Tworzenie i drukowanie listów w ramach korespondencji seryjnej w programie Word 2016 dla komputerów Mac

Gdy masz pocztę masową do rozesłania do osób na liście adresowej, możesz utworzyć serię spersonalizowanych listów za pomocą funkcji korespondencji seryjnej. Każdy utworzony list będzie miał identyczny układ, formatowanie, tekst i grafikę. Jedynie określone sekcje listu będą spersonalizowane i będą się od siebie różnić.

Z przygotowaniem i wydrukowaniem listów przy użyciu procesu tworzenia korespondencji seryjnej są związane trzy pliki:

  • Dokument główny
    Ten dokument zawiera tekst i grafikę (na przykład logo lub obraz) identyczne dla każdej wersji scalonego dokumentu. Przykładem identycznej zawartości jest tekst podstawowy listu.

  • Lista adresowa
    Ten dokument zawiera dane służące do wypełniania informacji w liście. Lista adresowa zawiera na przykład nazwiska osób, do których zostanie zaadresowany list zawarty w dokumencie głównym.

  • Dokument scalony
    Ten dokument jest połączeniem dokumentu głównego i listy adresowej. Korespondencja seryjna pobiera informacje z listy adresowej i umieszcza je w dokumencie głównym, w wyniku czego powstaje spersonalizowany list dla każdej osoby.

Aby utworzyć i wydrukować spersonalizowane listy przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej, wykonaj poniższe kroki.

Przed rozpoczęciem procesu korespondencji seryjnej przygotuj list. Jeśli chcesz na przykład poinformować odbiorców o zbliżającym się wydarzeniu, w liście umieść informacje o nazwie, dacie, godzinie i lokalizacji wydarzenia. To te dane, które są istotne dla wszystkich adresatów listu.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną > Listy.

    Pozycja Listy seryjne

  2. W programie Word utwórz tekst podstawowy listu, który chcesz wysłać do wszystkich odbiorców.

Lista adresowa to źródło danych. Może to być arkusz kalkulacyjny programu Excel, katalog kontaktów programu Outlook, baza danych programu Access lub lista adresów pakietu Office. Zawiera ona rekordy, z których program Word pobiera informacje do utworzenia listu.

Porady

  • Jeśli nie masz listy adresowej, możesz ją utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Przed rozpoczęciem procesu tworzenia korespondencji seryjnej zbierz wszystkie rekordy danych i dodaj je do źródła danych.

  • Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego programu Excel, upewnij się, że dane w kolumnie kodu pocztowego zostały sformatowane jako tekst, aby nie utracić zer w kodach pocztowych.

  • Jeśli chcesz użyć kontaktów programu Outlook, upewnij się, że Outlook jest domyślnym programem poczty e-mail. W tym celu otwórz program Apple Mail, a następnie w menu Poczta wybierz polecenie Preferencje. Na karcie Ogólne obok pozycji Domyślny program pocztowy wybierz pozycję Microsoft Outlook.

  • Możesz również użyć kontaktów Apple. W tym celu upewnij się, że program Apple Mail jest domyślnym programem pocztowym.

  • Użyj bazy danych programu FileMaker Pro jako źródła danych dla korespondencji seryjnej.

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Wybierz adresatów i wybierz odpowiednią opcję.

    Na karcie Korespondencja wyróżniony jest obszar Wybierz adresatów zawierający listę opcji

    Wybierz pozycję

    Czynność

    Utwórz nową listę

    Rozpoczęcie nowej listy adresowej podczas konfigurowania korespondencji seryjnej

    Użyj istniejącej listy

    Użycie arkusza kalkulacyjnego programu Excel lub innego typu pliku danych jako listy adresowej

    Wybierz z kontaktów programu Outlook

    Wybranie nazwisk bezpośrednio z kontaktów programu Outlook dla listy adresowej

    Kontakty Apple

    Wybranie nazwisk bezpośrednio z książki adresowej Apple dla listy adresowej

    FileMaker Pro

    Zaimportowanie danych z bazy danych programu FileMaker Pro

  2. Jeśli wybrano pozycję Utwórz nową listę, wykonaj następujące czynności:

    1. W oknie dialogowym Edytowanie pól listy program Word automatycznie utworzy pola dla niektórych podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko i adres. Aby dodać nowe pole — na przykład pole wiadomości — dodaj je teraz, aby móc je wypełnić podczas wpisywania elementów. W obszarze Nowa nazwa pola wpisz nazwę pola, które chcesz dodać, a następnie wybierz znak plus (+).

