Wprowadzenie do konwertowania formularzy papierowych na formularze programu InfoPath

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

W tym artykule omówiono zalety zbieranie danych, za pomocą formularzy elektronicznych zamiast formularzy papierowych. Zawiera on również niektóre najważniejsze wskazówki dotyczące konwertowania formularzy papierowych szablonów formularzy programu Microsoft Office InfoPath.

Uwaga: Formularz na papierze utworzonym w programie Microsoft Office Word lub Microsoft Office Excel, możesz za pomocą Kreatora importu programu InfoPath szybkie konwertowanie dokumentu lub skoroszytu na szablon formularza programu InfoPath. Jeśli formularz został utworzony w innym programie lub jeśli nie masz dostępu do oryginalnego pliku źródłowego w formularzu, będzie konieczne ponowne tworzenie formularzy papierowych od podstaw w programie InfoPath.

W tym artykule

Korzyści wynikające z używania formularzy elektronicznych

Najważniejsze wskazówki dotyczące konwertowania formularzy papierowych na formularze

Korzyści wynikające z używania formularzy elektronicznych

Istnieje wiele korzyści wynikające z używania formularzy elektronicznych zamiast formularzy papierowych. Następujące następujące korzyści:

Accurate, spójnych danych    Za pomocą formularzy papierowych osoby często zapisu informacji w nieodpowiednich miejscach lub błędnie interpretuje instrukcje dotyczące wypełniania formularza. Błędy może również wystąpić podczas pracownika ręcznie reenters danych formularza do bazy danych lub innego programu. Znajdowanie i naprawianie następujące typy błędów przy wprowadzaniu danych może być kosztów i czasochłonne. Program InfoPath udostępnia na kilka sposobów automatycznego, aby ułatwić użytkownikom uniknąć błędów przy wprowadzaniu danych. Na przykład formuł można używać do automatycznego obliczania wartości matematycznych dla użytkowników. Możesz także wyróżnić użytkownika danych za pomocą formatowanie warunkowe lub włączyć sprawdzanie pisowni, tak aby użytkownicy mogą sprawdzać pisownię przed przesłaniem formularzy. Użytkownik może również automatycznie wypełnij pola dla użytkowników przy użyciu istniejących danych z bazy danych lub inny system miejsca do magazynowania danych. Można na przykład zaprojektować formularz sprzedaży wypełnia pola informacji pracowników automatycznie po wprowadzeniu przez ich numer identyfikacyjny w polu Identyfikator pracownika.

Łatwe aktualizacje    Jeśli musisz zaktualizować istniejący szablon formularza, można go zmienić, ponowne opublikowanie go i rozpowszechnić go wśród użytkowników. Aktualizacja odbywa się automatycznie przy następnym otwarciu formularza, który jest oparty na szablonie formularza. Użytkownicy pracy w trybie offline podczas publikowania uaktualnionego szablonu formularza, aktualizacja zostanie wykonana przy następnym logowaniu się połączenia z siecią. Użytkownicy zwykle nie zauważyć, że występuje aktualizacji, mimo że można projektowanie szablonu formularza w celu powiadamiania użytkowników.

Opcje przepływu pracy    Korzystając z funkcji przepływów pracy w programie InfoPath, można zwiększyć ogólną wydajność typowymi procesami biznesowymi, w których dane są przesyłane z jedną osobą do innego. Przepływy pracy można zmniejszyć koszt i czas wymagany do koordynowania procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie projektu lub dokumentu recenzowanie, zarządzanie i śledząc ludzi zadania związane z następujących procesów. Załóżmy na przykład, wydatków na papierze raportowania proces, w którym pracownik wypełniania formularza raportu z wydatków drukowanych dołącza wysyłkową papieru w formularzu i wysyła go pocztą biurowa do jego menedżera. Po zatwierdzeniu raportu, kierownik sprawdza pole obok jej nazwy na liście wysyłkowej i przesyła raport do księgowość pocztą biurowa. Jeśli kierownik księgowości zatwierdza sprawozdanie, testy zwrotu są wydawane. Tygodni może upłynąć między godzina przesłania początkowy raport i otrzymania jego wyboru zwrotu przez pracownika. Jeśli używasz programu InfoPath w połączeniu z Microsoft Office SharePoint Server 2007, można zautomatyzować ten typ przepływu pracy, który można zapisać sporo czasu i wydatków.

Integracja z innych systemów    Dane formularza programu InfoPath można zintegrować z innych produktów i technologii. Można na przykład zapisywanie danych formularza w bazie danych programu Microsoft SQL Server lub zdecydować utworzyć projektowanie szablonu formularza na usługi sieci Web tak, aby mogli przesyłać dane do bazy danych, która nie jest obsługiwana bezpośrednio za pomocą programu InfoPath. Program InfoPath działa z wiele innych programów i serwery systemu Microsoft Office, takich jak Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel i Microsoft Office Access. Między innymi można zaprojektować i wypełnianie formularzy programu InfoPath w wiadomości e-mail programu Outlook, eksportowanie danych programu InfoPath do skoroszytów programu Excel, przesyłanie danych programu InfoPath z bazą danych programu Access lub kwerendy danych z listy programu SharePoint. Ponadto deweloperów można osadzić formantów programu InfoPath w aplikacjach niestandardowych, które są używane w firmie.

