Tworzenie katalogu z nazwiskami, adresami lub z innymi informacjami

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Dane do jednego dokumentu, na przykład członkostwa w katalogu, katalog lub listy części można łączyć przy użyciu funkcji katalogu w programie Word.

  1. Na karcie Korespondencja kliknij pozycję Rozpoczynanie korespondencji seryjnej, a następnie kliknij Kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku.

    Uruchamianie Kreatora korespondencji seryjnej

  2. W okienku zadań korespondencji seryjnej po prawej stronie ekranu, w obszarze Wybierz typ dokumentu kliknij pozycję katalogu.

  3. U dołu okienka korespondencji seryjnej, kliknij przycisk Następny: dokument początkowy.

    Kliknięcie przez proces krok 6 korespondencji seryjnej

  4. W obszarze Wybierz dokument uruchamianie zostaną wyświetlone następujące opcje:

    • Użyj bieżącego dokumentu: Użyj bieżącego dokumentu na ekranie jako dokumentu głównego.

    • Od szablonu: Wybierz jeden z szablonów korespondencji seryjnej gotowych do użycia.

    • Rozpocznij od istniejącego dokumentu: Otwórz istniejący dokument ma zostać użyte jako dokument główny korespondencji seryjnej.

      Wybierz odpowiednią opcję, a następnie kliknij następnego: Wybieranie adresatów.

  5. Podczas otwierania lub tworzenie źródła danych przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej sprawi, że używanego określonego zestawu zmiennych informacji do korespondencji seryjnej w programie Word. Użyj jednej z następujących metod, aby dołączyć dokumentu głównego ze źródłem danych.

    1. W okienku zadań korespondencji seryjnej w obszarze Wybierz adresatów, kliknij pozycję Użyj istniejącej listy.

    2. W obszarze Użyj istniejącej listy kliknij przycisk Przeglądaj.

    3. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych wybierz plik zawierający informacje zmienne, których chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    4. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zaznacz nazwy, które chcesz dołączyć.

      Jak to zrobić?

      1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

        Aby wyznaczyć nazwy za pomocą pól wyboru

        Ta metoda jest najbardziej przydatna w przypadku krótkiej listy. Zaznacz pola wyboru obok nazw, które chcesz uwzględnić i wyczyść pola obok nazw, które chcesz wykluczyć.

        Porada: Jeśli wiesz, że chcesz uwzględnić większość adresatów z listy w katalogu, klikając przycisk Zaznacz wszystko ułatwia wyczyść określonego rekordów. Analogicznie jeśli chcesz uwzględnić tylko kilka rekordów na liście, kliknij przycisk Wyczyść wszystko, a następnie wybierz rekordy, które mają.

        Sortowanie elementów na liście

        Jest to przydatne, jeśli chcesz wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym lub numerycznym. Kliknij nagłówek kolumny elementu, który chcesz sortować. Na przykład jeśli chcesz wyświetlić listę alfabetycznie według nazwiska, kliknij nagłówek kolumny Nazwisko.

        Filtrowanie elementów na liście

        To jest przydatne, jeśli lista zawiera rekordy, które masz pewność, że nie chcesz wyświetlić lub umieścić w katalogu. Po filtrowaniu listy możesz za pomocą pola wyboru Dołącz i wykluczenia rekordów, zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji.

        Kliknij strzałkę obok nagłówka kolumny elementu, który chcesz filtrować według, a następnie kliknij jedną z następujących czynności:

        • (Puste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole jest puste.

        • (Niepuste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole zawiera informacje.

        • Jeśli źródło danych zawiera rekordy współużytkujące tę samą informację i w kolumnie istnieje dziesięć lub mniej unikatowych wartości, możesz filtrować według określonej informacji. Na przykład, jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jako kraj, można filtrować według wyrazu Australia.

          W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej są wyświetlane tylko wyznaczone rekordy. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, kliknij pozycję (wszystkie).

          Porady: 

          • Aby wykorzystać zaawansowane funkcje sortowania i filtrowania, należy kliknąć strzałkę obok nazwy dowolnej kolumny, a następnie kliknąć polecenie (Zaawansowane). Karty Filtruj rekordy i Sortuj rekordy umożliwiają określenie wymaganej kwerendy sortowania lub filtrowania.

