Tworzenie i udostępnianie folderu publicznego w programie Outlook

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Foldery publiczne w programie Outlook idealnie nadają się do zbierania, organizowania i udostępniania informacji dotyczących konkretnych tematów lub projektów w organizacji. Wyraz „publiczny” oznacza w tym przypadku, że zawartość folderu mogą wyświetlać osoby w organizacji, a nie wszyscy użytkownicy na świecie. Wiadomość publikowana w folderze publicznym nie jest wysyłana do innych osób i nie powoduje zaśmiecania ich skrzynek odbiorczych. Zamiast tego użytkownicy mogą w dowolnej chwili sprawdzić zawartość folderu i wyszukać interesujące ich informacje.

Ważne: Aby używać folderów publicznych w programie Outlook, potrzebny jest program Microsoft Exchange Server oraz konto e-mail programu Exchange. Większość domowych i osobistych kont e-mail nie korzysta z programu Exchange.

Krok 1. Kontaktowanie się z administratorem programu Exchange

Twoja organizacja może nie zezwalać na korzystanie z folderów publicznych lub może mieć zasady dotyczące ich używania. Aby uzyskać odpowiednie informacje, skontaktuj się z administratorem. Jeśli w Twojej organizacji korzystanie z folderów publicznych jest dozwolone, ale nie utworzono jeszcze folderu publicznego najwyższego poziomu, poproś administratora programu Exchange o jego utworzenie.

Gdy folder najwyższego poziomu będzie dostępny, wystarczy nacisnąć klawisze Ctrl+6, aby wyświetlić jego zawartość w okienku folderów programu Outlook.

Krok 2. Tworzenie i nazywanie folderu

  1. Naciśnij klawisze Ctrl+6, aby wyświetlić obszar Foldery publiczne w okienku folderów.

    Ważne: Jeśli nie widać sekcji Foldery publiczne w okienku folderów, zobacz z lokalnym administratorem poczty e-mail programu Exchange. Muszą go ustawione dla Ciebie.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy obszar Foldery publiczne, a następnie kliknij pozycję Nowy folder.

    Foldery publiczne

  3. Wpisz nazwę folderu i kliknij przycisk OK.

Porady: 

  • Możesz dodać folderu publicznego w folderach ulubionych . Następnie w aplikacji Outlook Web App można wykonać pewne funkcje w ramach te same foldery publiczne, takie jak tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie elementów. Te akcje można zrobić w folderach publicznych kalendarza, kontaktów, poczty i opublikuj.

  • Aby dodać folder publiczny do ulubionych, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz polecenie Dodaj do ulubionych....

  • Aby uzyskać informacje na temat korzystania z folderów ulubionych w Outlook Web App zobacz Praca z folderami, wiadomości w aplikacji Outlook Web App.

Krok 3. Ustawianie uprawnień do folderu dla użytkowników i grup

Domyślnie program Outlook przyznaje uprawnienia tylko do danego użytkownika, jego twórcą folderu publicznego, więc należy następnie specjalnie udzielanie uprawnień do osób, aby mogli oni czytanie i publikowanie zawartości w folderze. Dowiedz się, jak Zmienianie uprawnień do folderu publicznego.

Rozpoczynanie korzystania z folderów publicznych

Oto niektóre typowe sposoby wykorzystywania folderów publicznych w organizacji:

Dyskusje online

Wszystkie tematy dyskusji znajdują się w oddzielnych podfolderach. W razie potrzeby można ustawić uprawnienia do poszczególnych podfolderów, na przykład aby ograniczyć dostęp do folderów zawierających informacje tajne lub poufne. Temat dyskusji może mieć swojego moderatora, który będzie decydować o tym, czy dany element może zostać opublikowany, oraz usuwać wpisy, które nie spełniają standardów obowiązujących w organizacji lub naruszają zasady.

Udostępnianie kalendarzy, list kontaktów oraz list zadań

Aby udostępniać informacje innym osobom mającym dostęp do folderu, można dołączać do wpisów kalendarze, kontakty, zadania oraz listy zadań. Taka centralna lokalizacja ułatwia komunikację i współpracę w przypadku projektów zespołowych.

Różnice między folderami poczty a folderami publicznymi

  • Po przełączeniu się z folderu poczty e-mail do folderu publicznego przycisk Nowa wiadomość e-mail nad okienkiem folderów zmieni się na przycisk Nowy wpis — w folderze publicznym zwykle publikuje się elementy zamiast wysyłania wiadomości e-mail.

  • Podczas odpowiadania na wpis w folderze publicznym przycisk Odpowiedz wszystkim nie jest wyświetlany. Twój wpis będzie widoczny dla wszystkich osób przeglądających zawartość folderu.

