Wprowadzenie do zestawów dokumentów

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Zestaw dokumentów to grupa powiązanych dokumentów, które mogą zarządzać jako całość. Można utworzyć zestaw dokumentów w jednym kroku, a następnie zdefiniuj jej cech i metadanych.

Co to jest zestaw dokumentów?

O wiele projektów osoby często warzywa cały zestaw powiązanych dokumentów. W niektórych przypadkach tego zestawu dokumentów mogą być wynik projektu, lub "elementu dostarczanego." Na przykład profesjonalnych usług firmy może powodować standardowe "odstęp książki" po odpowiedź na żądanie propozycji z możliwych klienta. Książki odstęp zawsze może zawierać te części, z których każda dostosowania zgodnie z wymaganiami określonych danym projekcie:

  • Przedstawienie firmy usługowej

  • Analiza SWOT

  • Biznesplan

  • Analiza porównywalnej firmy

W innych przypadkach zestaw dokumentów pełni funkcję kompletu różnorodnych informacji, które uzupełniają większy projekt z innym produktem końcowym. Na przykład firma produkcyjna może utworzyć standardowy zestaw dokumentów dotyczący projektowania, testowania i wytwarzania dla każdego produktu.

Te dokumenty mogą tworzyć w tym samym czasie lub w fazach. Dokumenty mogą być wyprodukowane lub przeglądany przez osoby jeden lub wiele osób. Wszystkie dokumenty może być ten sam format (na przykład dokumenty programu Word). Możesz również może obejmować różnych formatów plików (na przykład dokumenty programu Word, Notesy programu OneNote, prezentacje programu PowerPoint, diagramów programu Visio, skoroszyty programu excel i tak dalej).

Zestawy dokumentów ułatwiają zarządzanie takim sytuacjami w obrębie organizacji. Zestaw dokumentów umożliwia łączenie wielu powiązanych dokumentów w jednym widoku, w którym użytkownik może obsługiwać te dokumenty i zarządzać nimi, jak pojedynczym obiektem. Utworzenie zestawu dokumentów jest równoznaczne z utworzeniem nowego typu zawartości, który zostanie udostępniony w kolekcji witryny. Można skonfigurować nowy typ zawartości zestawu dokumentów dla każdego produktu pracy zawierającego wiele dokumentów.

Po dodaniu typu zawartości zestawu dokumentów do biblioteki użytkownicy mogą tworzyć nowe wystąpienia zestawu dokumentów w taki sam sposób, w jaki tworzyliby pojedynczy dokument.

Do czego służy zestaw dokumentów?

Typ zawartości zestawu dokumentów ma kilka charakterystycznych cech, które ułatwiają tworzenie produktów pracy zawierających wiele dokumentów i zarządzanie nimi. Po skonfigurowaniu typu zawartości zestawu dokumentów można wykonać dowolne z następujących czynności:

  • Dostosowywanie strony powitalnej    zestawu dokumentów, który zawiera wszystkie informacje, które użytkownik musi o zestawie. Strona powitalna jest strony składników Web Part, który można skonfigurować do wyświetlania informacji o projekcie lub zasoby, aby pomóc członkom zespołu, którzy pracują nad zestawu dokumentów, (na przykład oś czasu projektu, łącza do zasobów i tak dalej). Wyświetla listę dokumentów, które zostały dodane do zestawu.

  • Określanie domyślnej zawartości    , która ma być automatycznie tworzone i zawarte w poszczególnych nowego wystąpienia zestawu dokumentów. Możesz mieć niektórych dokumentów automatycznie dołączone, i możesz kontrolować szablony, które użytkownicy korzystają z. Aby mieć pewność, że dokumenty domyślne są poprawne typy zawartości. Na przykład jeśli Twoja organizacja ma marki szablony, które używają dla określonych typów komunikacji, możesz przekazać te podczas konfigurowania typu zawartości zestawu dokumentów.

  • Określanie dozwolonych typów zawartości    używanych w zestawie dokumentów (na przykład plików dokumentów, obrazów, dźwięków lub filmów).

  • Określanie udostępnianych metadanych    oraz ich kolumn, które mają być automatycznie stosowane do wszystkich dokumentów w zestawie. Domyślnie metadane są stosowane do dokumentów podczas ich tworzenia. Udostępniane metadane można wyświetlić na stronie powitalnej.

  • Przypisywanie przepływów pracy    , który ma być używany dla zestawu dokumentów. Standardowy przepływy pracy recenzowania i zatwierdzania można używać z zestawów dokumentów, a całego zestawu dokumentów zostanie postępuj zgodnie z instrukcjami etapy przepływu pracy tak, jakby były jednym pliku. Ponadto organizacji można tworzyć niestandardowe przepływy pracy dla zestawów dokumentów.

  • Wysyłanie zestawów dokumentów    do organizatora zawartości w celu przekierowania ich do docelowego folderu, witryny lub biblioteki.

Po dodaniu typu zawartości zestawu dokumentów do biblioteki użytkownicy witryny mogą korzystać ze znanych funkcji zarządzania dokumentami i specjalnych funkcji zestawu dokumentów.

Autorzy zestawu dokumentów mogą wykonywać dowolne z następujących czynności:

  • Szybko i łatwo tworzyć nowe produkty pracy zawierające wiele dokumentów przy użyciu polecenia Nowy dokument w bibliotece dokumentów.

  • Przechwytywać migawki historii wersji bieżących właściwości i dokumentów w obrębie zestawu dokumentów.

  • Uruchamiać przepływy pracy w odniesieniu do całego zestawu dokumentów lub pojedynczych elementów w obrębie zestawu dokumentów w celu zarządzania typowymi zadaniami, takimi jak recenzowanie i zatwierdzanie.

  • Wysyłać pocztą e-mail łącza do zestawu dokumentów.

  • Przenosić lub kopiować zestaw dokumentów do innej lokalizacji za pomocą polecenia Wyślij do (miejsce docelowe musi być skonfigurowane na poziomie administracji centralnej).

  • Zarządzać uprawnieniami dotyczącymi zestawu dokumentów.

Zobacz też

Tworzenie i konfigurowanie nowego typu zawartości zestawu dokumentów

Tworzenie i zarządzanie nimi zestawów dokumentów

Dostosowywanie strony powitalnej zestawu dokumentów

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×