Wprowadzenie do danych zewnętrznych

Dlaczego warto używać danych zewnętrznych?

Gdy korzystasz z produktów programu SharePoint, aby usprawnić działania biznesowe, może być konieczne dołączenie danych zewnętrznych, takich jak bazy danych, aplikacje firmowe i usługi sieci Web. Te dane zewnętrzne są często takie jak wyspy Secluded, które są ograniczone do osób uprzywilejowanych lub po prostu trudne do przewidzenia. Czy istnieje sposób, aby te dane zewnętrzne były płynnie dostępne w produktach programu SharePoint, a także w produktach pakietu Office, aby można było korzystać ze znajomego interfejsu i usprawnić jego działalność?

To, co to są usługi łączności biznesowej. Umożliwia bezpieczne, skuteczne, uzyskiwanie dostępu do odczytu i zapisu do wielu danych zewnętrznych. Jest to realizowane za pośrednictwem kompleksowych struktur, które udostępniają standardowe interfejsy użytkownika i programowania. Ponadto można utworzyć szeroki zakres rozwiązań biznesowych, zarówno bez kodu, jak i złożonych rozwiązań programu SharePoint dla prostych działań i rozwiązań opartych na kodzie, które są przeznaczone dla zaawansowanych potrzeb. Można na przykład wykonać następujące czynności:

• Tworzenie zewnętrznej listy programu SharePoint dotyczącej danych personelu pracownika przechowywanych w wewnętrznej bazie danych, które użytkownicy mogą czytać i zapisywać, podobnie jak w natywnej liście programu SharePoint.

• Łączenie danych klientów w systemie ERP organizacji z zestawem kontaktów programu Outlook, a nawet zapewnianie dostępu w trybie offline.

• Utwórz rozwiązanie do planowania wydarzeń, które jest połączone z kontrolowanym aplikacją biznesową, ale korzystasz z kalendarza programu SharePoint, aby wszystkie były wyświetlane.

• Utwórz aplikację Microsoft Silverlight za pomocą superpaska graficznego interfejsu użytkownika, który działa z danymi zewnętrznymi z sieci Web.

W krótkim przypadku usługi łączności biznesowej umożliwiają nawiązywanie połączeń z danymi zewnętrznymi, interakcję z nią i odblokowanie jej.

Początek strony

Trzy podstawowe scenariusze

Chcesz słyszeć więcej? Oto trzy przykłady podstawowych rozwiązań opartych na usługach łączności biznesowej.

Pomoc techniczna    Duże przedsiębiorstwo ma dział pomocy technicznej, który zapewnia wewnętrzną pomoc techniczną. Prośby o pomoc oraz baza wiedzy technicznej są przechowywane w zewnętrznej bazie danych, ale są w pełni zintegrowane w witrynie programu SharePoint przy użyciu list zewnętrznych i składników Web Part danych biznesowych. Pracownicy przetwarzający informacje mogą także wyświetlać bieżące żądania w Microsoft Outlook 2013 online. Specjaliści pomocy technicznej mogą wyświetlać zaproszenia przypisane do nich w Outlook 2013 w trybie online i dostęp w trybie offline. Przepływy pracy automatycznie Zarządzaj problemami związanymi z pomocą techniczną za pośrednictwem każdego etapu: otwarte, przypisane, eskalacji, rozwiązane i zamknięte. Kierownicy zespołu pomocy technicznej z odpowiednimi uprawnieniami mogą wyświetlać pulpity nawigacyjne, w których są wyświetlane raporty pomocy technicznej wskazujące liczbę problemów z pomocą techniczną przypisanych do poszczególnych specjalistów pomocy technicznej, najnowsze lub krytyczne problemy oraz liczbę incydentów wspieranych przez poszczególnych specjalistów pomocy technicznej w danym okresie. Menedżerowie mogą także eksportować dane do Microsoft Excel 2013, aby uzyskać bardziej szczegółową analizę za pomocą formatowania warunkowego i wykresów.

Śledzenie wykonawców    Agencja utalentowane integruje swoją bazę danych artystów w wewnętrznej witrynie zespołu programu SharePoint, która zawiera pełną listę artystów, ich informacje kontaktowe i harmonogramy dotyczące wydajności. Rejestrowanie kontraktów w formie szablonów dokumentów programu Word jest generowane i automatycznie wypełniane najnowszymi informacjami o wykonawcy. Przepływ pracy zawiera przewodniki dla poszczególnych kontraktów na różne etapy. Agenci mogą dodawać nowych artystów do listy zewnętrznej przy użyciu formularza programu InfoPath. Używając tego rozwiązania, agenci utalentowane zawsze mają informacje, których potrzebują w pobliżu, oraz umożliwiają wykonywanie wielu najważniejszych zadań za pomocą znanych produktów pakietu Office.

Pulpit nawigacyjny sprzedaży    Aplikacja pulpit nawigacyjny sprzedaży ułatwia sprzedaż kojarzy zamówienia sprzedaży i informacje o klientach zarządzanych w systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM). W zależności od ról i odpowiednich uprawnień członkowie zespołu mogą wyświetlać informacje o analizie sprzedaży, dane o wydajności sprzedaży poszczególnych członków zespołu, potencjalnych klientów oraz informacje kontaktowe i zamówienia klienta. Pracownicy działu sprzedaży mogą wyświetlać swoje kalendarze dzienne, wyświetlać zadania przydzielone im przez menedżerów, współpracować z członkami zespołu i czytać wiadomości w przemyśle. Diagram obszarów sprzedaży programu Visio mapuje sprzedaż według każdego miesiąca i zawiera dane na bieżąco z wewnętrznej bazy danych, która jest z łatwością odświeżana. Używając dokumentu programu Word, menedżerowie mogą szybko tworzyć miesięczne raporty o stanie, które automatycznie uwzględniają dane z systemów zewnętrznych.

