Przewodnik po zarządzaniu projektami

Rozpoczęcie tworzenia planu projektu

Projekty, w przypadku których nie przeprowadzono analiz w początkowej fazie, często kończą się niepowodzeniem. Na tym etapie należy określić uczestników i sponsorów projektu, wytyczne dla zespołu, wstępne specyfikacje i być może budżet.

W przypadku małych projektów większość tych zadań można wykonać w programie Microsoft Project. W przypadku większych projektów można też korzystać z programu Word, Excel lub SharePoint albo z telefonu.

Przekazanie planów uczestnikom

Czasami komunikacja z uczestnikami nie jest łatwa. Jest ona jednak wymagana do powodzenia projektu.

Utworzenie i udostępnienie raportów o projekcie

Program Project zawiera wiele raportów dostępnych za jednym kliknięciem, które pomagają w czasochłonnej komunikacji. Umożliwiają one rejestrowanie wstępnych planów, głównych punktów kontrolnych projektu oraz wymagań dotyczących budżetu i personelu.

Utworzenie nowego harmonogramu projektu

Po przeprowadzeniu początkowej analizy można uruchomić program Project i utworzyć nowy harmonogram. Można rozpocząć od utworzenia pustego projektu lub użyć szablonów utworzonych przez innych menedżerów projektów — niektóre z nich zostały utworzone przez specjalistów w zakresie zarządzania projektami lub specjalistów z podobnej branży.

Dodawanie zadań

Zadania to czynności wykonywane w projekcie. Dowiedz się, jak dodawać zadania, zmieniać ich właściwości i szacować ich czas trwania.

Organizowanie zadań

Dodane zadania mogą nie być wyświetlane w kolejności odpowiedniej do zarządzania nimi. Dowiedz się, jak je organizować przy użyciu zadań sumarycznych i podzadań oraz przez ich łączenie.

Dodanie osób i przypisanie ich do zadań

Po dodaniu zadań do projektu określ osoby, które mają pracować nad tymi zadaniami. Dodawanie osób i przydzielanie ich do zadań to różne czynności w programie Project.

Udostępnienie zasobów za pomocą pul zasobów i projektów głównych

Aby ułatwić zarządzanie osobami w wielu projektach, umieść informacje o wszystkich uczestnikach projektu w jednym pliku projektu. Ten plik pełni funkcję puli zasobów. Z pliku puli zasobów można udostępniać zasoby w różnych projektach (bez programu Project Server).

Określenie kosztów projektu

Określenie kosztów projektu może być trudne dla każdego kierownika projektu. Program Project może to ułatwić. Poznaj porady ułatwiające utrzymanie się w granicach budżetu.

Wybranie odpowiedniego widoku harmonogramu

Znalezienie odpowiedniego widoku pozwala zwiększyć czytelność złożonego harmonogramu. Wykres Gantta to jeden z widoków przedstawiających postęp projektu. Można też użyć widoku Kalendarz, diagramu sieciowego lub osi czasu w celu przedstawienia szczegółowych informacji na różnych poziomach.

Śledzenie postępu harmonogramu

Po utworzeniu początkowego harmonogramu warto zacząć sprawdzać, jak to działa. Utworzenie planu bazowego i użycie odpowiednich widoków ułatwi ci śledzenie postępów projektu.

Śledzenie wartości procentowych wykonania zadań

Śledzenie postępu może wydawać się skomplikowane, ale oto szybki sposób na pokazanie procentu ukończenia przy użyciu paska postępu na wykresie Gantta.

Rozwiązywanie problemów z alokacją zasobów

Aby uzyskać najlepszą wydajność i wyniki z zasoby, musisz zarządzać obciążeniami zasobów, aby uniknąć nadmiernych alokacji i niedostatecznej alokacji.

Określanie daty zakończenia projektu

Największym problemem menedżera projektu jest ryzyko niedotrzymania daty zakończenia po wprowadzeniu zmian w harmonogramie. Poznaj strategie pozwalające na zachowanie kontroli nad datą zakończenia projektu.

Utworzenie raportu o stanie projektu

Komunikacja często jest trudna — zwłaszcza wtedy, gdy raport zawiera złe wiadomości. W celu ułatwienia komunikacji z uczestnikami i kierownikami program Project udostępnia atrakcyjne i profesjonalne raporty, które można utworzyć i wysłać w kilku prostych krokach.

Zarządzanie kosztami projektu

Czy budżet został przekroczony? Czy konieczne jest dostosowanie kosztów? Dowiedz się, jak rozwiązać problemy z kosztami w harmonogramie.

Wyświetlanie raportów z analizą wartości wypracowanej

Wartość wypracowana jest zaawansowaną metodą śledzenia. Nie jest ona jednak przeznaczona tylko dla specjalistów. Ty też możesz monitorować projekt za jej pomocą.

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyko jest obecne na każdym etapie projektu. Dowiedz się, jak odpowiednio wcześnie przewidywać problemy i reagować na nie, zanim spowodują poważne szkody.

Praca z wieloma projektami

Program Project udostępnia narzędzia ułatwiające zarządzanie współzależnościami między projektami, a nawet zadaniami w jednym projekcie, które są zależne od ukończenia innego projektu.