Przewodnik po projektowaniu raportów

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

TE102750819 oferuje szereg narzędzi ułatwiających szybkie tworzenie atrakcyjnych, łatwych do odczytania raportów umożliwiających prezentowanie danych w sposób najlepiej odpowiadający potrzebom użytkowników. Za pomocą poleceń na karcie Tworzenie można utworzyć prosty raport jednym kliknięciem. Za pomocą Kreatora raportów można utworzyć bardziej skomplikowany raport lub utworzyć raport, dodając wszystkie dane i elementy formatowania samodzielnie. Bez względu na wybraną metodę w celu wyświetlenia danych w odpowiedni sposób będzie konieczne wprowadzenie co najmniej kilku zmian w projekcie raportu. W tym artykule opisano ogólny proces projektowania raportu, a następnie pokazano, jak dodać do raportu określone elementy projektu.

W tym artykule

Decydowanie o sposobie układania raportu

Wyrównywanie danych przy użyciu układów kontrolnych

Dodawanie lub usuwanie raportów lub sekcji nagłówków i stopek strony

Porady dotyczące formatowania różnych typów danych

Decydowanie o sposobie układania raportu

Projektując raport, należy najpierw zastanowić się, jak chcesz rozmieścić dane na stronie i jak dane są przechowywane w bazie danych. W trakcie projektowania możesz nawet odkryć, że rozmieszczenie danych w tabelach nie pozwoli na utworzenie odpowiedniego raportu. Może to być wskazanie, że tabele nie są znormalizowane — oznacza to, że dane nie są przechowywane w sposób najbardziej efektywny.

Tworzenie szkicu raportu

Ten krok nie jest wymagany — może się okazać, że Kreator raportów programu Access lub narzędzie raportu (oba te informacje są dostępne na karcie Tworzenie w grupie raporty ). Jeśli jednak zechcesz zaprojektować Raport bez korzystania z tych narzędzi, możesz sprawdzić, czy raport na arkuszu papieru jest konspektem, rysując pole, w którym każde pole zawiera nazwę pola w każdym polu. Możesz też użyć programów, takich jak Word lub Visio, aby utworzyć makieta raportu. Niezależnie od używanej metody upewnij się, że jest uwzględniana wystarczająca liczba wierszy, aby wskazać sposób powtarzania danych.

Wypełniony formularz pokrywający wstępny szkic

Na przykład można użyć wiersza z informacjami o produkcie, a następnie kilka powtarzających się wierszy dla sprzedaży tego produktu i w końcu wierszem sumy sprzedaży dla tego produktu. Następnie sekwencja jest powtarzana dla następnego produktu i tak dalej, aż do końca raportu. Być może raport jest prostą listą danych w tabeli, w którym szkic może zawierać tylko serię wierszy i kolumn.

Uwaga: Ta technika jest również bardzo przydatna w przypadku projektowania raportu dla kogoś innego. W takim przypadku druga osoba może narysować szkic przed rozpoczęciem pracy.

Po utworzeniu szkicu Określ tabelę lub tabele zawierające dane, które mają być wyświetlane w raporcie. Jeśli wszystkie dane znajdują się w jednej tabeli, można utworzyć raport bezpośrednio na tej tabeli. Często dane, które mają zostać zapisane, są przechowywane w kilku tabelach, które trzeba ściągnąć razem w kwerendzie, zanim będzie można je wyświetlić w raporcie. Zapytanie może być osadzone we właściwości RecordSource raportu lub można utworzyć oddzielne, zapisane zapytanie i oprzeć je na tym raporcie.

Wybieranie danych do umieszczenia w poszczególnych sekcjach raportu

Każdy raport zawiera co najmniej jeden temat raportu. Sekcja, która jest obecna w każdym raporcie, to sekcja szczegółów. Ta sekcja jest powtarzana dla każdego rekordu w tabeli lub kwerendzie, na podstawie której utworzono raport. Inne sekcje są opcjonalne i powtarzają się rzadziej i zazwyczaj są używane do wyświetlania informacji typowych dla grupy rekordów, strony raportu lub całego raportu.

W poniższej tabeli opisano miejsce, w którym znajdują się poszczególne sekcje i w jaki sposób sekcja jest zwykle używana.

