Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.
Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można tworzyć, gromadzić i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki jest wyświetlana lista plików i kluczowe informacje o plikach, które pomagają korzystać z plików w ramach współpracy.
Biblioteki można dostosowywać na kilka sposobów. Można kontrolować sposób wyświetlania, śledzenia i tworzenia dokumentów oraz zarządzania nimi. Można śledzić wersje, między innymi określając liczbę i typ wersji, a także ograniczyć liczbę osób, które będą mogły zobaczyć dokumenty przed zatwierdzeniem.
Dostępnych jest kilka typów bibliotek, w zależności od typów plików, które mają być przechowywane, oraz ich planowanego zastosowania.
Biblioteka Dokumenty udostępnione jest tworzona, gdy w programie Microsoft Windows SharePoint Services jest tworzona nowa witryna. Można natychmiast rozpocząć korzystanie z tej biblioteki, dostosować ją lub utworzyć inne biblioteki.
Poniżej przedstawiono kilka metod pracy z bibliotekami i zwiększania ich użyteczności dla grupy:
-
Tworzenie widoków i zarządzanie nimi widok umożliwiają wyświetlanie w bibliotece elementów, które są najważniejsze lub najbardziej przydatne do określonego celu. Zawartość rzeczywistej biblioteki nie zmieni się, ale pliki zostaną zorganizowane lub przefiltrowane, aby łatwiej można było znajdować je i przeglądać w użyteczny sposób.
-
Wymaganie zatwierdzenia dokumentu Można określić, że będzie wymagane zatwierdzenie dokumentu. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekującym do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę, która ma uprawnienie do wykonywania tych czynności. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlić dokument przed zatwierdzeniem.
-
Śledzenie wersji Jeśli chcesz zachować poprzednich wersji plików bibliotek pomoże Ci śledzić, przechowywać i przywrócić pliki. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Możesz też wybrać wyznaczyć niektórych wersji głównych, takie jak dodawanie nowego rozdziału podręcznika, a niektóre wersje jako wersje pomocnicze, takie jak poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie ilości miejsca do magazynowania, można opcjonalnie wybierz liczbę każdego typu wersji, w której mają być przechowywane.
Na przykład biuro podróży może używać biblioteki dokumentów do zarządzania plikami. Gdy członkowie zespołu opracowują nową propozycję sprzedaży, jednocześnie śledzą wersje pomocnicze pliku. Jeśli popełnią błąd w jednej wersji, mogą przywrócić poprzednią wersję. Gdy ukończą propozycję, mogą utworzyć wersję główną, a następnie opublikować ją w celu zatwierdzenia przez dział prawny oraz menedżera. Gdy plik zostanie zatwierdzony, inni pracownicy firmy będą mogli go wyświetlić.
-
Wymaganie wyewidencjonowania plików Gdy jest wymagane wyewidencjonowanie pliku, należy upewnić się, że tylko jedna osoba może edytować plik, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany. Wymaganie wyewidencjonowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w tym samym czasie, które mogą powodować konflikty edycji i prowadzić do nieporozumień wiele osób. Wymaganie wyewidencjonowywania pomaga Przypomnij członkowie zespołu, aby dodać komentarz wyewidencjonowywania plików, tak aby łatwiej śledzić zmiany w każdej wersji.
-
Aktualne informacje o zmianach Biblioteki w programie Windows SharePoint Services 3.0 obsługują technologię RSS, dzięki czemu członkowie grupy roboczej mogą automatycznie odbierać aktualizacje. Technologia RSS umożliwia użytkownikom odbieranie i wyświetlanie aktualizacji (źródeł danych) wiadomości lub informacji w skonsolidowanej lokalizacji. Można także tworzyć alerty e-mail, które będą powiadamiać o zmianach plików.
-
Edytowanie plików w trybie offline Jeśli użytkownik woli pracować z plikami na dysku twardym, może je wyewidencjonować i pracować w trybie offline, o ile używa aplikacji zgodnej z programem Windows SharePoint Services 3.0, takiej jak Microsoft Office 2007.
