Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

W tym artykule pokazano, jak przenoszenie danych z programu Excel do programu Access i konwertowanie danych na tabele relacyjnych tak, aby można było używać programu Microsoft Excel i Access razem. Podsumowując, Access najlepiej rejestrowania, przechowywania, kwerendy i udostępniania danych, a program Excel jest najbardziej przydatna w przypadku obliczania, analizowanie i wizualizowanie danych.

Dwa artykuły, za pomocą programu Access lub zarządzanie danymi w programie Excel i 10 pierwszych powodów, dla których należy używać programu Access z programem Exceldyskusji programu, który najlepiej nadaje się do określonego zadania i jak przy użyciu programu Excel i Access utworzyć rozwiązanie praktycznych.

Podczas przenoszenia danych z programu Excel do programu Access istnieją trzy podstawowe kroki procesu.

Trzy podstawowe kroki

Uwaga: Aby uzyskać informacje na modelowanie danych i relacje w programie Access zobacz podstawowe informacje o projekcie bazy danych.

Krok 1: Importowanie danych z programu Excel do programu Access

Importowanie danych jest operacji, które można umieścić wiele sprawniej, jeśli Poświęć trochę czasu na przygotowanie i oczyszczania danych. Importowanie danych jest takich jak przenoszenie do nowej strony głównej. Jeśli czyszczenie i organizować rzeczy, które przed Przenieś rozliczania w nowym domu jest o wiele łatwiejsze.

Oczyszczania danych przed zaimportowaniem

Przed zaimportowaniem danych do programu Access w programie Excel jest dobrym pomysłem jest:

  • Komórki zawierające dane-at (oznacza to, że wielu wartości w jednej komórce) są konwertowane na wiele kolumn. Na przykład komórki w kolumnie "Umiejętności", która zawiera wiele wartości kwalifikacji, takich jak "Programowania C#," "Programowania w języku VBA" i "Projektu sieci Web" powinny być podzielone do oddzielania kolumn, aby zawierał każdego kwalifikacji tylko jedną wartość.

  • Polecenie PRZYTNIJ umożliwia usuwanie interlinii, końcowe i wielu spacje.

  • Usuń znaki niedrukowane.

  • Znajdowanie i poprawianie błędów pisowni i znaki interpunkcyjne.

  • Usuwanie zduplikowanych wierszy lub zduplikowane pola.

  • Upewnij się, że kolumny danych nie zawierają mieszanych formatów, zwłaszcza liczby sformatowane jako tekst i dat sformatowanych jako liczby.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz następujące tematy Pomocy programu Excel:

Uwaga: Jeśli dane czyszczenia potrzeb są złożone lub nie masz czasu lub zasoby, aby zautomatyzować samodzielnie, warto rozważyć użycie dostawców. Aby uzyskać więcej informacji wyszukiwanie "oprogramowania czyszczenia danych" lub "jakości danych" według z ulubionej wyszukiwarki w przeglądarce sieci Web.

Wybierz najlepszy typ danych podczas importowania

Podczas operacji importu w programie Access ma być dobrych decyzji, aby odbierać kilka (jeśli istnieją) błędów konwersji, które wymagają ręczne. W poniższej tabeli przedstawiono, jak typy danych programu Access i formatów liczb programu Excel są konwertowane podczas importowania danych z programu Excel do programu Access i udostępnia kilka porad dotyczących zalecane typy danych do wyboru w Kreatorze Importowanie arkusza kalkulacyjnego.

Formatowanie liczb w programie Excel

Typ danych programu Access

Komentarze

Najważniejsze wskazówki

Tekst

Tekst i Nota

Typ danych tekst dostępu są przechowywane dane alfanumeryczne więcej niż 255 znaków. Typ danych Nota dostępu są przechowywane dane alfanumeryczne maksymalnie 65 535 znaków.

Wybierz pozycję Nota unikać obcinanie jakichkolwiek danych.

Liczba, wartość procentową ułamkowe

Liczba

Program Access zawiera jedną typ danych Liczba, która zmienia się na podstawie rozmiar pola właściwości (bajtowa liczba całkowita, liczba całkowita długa jeden, podwójne, dziesiętną).

Wybierz pozycję podwójne Aby uniknąć błędów konwersji wszelkie dane.

Data

Data

Program Access i Excel tę samą liczbę liczba kolejna daty zarówno służy do przechowywania daty. W programie Access jest większy zakres dat: od-657 434 (1 styczeń 100 A.D.) do 2 958 465 (31 grudnia 9999 r. N.E.).

Access nie rozpoznaje system daty 1904 (używane w programie Excel dla komputerów Macintosh), należy więc Konwertowanie dat w programie Excel lub Access, aby uniknąć zamieszania.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz Zmienianie system daty, formatowanie lub dwóch cyfr roku interpretacji i Importowanie lub łączenie danych w skoroszycie programu Excel.