Sekcja

Lokalizacja

Typowa zawartość

Sekcja nagłówka raportu

Występuje tylko raz, u góry pierwszej strony raportu.

  • Tytuł raportu

  • Zastosowanie

  • Data bieżąca

Sekcja stopka raportu

Jest wyświetlany po ostatnim wierszu danych powyżej sekcji stopka strony na ostatniej stronie raportu.

Sumy raportów (sumy, zliczenia, średnie itd.)

Sekcja nagłówka strony

Pojawi się w górnej części każdej strony raportu.

  • Tytuł raportu

  • Numer strony

Sekcja stopki strony

Pojawi się u dołu każdej strony raportu.

  • Data bieżąca

  • Numer strony

Sekcja nagłówka grupy

Jest wyświetlany tuż przed grupą rekordów.

Pole, według którego są grupowane

Sekcja stopki grupy

Pojawia się tuż za grupą rekordów.

Sumy grup (sumy, zliczenia, średnie itd.)

Aby uzyskać informacje na temat dodawania lub usuwania sekcji nagłówka i stopki raportu albo sekcji stopek i nagłówków stron, zobacz sekcję Dodawanie lub usuwanie raportu albo sekcje nagłówka i stopki strony w tym artykule. Sekcje nagłówka i stopki grupy można dodawać przy użyciu okienka grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku układu lub w widoku projektu.

Wybieranie sposobu rozmieszczenia danych szczegółowych

Większość raportów jest uporządkowana w formie tabelarycznej lub stosowej, ale TE102750819 zapewnia elastyczność korzystania ze wszystkich rozmieszczenia rekordów i pól.

Układ tabelaryczny    Układ tabelaryczny jest podobny do arkusza kalkulacyjnego. Etykiety są w poprzek górnej krawędzi, a dane są wyrównane w kolumnach poniżej etykiet. Tabelaryczne oznacza wygląd danych w postaci tabeli. Jest to typ raportu, który TE102750819 utworzyć po kliknięciu pozycji raport w grupie raporty na karcie Tworzenie . Układ tabelaryczny jest dobry do użycia, jeśli raport zawiera stosunkowo małą liczbę pól, które mają być wyświetlane w prostym formacie listy. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony za pomocą układu tabelarycznego.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie tabelarycznym

Układ stosowy    Układ stosowy jest podobny do formularza wypełnianego podczas otwierania konta bankowego lub nabycie zakupu w sklepie internetowym. Każdy element danych jest oznaczony etykietą, a pola są ułożone na stosie. Ten układ jest odpowiedni dla raportów zawierających zbyt wiele pól, które mają być wyświetlane w formacie tabelarycznym — czyli szerokość kolumn przekroczyłaby szerokość raportu. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony za pomocą układu stosowego.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie stosowym

Uwaga: W Kreatorze raportów ten układ jest nazywany układem kolumnowym.

Układ mieszany    Możesz mieszać elementy tabelaryczne i układy stosowe. Na przykład dla każdego rekordu można ułożyć niektóre pola w poziomym wierszu u góry sekcji szczegółów i rozmieścić inne pola z tego samego rekordu w jednym lub kilku układach ułożonych pod pierwszym wierszem. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony za pomocą układu mieszanego. Pola Identyfikator, nazwisko i imię są rozmieszczone w układzie kontrolki tabelarycznej, a pola tytuł zadania i telefon służbowy są rozmieszczone w układzie stosowym. W tym przykładzie linie siatki służą do przedstawiania wizualnego separacji pól dla każdego pracownika.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie mieszanym

Układ wyjustowany    Jeśli tworzysz raport za pomocą Kreatora raportów, możesz użyć odpowiedniego układu. W tym układzie jest używana Pełna szerokość strony w celu wyświetlania rekordów w sposób możliwie najbardziej kompaktowy. Oczywiście można osiągnąć te same wyniki bez korzystania z Kreatora raportów, ale może to być proces painstaking, aby dokładnie wyrównać pola. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony za pomocą odpowiedniego układu Kreatora raportów.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie wyjustowanym

Układ wyjustowany to dobry układ, który ma być używany, jeśli w raporcie jest wyświetlana duża liczba pól. W powyższym przykładzie, jeśli używasz układu tabelarycznego do wyświetlania tych samych danych, pola rozszerzają krawędź strony. Jeśli korzystasz z układu skumulowanego, każdy z nich zajmuje znacznie więcej miejsca w pionie, co powoduje odpadki papieru i sprawia, że raport jest trudniejszy do odczytania.