      Porada:  Aby zmienić kolejność pól, zaznacz pole, które chcesz przenieść, a następnie użyj klawiszy strzałki w górę lub strzałki w dół w celu przeniesienia pola do odpowiedniego miejsca na liście.

    2. Po odpowiednim skonfigurowaniu wszystkich pól wybierz pozycję Utwórz, aby utworzyć listę.

  3. Jeśli wybrano pozycję Użyj istniejącej listy, wykonaj następujące czynności:

    1. Przejdź do pliku, którego chcesz użyć, i wybierz pozycję Otwórz.

    2. Jeśli chcesz otworzyć arkusz kalkulacyjny programu Excel, w oknie dialogowym Otwieranie skoroszytu wybierz arkusz, którego chcesz użyć, i pozostaw puste pole Zakres komórek, aby użyć całego arkusza, lub wprowadź wybrany zakres komórek danych, a następnie wybierz przycisk OK.

  4. Jeśli wybrano pozycję Wybierz z kontaktów programu Outlook lub Kontakty Apple, wykonaj następujące czynności:

    1. Wybierz pozycję Filtruj adresatów, aby wybrać adresatów, których chcesz uwzględnić.

    2. W przypadku kontaktów programu Outlook w oknie dialogowym Opcje kwerendy obok pozycji Wyświetl adresatów korespondencji seryjnej według wybierz pozycję Pełny rekord. Z listy kontaktów wybierz kontakty, do których chcesz rozesłać pocztę masową, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. W przypadku kontaktów Apple w oknie dialogowym Opcje kwerendy w obszarze Kontakty grupowe Apple wybierz grupę, do której chcesz rozesłać pocztę masową, a następnie wybierz przycisk OK.

    4. W przypadku wybrania opcji Baza danych programu FileMaker Pro wybierz plik bazy danych w oknie dialogowym Wybierz bazę danych programu FileMaker Pro, która ma zostać użyta jako źródło danych, a następnie wybierz pozycję Otwórz

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej i wybierz pole, które chcesz dodać.

    Na karcie Korespondencja wyróżniona jest pozycja Wstaw pole korespondencji seryjnej

    Kontynuuj dodawanie pól, dopóki nie zostaną dodane wszystkie informacje, które chcesz umieścić w liście.

  2. Sformatuj pola w liście — tak samo będą wyglądać na pozostałych listach. Na przykład uwzględnij spacje między polami Imię i Nazwisko oraz naciśnij klawisz Return, aby rozpocząć nowy wiersz w polu Adres.

    Porada: Aby posortować listę adresatów lub usunąć adresatów, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Filtruj adresatów, a następnie wybierz pozycję Sortowanie rekordów lub Filtrowanie rekordów. Po zakończeniu wybierz przycisk OK.

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Podgląd wyników, aby sprawdzić wygląd listu. Użyj strzałek w prawo i w lewo na karcie Korespondencja, aby przewijać listy.

    Na karcie Korespondencja wyróżniona jest pozycja Podgląd wyników

  2. Aby wprowadzić dodatkowe zmiany formatowania, ponownie wybierz pozycję Podgląd wyników, co pozwoli dodać lub usunąć pola korespondencji seryjnej.

  3. Gdy listy będą wyglądać zgodnie z oczekiwaniami, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Zakończ i scal > Drukuj dokumenty, aby zakończyć przygotowywanie korespondencji seryjnej.

    Na karcie Korespondencja wyróżnione są opcje Zakończ i scal oraz Drukuj dokumenty

    Porada: Jeśli chcesz przejrzeć i zaktualizować poszczególne listy przed ich wydrukowaniem, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Zakończ i scal > Edytuj poszczególne dokumenty. Po zakończeniu kliknij pozycję Plik > Drukuj, aby wydrukować listy.

Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony z Twoją listą adresową, aby można było go użyć na potrzeby następnej zbiorczej wysyłki poczty.

Aby ponownie użyć dokumentu korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz przycisk Tak, gdy w programie Word zostanie wyświetlony monit o zachowanie połączenia.

Aby zmienić adresy w dokumencie korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz pozycję Edytuj listę adresatów, aby sortować, filtrować i wybierać określone adresy.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×