Praca z grafikami jest podstawową czynnością członka zespołu w usłudze Project Online.
Jak się wypełnia grafik?
-
Na pasku Szybkie uruchamianie kliknij pozycję Grafik.
Widok grafiku ma dwie strony i pasek podziału pośrodku tabeli.
Po lewej stronie znajduje się lista zadań, są tu też odnotowane zwolnienia lekarskie i urlopy.
Po prawej stronie wpisuje się rzeczywistą liczbę godzin poświęconych każdego dnia na wykonanie zadań.
Porady:
-
Przesuń pasek podziału widoczny na środku, aby wyświetlić większą część jednej ze stron widoku.
-
-
-
W widoku grafiku jest dostępnych wiele możliwości:
-
Po wprowadzeniu godzin w grafiku kolejnym krokiem jest przesłanie go do menedżera w celu zatwierdzenia.
Kliknij kartę Grafik na wstążce.
-
Kliknij pozycję Wyślij > Przekaż końcowy grafik.
Porada: Po wybraniu pozycji Przekaż końcowy grafik możliwość edycji grafiku zostanie zablokowana. Jeśli nie chcesz się jeszcze na to decydować, kliknij pozycję Prześlij postęp dla wszystkich zadań lub Prześlij postęp wybranych zadań.
Dlaczego grafiki są ważne?
Nikt nie lubi wypełniać grafików. Jeśli pracujesz nad wieloma zadaniami równocześnie, oszacowanie czasu poświęconego na poszczególne zadania może być trudne. Czasami też niełatwo jest stwierdzić, czy ustalona liczba godzin została rzeczywiście przepracowana. Można mieć wrażenie, że należałoby pracować dłużej albo że jest się z kolei zbyt obciążonym pracą. W obu przypadkach śledzenie liczby godzin pracy nie musi być przedmiotem specjalnego zainteresowania.
W zarządzaniu projektami priorytetem nie jest etyka pracy, choć oczywiście jest ona ważna. Celem jest wykonanie odpowiednich zadań w terminie i w ramach budżetu. Chodzi o to, aby praca w organizacji została wykonana przez odpowiednią liczbę osób, bez nadmiernego obciążania zasobów ani nieplanowanych kosztów.
Dane z grafików ułatwiają menedżerom projektów określenie liczby osób, które należy przypisać do podobnych zadań w przyszłych projektach. Dział kadr może skorzystać z tych danych, aby upewnić się, że odpowiednia liczba pracowników została przydzielona do określonych ról. Grafiki mogą się również stać opłacalnym narzędziem w przypadku osób rozliczanych godzinowo. Warto jednak pamiętać, że Twoje dane grafiku to nie wszystko...W szerszej perspektywie Twoja organizacja zyskuje wiele korzyści, których efektem jest lepsze planowanie i większa wydajność.
Ty również docenisz zalety lepszego planowania i zwiększenia wydajności, ponieważ nie będzie trzeba wpisywać niezliczonych nadgodzin poświęcanych na dotrzymanie terminu. Menedżer projektu będzie realistycznie podchodził do pracochłonności i rzeczywistej liczby osób potrzebnych do danego zadania — może nawet skończy się dodatkowa praca w weekendy!
Jak działają grafiki w usłudze Project Online?
Konfiguracją okresów grafików dla organizacji zajmuje się administrator. Na przykład każdy tydzień może mieć osobny grafik.
Gdy menedżer projektu przypisuje Cię do zadania, zadanie to jest wyświetlane w grafiku w okresie, na który zaplanowano jego realizację w planie projektu.
Wstawiasz rzeczywistą liczbę godzin pracy poświęconej na poszczególne zadania w danym okresie grafiku, a następnie przesyłasz te dane.
Do każdej osoby w usłudze Project Online jest przypisany menedżer grafiku (czasami więcej niż jeden). Menedżerem grafiku może być menedżer projektu lub inna osoba, taka jak menedżer zasobów, który jest odpowiedzialny za kadry w organizacji.
Menedżer grafiku otrzymuje i przegląda przekazany przez Ciebie grafik. Jeśli wszystko się zgadza, grafik jest zatwierdzany. Jeśli grafik jest niezgodny z oczekiwaniami, menedżer grafiku może go odrzucić i skomentować przyczyny takiego odrzucenia.
Jeśli grafik zostanie zatwierdzony, przesłane informacje dotyczące czasu są uwzględniane w łącznej liczbie godzin pracy nad zadaniem i o tę wartość jest pomniejszana ilość pracy pozostałej do wykonania. Dane te są rejestrowane w ogólnym planie projektu, dzięki czemu menedżer projektu może dokładnie ocenić, czy projekt przebiega zgodnie z planem.
NASTĘPNY KROK...
Następnie zapoznaj się z tematem Krok 3. Aktualizowanie postępu.