Wybierz datę.

Godzina

Godzina

Program Access i Excel zawierają wartości czasu przy użyciu tego samego typu danych.

Wybierz godzinę, którym zwykle jest to ustawienie domyślne.

Waluta, księgowe

Waluta

W programie Access typ danych Waluta są przechowywane dane jako 8-bajtowe liczby z dokładnością do czterech miejsc dziesiętnych i służy do przechowywania danych finansowych i zapobiec zaokrąglania wartości.

Wybierz pozycję walutowe, którym zwykle jest to ustawienie domyślne.

Boolean

Tak/Nie

Dostęp do zastosowań -1 dla wszystkich wartości tak i 0 w polach żadnych wartości, dlatego program Excel korzysta z 1 dla wartości TRUE wszystkie i 0 dla wszystkich wartości FALSE.

Wybierz pozycję Tak/nie, która konwertuje automatycznie wartości źródłowych.

Hiperlink

Hiperlink

Hiperłącza w programie Excel i Access zawiera adres URL lub adres sieci Web, które można kliknąć i wykonaj.

Wybierz hiperłącze, w przeciwnym razie dostęp może być używany typ danych tekst domyślnie.

Po zaimportowaniu danych w programie Access, możesz usunąć dane programu Excel. Należy pamiętać utworzyć kopię zapasową oryginalny skoroszyt programu Excel, najpierw zanim zostanie usunięta.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz temat Pomocy programu Access, Importowanie lub łączenie danych w skoroszycie programu Excel.

Automatyczne dołączanie danych łatwy sposób

Typowe użytkowników programu Excel problemu jest dołączanie danych za pomocą kolumn do jednego dużego arkusza. Na przykład może być śledzenia rozwiązanie, które rozpoczęła w programie Excel, ale teraz rozwinęła powinny zawierać pliki z wielu grupy robocze i działy zasobów. Dane te mogą się w różnych arkuszach i skoroszytach lub pliki tekstowe, które są strumieniowe źródła danych z innych systemów. Brakuje polecenia interfejsu użytkownika lub łatwy sposób, aby dołączyć podobne dane w programie Excel.

Najlepszym rozwiązaniem jest programu Access, w którym można łatwo importowanie i dołączanie danych w jedną tabelę przy użyciu Kreatora importu arkusza kalkulacyjnego. Ponadto można dołączyć wiele danych w jednej tabeli. Można zapisać operacji importu, dodaj je jako zaplanowane zadania programu Microsoft Outlook i nawet zautomatyzować za pomocą makra.

Krok 2: Normalizowanie danych przy użyciu Kreatora analizatora tabel

Na pierwszy rzut oka krokowe proces normalizowanie danych może wydawać się zniechęcającym zadaniem. Na szczęście normalizowanie tabele w programie Access jest procesem, który jest o wiele łatwiejsze, dziękuję, aby Kreator analizatora tabel.

Kreator analizatora tabel

1. przeciągnij zaznaczone kolumny do nowej tabeli i automatycznie utworzyć relacje

2. przy użyciu przycisku poleceń Zmienianie nazwy tabeli, Dodaj klucz podstawowy, utworzenia istniejącej kolumny klucza podstawowego i cofanie ostatniej akcji

Za pomocą tego kreatora wykonaj następujące czynności:

  • Konwertowanie tabeli na mniejszych tabelach i automatycznie utworzyć podstawowe i obce klucza relacji między tabelami.

  • Dodawanie klucza podstawowego z istniejącym polem, która zawiera wartości unikatowych lub utworzyć nowe pole Identyfikator, który jest używany typ danych Autonumerowanie.

  • Automatyczne tworzenie relacji w celu wymuszenia więzów integralności za pomocą aktualizacji kaskadowych. Usuwanie kaskadowe nie są automatycznie dodawane do zapobiec przypadkowym usuwanie danych, ale można łatwo dodawać kaskadowego później.

  • Wyszukaj nowe tabele zbędne lub zduplikowanych danych (na przykład tego samego klienta z dwóch różnych numerów) i aktualizować w razie potrzeby.

  • Wykonywanie kopii zapasowej oryginalnej tabeli i zmień jego nazwę, dołączając "_OLD" do jego nazwę. Następnie możesz utworzyć kwerendę, która rekonstruuje pierwotnej tabeli pod oryginalną nazwą tabeli, aby umożliwić działanie odpowiednich istniejących formularzy i raportów opartych na oryginalnej tabeli z nową strukturę tabeli.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz Umożliwia znormalizowanie danych przy użyciu analizatora tabel.