-
Praca z biblioteką za pomocą programu poczty e-mail Korzystając z programu poczty e-mail, który jest zgodny z programem Windows SharePoint Services 3.0, takiego jak Microsoft Office Outlook 2007, można zabrać ważne informacje ze sobą. Za pomocą programu pocztowego można czytać, edytować i przeszukiwać pliki w trybie offline.
-
Łatwe kopiowanie dokumentów do innej lokalizacji Z łatwością można wysłać plik do innej lokalizacji w witrynie programu Windows SharePoint Services 3.0. Podczas aktualizowania oryginalnego dokumentu można wybrać opcję wyświetlania monitu o zaktualizowanie pliku w innych lokalizacjach.
-
Definiowanie typów zawartości Jeśli grupa użytkownika pracuje z kilkoma typami plików, takich jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają elastyczność i spójność wielu bibliotek. Każdego typu zawartości można określić szablon i przepływ pracy procesy.
Na przykład dział sprzedaży może mieć szablony raportów ze sprzedaży, standardowych dokumentów, budżetów i prezentacji. Każdy szablon zawiera logo firmy oraz cel. Gdy użytkownik tworzy nowy plik z biblioteki dokumentów, może wybrać szablon, którego będzie używał.
-
Określanie unikatowego uprawnienia Można określić unikatowe uprawnienie do biblioteki, a nawet do pliku w bibliotece.
-
Tworzenie przepływów pracy Biblioteka dokumentów lub typ zawartości może używać przepływów pracy, które zdefiniowano w organizacji na potrzeby obsługi procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie lub recenzowanie dokumentów.
Typy plików, które udostępniasz zależy od typu biblioteki, którego używasz:
-
Biblioteki dokumentów Wiele typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych można użyć w bibliotece dokumentów. Inne typy plików można przechowywać w bibliotece dokumentów, jednak niektóre typy plików są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Podczas pracy z programami, które są zgodne z programem Windows SharePoint Services, możesz utworzyć tych plików w bibliotece. Na przykład zespół może być własnej biblioteki do planowania materiałów, najnowsze wiadomości i publikacji.
-
Biblioteka obrazów Aby udostępnić zbiór cyfrowych obrazów lub grafik, należy użyć biblioteki obrazów. Chociaż obrazy mogą być przechowywane w innych bibliotekach programu SharePoint, biblioteki obrazów ma wiele zalet. Na przykład w bibliotece obrazów można wyświetlić obrazy w trybie pokazu slajdów, Pobierz obrazy na komputer, a edytowanie obrazów przy użyciu programów graficznych, które są zgodne z programem Windows SharePoint Services. Należy rozważyć utworzenie biblioteki obrazów, jeśli zespół ponownie wiele grafiki, na przykład logo i obrazów korporacyjnych lub mają być przechowywane obrazy zdarzeń zespołu lub uruchamianie produktu.
-
Biblioteka stron typu wiki Aby utworzyć zbiór stron typu wiki połączone, należy użyć biblioteki stron typu wiki. Witryny typu wiki umożliwia gromadzenie rutynową informacji w formacie, który ułatwia tworzenie i modyfikowanie wielu osobom. Możesz dodać do swojej biblioteki stron typu wiki, zawierające obrazy, tabele, hiperłącza i łącza wewnętrzne. Na przykład jeśli zespół tworzy witryny typu wiki w projekcie, witryny mogą zawierać porady i wskazówki w szeregu strony połączone ze sobą.
-
Biblioteka formularzy Jeśli chcesz zarządzać grupą formularzy biznesowych oparte na języku XML, należy użyć biblioteki formularzy. Na przykład organizacji warto używać biblioteki formularzy dla raportów z wydatków. Konfigurowanie biblioteki formularzy wymaga edytora XML lub programie do projektowania XML, która jest zgodna z programem Windows SharePoint Services, takich jak program Microsoft Office InfoPath.