Początek strony

Połowa zabawy

Usługi łączności biznesowej są takie jak duży parasol, który obejmuje wiele funkcji programu SharePoint i pakietu Office. Nie jest to jednak skuteczne, ponieważ każde zewnętrzne źródło danych jest unikatowe, a każda organizacja ma określone potrzeby. Po utworzeniu przygotowawcze, lokalnego lub w chmurze można położyć dane zewnętrzne w produktach SharePoint i produktach pakietu Office. Podczas pracy z danymi zewnętrznymi zazwyczaj przechodzą trzy różne fazy:

Faza przygotowawcze    Podczas tej fazy możesz zaplanować, przygotować i skonfigurować sposób uzyskiwania dostępu do danych zewnętrznych. Zwykle oznacza to ścisłą pracę z administratorem, a czasami programista może zrozumieć, co należy zrobić. Ważne cele to określenie wymagań biznesowych i technicznych, przygotowania zewnętrznego źródła danych, zapewnienia bezpiecznego dostępu do danych przy użyciu usługi bezpiecznego magazynu oraz określania ogólnego rozwiązania. Celem sieci granicznej jest utworzenie typu zawartości zewnętrznej, który jest szczegółowym pakietem połączeń, metadanych i innych informacji używanych do pobierania danych zewnętrznych.

Faza programu SharePoint    Po przeprowadzeniu przygotowawcze można teraz przestawić dane zewnętrzne w produktach programu SharePoint na różne sposoby, między innymi listy zewnętrzne, kolumny danych zewnętrznych, składniki Web Part danych biznesowych, przepływy pracy, wyniki wyszukiwania, strony profilów, akcje, aplikacje dla programu SharePoint oraz składniki lub rozwiązania programu SharePoint oparte na kodzie.

Faza biura    Po utworzeniu dostępu do danych zewnętrznych w produktach programu SharePoint można teraz przestawić dane na różne produkty pakietu Office (w tym programy Excel, Word, Outlook, Visio, Access i InfoPath), aplikacje dla pakietu Office i składniki pakietu Office oparte na kodach, dodatki lub rozwiązania.

Więcej informacji na temat każdej z tych funkcji znajdziesz w dalszej części tego artykułu.

Początek strony

Jaką funkcję chcesz sobie przynosić?

Opracowywanie rozwiązania opartego na danych zewnętrznych to zwykle praca zespołowa, a sposób pracy zależy od Twojej roli. Na poniższym diagramie przedstawiono widok wysokiego poziomu ról i rozwiązań związanych z ogólnym cyklem życia dla programistów.

Użytkownicy    Użytkownicy zbierają proste rozwiązania, korzystając z podstawowych funkcji produktów programu SharePoint i produktów pakietu Office. Na przykład:

• Tworzenie listy zewnętrznej, różnych widoków listy oraz dodawanie różnych filtrów i sortowanie.

• Eksportowanie listy zewnętrznej do Excel 2013 w celu uzyskania dalszych analiz danych.

• Nawiązywanie połączenia z listą zewnętrzną w celu Outlook 2013 pracy z danymi zewnętrznymi w trybie online i offline.

Użytkownicy zaawansowani    Użytkownicy zaawansowani tworzą proste rozwiązania biznesowe, bez kodu i często wymagają umiejętności analityka biznesowego, aby zrozumieć systemy baz danych i ogólne procesy biznesowe w organizacji. Powiadamiają one również o wymaganiach administratora i programistów, a także menedżerów biznesowych i projektantów witryn. Na przykład:

• Tworzenie typu zawartości zewnętrznej przy użyciu Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Tworzenie kolumn danych zewnętrznych w bibliotekach i łączenie kolumn z kontrolkami zawartości w niestandardowych szablonach programu Word, takich jak kontrakt lub faktura.

• Dostosowywanie formularzy programu InfoPath w celu zastąpienia domyślnych formularzy list programu SharePoint.

• Projektowanie strony internetowej łączącej składniki Web Part danych biznesowych w przydatny sposób na utworzenie obszaru roboczego informacji.

• Tworzenie rozwiązania opartego na programie Outlook, które udostępnia dostosowane formularze, widoki, polecenia wstążki, akcje i okienka zadań.

• Tworzenie przepływu pracy korzystającego z danych listy zewnętrznej.

Administratorzy    Administratorzy mogą zarządzać uprawnieniami użytkowników i zabezpieczeniami dla kilku różnych składników programu SharePoint, w tym typu zawartości zewnętrznej i zewnętrznej bazy danych. Aktywność krytyczna wymaga skonfigurowania aplikacji docelowych bezpiecznego magazynu, mapowania poświadczeń i określania metod najlepszego uwierzytelniania. Oto inne przykłady operacji:

• Zarządzanie i Konfigurowanie dostępu do danych zewnętrznych, uprawnień i zapytań.

• Importowanie i eksportowanie typów zawartości zewnętrznej z magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych.

• Konfigurowanie niestandardowych stron profilów, akcji i wyników wyszukiwania.