          • Jeśli zainstalowano oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresów, można kliknąć polecenie Sprawdź poprawność adresów w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, aby sprawdzić poprawność adresów na liście.

      2. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okienka zadań korespondencji seryjnej. Program Word użyje tych nazw, przeznaczonego dla katalogu.

    1. W okienku zadań korespondencji seryjnej w obszarze Wybierz adresatów, kliknij opcję Wybierz z kontaktów programu Outlook.

    2. W obszarze Wybierz z kontaktów programu Outlook kliknij pozycję Wybierz Folder Kontakty.

    3. Wybierz folder kontaktów programu Outlook, w oknie dialogowym, a następnie kliknij przycisk OK.

    4. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zaznacz nazwy, które chcesz dołączyć.

      Jak to zrobić?

      1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

        Aby wyznaczyć nazwy za pomocą pól wyboru

        Ta metoda jest najbardziej przydatna w przypadku krótkiej listy. Zaznacz pola wyboru obok nazw, które chcesz uwzględnić i wyczyść pola obok nazw, które chcesz wykluczyć.

        Porada: Jeśli wiesz, że chcesz uwzględnić większość adresatów z listy w katalogu, klikając przycisk Zaznacz wszystko ułatwia wyczyść określonego rekordów. Analogicznie jeśli chcesz uwzględnić tylko kilka rekordów na liście, kliknij przycisk Wyczyść wszystko, a następnie wybierz rekordy, które mają.

        Sortowanie elementów na liście

        Jest to przydatne, jeśli chcesz wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym lub numerycznym. Kliknij nagłówek kolumny elementu, który chcesz sortować. Na przykład jeśli chcesz wyświetlić listę alfabetycznie według nazwiska, kliknij nagłówek kolumny Nazwisko.

        Filtrowanie elementów na liście

        To jest przydatne, jeśli lista zawiera rekordy, które masz pewność, że nie chcesz wyświetlić lub umieścić w katalogu. Po filtrowaniu listy możesz za pomocą pola wyboru Dołącz i wykluczenia rekordów, zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji.

        Kliknij strzałkę obok nagłówka kolumny elementu, który chcesz filtrować według, a następnie kliknij jedną z następujących czynności:

        • (Puste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole jest puste.

        • (Niepuste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole zawiera informacje.

        • Jeśli źródło danych zawiera rekordy współużytkujące tę samą informację i w kolumnie istnieje dziesięć lub mniej unikatowych wartości, możesz filtrować według określonej informacji. Na przykład, jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jako kraj, można filtrować według wyrazu Australia.

          W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej są wyświetlane tylko wyznaczone rekordy. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, kliknij pozycję (wszystkie).

          Porady: 

          • Aby wykorzystać zaawansowane funkcje sortowania i filtrowania, należy kliknąć strzałkę obok nazwy dowolnej kolumny, a następnie kliknąć polecenie (Zaawansowane). Karty Filtruj rekordy i Sortuj rekordy umożliwiają określenie wymaganej kwerendy sortowania lub filtrowania.

          • Jeśli zainstalowane jest oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresów, można kliknąć przycisk Sprawdź poprawność w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, aby sprawdzić poprawność wymienionych adresów.

      2. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okienka zadań korespondencji seryjnej. Program Word użyje tych nazw, przeznaczonego dla katalogu.

    1. W okienku zadań korespondencji seryjnej w obszarze Wybierz adresatów, kliknij Wpisz nową listę.

    2. W obszarze Wpisz nową listę kliknij przycisk Utwórz.

    3. W oknie dialogowym Nowa lista adresów wpisz informacje, które chcesz uwzględnić pierwszego wpisu. Nie trzeba wypełniać wszystkich pól.

    4. Aby zakończyć wprowadzanie danych dla pierwszej pozycji listy i przejść do następnej pozycji, kliknij polecenie Nowa pozycja.

    5. Dodawaj wpisy, aż na koniec, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

    6. W oknie dialogowym Zapisz listę adresów wprowadź nazwę listy adresów w polu Nazwa pliku i wybierz folder, w którym chcesz zapisać listę.

      Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Warto zachować na liście adresowej, ponieważ jest to też domyślny folder, w którym program Word wyszukuje źródła danych. Tak, jeśli chcesz użyć tej listy adresów w tworzonej później korespondencji seryjnej, nie musisz nawigować pliki i foldery, aby je odszukać.

    7. Kliknij przycisk Zapisz.

    8. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zaznacz nazwy, które chcesz dołączyć.

      Jak to zrobić?

      1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

        Aby wyznaczyć nazwy za pomocą pól wyboru

        Ta metoda jest najbardziej przydatna w przypadku krótkiej listy. Zaznacz pola wyboru obok nazw, które chcesz uwzględnić i wyczyść pola obok nazw, które chcesz wykluczyć.

        Porada: Jeśli wiesz, że chcesz uwzględnić większość adresatów z listy w katalogu, klikając przycisk Zaznacz wszystko ułatwia wyczyść określonego rekordów. Analogicznie jeśli chcesz uwzględnić tylko kilka rekordów na liście, kliknij przycisk Wyczyść wszystko, a następnie wybierz rekordy, które mają.

        Sortowanie elementów na liście

        Jest to przydatne, jeśli chcesz wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym lub numerycznym. Kliknij nagłówek kolumny elementu, który chcesz sortować. Na przykład jeśli chcesz wyświetlić listę alfabetycznie według nazwiska, kliknij nagłówek kolumny Nazwisko.

        Filtrowanie elementów na liście

        To jest przydatne, jeśli lista zawiera rekordy, które masz pewność, że nie chcesz wyświetlić lub umieścić w katalogu. Po filtrowaniu listy możesz za pomocą pola wyboru Dołącz i wykluczenia rekordów, zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji.

        Kliknij strzałkę obok nagłówka kolumny elementu, który chcesz filtrować według, a następnie kliknij jedną z następujących czynności:

        • (Puste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole jest puste.

        • (Niepuste) wyświetla wszystkie rekordy, w których odpowiednie pole zawiera informacje.

        • Jeśli źródło danych zawiera rekordy współużytkujące tę samą informację i w kolumnie istnieje dziesięć lub mniej unikatowych wartości, możesz filtrować według określonej informacji. Na przykład, jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jako kraj, można filtrować według wyrazu Australia.

          W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej są wyświetlane tylko wyznaczone rekordy. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, kliknij pozycję (wszystkie).

          Porady: 

          • Aby wykorzystać zaawansowane funkcje sortowania i filtrowania, należy kliknąć strzałkę obok nazwy dowolnej kolumny, a następnie kliknąć polecenie (Zaawansowane). Karty Filtruj rekordy i Sortuj rekordy umożliwiają określenie wymaganej kwerendy sortowania lub filtrowania.

          • Jeśli zainstalowane jest oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresów, można kliknąć przycisk Sprawdź poprawność w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, aby sprawdzić poprawność wymienionych adresów.

      2. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okienka zadań korespondencji seryjnej. Program Word użyje tych nazw, przeznaczonego dla katalogu.

  6. Kliknij polecenie Następny: Rozmieść katalog.

  7. Jeśli nie zostało jeszcze zrobione, w oknie dokumentu, wpisz tekst, który ma być powtarzany dla każdego elementu w katalogu. Na przykład dodać etykiety, takie jak Nazwa: i adres:.

    Uwaga: Na tym etapie nie zawierają tekst, który chcesz wydrukować tylko raz w dokument wynikowy katalogu.

  8. Wstawianie pól korespondencji seryjnej, w którym mają się pojawić nazwiska, adresy i inne dane ze źródła danych. Na przykład, Wstaw pola korespondencji seryjnej po etykiecie elementu, takie jak firmy: «Firma».

    Jak?

    1. W dokumencie głównym kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole.

    2. Wstawianie jedną z następujących czynności:

      Blok adresu zawierający nazwisko, adres i inne informacje

      1. Kliknij polecenie Blok adresu.

      2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresów zaznacz wymagane elementy adresu i formaty, a następnie kliknij przycisk OK.

        Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, program Word może być nie można odnaleźć niektórych informacji potrzebnych do bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źródła danych zgodne z polem wymaganym do korespondencji seryjnej.

