie można zastosować żadnego formatowania ani innych zmian.

Podobnie jak w przypadku krótkich pól tekstowych, możesz również uruchamiać funkcje konwersji dla danych w długim polu tekstowym.

Liczba

W polu tego typu można wprowadzać tylko liczby, a także wykonywać obliczenia na wartościach w polu Liczba.

Duża liczba

Uwaga typy danych typu duża liczba są dostępne tylko w wersji subskrypcji pakietu Office 365 w programie Access.

W polu tego typu można wprowadzać tylko liczby, a także wykonywać obliczenia na wartościach w dużych polach liczbowych.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Korzystanie z typu danych Duża liczba.

Data/Godzina

W polach tego typu można wprowadzać tylko daty i godziny. 

Możesz ustawić maskę wprowadzania dla pola (ciąg znaków literalnych i symboli zastępczych, które są wyświetlane po zaznaczeniu pola), należy wprowadzić dane w polach spacje i format, które są dostępne w masce. Jeśli na przykład zostanie wyświetlona maska, taka jak MMM_DD_YYYY, należy wpisać 11 2017 OCT w podanych miejscach. Nie można wprowadzić pełnej nazwy miesiąca ani wartości roku z dwiema cyframi. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sterowanie formatami wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania.

Jeśli nie utworzysz maski wprowadzania, możesz wprowadzić wartość przy użyciu dowolnego prawidłowego formatu daty i godziny. Możesz na przykład wpisać 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 października 2017 itd.

Do pola można również zastosować format wyświetlania. W takim przypadku, jeśli Maska wprowadzania nie jest dostępna, można wprowadzić wartość w prawie dowolnym formacie, ale program Access wyświetla daty zgodnie z formatem wyświetlania. Na przykład można wprowadzić 10/11/2017, ale format wyświetlania może być ustawiony tak, aby wyświetlał wartość 11-paź-2017.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie dzisiejszej daty.

Waluta

W polu tego typu można wprowadzać tylko wartości walutowe. Ponadto nie musisz ręcznie wprowadzać symbolu waluty. Domyślnie program Access stosuje symbol waluty (¥, £, $ itd.) określony w ustawieniach regionalnych systemu Windows. W razie potrzeby można zmienić symbol waluty na inną walutę.

Autonumerowanie

W dowolnym momencie nie można wprowadzać ani zmieniać danych w polach tego typu. Program Access zwiększa wartości w polu autoNumerowanie po dodaniu nowego rekordu do tabeli.

Obliczeniowe

W dowolnym momencie nie można wprowadzać ani zmieniać danych w polach tego typu. Wyniki tego pola są określone przez definiowane wyrażenie. Program Access aktualizuje wartości w polu obliczeniowym za każdym razem, gdy dodajesz lub edytujesz nowy rekord w tabeli.

Tak/Nie

Po kliknięciu pola określonego dla tego typu danych program Access wyświetla pole wyboru lub listę rozwijaną w zależności od sposobu formatowania pola. Po sformatowaniu pola w celu wyświetlenia listy możesz wybrać opcję tak lub nie, prawda lub Fałszalbo z listy, a następnie w zależności od formatu zastosowanego do tego pola. Nie można wprowadzać wartości na liście ani zmieniać wartości na liście bezpośrednio z formularza lub tabeli.

Obiekt OLE

Pole tego typu jest używane, gdy chcesz wyświetlić dane z pliku utworzonego w innym programie. Na przykład w polu obiekt OLE można wyświetlić plik tekstowy, wykres programu Excel lub slajd slajdów programu PowerPoint.

Załączniki zapewniają szybszy, łatwiejszy i bardziej elastyczny sposób wyświetlania danych z innych programów.

Hyperlink

W polu tego typu można wprowadzać dowolne dane, a program Access zawija go w adresie internetowym. Jeśli na przykład wpiszesz wartość w polu, program Access podzieli tekst na http://www.your_text. com. Jeśli wprowadzisz prawidłowy adres internetowy, łącze będzie działać. W przeciwnym razie łącze spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie.