Deweloperzy    Deweloperzy tworzą różnorodne rozwiązania niestandardowe, które mieszczą się w zakresie docelowych i wielokrotnego użytku, zaawansowane rozwiązania oparte na kodzie. Na przykład:

• Zaawansowane typy zawartości zewnętrznej opracowane w programie Microsoft Visual Studio, takie jak niestandardowe typy pól, które używają skomplikowanych danych hierarchicznych.

• Zagregowane dane z wielu usług prezentowane jako jeden model usługi BDC.

• Składniki do wielokrotnego użytku, niestandardowe składniki Web Part, niestandardowe działania przepływu pracy oraz formularze programu InfoPath związane z kodem.

• Niestandardowe składniki danych zewnętrznych dla rozwiązań programu Outlook.

• Aplikacje Microsoft Silverlight oraz dodatki pakietu Office.

• Niestandardowe alerty za pomocą struktury zdarzeń.

• Niestandardowe połączenia lub rozwiązania korzystające z kodu zarządzanego.

Początek strony

Znajomość środowiska programu SharePoint

Podczas używania lub tworzenia rozwiązania danych zewnętrznych istnieją różnice w funkcjach i funkcjach, których należy wiedzieć na podstawie środowiska programu SharePoint:

• Lokalna    Jeśli utworzysz rozwiązanie, w którym użytkownicy i Twoje rozwiązanie są całkowicie lokalne (za zaporą), obsługiwane są wszystkie funkcje usług łączności biznesowej.

• Chmurze    Jeśli korzystasz z programu SharePoint (plan 2, E3 i E4) w Microsoft 365, dostępne są podzbiór funkcji. Na przykład listy zewnętrzne, składniki Web Part danych biznesowych i struktura zdarzeń są obsługiwane, ale strony profilów, akcje i struktura łączników nie są. Ponadto można łączyć się tylko z tymi źródłami danych: usługi sieci Web WCF, OData i SQL Server Azure.

• Środowisko hybrydowe    Twoja organizacja może już zawierać znaczne inwestycje w lokalne źródła danych, takie jak aplikacje firmowe i systemy ERP. Jednak Twoja organizacja może również być w środowisku hybrydowym programu SharePoint, w której pracownicy są lokalnie i są w chmurze. W środowisku hybrydowym można też utworzyć hybrydowe rozwiązanie danych zewnętrznych, aby użytkownicy chmury mogli uzyskiwać dostęp do lokalnego źródła danych. Na przykład użytkownik może wykonać Raport z wydatków podczas podróży służbowej przy użyciu programu SharePoint, a opłaty mogą być natychmiast uzgadniane z lokalnym systemem SAP. Możesz połączyć się ze wszystkimi obsługiwanymi lokalnymi źródłami danych, ale konieczne może być korzystanie z usług OData oraz rozległy rozwój i konfiguracja.

Uzyskiwanie odpowiedniego oprogramowania

Funkcje usług łączności biznesowej (BCS, Business Connectivity Services) są rozpowszechniane w różnych wersjach programu SharePoint. Poniższa tabela ułatwia dokonanie odpowiedniego wyboru.

* Obejmuje kontrolki formularza umożliwiające wyświetlanie danych zewnętrznych i układów w celu wyświetlenia danych w okienku zadań programu Outlook i w regionie formularza. Dostępne tylko w pakiecie Microsoft Office Professional Plus 2013.

Początek strony

Poprawne Konfigurowanie oprogramowania

Po zainstalowaniu odpowiedniego oprogramowania upewnij się, że jest ono poprawnie skonfigurowane. W szczególności:

Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych    Administrator może potrzebować utworzenia konta i udzielenia uprawnień do źródła danych, aby zapewnić, że właściwe osoby będą miały dostęp do danych i że dane nie zostaną zakończone w nieprawidłowych rękach. W zewnętrznej bazie danych administrator może również utworzyć określone tabele, widoki, zapytania i tak, aby ograniczyć wyniki do tylko potrzeb i zwiększyć wydajność.

Konfigurowanie usług programu SharePoint    Administrator musi aktywować usługi łączności danych biznesowych, usługę bezpiecznego magazynu oraz usługi programu Visio.

Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu    Administrator musi określić optymalny tryb dostępu do zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową i ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.

Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych    Administrator musi upewnić się, że użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej ma uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych (BDC) oraz że odpowiedni użytkownicy mają dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którym oparta jest lista zewnętrzna.

Upewnianie się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia    Aby zsynchronizować dane zewnętrzne z produktami pakietu Office, musisz mieć system Windows 7 lub nowszy oraz następujące bezpłatne produkty, programy SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i usługi WCF Data Services 5,0 dla OData V3 na każdym komputerze klienckim (jeśli to konieczne, automatycznie zostanie wyświetlony monit o pobranie oprogramowania). Upewnij się też, że jest włączona opcja instalacji pakietu Office, usługi łączności biznesowej (jest to ustawienie domyślne). Ta opcja powoduje zainstalowanie środowiska wykonawczego klienta usług łączności biznesowej, które wykonuje następujące czynności: pamięć podręczna i synchronizacja z danymi zewnętrznymi, mapowanie danych biznesowych na typy zawartości zewnętrznej, wyświetlanie selektora elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamianie rozwiązań niestandardowych w produktach pakietu Office.

Początek strony

Z jakichkolwiek danych zewnętrznych wybierz

Możesz pracować z wieloma różnymi zewnętrznymi źródłami danych, takimi jak bazy danych, systemami ERP (Enterprise Data Planning), OData i zaawansowanymi łącznikami.

