Usuwanie rekordów z bazy danych

Baza danych programu Access będzie szybsza i łatwiejsza w użyciu, jeśli z niej usuniesz nieprawidłowe lub nieaktualne dane. Na przykład przeniesienie danych z poprzedniego kalendarza lub kwartału obrachunkowego do zestawu tabel archiwalnych w innej bazie danych zaowocuje zmniejszeniem rozmiaru roboczej bazy danych i przyspieszeniem jej działania. Usunięcie nieprawidłowych lub zduplikowanych danych umożliwia zredukowanie kosztów działalności firmy.

W tym artykule omówiono, w jaki sposób usuwać dane z bazy danych programu Access. Objaśniono także metody usuwania danych z poszczególnych pól— stosunkowo prosty proces — oraz sposoby usuwania całych rekordów — proces, który może być o wiele bardziej złożony.

Uwaga: Zrozumienie i korzystanie z informacji zawartych w tym artykule wymaga znajomości pojęć klucza podstawowego i klucza obcego. Aby uzyskać informacje wprowadzające dotyczące kluczy podstawowych i obcych, zobacz artykuł Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.

W tym artykule

Usuwanie danych — informacje

Usuwanie danych z pola

Usuwanie danych z listy

Usuwanie rekordów niepowiązanych z bazy danych

Usuwanie rekordów pokrewnych z bazy danych za pomocą zapytania usuwającego

Usuwanie danych — informacje

Program Access udostępnia kilka typów (inaczej: poziomów) usuwania danych. Można usuwać dane z poszczególnych punktów danych w rekordzie, całe rekordy z tabeli, a nawet całe tabele.

Jeśli trzeba wyczyścić niektóre lub wszystkie punkty danych w rekordzie, ale pozostawić sam rekord (wiersz) na miejscu w tabeli, można usunąć poszczególne wartości. Usuwanie wartości danych jest stosunkowo łatwe — wystarczy zaznaczyć część danych lub wszystkie dane w polu, a następnie nacisnąć klawisz DELETE.

Usunięcie całego rekordu powoduje usunięcie wszystkich danych z każdego pola, jak również usunięcie wartości klucza, dzięki której rekord był unikatowy. Ten proces powoduje usunięcie całego wiersza z tabeli. Rekordy można usuwać pojedynczo ręcznie, ale można też tworzyć zapytania usuwające, które pozwalają usuwać wiele rekordów jednocześnie.

Proces usuwania jest dość prosty, jeśli rekordy przeznaczone do usunięcia nie są powiązane z innymi danymi w bazie danych. Można zaznaczyć cały wiersz i nacisnąć klawisz DELETE lub utworzyć i uruchomić zapytanie usuwające. Jeśli jednak rekordy przeznaczone do usunięcia są powiązane z innymi danymi i znajdują się po stronie „jeden” relacji jeden-do-wielu, musisz wykonać kilka dodatkowych kroków — domyślnie program Access nie pozwala na usuwanie danych pokrewnych. Ponadto musisz pamiętać, że usunięcia całego rekordu nie można cofnąć. Z tego powodu przed usunięciem danych zawsze należy utworzyć kopię zapasową bazy danych.

Usuwanie całych tabel nie jest procesem tak złożonym, jak usuwanie danych z pól czy całych rekordów. Musisz jednak pamiętać, że nieprawidłowe usunięcie całej tabeli może spowodować uszkodzenie części — a może nawet wszystkich — funkcji bazy danych. Ponadto wszystkie dane z usuniętej tabeli zostaną nieodwracalnie utracone. Z tych powodów przed usunięciem tabeli zawsze należy utworzyć kopię zapasową bazy danych.

Zrozumienie projektu relacyjnej bazy danych umożliwia dokładniejsze i szybsze usuwanie danych. Aby uzyskać podstawowe informacje o relacyjnych bazach danych lub informacje dla początkujących użytkowników programu Access, zobacz Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.