Ponadto edytowanie istniejących hiperlinków może być trudne, ponieważ kliknięcie pola hiperlinku za pomocą myszy spowoduje uruchomienie przeglądarki i przejście do witryny określonej w łączu. Aby edytować pole hiperlinku, zaznacz przylegające pole, użyj klawisza TAB lub klawiszy strzałek, aby przenieść fokus do pola hiperlink, a następnie naciśnij klawisz F2, aby włączyć edytowanie.

Załącznik

Do pola tego typu można dołączyć dane z innych programów, ale nie można wpisywać tekstu ani wprowadzać danych liczbowych w inny sposób.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz doŁączanie plików i grafiki do rekordów w bazie danych.

Kreator odnośników

Kreator odNośników nie jest typem danych. Zamiast tego Kreator służy do tworzenia dwóch typów list rozwijanych: listy wartości i pola odnośników. Lista wartości używa rozdzielanej listy elementów, które są wprowadzane ręcznie podczas korzystania z Kreatora odNośników. Wartości te mogą być niezależne od innych danych lub obiektów w bazie danych.

Natomiast pole odnośnika używa kwerendy, aby pobrać dane z jednej lub kilku innych tabel w bazie danych. Następnie pole odnośnika wyświetla dane na liście rozwijanej. Domyślnie Kreator odNośników ustawia pole tabeli na typ danych Liczba.

Można pracować z polami odnośników bezpośrednio w tabelach, a także w formularzach i raportach. Domyślnie wartości w polu odnośnika są wyświetlane jako typ kontrolki listy o nazwie pole kombi — lista zawierająca strzałkę listy rozwijanej:

Pusta lista odnośników

Możesz również użyć pola listy, które wyświetla kilka elementów za pomocą paska przewijania, aby wyświetlić więcej elementów:

Podstawowy formant pola listy w formularzu

W zależności od sposobu ustawienia pola odnośnika i pola kombi można edytować elementy listy i dodawać elementy do listy, wyłączając Właściwość Ogranicz do listy w polu odnośnika.

Jeśli nie można bezpośrednio edytować wartości na liście, należy dodać lub zmienić dane na wstępnie zdefiniowanej liście wartości albo w tabeli, która służy jako źródło pola odnośnika.

Wreszcie, podczas tworzenia pola odnośnika można opcjonalnie ustawić obsługę wielu wartości. Po wykonaniu tej czynności na wyświetlonej liście pojawi się pole wyboru obok każdego elementu listy, a w razie potrzeby możesz zaznaczyć lub wyczyścić dowolną liczbę elementów. Na poniższej ilustracji przedstawiono typową listę z wieloma wartościami:

Lista pól wyboru

Aby uzyskać informacje o tworzeniu wielowartościowych pól odnośników i używaniu list wynikowych, zobacz Tworzenie lub usuwanie polawielowartościowego.

Początek strony

Wpływ właściwości pola tabeli na sposób wprowadzania danych

Oprócz zasad projektowania, które kontrolują strukturę bazy danych i typy danych określające, co można wprowadzać w danym polu, niektóre właściwości pól mogą także wpływać na wprowadzanie danych do bazy danych programu Access.

Wyświetlanie właściwości pola tabeli

W programie Access są dostępne dwie metody wyświetlania właściwości pola tabeli.

W widoku arkusza danych

  1. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych.

  2. Kliknij kartę pola i Użyj kontrolek w grupie Formatowanie , aby wyświetlić właściwości każdego pola tabeli.

W widoku projektu

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W dolnej części siatki kliknij kartę Ogólne , jeśli nie jest jeszcze zaznaczona.

  3. Aby wyświetlić właściwości pola odnośnika, kliknij kartę odNośnika .

Jak właściwości wpływają na wprowadzanie danych

W poniższej tabeli wymieniono właściwości, które mają największy wpływ na wprowadzanie danych, oraz wyjaśniono, w jaki sposób wpływają one na wprowadzanie danych.