Krok 3: Łączenie z danymi programu Access z programu Excel

Po danych ma zostać znormalizowanych w programie Access i tabeli lub zapytania utworzono który rekonstruuje oryginalne dane, jego polega po prostu łączenie z danymi programu Access z programu Excel. Danych jest teraz w programie Access jako zewnętrznego źródła danych, a więc można łączyć w skoroszycie za pomocą połączenia danych, czyli kontenera informacji, które są używane do znajdowania, zalogować się do i uzyskać dostęp do zewnętrznego źródła danych. Informacje o połączeniu są przechowywane w skoroszycie, a także mogą być przechowywane w pliku połączenia, takie jak plik połączenia danych pakietu Office (ODC) (rozszerzenia nazwy pliku odc) albo nazwa źródła danych (DSN rozszerzenie). Po nawiązaniu połączenia z danymi zewnętrznymi, można również automatycznie odświeżanie (lub aktualizowanie) skoroszytu programu Excel z programu Access po każdym zaktualizowaniu danych w programie Access.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz Omówienie połączeń danych (importowania).

Przygotowanie danych do programu Access.

W tej sekcji przeprowadzi Cię przez następujące fazy normalizowanie danych: przerywanie wartości w kolumnach Sprzedawca i adres na ich najbardziej Atomowej części, oddzielając powiązanych tematów do własnych tabel, kopiując i wklejając te tabele z programu Excel do Dostęp tworzenia klucza relacji między nowo utworzone tabele programu Access i tworzenie i uruchamianie prostej kwerendy w programie Access do zwracania informacji.

Przykładowe dane w innych niż znormalizowanych formularza

Następujące arkusz zawiera-AT wartości w kolumnie Sprzedawca i kolumna adres. Obie kolumny należy można podzielić na dwie lub więcej oddzielnych kolumnach. W tym arkuszu zawiera także informacje dotyczące sprzedawców, produktów, klienci i zamówienia. Te informacje powinny być również podzielone Ponadto według tematu, na osobne tabele.

Sprzedawca

Identyfikator zamówienia

Data zamówienia

Identyfikator produktu

Ilość

Cena

Nazwa klienta

Adres

Telefon

Li Sibley

2349

3-09-4

C-789

3

$7.00

Firma E

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li Sibley

2349

3-09-4

C-795

6

$9.75

Firma E

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Olecka, Aneta

2350

3-09-4

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Olecka, Aneta

2350

3-09-4

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Olecka, Aneta

2350

3-09-4

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kowalski, Jan

2351

3-09-4

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Zapisz Międzyzdrojach, WA 98227

425-555-0222

Kowalski, Jan

2352

3-09-5

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kowalski, Jan

2352

3-09-5

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3-09-7

A-2275

6

$16.75

Firma E

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3-09-7

C-789

5

$7.00

Firma E

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacje w jego części najmniejszą: Atomowej danych

Praca z danymi w tym przykładzie, umożliwia polecenia tekst jako kolumny w programie Excel "Atomowej" rozdzielić komórki (na przykład adres, Miasto, Województwo i kod pocztowy) na osobne kolumny.

W poniższej tabeli przedstawiono nowe kolumny w tym samym skoroszycie, po ich podzielonego nawiązać Atomowej wszystkich wartości. Należy zauważyć, że informacje znajdujące się w kolumnie Sprzedawca zostało podzielone na kolumn imię nazwisko i i że informacje znajdujące się w kolumnie adres zostało podzielone na kolumny adres, Miasto, Województwo i kod POCZTOWY. Te dane są "pierwszego formularza Normalny".

Nazwisko

Imię

 

Ulica

Miasto

Stan

Kod pocztowy

Li

Sibley

Zapisz Harvard 2302

Międzyzdroje

WA

98227

Ciesielska

Aneta

1025 Brytyjska okręgu

Kirkland

WA

98234

Michalski

Dominik

Zapisz Harvard 2302

Międzyzdroje

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Przerywanie danych tematycznie zorganizowane w programie Excel

Kilka tabel z przykładowymi danymi, które należy wykonać wyświetlane te same informacje z arkusza programu Excel, po jej zostało podzielone na tabel dla sprzedawców produktów, klienci i zamówienia. Projekt tabeli nie jest ukończona, ale znajduje się na prawo śledzenia.

Tabela sprzedawców zawiera tylko informacje dotyczące sprzedaży personelu. Należy zauważyć, że każdy rekord ma unikatowy identyfikator (Sprzedawca ID). Zostanie użyte ustawienie wartość identyfikator sprzedawcy w tabeli zamówienia nawiązać zamówienia sprzedaży.

Sprzedawców

Identyfikator sprzedawcy

Nazwisko

Imię

101

Li

Sibley

103

Ciesielska

Aneta

105

Michalski

Dominik

107

Koch

Reed

Tabela Produkty zawiera tylko informacje o produktach. Należy zauważyć, że każdy rekord ma unikatowy identyfikator (identyfikator produktu). Aby nawiązać informacje o produkcie tabeli Szczegóły zamówienia zostanie użyta wartość Identyfikator produktu.