W procedurach przedstawionych w poniższych sekcjach opisano usuwanie danych z poszczególnych pól, usuwanie całych rekordów i usuwanie całych tabel. W każdej sekcji podano informacje ogólne niezbędne do ukończenia danego zadania.

Usuwanie danych z pola

Dane z poszczególnych pól można usuwać, jeśli tabele lub zapytania są otwarte w widoku arkusza danych Obraz przycisku , a formularze wprowadzania danych — w widoku formularza Obraz przycisku lub układu Obraz przycisku .

Usuwanie danych z arkusza danych

  1. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę lub zapytanie, którego chcesz użyć. Spowoduje to otwarcie tabeli lub zapytania w widoku arkusza danych.

  2. Zaznacz dane, które chcesz usunąć.

    Można wyróżnić część danych bądź wszystkie dane albo tylko umieścić kursor w polu.

  3. W przypadku zaznaczenia wszystkich danych w polu naciśnij klawisz DELETE.

    — lub —

    Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Usuń.

    — lub —

    Jeśli w polu został umieszczony kursor, naciśnij — zależnie od potrzeb — klawisz DELETE lub klawisz BACKSPACE.

Usuwanie danych z formularza

  1. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie formularz, którego chcesz użyć. Spowoduje to otwarcie formularza w widoku formularza.

    — lub —

    W okienku nawigacji zaznacz formularz, którego chcesz użyć, i na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok układu.

  2. Zaznacz dane, które chcesz usunąć.

    Można wyróżnić część danych bądź wszystkie dane albo tylko umieścić kursor w polu.

  3. W przypadku zaznaczenia wszystkich danych w polu naciśnij klawisz DELETE.

    — lub —

    Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Usuń.

    — lub —

    Jeśli w polu został umieszczony kursor, naciśnij — zależnie od potrzeb — klawisz DELETE lub klawisz BACKSPACE.

    Uwagi: Program Access może wyświetlić komunikat o błędzie i uniemożliwić usunięcie danych. Istnieje kilka czynników, które mogą zatrzymać operację usunięcia:

    • Domyślnie nie można usuwać danych z niektórych typów zapytań    Nie można na przykład edytować danych zwróconych przez zapytanie krzyżowe. Nie można też edytować ani usuwać pól obliczeniowych— wartości obliczanych przez formułę podczas używania bazy danych, które nie znajdują się w tabeli. Jeśli formularz korzysta z zapytania, które nie może usuwać danych, nie można również usuwać danych z formularza.

    • Brak uprawnień do usuwania danych     Należy skontaktować się z administratorem systemu lub projektantem bazy danych.

    • Pole nie akceptuje wartości pustych lub null     Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, otwórz tabelę w widoku projektu, a następnie zmień właściwość tabeli Wymagane z wartości Tak na wartość Nie.

    • Podjęto próbę usunięcia informacji z listy     W arkuszu danych dla formularza zawsze można rozpoznać listę, ponieważ program Access na jednym jej końcu umieszcza strzałkę, o tak: Pusta lista odnośników . Aby uzyskać informacje o usuwaniu wartości z listy, zobacz następną sekcję tego artykułu.

Początek strony

Usuwanie danych z listy

Dane można usuwać z dwóch typów list: list wartości i list odnośników. Na listach wartości są wyświetlane zestawy wstępnie zdefiniowanych wartości— wprowadzanych ręcznie przez Ciebie lub projektanta bazy danych. Z kolei listy odnośników są wypełnione wartościami zwróconymi przez zapytanie, która pobiera wartości z innej tabeli lub zapytania.

Elementy listy wartości znajdują się w tej samej tabeli co inne wartości w rekordzie. Natomiast dane z listy odnośników znajdują się w jednej lub kilku innych tabelach. Aby usunąć dane z listy wartości, musisz otworzyć tabelę i edytować jej elementy.

Usunięcie danych z listy odnośników wymaga wykonania dodatkowych kroków, które różnią się w zależności od tego, czy zapytanie dla list odnośników pobiera dane z tabeli czy z innego zapytania. Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na tabeli, musisz zidentyfikować tę tabelę i pole zawierające dane wyświetlane na liście. Następnie możesz otworzyć tabelę źródłową i edytować dane w tym polu.

Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na innym zapytaniu, musisz otworzyć drugie zapytanie, znaleźć tabelę źródłową i pole, z którego drugie zapytanie pobiera dane, a następnie zmienić wartości w tej tabeli.

W poniższych procedurach opisano usuwanie danych zarówno z listy wartości, jak i z listy odnośników.

Usuwanie danych z listy wartości

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, którą chcesz zmienić, i w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. W górnej części siatki projektu zaznacz pole tabeli zawierające listę wartości.

  3. W dolnej części siatki kliknij kartę Odnośnik, a następnie zlokalizuj właściwość Źródło wierszy.

    Domyślnie elementy na liście wartości są ujęte w cudzysłowy, a każdy element jest oddzielony od innych średnikiem: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Usuń elementy z listy odpowiednio do potrzeb. Pamiętaj o usunięciu cudzysłowów, w które był ujęty każdy usunięty element. Ponadto nie pozostawiaj wiodącego średnika ani par średników (;;), a jeśli został usunięty ostatni element listy, usuń końcowy średnik.

    Uwaga: Jeśli usuniesz element z listy wartości, a rekordy w tabeli już używają usuniętego elementu, pozostanie on częścią rekordu, dopóki nie zostanie zmieniony. Załóżmy na przykład, że firma ma magazyn w mieście A, ale później sprzedaje ten budynek. Jeśli usuniesz wartość „Miasto A” z listy magazynów, wartość „Miasto A” będzie widoczna w tabeli, dopóki te wartości nie zostaną zmienione.

Usuwanie danych z listy odnośników

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, którą chcesz zmienić, i w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. W górnej sekcji siatki projektu zaznacz pole odnośnika.

  3. W dolnej sekcji siatki projektu kliknij kartę Odnośnik, a następnie odszukaj właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy.

    Właściwość Typ źródła wierszy powinna mieć wartość Tabela/Kwerenda, a właściwość Źródło wierszy musi zawierać zapytanie odwołujące się do tabeli lub innego zapytania.

    Uwaga: Zapytania pól odnośników zawsze zaczynają się od wyrazu SELECT.

    Zazwyczaj (lecz nie zawsze) w zapytaniu wybierającym jest stosowana następująca podstawowa składnia: SELECT [nazwa_tabeli_lub_zapytania].[nazwa_pola] FROM [nazwa_tabeli_lub_zapytania].

    W tym przypadku zapytanie zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli i do pola w tej tabeli, a druga tylko do tabeli. Warto zapamiętać, że klauzula FROM będzie zawsze podawać nazwę tabeli źródłowej lub zapytania źródłowego, a klauzule SELECT nie zawsze zawierają nazwę tabeli lub zapytania, lecz zawsze zawierają nazwę przynajmniej jednego pola. Wszystkie klauzule FROM muszą jednak odwoływać się do tabeli lub zapytania.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do innego zapytania, kliknij przycisk Konstruuj (na karcie Dane arkusza właściwości kliknij przycisk Przycisk Konstruktor ), aby otworzyć zapytanie w widoku projektu. Zanotuj nazwę tabeli wyświetlanej w górnej sekcji projektanta zapytań, a następnie przejdź do kroku 5.

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli, a następnie przejdź do kroku 5.

  5. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę źródłową, aby ją otworzyć w widoku arkusza danych.

  6. Znajdź pole zawierające dane używane w liście odnośników, a następnie zmodyfikuj te dane odpowiednio do potrzeb.

Początek strony

Usuwanie rekordów niepowiązanych z bazy danych

Usuwanie całych rekordów z bazy danych powoduje usuwanie danych z każdego pola, a także usuwanie wartości klucza — wartości, dzięki której dany rekord był unikatowy. Jeśli rekord nie jest rekordem pokrewnym dla żadnego innego rekordu (tj. jeśli jego wartość klucza nie znajduje się w żadnych innych rekordach lub tabelach w bazie danych), możesz usunąć rekord, zaznaczając go i naciskając klawisz DELETE. Jeśli musisz usunąć dużą liczbę rekordów niepowiązanych— większą niż zamierzasz usunąć ręcznie— możesz użyć zapytania usuwającego. W procedurach przedstawionych w poniższych sekcjach opisano sposób wykonywania obu zadań.