Początek strony

Wyrównywanie danych przy użyciu układów kontrolnych

Układy sterowania to prowadnice, które można dodać do raportu, gdy jest on otwarty w widoku układu lub w widoku projektu. TE102750819 automatycznie dodaje układy kontrolne podczas tworzenia raportu za pomocą Kreatora raportów lub podczas tworzenia raportu przez kliknięcie przycisku raport w grupie raporty na karcie Tworzenie . Układ kontrolny przypomina tabelę, z której każda komórka może zawierać etykietę, pole tekstowe lub dowolny inny typ kontrolki. Poniższa ilustracja przedstawia układ kontrolki tabelarycznej w raporcie.

Podstawowy tabelaryczny układ formantów

Pomarańczowa linia wskazuje wiersze i kolumny układu kontrolki, które są widoczne tylko wtedy, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub w widoku projektu. Układy sterowania pomagają w osiągnięciu równomiernego wyrównania danych w wierszach i kolumnach, a także ułatwiają dodawanie, zmienianie rozmiaru i usuwanie pól. Za pomocą narzędzi w grupach tabel i stanowisk na karcie rozmieszczanie (dostępnych w widoku układu lub w widoku projektu) można zmienić jeden typ układu kontrolek na inny, a kontrolki można usunąć z układów, aby można było zmienić położenie kontrolki w miejscu, w którym ma się pojawić raport.

Początek strony

Dodawanie lub usuwanie raportów lub sekcji nagłówków i stopek strony

Jak wspomniano wcześniej w tym artykule, nagłówki i stopki zawierają sekcje raportów, których można używać do wyświetlania informacji typowych dla całego raportu lub do każdej strony raportu. Możesz na przykład dodać sekcję stopka strony, aby wyświetlić numer strony u dołu każdej strony, lub dodać sekcję nagłówka raportu w celu wyświetlenia tytułu całego raportu.

Dodawanie raportu lub sekcji nagłówka strony i stopek

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Sprawdzanie, które sekcje są już dostępne w raporcie. Sekcje rozdzielone są na poziome paski cieniowane, nazywane selektorami sekcji. Etykiety w selektorze sekcji wskazują, co znajduje się w sekcji bezpośrednio pod nią.

    Raport w widoku projektu

    Każdy raport zawiera sekcję szczegółów i może także zawierać sekcje nagłówek raportu, nagłówek strony, stopka strony i stopka raportu. Ponadto jeśli w raporcie znajdują się poziomy grupowania, mogą zostać wyświetlone nagłówki lub stopki grup (na przykład plik jako nagłówek widoczny na poprzedniej ilustracji). Domyślnie nagłówki i stopki grupy są nazywane za pomocą nazwy pola lub wyrażenia, które jest podstawą grupy. W tym przypadku nazwa pola grupowania to "plik jako".

  3. Aby dodać do raportu sekcje nagłówka i stopki oraz sekcje nagłówków i stopek raportu, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie nagłówek/stopKa strony lub Nagłówek raportu/Stopka .

    Przestroga: Jeśli sekcja jest już obecna w raporcie, program Access wyświetli ostrzeżenie, że usunie istniejącą sekcję i zawarte w niej kontrolki.

    Teraz możesz przenosić istniejące kontrolki lub dodawać nowe kontrolki do nowych sekcji.

TE102750819 zawsze dodaje sekcje nagłówka i stopki strony lub raportu w parach. Oznacza to, że nie można dodać sekcji nagłówka strony lub raportu bez dodawania odpowiedniej sekcji stopki. Jeśli nie potrzebujesz obu sekcji, nie możesz usunąć sekcji, ale możesz zmienić rozmiar nieużywanej sekcji na wysokość zero (0), aby uniknąć dodawania do raportu dodatkowych odstępów w pionie. Umieść wskaźnik u dołu nieużywanej sekcji, aż zmieni się w strzałkę z dwoma grotami w Strzałka dwukierunkowa , a następnie przeciągnij w górę, aż sekcja zostanie ukryta. Jeśli w sekcji znajdują się jakieś kontrolki, należy je usunąć, aby można było całkowicie ukryć sekcję.