Bazy danych    Organizacje i firmy o wszystkich kształtach i rozmiarach są zależne od baz danych wykonywanych przez ich codzienne operacje. Bazy danych zawierają szeroki wachlarz typów danych, w tym tekst, liczby, obrazy i dokumenty, oraz wiele celów, takich jak funkcje finansów, produkcji, ubezpieczenia i firmowych witryn sieci Web sterowanych danymi. Typowe obsługiwane bazy danych to między innymi: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 i każda baza danych zgodna ze standardami ODBC lub interfejs OLE DB.

Systemy ERP    Systemy ERP integrują dane liniowe i procesy w całej organizacji i wykonują wiele podstawowych działań dla dowolnej firmy, w tym:

Typowe obsługiwane systemy ERP obejmują SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel i JD Edwards.

OData    Protokół Open Data Protocol (OData) stanowi standard oparty na architekturze pozostałej, który umożliwia tworzenie (publikowanie), odczytywanie (pobieranie), aktualizowanie (wysyłanie) i usuwanie (usuwanie) operacji umożliwiających dostęp do usług sieci Web. Traktuj OData jako odpowiednik w sieci Web odpowiednika ODBC i bazy danych OLE DB. Dane są zwracane w formacie XML lub JavaScript (kod JSON). Typowe źródła strumieniowe OData obejmują popularne witryny sieci Web (na przykład Amazon, E-Bay, Azure Data Market, Netflix), bazy danych, a nawet inne witryny programu SharePoint.

Łączniki zaawansowane    W przypadku innych źródeł danych programista może zapewnić zaawansowanego dostępu do danych zewnętrznych, wykonując następujące czynności:

• Używanie ADO.NET, które umożliwia dostęp do dowolnego źródła danych u dostawcy usługi ADO.NET.

• Korzystanie z usług WCF i usług sieci Web, które umożliwiają dostęp do usług sieci Web i usługi Windows Communication Foundation (WCF).

• Korzystanie z zestawów łączności .NET, które umożliwiają dostęp do źródeł danych, gdy dostawca ADO.NET lub usługa sieci Web są niedostępne.

• Konwertowanie nieobsługiwanych typów danych własności na obsługiwane typy danych platformy .NET.

• Tworzenie niestandardowych rozwiązań dla dużych rozmiarów źródeł danych, które często zmieniają struktury danych wymagające niestandardowych połączeń danych, metod transferu i instalacji łączników.

Początek strony

Uwzględnij wydajność

Wszystkie rozwiązania biznesowe muszą brać pod uwagę wydajność, a dane zewnętrzne nie są wyjątkiem. Na szczęście usługi łączności biznesowej zostały zaprojektowane w celu złagodzenia wielu wąskich gardeł i problemów. Ogólnie, funkcje pobierania, stronicowania, filtrowania i sortowania danych są przeciążanie do zewnętrznego źródła danych, co ułatwia zmniejszenie ilości pamięci i przetwarzania zasobów wymaganych przez produkty programu SharePoint.

Ponadto usługi łączności biznesowej mają wbudowaną pamięć podręczną na obu serwerach (w pamięci podręcznej usług łączności biznesowej) i komputerach klienckich (pamięć podręczna usługi Business Connectivity Services Runtime) i mogą nie wyświetlać najnowszych wartości z zewnętrznego systemu danych od razu. Interwały odświeżania można jednak dostosować na podstawie potrzeb użytkowników oraz tworzonych rozwiązań. Nie wszyscy użytkownicy muszą wyświetlać aktualne dane od razu, ale jeśli tak, mogą, na przykład, odświeżyć listę zewnętrzną lub folder Kontakty programu Outlook.

Możliwość pracy w trybie offline na komputerze klienckim oznacza również, że użytkownicy mogą wykonywać rozszerzone funkcje pracy bez połączenia z danymi zewnętrznymi, ale pamiętaj, że po powrocie do trybu online dane są aktualizowane i poprawnie uzgadniane.

Ogólnie, te funkcje wydajności ułatwiają przyspieszenie wyświetlania, odświeżania i operacji danych zewnętrznych danych na stronie sieci Web programu SharePoint i w produkcie pakietu Office.

Początek strony

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Jest to szczególnie ważne, aby rozwiązanie danych zewnętrznych było bezpieczne, ponieważ dane są często krytyczne dla firmy i nie mogą być wyświetlane ani zmieniane przez niewłaściwych użytkowników. Ponadto istnieje wiele sposobów zabezpieczania danych, a rozwiązanie to powinno być proste, a także bezpieczne. Na szczęście istnieją sposoby minimalizacji złożoności, głównie przy użyciu usługi bezpiecznego magazynu.

W pigułce, aby Zabezpieczanie danych zewnętrznych wymagało odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

Kim jesteś?    Jest to również nazywane uwierzytelnianiem i jest to proces weryfikacji tożsamości przez uzyskanie poświadczeń (nazwy użytkownika i hasła).

Co możesz zrobić?    Nazywa się to autoryzacją i jest to proces określania, jakie zadania można wykonywać, a które elementy danych uzyskują listę udzielonych uprawnień.

Po pierwsze administrator pomoże określić optymalny tryb dostępu do zewnętrznego źródła danych. Należy pamiętać, że w przypadku rozwiązań biznesowych jest bardzo często stosowany sposób uwierzytelniania dostępu do danych zewnętrznych, dla których bieżący użytkownik ma inne konto. Jednak logowanie w różnych poświadczeniach może być skomplikowane i uciążliwe. Usługa bezpiecznego magazynu zapewnia ratowniczość dzięki udostępnieniu miejsca do przechowywania i mapowania poświadczeń. Ułatwia to korzystanie z zewnętrznego źródła danych, logując się tylko raz.