Właściwość

Lokalizacja w siatce projektu tabeli

Dopuszczalne wartości

Zachowanie podczas próby wprowadzenia danych

Rozmiar pola

Karta Ogólne

0-255

Limit znaków dotyczy tylko pól ustawionych jako typ danych tekst. Jeśli spróbujesz wprowadzić więcej niż określoną liczbę znaków, pole zostanie odcięte.

Wymagane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Po włączeniu ta właściwość wymusza wpisanie wartości w polu, a program Access nie pozwoli na zapisanie nowych danych do momentu ukończenia pola wymaganego. Po wyłączeniu pola zostaną przyjęte wartości null, co oznacza, że pole może pozostać puste.

Wartość null nie jest równa wartości zero. Zero jest cyfrą, a "null" oznacza brakującą, niezdefiniowaną lub nieznaną wartość.

Dopuszczanie ciągów o zerowej długości

Karta Ogólne

Tak/Nie

Po włączeniu można wprowadzać ciągi znaków o zerowej długości — ciągi niezawierające znaków. Aby utworzyć ciąg o zerowej długości, należy wprowadzić parę podwójnych cudzysłowów w polu ("").

Indeksowane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Podczas indeksowania pola tabeli program Access uniemożliwia Dodawanie zduplikowanych wartości. Indeks można również utworzyć z poziomu więcej niż jednego pola. W takim przypadku można zduplikować wartości w jednym polu, ale nie w obu polach.

Maska wprowadzania

Karta Ogólne

Wstępnie zdefiniowane lub niestandardowe zestawy znaków Literal i symboli zastępczych

Maska wprowadzania wymusza wprowadzanie danych we wstępnie zdefiniowanym formacie. Maski są wyświetlane po zaznaczeniu pola w tabeli lub kontrolce w formularzu. Załóżmy na przykład, że użytkownik klika pole date i widzi ten zestaw znaków: MMM-DD-RRRR. Jest to maska wprowadzania. Wymusza wprowadzanie wartości miesięcy jako trzech liter, takich jak OCT, oraz wartości roku w postaci czterech cyfr, na przykład paź-15-2017.

Maski wprowadzania kontrolują tylko sposób wprowadzania danych, a nie w sposób, w jaki program Access przechowuje lub wyświetla te dane.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Określanie formatów wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania i formatowanie pola daty i godziny.

Ogranicz do listy

Karta odnośnika

Tak/Nie

Włącza lub wyłącza zmiany elementów w polu odnośnika. Użytkownicy czasami próbują ręcznie zmienić elementy w polu odnośnika. Gdy program Access uniemożliwia zmianę elementów w polu, właściwość ta ma ustawioną wartość tak. Jeśli ta właściwość jest włączona i trzeba zmienić elementy listy, należy otworzyć listę (Jeśli chcesz edytować listę wartości) lub tabelę zawierającą dane źródłowe dla listy (Jeśli chcesz edytować pole odnośnika) i zmienić w nim wartości.

Zezwalaj na edycję listy wartości

Karta odnośnika

Tak/Nie

Włącza lub wyłącza polecenie Edytuj elementy listy dla list wartości, ale nie dla pól odnośników. Aby włączyć to polecenie dla pól odnośników, Wprowadź prawidłową nazwę formularza w polu Edytuj właściwość formularza elementy listy . Polecenie Zezwalaj na edycję listy wartości w menu skrótów, które otwierasz, klikając prawym przyciskiem myszy kontrolkę pola listy lub pola kombi. Po uruchomieniu polecenia zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie elementów listy . Alternatywnie, jeśli określisz nazwę formularza w polu Edytuj właściwość formularza elementy listy , program Access uruchomi ten formularz zamiast wyświetlania okna dialogowego.

Możesz uruchomić polecenie Edytuj elementy listy z pól listy i formantów pól kombi znajdujących się w formularzach, a także z formantów pól kombi znajdujących się w tabelach i zestawach wyników kwerend. Formularze muszą być otwarte w widoku projektu lub widoku przeglądania; tabele i zestawy wyników kwerend muszą być otwarte w widoku arkusza danych.