Usuwanie sekcji raportu lub nagłówka strony i stopek

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie nagłówek/stopKa strony lub Nagłówek raportu/Stopka .

Jeśli usuniesz parę nagłówków i stopek, a te sekcje zawierają kontrolki, TE102750819 ostrzega, że usunięcie sekcji spowoduje również usunięcie kontrolek i nie będzie można cofnąć akcji. Kliknij przycisk tak , aby usunąć sekcje i usunąć formanty, lub kliknij przycisk nie , aby anulować operację.

Początek strony

Porady dotyczące formatowania różnych typów danych

Podczas tworzenia raportu przy użyciu narzędzia raport (dostępnego na karcie Tworzenie w grupie raporty ) lub za pomocą Kreatora raportów TE102750819 dodaje pola do raportu za Ciebie i tworzy najbardziej odpowiednią kontrolkę do wyświetlenia Każde pole na podstawie typu danych pola. Jeśli dodajesz pola do raportu, preferowaną metodą jest przeciągnięcie każdego pola z listy pól do raportu. Podobnie jak w przypadku Kreatora raportów lub Narzędzia raportującego, TE102750819 tworzy dla każdego pola najbardziej odpowiednią kontrolę, w zależności od typu danych pola. W przypadku większooci typów danych jest to pole tekstowe z najbardziej odpowiednią (domyślną) kontrolką.

W poniższych sekcjach przedstawiono porady dotyczące formatowania niektórych typów danych specjalnych Case.

Pola wielowartościowe    Domyślnym formantem dla pola wielowartościowego jest pole kombi. Może to wyglądać jak dziwne rozwiązanie dla kontrolki w raporcie, ponieważ nie można kliknąć strzałki w polu kombi w raporcie. Jednak w kontekście raportu pole kombi zachowuje się jak pole tekstowe. Strzałka jest widoczna tylko w widoku projektu.

Jeśli pole zawiera wiele wartości, te wartości są oddzielone przecinkami. Jeśli pole kombi jest dostatecznie szerokie, aby można było wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu, a właściwość CanGrow pola kombi jest ustawiona na wartość tak, wartości są zawijane do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow dla kontrolki, Otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości kontrolki. Właściwość CanGrow znajduje się na karcie Formatowanie i na karcie wszystkie w arkuszu właściwości dla kontrolki.

Pola tekstu sformatowanego    Domyślną kontrolką pola tekstu sformatowanego jest pole tekstowe. Jeśli pole tekstowe nie jest dostatecznie szerokie, aby wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu, a właściwość CanGrow pola tekstowego jest ustawiona na tak, wartości są zawijane do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow dla kontrolki, Otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości kontrolki. Właściwość CanGrow znajduje się na karcie Formatowanie i na karcie wszystkie w arkuszu właściwości dla kontrolki.

Pole tekstu sformatowanego ułatwia formatowanie tekstu na różne sposoby. Na przykład kilka wyrazów w polu może być podkreślone, a kilka innych wyrazów w tym samym polu może być kursywą. Możesz jednak nadal ustawiać ogólny styl formatowania dla pola tekstowego zawierającego tekst sformatowany. Formatowanie pola tekstowego ma zastosowanie tylko do tekstu, który nie został jeszcze sformatowany przy użyciu tekstu sformatowanego.

Ustawianie stylów formatowania pola tekstowego, w którym jest wyświetlane pole tekstu sformatowanego

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu .

  2. Kliknij pole tekstowe, w którym jest wyświetlane pole tekstu sformatowanego, a następnie na karcie Formatowanie w grupie czcionka kliknij styl formatowania, który chcesz zastosować.