Produkty

Identyfikator produktu

Cena

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabela Klienci zawiera tylko informacje o klientach. Należy zauważyć, że każdy rekord ma unikatowy identyfikator (identyfikator klienta). Zostanie użyta wartość Identyfikator klienta nawiązać informacji o klientach w tabeli zamówienia.

Klienci

Identyfikator kontrahenta

Nazwa

Ulica

Miasto

Stan

Kod pocztowy

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

Zapisz Harvard 2302

Międzyzdroje

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Brytyjska okręgu

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Firma E

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

W tabeli Zamówienia zawiera informacje dotyczące zamówienia, sprzedawców, klientów i produktów. Należy zauważyć, że każdy rekord ma unikatowy identyfikator (identyfikator zamówienia). Niektóre informacje zawarte w tej tabeli należy można podzielić na dodatkowe tabelę, która zawiera szczegóły zamówienia, tak aby tabeli Orders zawiera tylko cztery kolumny — Identyfikator zamówienia unikatowe, Data zamówienia, identyfikator sprzedawcy i numer klienta. Tabeli pokazano w przykładzie nie ma jeszcze podzielić na tabeli Szczegóły zamówienia.

Zamówienia

Identyfikator zamówienia

Data zamówienia

Identyfikator sprzedawcy

Customer ID (Identyfikator klienta)

Identyfikator produktu

Ilość

2349

3-09-4

101

1005

C-789

3

2349

3-09-4

101

1005

C-795

6

2350

3-09-4

103

1003

A-2275

2

2350

3-09-4

103

1003

F-198

6

2350

3-09-4

103

1003

B-205

1

2351

3-09-4

105

1001

C-795

6

2352

3-09-5

105

1003

A-2275

2

2352

3-09-5

105

1003

D-4420

3

2353

3-09-7

107

1005

A-2275

6

2353

3-09-7

107

1005

C-789

5

Szczegóły zamówienia, takie jak identyfikator produktu i ilość są przenoszone z tabeli zamówienia i przechowywane w tabeli o nazwie Szczegóły zamówienia. Należy pamiętać o tym, czy 9 zamówienia, więc jest to właściwe rozwiązanie, czy 9 rekordów w tej tabeli. Notatki czy tabeli zamówienia ma unikatowy identyfikator (identyfikator zamówienia), które zostaną określone z tabeli Szczegóły zamówienia.

Ostateczne Projekt tabeli Orders powinna wyglądać podobnie do następujących czynności:

Zamówienia

Identyfikator zamówienia

Data zamówienia

Identyfikator sprzedawcy

Customer ID (Identyfikator klienta)

2349

3-09-4

101

1005

2350

3-09-4

103

1003

2351

3-09-4

105

1001

2352

3-09-5

105

1003

2353

3-09-7

107

1005

W tabeli Szczegóły zamówienia zawiera bez kolumn, które wymagają unikatowych wartości (oznacza to, że jest klucza podstawowego), co stanowi dla jednego lub wszystkich kolumn zawierają dane "zbędne". Jednak żadne dwa rekordy w tej tabeli powinny być całkowicie identyczne (ta reguła dotyczy żadnej tabeli w bazie danych). W tej tabeli powinny być 17 rekordów — każda odpowiada produktów w poszczególnych kolejności. Na przykład w kolejności 2349 trzy produkty C-789 zawiera jedną z dwóch części całego zamówienia.

W tabeli Szczegóły zamówienia dlatego wyglądać następująco:

Szczegóły zamówienia

Identyfikator zamówienia

Identyfikator produktu

Ilość

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiowanie i wklejanie danych z programu Excel do programu Access.

Teraz, gdy informacje o sprzedawców, klienci, produkty, zamówienia i Szczegóły zamówień ma zostały podzielone tematycznie osobnych w programie Excel, możesz skopiować dane bezpośrednio do programu Access, w której będzie tabel.

Tworzenie relacji między tabelami programu Access i uruchamianie kwerendy

Po przeniesieniu danych do programu Access można tworzyć relacje między tabelami, a następnie utworzyć kwerendy do zwracania informacji o różnych. Na przykład można utworzyć kwerendę, która zwraca identyfikator zamówienia i nazwiska sprzedawców zamówień wprowadzone między 3-09-05 i 3-09-08.

Ponadto można utworzyć formularze i raporty, aby ułatwić wprowadzanie danych i analizy sprzedaży.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Zawsze możesz zadać pytanie ekspertowi w społeczności technicznej programu Excel, uzyskać pomoc techniczną w społeczności witryny Answers bądź zasugerować nową funkcję lub ulepszenie w witrynie UserVoice dotyczącej programu Excel.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×