Tworzenie wiadomości o nieobecności przy użyciu reguł

Tworzenie wiadomości o nieobecności przy użyciu reguł

Tylko określone typy kont obsługują funkcję odpowiedzi automatycznych (podczas nieobecności). Jeśli nie widzisz przycisku Odpowiedzi automatyczne, Twoje konto e-mail nie obsługuje tej funkcji. Jeśli jednak pozostawisz program Outlook uruchomiony podczas swojej nieobecności, możesz skonfigurować reguły, aby wysyłać odpowiedzi automatyczne na wiadomości e-mail. Reguły umożliwiają także automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail na inne konto, oznaczanie wiadomości jako przeczytanych lub przenoszenie ich do wyznaczonego folderu. Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy z regułami, zobacz Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł.

Odpowiadanie na wiadomości e-mail przychodzące podczas Twojej nieobecności przy użyciu reguł

Po kliknięciu pozycji Plik w programie Outlook powinien zostać wyświetlony ekran podobny do tego:

Jeśli nie widzisz pozycji Odpowiedzi automatyczne, wybierz pozycję Reguły i alerty.

Jeśli jest widoczny przycisk Odpowiedzi automatyczne, zobacz Wysyłanie z programu Outlook dla komputerów PC odpowiedzi automatycznych podczas nieobecności. W przeciwnym razie wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć szablon odpowiadania na wiadomości i skonfigurować program Outlook w celu odpowiadania na każdą otrzymaną wiadomość.

Tworzenie szablonu dotyczącego nieobecności

  1. W programie Outlook utwórz nową wiadomość e-mail.

  2. Wprowadź temat i treść wiadomości dla szablonu dotyczącego nieobecności.

    Utwórz szablon dla odpowiedzi podczas nieobecności.
  3. Wybierz pozycję Plik > Zapisz jako.

  4. Nadaj nazwę szablonowi i z listy rozwijanej Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon Outlook (*.oft).

  5. Możesz zmienić lokalizację szablonu, ale możesz też wybrać lokalizację domyślną — zwykle jest to folder c:\users\nazwa_użytkownika\appdata\roaming\microsoft\szablony. Kliknij pozycję Zapisz.

Możesz utworzyć nowy szablon dla każdej nieobecności lub użyć ponownie istniejącego szablonu. Teraz możesz użyć tego szablonu do utworzenia reguły dotyczącej nieobecności.

Tworzenie reguły dotyczącej nieobecności

  1. Wybierz pozycję Plik > Zarządzaj regułami i alertami.

  2. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail kliknij pozycję Nowa reguła.

    Utwórz nową regułę.
  3. W obszarze Rozpocznij od pustej reguły kliknij pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i kliknij przycisk Dalej.

  4. Aby odpowiedzieć na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, nie zmieniaj pól wymienionych w obszarach Krok 1 i Krok 2 i ponownie kliknij przycisk Dalej. Gdy w programie Outlook zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz zastosować tę regułę do wszystkich wiadomości, wybierz pozycję Tak.

  5. W obszarze Co chcesz zrobić z tą wiadomością? w sekcji Krok 1: wybierz akcje wybierz pozycję odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].

  6. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij podkreślony tekst [wybierz szablon].

  7. W polu Szukaj w u góry okna Wybierz szablon odpowiedzi wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.

  8. Wybierz szablon utworzony powyżej, a następnie wybierz pozycję Otwórz i Dalej.

  9. Możesz dodać wszelkie potrzebne wyjątki. Następnie wybierz pozycję Dalej.

  10. Nadaj regule nazwę, na przykład Poza biurem.

    Pole wyboru Włącz tę regułę jest domyślnie zaznaczone. Jeśli chcesz teraz włączyć swoją odpowiedź podczas nieobecności, wybierz pozycję Zakończ. W przeciwnym razie wyczyść to pole wyboru. Możesz włączyć tę regułę później.

Uwaga: aby wysyłać automatyczne odpowiedzi na wiadomości e-mail podczas swojej nieobecności za pomocą reguły, musisz pozostawić program Outlook uruchomiony.

Włączanie reguły

Jeśli regułę i szablon dotyczące nieobecności utworzono kilka dni przed tym, zanim były potrzebne, włącz regułę, wykonując następujące czynności.

  1. Wybierz pozycję Plik > Zarządzaj regułami i alertami.

  2. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail znajdź utworzoną regułę i zaznacz pole z jej lewej strony. Następnie wybierz przycisk OK.

Tworzenie szablonu dotyczącego nieobecności

  1. W programie Outlook utwórz nową wiadomość e-mail.

  2. Wprowadź temat i treść wiadomości dla szablonu dotyczącego nieobecności.

    Utwórz szablon dla odpowiedzi podczas nieobecności.
  3. Wybierz pozycję Plik > Zapisz jako.

  4. Nadaj nazwę szablonowi i z listy rozwijanej Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon Outlook (*.oft).

  5. Możesz zmienić lokalizację szablonu, ale możesz też wybrać lokalizację domyślną — zwykle jest to folder c:\users\nazwa_użytkownika\appdata\roaming\microsoft\szablony. Kliknij pozycję Zapisz.

Możesz utworzyć nowy szablon dla każdej nieobecności lub użyć ponownie istniejącego szablonu. Teraz możesz użyć tego szablonu do utworzenia reguły dotyczącej nieobecności.

Tworzenie reguły dotyczącej nieobecności

  1. Wybierz pozycję Narzędzia > Reguły i alerty.

  2. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail kliknij pozycję Nowa reguła.

    Utwórz nową regułę.
  3. W obszarze Rozpocznij od pustej reguły kliknij pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i kliknij przycisk Dalej.

  4. Aby odpowiedzieć na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, nie zmieniaj pól wymienionych w obszarach Krok 1 i Krok 2 i ponownie kliknij przycisk Dalej. Gdy w programie Outlook zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz zastosować tę regułę do wszystkich wiadomości, wybierz pozycję Tak.

  5. W obszarze Co chcesz zrobić z tą wiadomością? w sekcji Krok 1: wybierz akcje wybierz pozycję odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].

  6. W obszarze Krok 2: edytuj opis reguły kliknij podkreślony tekst [wybierz szablon].

  7. W polu Szukaj w u góry okna Wybierz szablon odpowiedzi wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.

  8. Wybierz szablon utworzony powyżej, a następnie wybierz pozycję Otwórz i Dalej.

  9. Możesz dodać wszelkie potrzebne wyjątki. Następnie wybierz pozycję Dalej.

  10. Nadaj regule nazwę, na przykład Poza biurem.

    Pole wyboru Włącz tę regułę jest domyślnie zaznaczone. Jeśli chcesz teraz włączyć swoją odpowiedź podczas nieobecności, wybierz pozycję Zakończ. W przeciwnym razie wyczyść to pole wyboru. Możesz włączyć tę regułę później.

Uwaga: aby wysyłać automatyczne odpowiedzi na wiadomości e-mail podczas swojej nieobecności za pomocą reguły, musisz pozostawić program Outlook uruchomiony.

Włączanie reguły

Jeśli regułę i szablon dotyczące nieobecności utworzono kilka dni przed tym, zanim były potrzebne, włącz regułę, wykonując następujące czynności.

  1. Wybierz pozycję Narzędzia > Reguły i alerty.

  2. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail znajdź utworzoną regułę i zaznacz pole z jej lewej strony. Następnie wybierz przycisk OK.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×