    TE102750819 stosuje formatowanie do całego tekstu w polu tekstu sformatowanego, które nie miało jeszcze takiego typu (ale nie wartości) formatowania zastosowanego w widoku obsługującego wprowadzanie danych, takiego jak widok arkusza danych dla tabeli lub kwerendy lub widoku formularza dla formularza. Jeśli na przykład część tekstu w polu jest sformatowana przy użyciu czerwonego koloru czcionki, a w polu tekstowym zostanie zastosowany niebieski kolor czcionki, TE102750819 zmieni się na niebieski tekst z wyjątkiem tego, który został osobno sformatowany jako czerwony. Jako inny przykład, jeśli część tekstu w polu jest sformatowana przy użyciu 11-punktowego rozmiaru czcionki, a w polu tekstowym zastosowano 14-punktową czcionkę, TE102750819 zastosuje 14-punktowy rozmiar czcionki do wszystkich tekstów z wyjątkiem tych, które zostały sformatowane oddzielnie w witrynie 11 poin TS.

    Pola załączników    W polach załączników jest używana specjalna kontrolka, która nie jest używana dla żadnych innych typów danych. Możesz dołączyć wiele plików do rekordu przy użyciu jednego pola załącznika, ale pole może wyświetlać tylko informacje o jednym załączniku naraz. Domyślnie w formancie załącznika jest wyświetlana ikona lub obraz, w zależności od typu pliku załącznika wyświetlanego obecnie przez kontrolkę. Jeśli chcesz, możesz ustawić właściwości kontrolki załącznika, tak aby wszystkie dołączone pliki były wyświetlane jako ikony lub w polu po prostu wyświetlić ikonę spinacza oraz liczbę załączników. Zakładając, że w raporcie jest już używana kontrolka załącznika, można wykonać poniższą procedurę, aby dostosować właściwości kontrolki do różnych zastosowań kontrolki.

Ustawianie właściwości wyświetlania pola załącznika

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu .

  2. Kliknij kontrolkę załącznika. Jeśli arkusz właściwości nie jest jeszcze wyświetlony, naciśnij klawisz F4, aby go wyświetlić. W arkuszu właściwości kliknij kartę Formatowanie .

    Poniższa tabela służy jako przewodnik ustawiania właściwości kontrolki załącznika.

    Właściwość

    Ustawienie

    Wyświetlanie jako

    • Obraz/ikona wyświetla grafikę jako obrazy i wszystkie inne pliki jako ikony. Jest to ustawienie domyślne.

    • Ikona wyświetla wszystkie pliki jako ikony.

    • Ikona spinacza powoduje wyświetlenie ikony spinacza oraz liczby załączników w nawiasach.

    Obraz domyślny

    Aby obraz domyślny był wyświetlany w kontrolce załącznika, gdy nie ma dołączonych plików, kliknij pozycję Przycisk Konstruktor w polu właściwości, przejdź do odpowiedniego obrazu, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    Uwaga: Obraz domyślny nie jest wyświetlany, jeśli właściwość Wyświetl jako właściwości jest ustawiona na symbol spinacza.

    Wyrównanie obrazu

    Wybierz z listy odpowiednie wyrównanie. Ustawienie domyślne to Center. Dostosowanie tego ustawienia może dać nieoczekiwane wyniki, w zależności od ustawienia właściwości tryb rozmiaru obrazu .

    Tryb rozmiaru obrazu

    To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy właściwość Wyświetl jako właściwości jest ustawiona na obraz/ikonę.

    • Obraz zostanie wyświetlony w rozmiarze rzeczywistym. Obraz jest przycięty, jeśli jest zbyt duży, aby zmieścił się w kontrolce.

    • Rozciągnij obraz, aby wypełniać całą kontrolkę.

      Uwaga: Jeśli kontrolka załącznika nie ma takiego samego rozmiaru jak obraz, użycie tego ustawienia spowoduje zniekształcenie obrazu, co sprawia, że zostanie on rozciągnięty w pionie lub w poziomie.

    • Powiększenie powoduje wyświetlenie obrazu w możliwie największym stopniu bez przycinania obrazu ani zniekształcania go. Jest to ustawienie domyślne.

  3. Jeśli używasz kontrolki do wyświetlania grafiki, Dostosuj rozmiar kontrolki załącznika, aby zobaczyć odpowiednią ilość szczegółów.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×