Ręczne usuwanie rekordu niepowiązanego

  1. W widoku arkusza danych otwórz tabelę lub zapytanie zawierające dane, które chcesz usunąć.

  2. Znajdź rekord (wiersz), który chcesz usunąć, a następnie kliknij przycisk Zaznacz wszystko — kwadrat umieszczony na lewym lub prawym końcu rekordu. Możesz zaznaczyć pojedynczy wiersz lub kliknąć i przeciągnąć, aby zaznaczyć ciągły zestaw wierszy, albo nacisnąć klawisz CTRL i klikać przyciskiem myszy w celu zaznaczenia wielu wierszy, które ze sobą nie sąsiadują.

    Program Access wyświetli obramowanie wokół całego rekordu (całego wiersza) lub bloku zaznaczonych rekordów.

  3. Naciśnij klawisz DELETE.

    — lub —

    Na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij przycisk Usuń.

    — lub —

    Kliknij prawym przyciskiem myszy przycisk Zaznacz wszystko, a następnie kliknij polecenie Usuń rekord.

    Jeśli nie możesz kliknąć przycisku Zaznacz wszystko, umieść kursor w polu w rekordzie. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Rekordy kliknij strzałkę w dół obok przycisku Usuń i kliknij polecenie Usuń rekord.

    Uwaga: W tym momencie program Access może wyświetlić komunikat o błędzie informujący o tym, że nie można usunąć rekordu, gdyż jest on rekordem pokrewnym dla innych danych. Jeśli pojawi się taki komunikat, kliknij przycisk OK i przejdź do sekcji Usuwanie rekordów pokrewnych z bazy danych za pomocą zapytania usuwającego w dalszej części tego artykułu.

  4. Jeśli program Access wyświetli monit o potwierdzenie usunięcia, kliknij przycisk Tak.

Usuwanie rekordów niepowiązanych za pomocą zapytania usuwającego

Usuwając dane za pomocą zapytania usuwającego, w przypadku rekordów powiązanych i niepowiązanych wykonuje się tę samą procedurę— najpierw należy utworzyć zapytanie wybierające, następnie upewnić się, że zwraca ono tylko te rekordy, które mają zostać usunięte, a na koniec przekonwertować zapytanie wybierające na zapytanie usuwające. W następnej sekcji podano informacje podstawowe i procedury dotyczące usuwania rekordów niepowiązanych.

Usuwanie rekordów pokrewnych z bazy danych za pomocą zapytania usuwającego

Procedura usuwania rekordów pokrewnych przebiega zgodnie z następującymi podstawowymi krokami.

  • Zaplanuj usuwanie. Upewnij się, że masz niezbędne uprawnienia do usuwania danych, że wszyscy inni użytkownicy zamknęli wszystkie obiekty używające tabel, z którymi chcesz pracować, a następnie utwórz kopię zapasową bazy danych.

  • Zmień relacje między tabelami, których dotyczy usuwanie. W szczególności włącz opcje Integralność referencyjna i Kaskadowo usuń rekordy pokrewne. Pozwoli to przeprowadzić kaskadowe usuwanie we wszystkich odnośnych tabelach i usunąć wszystkie dane pokrewne.

  • Utwórz zapytanie wybierające, a następnie odpowiednio do potrzeb dodawaj kryteria do momentu, aż zapytanie zwróci właściwy zestaw rekordów.

  • Przekonwertuj zapytanie wybierające na zapytanie usuwające, a następnie użyj go do usunięcia danych.

Pełny opis tej procedury można znaleźć w temacie Tworzenie i uruchamianie zapytania usuwającego.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×