Jeśli na przykład zalogowano się do witryny programu SharePoint przy użyciu jednego zestawu poświadczeń, ale chcesz uzyskać dostęp do listy zewnętrznej na podstawie aplikacji Siebel używającej innego zestawu poświadczeń, administrator może skonfigurować usługę bezpiecznego magazynu w celu automatycznego mapowania dwóch zestawów poświadczeń, aby nie trzeba było ich ponownie logować.

Usługa bezpiecznego magazynu ułatwia zarządzanie inFAMOUS "podwójnego przeskoku", gdzie każde uwierzytelnianie wymaga "przeskoku" między dwoma komputerami, które mogą zostać złamane, o ile nie zostaną podjęte czynności, aby zapobiec temu problemowi.

Następnie administrator tworzy kilka warstw zabezpieczeń na podstawie uprawnień, tak jak w przypadku kilku linii obrony wokół sieci Fort, aby zapewnić odpowiednią autoryzację i dostęp do:

• Dane w zewnętrznej bazie danych lub systemie.

• Typ zawartości zewnętrznej w magazynie metadanych usługi łączności danych biznesowych.

• Kolumna Lista zewnętrzna lub dane zewnętrzne.

Ponadto administrator może dodać dodatkową warstwę ochrony za pośrednictwem szyfrowania. Jeśli używane rozwiązanie do obsługi danych zewnętrznych korzysta z aplikacji pakietu Office, administrator może chronić pamięć podręczną klienta usług łączności biznesowej za pomocą systemu plików szyfrowania Windows. Niektóre zewnętrzne źródła danych udostępniają również sposoby szyfrowania danych.

Początek strony

Ustawianie kategorii kamień węgielny: typy zawartości zewnętrznej

Typy zawartości zewnętrznej znajdują się w centrum dowolnego rozwiązania danych zewnętrznych. Przypominają one brokera między Twoim a zewnętrznym źródłem danych. Typowy typ zawartości zewnętrznej to zorganizowany pakiet informacji, który zawiera następujące elementy:

• Informacje o połączeniu ze źródłem danych, takie jak lokalizacja, nazwa i tryby uwierzytelniania.

• Definicja tabeli, pól, kluczy podstawowych i obcych, funkcji sprawdzania poprawności oraz typów danych (nazywanych też metadanymi).

• Operacje na danych, które można wykonywać, takie jak tworzenie, czytanie, aktualizowanie, usuwanie i kwerenda (nazywane również kwerenda).

• Inne informacje i zachowania, takie jak mapowane typy danych pakietu Office lub Włączanie synchronizacji w trybie offline.

• Różne filtry, które badają dane i pomagają izolować wyniki oraz ograniczenia zwiększające wydajność.

• Pole tożsamości i kolumny wyświetlania dla selektora zawartości zewnętrznej służącego do pobierania danych zewnętrznych w interfejsie użytkownika.

• Skojarzenie oparte na kluczach podstawowych i obcych między dwiema powiązanymi tabelami, takimi jak zamówienia i klienci.

Pojedynczy użytkownik Stalwart definiuje typ zawartości zewnętrznej i w związku z tym umożliwia ochronę innych użytkowników przed nieodłączną złożonością pracy z danymi zewnętrznymi. Ponadto wszystkie te informacje są zapisywane w specjalnym pliku BDCM (bdcm), w formacie XML i przechowywanym w magazynie metadanych usługi łączności danych biznesowych. Taka metoda ułatwia obsługiwanie, aktualizowanie, zabezpieczanie i ponowne używanie zewnętrznych typów zawartości w różnych witrynach. Można na przykład łatwo wyeksportować i zaimportować plik, aby wdrożyć go w środowisku produkcyjnym lub udostępnić z innymi zbiorami witryn.

Dzięki temu użytkownik Stalwart nie musi być ekspertem w języku XML. Aby ułatwić tworzenie typu zawartości zewnętrznej, dostępne są dwa narzędzia do wyboru:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Typ zawartości zewnętrznej można zdefiniować i zaktualizować w sposób deklaratywny, a następnie opublikować go w magazynie metadanych usługi łączności danych biznesowych.

• Microsoft Visual Studio 2012    Jeśli dane zewnętrzne są skomplikowane lub nie są obsługiwane przez SharePoint Designer 2013, możesz użyć edytora XML w programie Visual Studio (zapewniającego technologię IntelliSense) do tworzenia modelu XML lub użyć projektanta typu zawartości zewnętrznej programu Visual Studio w celu utworzenia zestawu łączności .NET, który zapewnia niestandardową logikę integracji wewnętrznej usługi .NET Framework.

Początek strony

Odczytywanie i zapisywanie danych na listach zewnętrznych

Lista zewnętrzna to kluczowy blok konstrukcyjny rozwiązań programu SharePoint na podstawie danych zewnętrznych. Możesz czytać i zapisywać dane zewnętrzne, korzystając z listy programu SharePoint. Lista zewnętrzna wygląda i działa tak, jak lista macierzysta, ale występują pewne różnice w działaniach. Na przykład można tworzyć widoki i używać obliczonych wartości z formułami, ale nie można dołączać plików ani śledzić wersji.