      Inne pola z informacjami

      1. Kliknij pozycję więcej elementów, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

        • Aby wybrać pola adresu, które będą automatycznie odpowiadać na pola w źródle danych, nawet jeśli pola źródła danych nie mają taką samą nazwę jako pól kliknij pozycję Pola adresu.

        • Aby wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z kolumny bazy danych, kliknij opcję Pola bazy danych.

      2. W polu Pola kliknij wymagane pole.

      3. Kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

        Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, program Word może być nie można odnaleźć części informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę obok pozycji (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źródła danych zgodne z polem wymaganym do korespondencji seryjnej.

        Uwaga: Jeśli zostanie wstawione pole z listy Pola bazy danych, a następnie użytkownik przełączy się do źródła danych, w którym nie istnieje kolumna o tej samej nazwie, program Word nie będzie mógł wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu.

    3. Powtórz kroki i b dla wszystkich pól, które chcesz wstawić.

      Uwagi: 

      • Nie można wpisywać znaków pól scalania ("") ręcznie lub przy użyciu polecenia Symbol w menu Wstaw. Należy użyć okienka zadań korespondencji seryjnej.

      • Jeśli pola korespondencji seryjnej są wyświetlane w nawiasach klamrowych, na przykład {MERGEFIELD miejscowość}, program Word są wyświetlane kody pól zamiast wyników pól. To nie ma wpływu na scalanie, ale jeśli chcesz wyświetlenie wyników, kliknij prawym przyciskiem myszy kod pola, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Przełącz kody pól.

    4. W razie potrzeby, można zmienić format scalanych danych.

      Jak?

      Aby sformatować scalone dane, należy sformatować pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym. Nie należy formatować danych w źródle danych, ponieważ formatowanie nie jest zachowywane podczas scalania danych z dokumentem.

      1. W dokumencie głównym zaznacz pole zawierające informacje, które chcesz sformatować, wraz z otaczającymi je znakami pola korespondencji seryjnej (« »).

      2. Zmienianie czcionki lub innych opcji formatowania, dowolnie.

  9. Po zakończeniu pracy nad dokumentem głównym i wstawieniu wszystkich pól korespondencji seryjnej kliknij polecenie Zapisz jako dostępne w menu Plik. Nadaj dokumentowi nazwę i kliknij przycisk Zapisz.

  10. Kliknij polecenie Następny: Przejrzyj katalog.

  11. Aby wyświetlić podgląd elementy w kolejności, kliknij przyciski strzałki Wstecz i Dalej. Lub, aby znaleźć i wyświetlić określony element, kliknij przycisk Znajdź adresata, a następnie wprowadź kryteria wyszukiwania w oknie dialogowym Znajdowanie pozycji.

  12. Jeśli jest to konieczne, dostosuj listę adresatów. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby wykluczyć określonego adresata z korespondencji seryjnej, kliknij przycisk Wyklucz tego adresata.

    • Aby zmienić listę adresatów, kliknij polecenie Edytuj listę adresatów, a następnie wprowadź zmiany w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej.

  13. Kliknij przycisk Następny: Ukończ scalanie.

  14. W obszarze Scalanie kliknij Do nowego dokumentu.

  15. Korzystając z okna dialogowego Scalanie z nowym dokumentem, wykonaj jedną z następujących czynności, a następnie kliknij przycisk OK.

    • Aby scalić wszystkie rekordy, kliknij opcję Wszystko.

    • Aby scalić jedynie rekord widoczny w oknie dokumentu, kliknij opcję Bieżący rekord.

    • Aby scalić zakres rekordów, zaznacz opcję Od, a następnie wprowadź numery rekordów w polach Od i Do.

      Program Word otwiera pojedynczy nowy dokument zawierający poszczególnych rekordów.

  16. Dodaj nagłówki, stopki lub dowolny tekst.

    Na przykład: jeśli scalane dane zostały sformatowane w postaci tabeli, po zakończeniu scalania danych dodaj do tabeli nagłówki kolumn.

  17. Zapisz lub wydrukuj katalog, tak jak w przypadku każdego zwykłego dokumentu.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×