Formularz edycji elementów listy

Karta odnośnika

Nazwa formularza wprowadzania danych

Jeśli jako wartość w tej właściwości tabeli zostanie wprowadzona nazwa formularza wprowadzania danych, zostanie on otwarty, gdy użytkownik uruchomi polecenie Edytuj elementy listy . W przeciwnym razie po uruchomieniu polecenia przez użytkowników zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie elementów listy .

Początek strony

Zmienianie wartości podstawowych i kluczy obcych za pomocą aktualizacji kaskadowych

Czasami może być konieczne zaktualizowanie wartości klucza podstawowego. Jeśli użyjesz tego klucza podstawowego jako klucza obcego, możesz automatycznie zaktualizować zmiany za pośrednictwem wszystkich wystąpień podrzędnego klucza obcego.

Jako przypomnienie, klucz podstawowy jest wartością, która jednoznacznie identyfikuje poszczególne wiersze (rekordy) w tabeli bazy danych. Klucz obcy jest kolumną pasującą do klucza podstawowego. Zazwyczaj klucze obce znajdują się w innych tabelach i umożliwiają utworzenie relacji (łącza) między danymi w tabelach.

Załóżmy na przykład, że numer IDENTYFIKACYJNy produktu jest używany jako klucz podstawowy. Identyfikator jednego produktu jednoznacznie identyfikuje ten numer. Możesz również użyć tego numeru IDENTYFIKACYJNego jako klucza obcego w tabeli danych zamówienia. W ten sposób możesz znaleźć wszystkie zamówienia związane z każdym produktem, ponieważ każdy inny użytkownik umieści zamówienie na ten produkt, identyfikator staje się częścią zamówienia.

Czasami te numery identyfikatorów (lub inne typy kluczy podstawowych) zmieniają się. Po wykonaniu tych czynności można zmienić wartość klucza podstawowego i zmienić automatycznie kaskadowo wszystkie powiązane rekordy podrzędne. To zachowanie można włączyć, włączając więzy integralności i aktualizacje kaskadowe między dwiema tabelami.

ZaPamiętaj następujące ważne reguły:

  • Aktualizacje kaskadowe można włączać tylko dla pól klucza podstawowego ustawionych na typy danych tekst lub liczba. Nie można używać aktualizacji kaskadowych dla pól ustawionych jako typ danych autoNumerowanie.

  • Aktualizacje kaskadowe można włączać tylko między tabelami z relacją jedną-do-wielu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia relacji. Zobacz Przewodnik po relacjach między tabelami i Tworzenie, edytowanie lub usuwanie relacji.

Poniższe procedury prowadzą do rąk i wyjaśnią, jak najpierw utworzyć relację, a następnie włączyć aktualizacje kaskadowe dla tej relacji.

Tworzenie relacji

  1. Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Relacje.

  2. Na karcie projektowanie w grupie relacje kliknij pozycję Pokaż tabelę.

  3. W oknie dialogowym Pokazywanie tabeli wybierz kartę tabele , zaznacz tabele, które chcesz zmienić, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

    Za naciśnięciem klawisza SHIFT można zaznaczyć wiele tabel lub każdą tabelę można dodać pojedynczo. Zaznacz tylko tabele na stronach "jedna" i "wiele" relacji.

  4. W oknie relacje przeciągnij klucz podstawowy z tabeli po stronie "jednego" relacji i upuść go w polu klucza obcego tabeli po stronie "wiele" relacji.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie relacji. Na poniższej ilustracji przedstawiono okno dialogowe:

    Okno dialogowe Edytowanie relacji z istniejącą relacją

  5. Zaznacz pole wyboru Wymuszaj więzy integralności i kliknij pozycję Utwórz.

Włączanie aktualizacji kaskadowych w kluczach podstawowych

  1. Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Relacje.

  2. Zostanie wyświetlone okno relacje , w którym są wyświetlane sprzężenia (wyświetlane jako linie łączące) między tabelami w bazie danych. Na poniższej ilustracji przedstawiono typową relację:

  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy linię sprzężenia między tabelami nadrzędnymi i podrzędnymi, a następnie kliknij polecenie Edytuj relację.