Listę zewnętrzną można też utworzyć, korzystając z SharePoint Designer 2013.

Początek strony

Dodawanie kolumn danych zewnętrznych do list i bibliotek

Kolumny danych zewnętrznych można łączyć z innymi kolumnami na liście lub w bibliotece macierzystej. Ponieważ kolumna danych zewnętrznych jest dodawana do natywnej listy lub biblioteki, wszystkie powiązane funkcje list i bibliotek działają, w tym przechowywanie wersji, zatwierdzanie, ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie oraz załączniki plików.

Załóżmy, że utworzono bibliotekę obrazów zawierającą zdjęcia produktów, które organizacja sprzedaje. Do biblioteki można dodać kolumnę danych zewnętrznych, która uzyskuje dostęp do nazwy produktu, kodu produktu i aktualnej ceny z zewnętrznej bazy danych. Ponieważ reguły i procesy firmy wymagają wprowadzenia jakichkolwiek zmian w informacjach o produktach tylko za pośrednictwem systemu bazy danych, użytkownik określa, że dane zewnętrzne są tylko do odczytu podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej. Teraz więcej osób w Twojej organizacji może łatwo wyświetlać wszystkie wspólne informacje o produktach w jednym widoku biblioteki.

Początek strony

Tworzenie rozwiązań za pomocą składników Web Part danych biznesowych

Składniki Web Part danych biznesowych są przeznaczone do pracy z danymi z listy zewnętrznej i można łączyć te składniki Web Part w przydatne sposoby tworzenia obszaru roboczego lub pulpitu nawigacyjnego witryny. Na przykład można połączyć składniki Web Part listy i elementu, tak aby po wybraniu pozycji raport wydatków w składniku Web Part listy były wyświetlane szczegóły elementu w składniku Web Part elementu, takim jak Hotel, Podróże i opłaty za posiłek.

W poniższej tabeli przedstawiono krótko podsumowanie każdego składnika Web Part danych biznesowych.

Początek strony

Używanie danych zewnętrznych na stronie profilu, w akcji lub w wyszukiwaniu

Strony profilów, akcje i wyszukiwanie są funkcjami ściśle związanymi.

Strony profilów

Domyślnie usługi łączności biznesowej automatycznie tworzą stronę profilu na podstawie typu zawartości zewnętrznej. Strona profilu to strona sieci Web, w której są wyświetlane informacje z jednego wiersza danych zewnętrznych, na podstawie pola identyfikatora, takiego jak wszystkie pola dotyczące konkretnego klienta.

Domyślna strona profilu to w rzeczywistości Strona sieci Web zawierająca konstruktora elementów danych biznesowych, a także połączone składniki Web Part elementów danych biznesowych. Składnik Web Part Konstruktor elementów analizuje parametr ciągu kwerendy URL na stronie profilu, na przykład http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, i przekazuje wartość CustID do składnika Web Part elementu danych, który wyświetla wszystkie odpowiadające im pola klientów.

Możesz utworzyć własną stronę profilu, aby wyświetlić informacje niestandardowe, lub administrator może dostosować stronę profilu.

Akcje

Możesz nawet wykonać akcję na podstawie strony profilu, aby coś Ci się przydać. Możesz na przykład utworzyć akcję łączącą informacje adresowe klienta z mapami Bing w celu wyświetlenia lokalizacji klienta lub uzyskania wskazówek. Akcję można utworzyć w oparciu o parametr ciągu kwerendy URL na stronie profilu lub za pomocą kodu niestandardowego. Ponadto programista może napisać kod niestandardowy, który umożliwia aktualizowanie informacji o pracownikach w wewnętrznej bazie danych.

Domyślnie akcja jest używana po kliknięciu polecenia Wyświetl akcję profilu w składniku Web Part Akcje danych biznesowych lub lista danych biznesowych. W przypadku korzystania z kolumny danych zewnętrznych możesz również uruchomić akcję z polecenia menu.

Wyszukiwanie

Jeśli chcesz, administrator może włączyć wyszukiwanie danych zewnętrznych. Dane zewnętrzne można przeszukiwać i indeksowane tak samo jak wewnętrzne dane programu SharePoint, ale z dostosowaniem do zabezpieczeń, aby zapewnić, że tylko Ci użytkownicy będą mogli kliknąć i wyświetlić wyniki wyszukiwania, wyświetlanych przy użyciu strony profilu.

Dzięki integracji wyszukiwania programu SharePoint z zewnętrznymi systemami danych użytkownicy mogą znaleźć dane, które w przeciwnym razie nie będą mogły zlokalizować. Jeśli na przykład znasz firmę, dla której działa klient, ale nie pamiętasz swojej nazwy, możesz wyszukać nazwę firmy, aby ułatwić znajdowanie strony profilu klienta.

Początek strony

Używanie danych zewnętrznych w przepływach pracy

Przepływy pracy zapewniają wydajne narzędzie do modelowania i automatyzowania procesów biznesowych na podstawie listy, biblioteki lub witryny programu SharePoint. Te procesy biznesowe mogą być tak proste, jak proces zatwierdzania dokumentów z jedną osobą zatwierdzającą lub jako kompleksowy proces biznesowy. Chociaż nie można bezpośrednio skojarzyć przepływu pracy z listą zewnętrzną, można utworzyć następujące elementy:

Przepływy pracy listy natywnej    Przepływ pracy skojarzony z listą natywną odczytującą lub aktualizującą dane z listy zewnętrznej za pomocą akcji Utwórz element listy, Aktualizuj element listy i Usuń element listy. Na przykład można zaktualizować element listy zewnętrznej za każdym razem, gdy zostanie zmieniona macierzysta lista lub element biblioteki. Do modyfikowania pola listy zewnętrznej można używać innych akcji z listami zewnętrznymi, takimi jak polecenie Ustaw zmienną przepływu pracy. Możesz również użyć elementu listy zewnętrznej jako miejsca docelowego dla procesu zadania, ale łącze do zadania nie powoduje wyświetlenia tytułu elementu listy zewnętrznej.

