Sortowanie i filtrowanie danych na potrzeby korespondencji seryjnej

Sortowanie i filtrowanie danych na potrzeby korespondencji seryjnej

Korespondencja seryjna umożliwia zbiorcze tworzenie i wysyłanie poczty e-mail oraz tworzenie kopert i etykiet. Źródłem danych dla korespondencji seryjnej jest lista adresowa. Program Word pobiera informacje z listy adresowej i wstawia je do dokumentu korespondencji seryjnej.

Edytowanie listy adresowej

W ramach korespondencji seryjnej możesz sortować i filtrować dane z listy adresowej, aby wybrać tylko potrzebne rekordy.

  1. W razie potrzeby otwórz dokument korespondencji seryjnej.

  2. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    W ramach korespondencji seryjnej w programie Word na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij przycisk Edytuj listę adresatów.

    Porada: Jeśli pozycja Edytuj listę adresatów jest niedostępna, wybierz pozycję Wybierz adresatów i połącz dokument z odpowiednią listą adresową.

  3. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zaznacz pole wyboru obok każdego adresata, którego rekord ma zostać uwzględniony w korespondencji seryjnej.

    Dla każdego wiersza zaznacz pole wyboru, aby uwzględnić adresata.

    Porada: Aby zgrupować wiersze lub ograniczyć widok do określonych wierszy, posortuj lub odfiltruj listę adresową.

Więcej opcji

W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej znajdują się opcje umożliwiające uściślenie listy adresatów. Dwie najczęściej używane opcje to sortowanie i filtrowanie listy w celu łatwiejszego znajdowania nazwisk i adresów. Aby uzyskać szczegółowe informacje, przejdź do sekcji „Sortowanie listy adresatów” lub „Filtrowanie listy adresatów” poniżej.

W dokumencie korespondencji seryjnej programu Word wybierz pozycję Edytuj adresatów, a następnie w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej w obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz odpowiednią opcję.

Sortowanie listy adresatów

Istnieje wiele sposobów sortowania listy adresatów. Poniższa procedura to tylko jeden z przykładów, co można zrobić, aby posortować rekordy.

  1. W obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz pozycję Sortowanie, aby wyświetlić okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie.

  2. Na karcie Sortowanie rekordów wybierz strzałkę w dół pola Sortowanie rekordów, wybierz nazwę kolumny na Twojej liście adresowej programu Excel, według której chcesz sortować, a następnie wybierz pozycję Rosnąco lub Malejąco jako kolejność sortowania.

    W ramach korespondencji seryjnej w programie Word wybierz pozycję Edytuj listę adresatów, a następnie w obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz pozycję Sortuj.

  3. (Opcjonalnie) Wybierz strzałkę w dół pola Następnie według, wybierz nazwę drugiej kolumny, według której chcesz sortować, a następnie wybierz pozycję Rosnąco lub Malejąco jako kolejność sortowania.

  4. (Opcjonalnie) Aby dodać nazwę następnej kolumny, według której ma się odbywać sortowanie, powtórz krok 3.

  5. Wybierz pozycję OK i zobacz wyniki sortowania.

    W ramach korespondencji seryjnej programu Word, wyniki sortowania listy adresatów.

    Uwaga: Lista adresatów jest teraz posortowana rosnąco w porządku alfabetycznym.

Filtrowanie listy adresatów

Listę adresową można filtrować, aby wyświetlić tylko tych adresatów, którzy mają zostać uwzględnieni w korespondencji seryjnej. Twój filtr może na przykład zwracać rekordy dotyczące osób w konkretnym mieście lub pozycje magazynowe w określonej cenie.

Wykonując poniższe kroki, zdefiniujesz warunki, których należy użyć w celu filtrowania listy adresowej. Funkcja filtrowania sprawdza istnienie zdefiniowanych danych, korzystając z prostych kryteriów (wyrażeń) uzależnionych od wprowadzonych opcji.

  1. W obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz pozycję Filtrowanie, aby wyświetlić okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie.

  2. Na karcie Filtrowanie rekordów wybierz strzałkę w dół pola Pole, a następnie wybierz nazwę kolumny na Twojej liście adresowej programu Excel, której chcesz użyć jako filtru pierwszego poziomu.

    Uwaga: Karta Filtrowanie rekordów jest sformatowana jak formularz z czterema kolumnami. Kolumny od lewej do prawej strony to: warunek, pole, operator porównania i kryteria dopasowania zdefiniowane przez użytkownika.

  3. Wybierz strzałkę w dół pola Porównanie, a następnie wybierz pozycję Równa się lub inną opcję porównania.

  4. W polu Porównaj z wpisz dane, do których ma zostać dopasowana opcja wybrana w polu Pole.

  5. (Opcjonalnie) Aby dodać filtr drugiego poziomu, w lewej skrajnej kolumnie wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Wybierz pozycję Oraz, aby musiały być spełnione oba warunki filtru, a następnie powtórz kroki od 2 do 4.

      lub

    • Wybierz pozycję Lub, aby musiał być spełniony dowolny z warunków filtru, a następnie powtórz kroki od 2 do 4.

    W ramach korespondencji seryjnej w programie Word wybierz pozycję Edytuj listę adresatów, a następnie w obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz pozycję Filtruj.

  6. W razie potrzeby powtórz krok 5.

  7. Po zakończeniu wybierz pozycję OK, a następnie wyświetl wyniki filtrowanych rekordów.

    W ramach korespondencji seryjnej programu Word, wyniki filtru zastosowanego do listy adresatów.

Znajdowanie adresata

Listę adresową można przeszukiwać, aby znaleźć określonego adresata lub grupę adresatów mających wspólny atrybut, taki jak nazwisko, kod pocztowy lub numer członkostwa.

  1. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej w obszarze Dopracowywanie listy adresatów wybierz pozycję Znajdź adresata.

  2. W oknie dialogowym Znajdowanie pozycji w polu Znajdź wpisz nazwę atrybutu, którą chcesz wyszukać na liście adresowej.

    W oknie dialogowym Znajdowanie pozycji wpisz nazwę, aby znaleźć adresata.

  3. W przypadku opcji Szukaj w wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Zaakceptuj opcję domyślną Wszystkie pola.

      lub

    • Wybierz pozycję To pole i na liście rozwijanej wybierz nazwę kolumny, którą chcesz przeszukać.

  4. Wybierz pozycję Znajdź następny.

    Uwaga: W przypadku znalezienia dopasowania do wyszukiwanego wpisu zostanie ono wyróżnione na liście adresowej. Wybierz ponownie pozycję Znajdź następny. Jeśli istnieje inne dopasowanie, ono także zostanie wyróżnione.

Zobacz też

Obejrzyj Trudniejsze zagadnienia dotyczące korespondencji seryjnej — bezpłatne szkolenie wideo, w którym omówiono sortowanie i filtrowanie pól korespondencji seryjnej, dostosowywanie korespondencji seryjnej za pomocą spersonalizowanych wiadomości oraz wstawianie niestandardowych pól korespondencji seryjnej.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×