    Relacja między dwiema tabelami

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie relacji. Na poniższej ilustracji przedstawiono okno dialogowe:

    Okno dialogowe Edytowanie relacji

  4. Wybierz pozycję kaskadOwo Aktualizuj pola pokrewne, upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Wymuszaj więzy integralności , a następnie kliknij przycisk OK.

Początek strony

Dlaczego numery identyfikatorów czasami pozornie pomijają liczbę

Po utworzeniu pola, dla którego ustawiono typ danych autoNumerowanie, program Access automatycznie generuje wartość dla tego pola w każdym nowym rekordzie. Wartość jest domyślnie zwiększana, co powoduje, że każdy nowy rekord uzyskuje kolejny dostępny numer kolejny. Celem typu danych autoNumerowanie jest podanie wartości odpowiedniej do użycia jako klucz podstawowy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie, Ustawianie, zmienianie lub usuwanie klucza podstawowego.

Po usunięciu wiersza z tabeli zawierającej pole o typie danych autoNumerowanie wartość pola autoNumerowanie dla tego wiersza nie jest zawsze automatycznie ponownie używana. Z tego powodu liczba generowana przez program Access może nie być liczbą, która może być widoczna, a luki mogą pojawiać się w sekwencji numerów IDENTYFIKACYJNych — jest to zgodne z projektem. Należy korzystać tylko z unikatowych wartości pól autoNumerowanie, a nie ich kolejności.

Początek strony

Zbiorcze aktualizowanie danych przy użyciu zapytań

Zapytania doŁączające, aktualizujące i usuwające to zaawansowane metody dodawania, zmieniania i usuwania rekordów luzem. Ponadto aktualizacje zbiorcze są łatwiejsze i wydajniejsze w przypadku korzystania z dobrych zasad projektowania bazy danych. Za pomocą kwerendy dołączającej, aktualizującej lub usuwającej można też użyć funkcji oszczędzania czasu, ponieważ można także ponownie użyć tej kwerendy.

Ważne    Przed rozpoczęciem korzystania z tych zapytań należy wykonać kopię zapasową danych. Udostępnienie kopii zapasowej może ułatwić szybkie poprawienie błędów, które mogą zostać przypadkowo wprowadzone.

Dołączanie zapytań    Umożliwia dodanie wielu rekordów do jednej lub kilku tabel. Jednym z najczęściej używanych zapytań dołączających jest dodanie grupy rekordów z jednej lub kilku tabel w źródłowej bazie danych do jednej lub kilku tabel w docelowej bazie danych. Załóżmy na przykład, że pozyskasz nowych klientów i bazę danych zawierającą tabelę z informacjami o tych klientach. Aby uniknąć ręcznego wprowadzania nowych danych, możesz je dołączyć do odpowiedniej tabeli lub tabel w bazie danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie rekordów do tabeli przy użyciu kwerendydołączającej.

Zapytania aktualizujące    Umożliwia dodawanie, zmienianie lub usuwanie części istniejących rekordów (ale nie wszystkie). Zapytania aktualizujące można traktować jako zaawansowaną formę okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie. Wprowadź kryterium wyboru (sztywny odpowiednik ciągu wyszukiwania) i kryterium aktualizacji (surowy odpowiednik ciągu zastępczego). W przeciwieństwie do okna dialogowego kwerendy aktualizujące mogą akceptować wiele kryteriów, zezwolić na aktualizowanie wielu rekordów w jednym przebiegu i umożliwić zmianę rekordów w więcej niż jednej tabeli. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie i uruchamianie zapytania aktualizującego.

Usuwanie zapytań    Aby szybko usunąć wiele danych lub usunąć zestaw danych regularnie, warto usunąć te dane, ponieważ umożliwiają one określenie kryteriów umożliwiających szybkie znajdowanie danych i usuwanie ich. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sposoby dodawania, edytowania i usuwania rekordów.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×