Przepływy pracy witryny    Przepływy pracy witryny nie wymagają uruchomienia wyzwalacza zdarzeń i można je uruchomić ręcznie. Aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi, przepływy pracy, które mają dostęp do list zewnętrznych, są zawsze uruchamiane na koncie usługi, nawet z trybem uwierzytelniania korzystającym z personifikacji.

Zdarzenia    Projektant może utworzyć zdarzenia, które są wyzwalane w zewnętrznym źródle danych, a użytkownicy mogą tworzyć alerty odpowiadające na te zdarzenia. Możesz na przykład użyć przepływu pracy programu SharePoint, aby wysłać wiadomość e-mail do pracownika, gdy konto klienta jest przypisane do tego pracownika w zewnętrznym źródle danych.

Ze względu na wydajność warto tylko odczytywać niewielką liczbę kolumn na liście zewnętrznej, a także tworzyć, aktualizować i usuwać niewielką liczbę elementów na liście zewnętrznej.

Początek strony

Analizowanie danych zewnętrznych w programie Excel

Możesz wyeksportować dane z listy zewnętrznej do Excel 2013 i zachować synchronizację danych. Na przykład warto zachować spis produktów na liście zewnętrznej, aby ułatwić udostępnianie i aktualizowanie, ale również przeprowadzanie okresowej analizy zapasów w Excel 2013. Dane zewnętrzne eksportowane do Excel 2013 są określane na podstawie bieżącego widoku listy zewnętrznej, filtrów zdefiniowanych w typie zawartości zewnętrznej i na liście zewnętrznej oraz ustawień języka witryny programu SharePoint. h

Podczas eksportowania listy zewnętrznej tabela programu Excel jest tworzona za pomocą połączenia danych z listą zewnętrzną na podstawie pliku kwerendy sieci Web. Aby wyświetlić dalsze zmiany wprowadzone na liście programu SharePoint w tabeli programu Excel, można odświeżyć dane. Pamiętaj, że nie można wprowadzać zmian w źródle danych zewnętrznych, a operacja odświeżania programu Excel powoduje zastąpienie wszystkich zmian wprowadzonych w tabeli programu Excel.

Początek strony

Dodawanie danych zewnętrznych do dokumentów programu Word

Dodając kolumny danych zewnętrznych i szablon programu Word z kontrolkami zawartości do biblioteki dokumentów, możesz również łatwo wprowadzać dokładne i wydajne dane w Microsoft Word 2013 dokumencie o strukturze.

Załóżmy, że masz bibliotekę dokumentów zawierającą umowy z klientem. Jednak wszystkie informacje o klientach są zachowywane w aplikacji linii biznesowej, takiej jak SAP. Możesz śledzić kontrakty klienta w bibliotece dokumentów, ale także upewnić się, że informacje dotyczące klientów są aktualne i nie są niekoniecznie zduplikowane. Poniżej opisano, jak to zrobić:

• Najpierw Dodaj kolumny danych zewnętrznych do biblioteki, aby skojarzyć odpowiednią nazwę klienta, nazwę firmy i numer telefonu z poszczególnymi umowami przechowywanymi w bibliotece kontraktów.

• Następnie Utwórz szablon programu Word zawierający tekst standardowy umowy klienta i kontrolki zawartości, aby wprowadzić nazwę klienta, nazwę firmy i numer telefonu. Word 2013 użyje selektora elementów zewnętrznych, aby ułatwić wprowadzanie lub aktualizowanie właściwych informacji przez automatyczne wyświetlanie i pobieranie odpowiednich informacji o klientach.

• Na koniec za każdym razem, gdy tworzysz kontrakt, wprowadzasz dane klienta i zapisujesz kontrakt z powrotem w bibliotece, wartości danych klienta zostaną podwyższone do odpowiednich kolumn danych zewnętrznych.

Początek strony

Synchronizowanie danych zewnętrznych w programie Outlook

Jeśli lista zewnętrzna zawiera klientów, zadania, terminy lub wpisy, można połączyć listę z Outlook 2013. Po połączeniu możesz wyświetlać, edytować i drukować dane przy użyciu znajomego interfejsu użytkownika programu Outlook. Jeśli dane są danymi kontaktowymi, takimi jak klienci, możesz je nawet zadzwonić, wysłać do nich wiadomości e-mail i utworzyć wezwania na spotkania.

Synchronizacja danych jest dwukierunkowa lub dwukierunkowa. Zmiany wprowadzone w Outlook 2013 są automatycznie synchronizowane z zewnętrznym źródłem danych. Zmiany wprowadzone w zewnętrznym źródle danych są synchronizowane z elementami w Outlook 2013, chociaż może być wymagana operacja odświeżania.

Domyślnie dane są automatycznie odświeżane co sześć godzin, ale tę wartość można zmienić. Aby upewnić się, że są widoczne bieżące dane z zewnętrznego źródła danych, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie kliknij polecenie Synchronizuj zmiany bazy danych.

Podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej należy wykonać następujące czynności:

• Jeśli chcesz uzyskać dostęp w trybie offline, Włącz opcję obsługi synchronizacji w trybie offline .

• W polu Typ elementu pakietu Office Ustaw jedno z następujących: kontakt, termin, zadanie lub wpis.

• Mapowanie poszczególnych pól typu zawartości zewnętrznej, takich jak imię, nazwisko klienta, adres klienta i telefon klienta, do odpowiednich pól typu element programu Outlook, takich jak imię i nazwisko kontaktu, LastName, BusinessAddress i Telefonsłużbowy.

Ponadto w przypadku kodu napisanego przez dewelopera możesz utworzyć rozwiązanie programu Outlook, które wykonuje następujące czynności:

• Wyświetlanie natywnych lub niestandardowych części danych w niestandardowych okienkach zadań w celu prezentowania danych zewnętrznych użytkownikom.

• Dołączanie niestandardowych poleceń wstążki do wykonywania akcji niestandardowych.

• Tworzenie definicji widoku niestandardowego w celu wyświetlenia określonych kolumn danych zewnętrznych.

• Projektowanie regionów formularzy niestandardowych w celu prezentowania danych zewnętrznych.

Początek strony

Ulepszanie dostępu do danych zewnętrznych za pomocą formularzy programu InfoPath

Istnieje kilka powodów, dla których Microsoft InfoPath 2013 jest użyteczna z danymi zewnętrznymi:

Praca ze złożonymi typami danych    Jeśli pole danych zewnętrznych jest hierarchiczne, na przykład pole adresowe zawierające ulicę, miasto i kod pocztowy jako podpola, nie można pracować z tym polem w formularzu programu SharePoint dla listy zewnętrznej, a w rzeczywistości nie jest on jeszcze tworzony. Można jednak przekonwertować formularz programu SharePoint na formularz programu InfoPath, aby utworzyć i zaktualizować pola przy użyciu InfoPath 2013.

Osadzanie kontrolki selektora elementów zewnętrznych    Kontrolkę selektora elementów zewnętrznych można przeciągać i upuszczać na formularz programu InfoPath, połączyć ją z listą zewnętrzną jako pomocnicze źródło danych i ułatwić użytkownikowi Zaznaczanie elementu na podstawie unikatowego pola, takiego jak nazwa klienta lub identyfikator produktu.

Ponadto w przypadku skonfigurowania skojarzenia dla typów zawartości zewnętrznej, takich jak klienci i zamówienia, a formularz programu InfoPath dla listy zewnętrznej zawiera klucz obcy, taki jak identyfikator klienta, kontrolka selektora elementów zewnętrznych jest również automatycznie dodawana do formularza. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo znaleźć klienta, którzy chcą pracować z zamówieniami.

Tworzenie wielu widoków formularza    Czasami może być konieczne, aby formularze miały wiele widoków danych zewnętrznych, szczególnie w przypadku wielu pól, a lista zewnętrzna lub formularz programu SharePoint nie są efektywne. Wiele widoków jest również przydatne w przypadku scenariuszy jednokrotnego zapisu, w przypadku których system zewnętrzny nie zezwala na aktualizowanie pola po jego utworzeniu. W takich przypadkach można utworzyć dwa widoki, po jednej dla operacji tworzenia, a druga dla operacji aktualizowania.

Dodawanie reguł lub kodu do formularzy    Można dodawać reguły deklaracyjne lub formularze związane z kodem, aby wykonać dodatkowe reguły biznesowe, takie jak sprawdzanie poprawności i obliczenia. Na przykład można sprawdzić, czy kod kraju/regionu jest prawidłowy przy użyciu reguły, czy amerykański kod pocztowy jest prawidłowy przy użyciu usługi sieci Web.

Początek strony

Dodawanie danych zewnętrznych do opublikowanych diagramów programu Visio

Za pomocą programu Microsoft Visio 2013 możesz połączyć dane z listy zewnętrznej z diagramem i kształtami. Następnie możesz opublikować diagram w bibliotece dokumentów programu SharePoint jako interaktywny rysunek w sieci Web, aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie diagramu i wyświetlanie skojarzonych danych zewnętrznych. Istnieją trzy sposoby łączenia wierszy danych z kształtami na rysunku. Możesz połączyć wiersze z istniejącymi kształtami pojedynczo, możesz połączyć wiersze z kształtami automatycznie lub utworzyć kształty na podstawie danych.

Początek strony

Importowanie i odświeżanie danych zewnętrznych w programie Access

Program Microsoft Access 2013 obsługuje wszelkie typy danych i dane zewnętrzne nie są pod tym względem wyjątkiem. Listę zewnętrzną można zaimportować do bazy danych programu Access na komputerze klienckim i okresowo odświeżać dane. Dane są tylko do odczytu.

Oto podstawowe kroki, które należy wykonać:

1. Eksportowanie typu zawartości zewnętrznej z SharePoint Designer 2013 lub bezpośrednio z magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych jako pliku BDCM.

2. W Access 2013 Utwórz połączenie danych usługi sieci Web, korzystając z pliku BDCM.

3. W Access 2013 Utwórz tabelę połączoną na podstawie połączenia danych usługi sieci Web.

Należy zauważyć, że w tym przypadku pamięć podręczna obsługi klienta usług łączności biznesowej nie jest używana do synchronizacji z listą zewnętrzną po odświeżeniu danych.

Początek strony