Więcej informacji o folderach programu Outlook

Przełączanie folderów programu Outlook

Zmienianie uprawnień do folderu publicznego

Tworzenie folderu publicznego i określanie uprawnień, widoków, formularzy i reguł

Aby utworzyć folder publiczny, musi mieć uprawnienie do tworzenia folderów w istniejącym folderze publicznym. Aby dowiedzieć się, jak uzyskać uprawnienia skontaktuj się z administratorem.

  1. W menu plik wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij Folder.

  2. W polu Nazwa wprowadź nazwę folderu.

  3. W oknie dialogowym Folder zawiera kliknij typ folderu, który chcesz utworzyć.

  4. Na liście Wybierz lokalizację folderu kliknij lokalizację folderu.

    Aby szybko utworzyć folder publiczny z istniejącymi elementami:

    1. Na liście folderów, w okienku nawigacji, kliknij folder, który chcesz skopiować.

    2. W menu plik wskaż Folder, a następnie kliknij nazwę folderu kopii.

    3. Na liście kliknij lokalizację chcesz skopiować folder.

  1. W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, który chcesz udostępnić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.

    Musisz mieć uprawnienie właściciela folderu publicznego ustawić uprawnienia udostępniania dla folderu. Można ustawić uprawnienia dla tylko jeden folder naraz.

  2. Kliknij kartę uprawnienia.

  3. Kliknij przycisk Dodaj.

  4. W polu wyszukiwania wprowadź nazwę osoby, które chcesz przyznać uprawnienia współużytkowania.

  5. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.

  6. Na liście Nazwa kliknij nazwę osoby, którą właśnie dodany.

  7. W obszarze uprawnienia wybierz żądane ustawienia.

    Uwaga: Można przypisywać każdy, kto ma dostęp do folderu takie same uprawnienia, klikając pozycję domyślny na liście Nazwa.

Wykonaj jedną z następujących czynności:

  • Tworzenie widoku od podstaw

    1. W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Definiuj widoki.

    2. Kliknij pozycję Nowy.

    3. W polu Nazwa nowego widoku wpisz nazwę.

    4. W polu Typ widoku, wybierz pozycję typ widoku, które mają.

    5. Aby zmienić miejsce, w którym widok będzie dostępny, kliknij odpowiednią opcję w obszarze możliwości stosowania.

    6. Kliknij przycisk OK.

    7. Aby bardziej szczegółowo dostosować widok, w polu Opis, kliknij przycisk, a następnie wybierz odpowiednie opcje, których chcesz używać.

    8. Po zakończeniu wybierania opcji kliknij przycisk OK.

    9. Aby zastosować widok natychmiast, kliknij przycisk Zastosuj widok.

  • Tworzenie widoku przy użyciu widoku standardowego

    1. Przełączanie do widok chcesz utworzyć nowy widok na.

    2. W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Dostosuj widok bieżący.

    3. Dla każdego typu zmiany, którą chcesz wprowadzić w polu Opis kliknij przycisk, a następnie zaznacz żądane opcje.

    4. Po zakończeniu wprowadzania zmian zamknij okno dialogowe Dostosowywanie widoku .

    5. W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Definiuj widoki.

    6. W polu Widoki dla folderu nazwa folderu kliknij pozycję Ustawienia widoku bieżącego.

    7. Kliknij przycisk Kopiuj.

    8. W polu Nazwa nowego widoku wpisz nazwę.

    9. Aby zmienić miejsce, w którym będzie dostępny widok, kliknij opcję w obszarze Możliwości stosowania.

      Uwaga: Nowe widoki są dodawane do Bieżącego widoku   podmenu (w menu Widok wskaż polecenie Rozmieść według ).

Aby zmienić domyślny widok dla folderu publicznego, należy mieć uprawnienie właściciela folderu, a musi istnieć co najmniej jeden widok niestandardowy zdefiniowane dla folderu, który jest widoczny dla wszystkich osób.

  1. W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.

  2. Kliknij kartę Administracja.

    Jeśli nie jest wyświetlana karta administracji, nie masz uprawnienie właściciela.

  3. Na liście początkowy widok folderu kliknij widok, który ma być wyświetlany zawsze, gdy jest otwarty folder.

    Widok Normalny Wyświetla domyślny widok programu Microsoft Outlook dla danego typu elementów w folderze.

Tylko osoba, która ma uprawnienia Edytor, Publikujący redaktor lub właściciel może dodawać formularze do udostępnianego folderu prywatnego lub do folderu publicznego. Folder publiczny masz uprawnienie właściciela pozwala określać, które formularze są dostępne dla innych osób używających folderu.

