Rozpowszechnianie raportu

Wyzwolenie raportów programu Access i rozpowszechnianie ich w szerszym i szerokim zakresie. Możesz na przykład wysłać wiadomości e-mail do jednego lub kilku użytkowników, wyeksportować je do bibliotek dokumentów programu SharePoint i zarchiwizować w folderach sieciowych. Podczas rozpowszechniania raportu programu Access użytkownik tworzy statyczny raport danych w pewnym momencie, na przykład codziennie, co tydzień lub co miesiąc. W ten sposób masz jeden punkt prawdziwości, którego pracownicy mogą używać w celu podejmowania dobrych decyzji biznesowych, odpowiedzi na pytania, znajdowania alternatywnych, określania najważniejszych planów, oceny ryzyka i poprawy jakości.

Dystrybuowanie raportów

Porada    Podczas tworzenia raportu Dodaj datę publikacji. Ułatwia to użytkownikom potwierdzenie poprawnego czasu utworzenia raportu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie daty i godziny do raportu lub formularza.

Co chcesz zrobić?

Wysyłanie raportu przy użyciu polecenia Poczta E-mail

Jednym z najszybszych sposobów rozpowszechniania raportu jest użycie polecenia Poczta E-mail. Po naciśnięciu kilku kliknięć myszą program Access wyeksportuje raport, a następnie utworzy nową wiadomość e-mail z dołączonym plikiem.

  1. W okienku nawigacji wybierz raport, który chcesz wysłać.

  2. Wybierz pozycję poczta e-mail> danych zewnętrznych .

  3. W oknie dialogowym wysyłanie obiektu jako wybierz format wyjściowy, którego chcesz użyć, na przykład PDF, a następnie kliknij przycisk OK.

    Uwaga    Chociaż istnieją różne formaty, które można wybrać, warto skorzystać z formatu PDF (Portable Document Format), który stał się normą, zachowuje układ i format oryginalnego raportu programu Access oraz wbudowane metody dostosowywania stron do wyświetlania i drukowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Instalowanie programu Adobe Reader i Drukowanie pliku PDF.

    W programie Access zostanie otwarta nowa wiadomość e-mail w programie Outlook z dołączonym plikiem.

  4. Wpisz adresy e-mail adresatów w polach do i DW , opis w polu temat i wiadomość w obszarze wiadomości.

    Porada    Domyślnie plik wysyłany przy użyciu tej metody nie jest zapisany na komputerze. Jeśli chcesz zapisać kopię pliku na komputerze, kliknij prawym przyciskiem myszy załącznik w dołączonym polu, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako.

  5. Wybierz przycisk Wyślij.

Uwaga    Aby zautomatyzować proces, możesz użyć akcji makra EMailDatabaseObject. Możesz na przykład utworzyć makro z sekwencją tych akcji, aby wysłać różne raporty pocztą e-mail do różnych użytkowników.

Początek strony

Eksportowanie raportu do folderu lub biblioteki dokumentów programu SharePoint

  1. W okienku nawigacji wybierz raport, który chcesz wyeksportować.

  2. Wybierz pozycję dane zewnętrzne > plik PDF lub XPS , aby otworzyć okno dialogowe Publikuj jako plik PDF lub XPS .

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Zlokalizuj folder za pomocą okienka nawigacji.

    • Zlokalizuj witrynę programu SharePoint, klikając pozycję SharePoint w okienku nawigacji lub wprowadzając adres URL witryny w polu adres u ¿górze. Przykłady:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Aby uzyskać więcej informacji, zobacz odkrywanie zawartości za pomocą strony początkowej programu SharePoint.

  4. Upewnij się, że w polu Zapisz jako typ jest zaznaczony typ pliku PDF .

  5. Aby zmienić domyślną nazwę raportu, wpisz nową nazwę pliku w polu Nazwa pliku .

  6. Aby otworzyć raport bezpośrednio po wyeksportowaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu .

  7. W obszarze Optymalizuj dlawykonaj dowolną z następujących czynności:

    • Aby zoptymalizować raport o większym pliku o wyższej rozdzielczości (zalecane do drukowania), wybierz pozycję Standardowy.

    • Aby zoptymalizować raport o mniejszym pliku o niższej rozdzielczości (zalecane w przypadku publikowania w trybie online), wybierz pozycję minimalny rozmiar.

  8. Kliknij pozycję Publikuj. Program Access utworzy plik. Jeśli wybrano opcję otwarcia pliku po opublikowaniu, program Adobe Reader wyświetli ten plik.

  9. Aby zapisać kroki operacji, aby móc uruchamiać i planować tę samą operację, kliknij pole wyboru Zapisz kroki eksportowania :

    • Wprowadź nazwę i opis kroków.

    • Aby utworzyć zadanie programu Outlook, które będzie planować operację eksportowania według przyszłej daty, zaznacz pole wyboru Utwórz zadanie programu Outlook .

    Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zapisywanie szczegółów operacji importu lub eksportu jako specyfikacji.

    Uwaga    Innym sposobem automatyzacji procesu jest użycie akcji makra ExportWithFormatting. Na przykład można utworzyć zrozumiałą nazwę pliku na podstawie tytułu raportu i daty eksportu. Dzięki temu użytkownicy mogą znaleźć odpowiedni raport w bibliotece lub folderze programu SharePoint zawierającej wiele raportów. W tym celu w argumencie plik wyjściowy należy określić następujące wyrażenie:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Gdzie RptQC5 jest nazwą obiektu raportu, Auto_Header0 jest sekcją nagłówka raportu, a właściwość Caption jest tytułem raportu.

Początek strony

Dowiedz się więcej o tworzeniu Centrum raportów w programie SharePoint

Warto utworzyć dedykowane Centrum raportów w bibliotece dokumentów programu SharePoint, aby użytkownicy mogli łatwiej znajdować i przeglądać raporty, których potrzebują. Dodając kolumny, łącząc się z biblioteką z programu Access i dostosowując bibliotekę dokumentów za pomocą widoków, możesz zapewnić użytkownikom możliwość korzystania z pierwszej klasy. Poniżej przedstawiono podstawowe czynności, które można wykonać.

Tworzenie biblioteki dokumentów    Biblioteka dokumentów to bezpieczna lokalizacja plików, która upraszcza współpracę. Kolumny można dodawać do biblioteki, takiej jak kategorie, osoby, grupy i kolumny obliczeniowe, za pomocą której można tworzyć widoki i filtry.

Widok miniatury biblioteki dokumentów, który nie jest zaznaczony.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz co to jest biblioteka dokumentów?

Aktualizowanie kolumn biblioteki z poziomu programu Access    Łącząc bibliotekę z programem Access, możesz zaktualizować kolumny w bibliotece dokumentów, korzystając z programu Access, aby ułatwić użytkownikom znajdowanie potrzebnych raportów i dostarczenie dodatkowych informacji.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie, łączenie lub przenoszenie danych do programu SharePoint.

Tworzenie posortowanych i filtrowanych widoków    Zamiast wysyłać raport z programu Access za pośrednictwem poczty e-mail, Wyślij link do odpowiedniego widoku biblioteki dokumentów. Przykłady:

  • Sortowanie widoku w kolejności rosnącej według kolumny zmodyfikowano , aby najpierw był wyświetlany najnowszy raport. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą sortowania.

  • Jeśli masz kolumnę wybór w bibliotece o nazwie JobFunction z trzema wartościami: Lineworker, szefa i opiekuna, Utwórz osobne widoki na podstawie wyrażenia filtru dla każdej roli zadania:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Po wysłaniu linku do widoku opiekuna, a użytkownik kliknie go, w widoku zostaną wyświetlone określone raporty dla opiekunów. Aby uzyskać link do widoku biblioteki, Wyświetl widok, a następnie skopiuj adres URL z paska adresu.

  • Jeśli masz kolumnę osoba w bibliotece o nazwie OurEmployees, Utwórz widok na podstawie wyrażenia filtru używającego funkcji ja w celu wyświetlenia tylko raportów dla bieżącego użytkownika:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Po wysłaniu linku do widoku, a użytkownik kliknie go, w widoku zostaną wyświetlone określone raporty dla tego użytkownika.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie widoku programu SharePoint i Edytowanie widoku listy w programie SharePointza pomocą filtrowania.

Łączenie składników Web Part na nowoczesnych stronach   Możesz również utworzyć nowoczesny element strony, aby pokazać plik na podstawie zawartości określonej przez użytkownika w bibliotece dokumentów przez połączenie składnika Web Part podglądu plików z składnikiem Web Part biblioteki dokumentów. Użytkownicy mogą przeglądać raporty w celu znalezienia tego, co to jest potrzebne.

Przykładowa lista połączona ze składnikiem Web Part właściwości listy

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie składników Web Part na stronach programu SharePoint i Łączenie składników Web Part w usłudze SharePoint Online.

Wykorzystanie przepływu Microsoft    Możesz zautomatyzować korzystanie z biblioteki i zarządzanie nią za pomocą przepływu firmy Microsoft. Na przykład możesz popchnąć powiadomienia, wysłać codzienne przypomnienia, utworzyć zadanie programu Planner i zarchiwizować przeterminowane pliki w folderze.

W przypadku zaznaczonego elementu w programie SharePoint Utwórz zadanie programu Planner z linkiem do elementu programu SharePoint.

Szablon przepływu firmy Microsoft dla programu SharePoint i usługi Planner

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie przepływu dla listy lub biblioteki w usłudze SharePoint Online lub OneDrive dla firm.

Początek strony

Uwaga:  Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Czy możesz dać nam znać, czy te informacje były pomocne? Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Zobacz też

Wprowadzenie do raportów w programie Access

Przewodnik po projektowaniu raportów

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×