Dodatkowe zabezpieczenia    Formularzy papierowych nie są zawsze bezpieczne. Ich można uzyskać rozsyłanymi lub utracone, które wprowadzono możliwość ujawnienia informacji poufnych. Model zabezpieczeń programu InfoPath dotyczy strefy zabezpieczeń i poziomu ustawień w programie Internet Explorer. Te funkcje zabezpieczeń pozwalają chronić formularzy użytkowników i komputerach z niebezpieczny operacji, takich jak uzyskiwanie dostępu do danych lub wysyłanie do źródła, które nie jest zaufany. Program InfoPath udostępnia środków zwiększenia bezpieczeństwa, w tym ochrona projektowanie szablonu formularza, korzystanie z podpisów cyfrowych, zarządzanie niektórych operacji formularza, takich jak scalanie i przesyłanie i zaufanie formularzy, które są zainstalowane na komputerach użytkowników.

Początek strony

Najważniejsze wskazówki dotyczące konwertowania formularzy papierowych na formularze

Na poniższej liście przedstawiono kilka zagadnień, należy pamiętać podczas konwertowania formularzy papierowych na formularze szablonów formularzy programu InfoPath.

  • Tabele układu umożliwiają organizowanie sekcji formularza    Podobnie jak w przypadku formularzem papieru należy uporządkować formie elektronicznej tak, aby osoby, które wypełnij go tak, można przenieść w formularzu w logiczny sposób. W programie InfoPath można użyć tabel układu do organizowania kontrolki, oddzielając jedna sekcja z innego i przytrzymaj klawisz logo i innej grafiki. Ponadto przy użyciu tabel układu zapewnia dodatkową korzyść można łatwo wyrównywanie pól tekstowych, pól wyboru i innych elementów, dzięki czemu szablonu formularza wygląda profesjonalny i elegancki. W poniższym przykładzie tabeli układu służy do organizowania pól tekstowych w sekcja w szablonie formularza.

    Tabela układu wewnątrz sekcji szablonu formularza

    1. w poniższej tabeli układu występują dwa wiersze.

    2. Istnieją trzy kolumny w drugim wierszu. Kolumna Centrum jest używana tylko do celów odstępy.

  • Rozważ możliwość rozwiązań dla informacje opcjonalne    Formularzy papierowych na formularze często zawierają sekcje, które są przeznaczone do określonych kategorii użytkowników. Na przykład w szpitalu, formularza pacjentów informacji może zawierać sekcję "tylko do użytku administracyjnego", która jest przeznaczona do wypełniania przez pielęgniarki lub innych personel medyczny, a nie przez pacjentów. W programie InfoPath istnieje wiele metod, aby zezwalały na tego typu danych opcjonalne. Najlepsze sposoby jest opcjonalna sekcja, czyli formantu, który zawiera inne formanty, ale nie jest wyświetlana w formularzu, jeśli użytkownik wybierze je dodać. Na przykład w szablonie formularza raportu stanu, możesz umieścić opcjonalna sekcja notatki. Użytkowników, dla których chcesz dodać dodatkowe notatki można wstawiać i wypełnij tę sekcję. Zaznaczaj wszystkich innych sekcji ukryte.

    Sekcja opcjonalna używana do zbierania uwag

    formatowanie warunkowe umożliwia ukrycie niektórych pól, chyba że spełnienia warunku określone w formularzu — na przykład w szablonie formularza aplikacji można ukryć określonego zestawu pól do momentu użytkownik zaznacza pole wyboru 18 lub starsza wersja.

  • Użyj powtarzających się tabel zamiast zwykłymi tabelami    Za pomocą tabel powtarzanych celu zaoszczędzenia miejsca oraz oferują użytkownikom dodatkowego stopnia elastyczność podczas wypełniania formularza. Gdy używasz tabele powtarzające szablonu formularza nie trzeba wyświetlić wiele pustych wierszy po pierwszym otwarciu przez użytkownika. Zamiast tego użytkownicy zazwyczaj wyświetlany tylko jeden wiersz i tylko dodać więcej po i jeśli to konieczne.