  1. W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.

  2. Kliknij kartę formularzy.

  3. Aby dodać formularz do listy Formularze skojarzone z tym folderem, kliknij pozycję Zarządzaj, a następnie wskazać formularz.

  4. Kliknij przycisk Zamknij.

  5. Aby ograniczyć formularzy, które mają być dostępne dla innych osób używających folderu, kliknij odpowiednią opcję w obszarze Zezwalaj na tych formularzy w tym folderze.

Musisz mieć uprawnienie właściciela folderu publicznego do tworzenia lub modyfikowania reguł.

  1. W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, który chcesz utworzyć lub zmodyfikować reguły, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.

  2. Kliknij kartę Administracja.

  3. Kliknij przycisk Asystent folderów.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby utworzyć regułę, kliknij przycisk Dodaj regułę.

    • Aby zmodyfikować istniejącą regułę, kliknij regułę na liście, a następnie kliknij przycisk Edytuj regułę.

  5. Wprowadź warunki, które musi spełniać element, aby akcja ma być wykonywana. Aby uzyskać więcej warunków kliknij przycisk Zaawansowane.

  6. W obszarze, wykonaj następujące akcje wybierz żądane opcje.

    Uwaga: Po utworzeniu reguły jest aktywna domyślnie.

Wykonaj dowolną z następujących czynności:

  • Udostępnianie kalendarza

    1. Tworzenie nowego folderu, a następnie wybierz elementy kalendarza na liście Folder zawiera.

    2. Na liście Wybierz lokalizację folderu kliknij pozycję Kalendarz, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. Dodaj spotkania i wydarzenia do folderu.

  • Udostępnianie listy kontaktów

    1. Tworzenie nowego folderu, a następnie wybierz elementy kontaktów na liście Folder zawiera.

    2. Na liście Wybierz lokalizację folderu kliknij folder Kontakty, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. Dodawanie kontaktów do folderu.

      Uwaga: Udostępniona lista kontaktów zostanie wyświetlone w folderze Książka adresowa/Kontakty programu Outlook.

  • Udostępnianie listy zadań

    1. Tworzenie nowego folderu, a następnie wybierz elementy zadania na liście Folder zawiera.

    2. Na liście Wybierz lokalizację folderu kliknij pozycję zadania, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. Dodawanie zadań do folderu.

      Uwaga: Podczas listy zadań można skopiować do folderu publicznego, nie można kopiować zlecenie zadania do folderu publicznego lub Tworzenie zlecenia zadania z folderu publicznego.

  • Ogłaszanie informacji w folderze publicznym

    1. Otwórz folder publiczny, w którym chcesz opublikować informacje w.

    2. Aby użyć domyślnego formularza do ogłaszania informacji, kliknij menu plik, wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij wpis w tym folderze.

    3. W formularzu wprowadź informacje, które chcesz opublikować.

    4. Kliknij przycisk Ogłoś.

Tworzenie moderowanego folderu publicznego

Aby wyznaczyć moderowanego folderu, musisz mieć uprawnienie właściciela folderu publicznego.

  1. W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.

  2. Na karcie Administracja kliknij Folderu moderowanego.

  3. Zaznacz pole wyboru Ustaw ten folder jako moderowanego folderu.

  4. W oknie dialogowym Prześlij nowe elementy do wpisz nazwisko osoby, która ma odbierać wiadomości przychodzących lub nazwę innego folderu publicznego, w którym wiadomości są przechowywane do przeglądu. Moderator zajmujący się przeglądaniem jest określony w kroku 6.

  5. Opcjonalnie: Aby automatycznie wysyłać odpowiedzi, po otrzymaniu nowej wiadomości przez moderatora, wybierz odpowiednią opcję w obszarze Odpowiadanie na nowe elementy z.

    Wybierz jedną z następujących opcji:

    • Odpowiedzi standardowej   

      "Dziękujemy za przesłanie. Pamiętaj, że zgłoszenia do niektórych folderów lub grup dyskusyjnych są kontrolowane w celu określenia, czy mogą zostać udostępnione publicznie. W tych przypadkach będzie opóźnienie przed wiadomości mogą być wyświetlane przez inne osoby."

    • Odpowiedź niestandardowa   

      Kliknij Odpowiedź niestandardowa, a następnie kliknij szablon. Wpisz tekst odpowiedzi niestandardowej.

    Moderatorzy nie otrzymają żadnej z tych odpowiedzi, gdy przesyłać wiadomości.

  6. Aby dodać lub usunąć nazwę moderatora, kliknij pozycję Dodaj lub Usuń.

  7. Opcjonalnie: Aby wyświetlić właściwości wybranego moderatora, kliknij przycisk Właściwości.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×