    Tabela powtarzana użyta do wprowadzania pozycji w raporcie z wydatków

  • Określanie danych    Przed przekonwertowaniem formularza papieru należy zdecydować, co ostatecznie wymaganym do danych, które użytkownicy będą mogli wprowadzać w formie elektronicznej. Planowanie do potrzeb danych zaplanowania, przed przekonwertowaniem formularza papieru, można określić, czy użytkownik ma infrastruktury niezbędne do utworzenia szablonu formularza. Na przykład jeśli użytkownicy będą mogli szybko przesyłanie danych i z powrotem do formularza, a nie jest potrzebny do ponownego użycia danych, następnie warto publikowanie szablonu formularza jako wiadomość e-mail. Następnie można przechowywać formularze użytkownika w folder formularzy programu InfoPath w skrzynce odbiorczej. Jeśli potrzebujesz innym osobom dostęp do udostępniania danych formularza, może być do przechowywania kolekcji powiązanych formularzy programu InfoPath w bibliotekach na serwerze z programem Microsoft Windows SharePoint Services. Jeśli użytkownicy będą uzyskiwać dostęp do danych formularza w innych aplikacji biznesowych lub systemów, na przykład raportów wydatków lub aplikacje księgowe, może być do przechowywania danych w bazach danych dla firmy. Często można to osiągnąć przez nawiązanie połączenia szablonu formularza z usługi sieci Web, która służy jako pośrednik między szablonie formularza a systemem bazy danych lub business.

  • Określanie ile widoków, które są potrzebne    W programie InfoPath można tworzyć różne widoki tego samego szablonu formularza. Widok jest alternatywny sposób wyświetlania danych w szablonie formularza. Na przykład w przypadku projektowania szablonu formularza wniosku o zezwolenie umożliwia jeden widok dla elektrycznych wykonawcy Wypełnij innego widoku odbierania agenta, a innej wyświetlić prowadzący, który zatwierdza lub uprawnienie aplikacji. Przy użyciu widoków, pozwala uniknąć umożliwiają projektowanie i obsługę wielu formularzy dla tego samego procesu biznesowego.

  • Określanie rodzaju posiadanego kontrolek, które są potrzebne    Jeśli utworzono formularza papieru w programie, takich jak Word, który naprawdę nie jest przeznaczony do projektowania formularzy, prawdopodobnie użyto pól tekstowych, pól wyboru, przycisków i ewentualnie kilka innych kontrolek. Program InfoPath udostępnia ponad 30 różnych kontrolek, które można dodać do szablonu formularza. Oprócz standardowych kontrolek, takich jak pola tekstowe i pola list program InfoPath udostępnia wiele nowych elementów, takich jak powtarzające się tabele, grupy wyborów i sekcje opcjonalne. Tych typów formantów umożliwiają projektowanie szablonu formularza elastyczne, które dostosowanych do potrzeb użytkowników. Na przykład w szablonie formularza raportu wydatków umożliwia tabeli powtarzanej zezwolić użytkownikom na wprowadzanie tylko tylu elementów wydatków, ilu potrzebują.

  • Rozważ możliwość używania części szablonu dla typowych zestawów formantów    Jeśli masz dużą liczbą do konwertowania formularzy papierowych na formularze, można wyszukiwać typowe sekcje i zestawy pól, które mogą być uwzględniane w części szablonu programu InfoPath. Część szablonu jest częścią szablonu formularza, który można zapisać w celu ponownego użycia w różnych szablonach. Część szablonu typowe składa się z kontrolkami i źródło danych i można także dodać funkcje, takie jak połączenia danych, sprawdzanie poprawności danych i reguły. Tworzenie i używanie części szablonu, pomaga zapewnienia spójne tony, struktury i zachowanie szablonów formularzy w Twojej organizacji. Na przykład dział kadr można użyć jednej części szablonu informacje kontaktowe we wszystkich jej szablonów formularzy.

    Część szablonu występująca w wielu formularzach

  • Włączanie podpisów cyfrowych    W programie InfoPath szablonu formularza można skonfigurować tak, aby użytkownicy mogli logować niektórych części formularza lub całego formularza. Podpisywanie formularza ułatwia uwierzytelnienia użytkownika osobę, która wypełnia formularz i również sprawia, że zawartość formularza nie zostały zmienione.

  • Użyj funkcji, które ułatwiają użytkownikom wypełnianie formularzy    W programie InfoPath można przypisać wartości domyślne do kontrolek, aby ułatwić użytkownikom szybsze wypełnianie formularzy. Na przykład w raporcie z wydatków, można przypisać bieżącą datę jako wartość domyślną dla kontrolki selektora dat. Formuły można przypisać do pól sumy częściowej i sumy, tak, aby wydatki są obliczane automatycznie, podczas gdy użytkownik elementów wydatków. Można także włączyć sprawdzanie pisowni, tak aby użytkownicy mogą sprawdzać tekst, który mogą wejść do problemów sprawdzania pisowni, podobnie jak w innym dokumencie programu Microsoft Office. A jeśli chcesz podać polecenia specyficzne dla formularza lub zawartość pomocy, możesz utworzyć niestandardowe okienko zadań, w którym są wyświetlane obok formularza.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×