Projekty dokumentu przy użyciu programu Project 2007

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Okładka książki Project 2007 Inside Out

Program Microsoft Office Project 2007 na zewnątrz
Przez Teresa S. piec

Teresa S. pieca to ekspert zarządzający projektem, który przeprowadził konsultacje z zespołem programu Microsoft Office Project od wersji 4. Jest to Projektant z instrukcjami i wielokrotnie nagradzający pracę z ponad dwiema dekadami w zakresie komunikacji technicznej. Teresa jest autorem wiele Podręczniki użytkownika, samouczki i systemów pomocy, a także więcej niż dziesiąte książki komputerowe, w tym program Microsoft Office project 2003 w wersji i Microsoft project w wersji 2002.

Aby dowiedzieć się więcej o innych książkach w pakiecie Microsoft Office System 2007, odwiedź witrynę Microsoft Press.

W tym dokumencie

Skupienie się na wizji projektu

Definiuj zakres

DoŁączanie dokumentacji projektu

Ponieważ centrum zarządzania projektami jest w trakcie planowania, nie zastanawia to, że procesy planowania nowego projektu umożliwiają wykonanie znacznej ilości pracy tylko w celu ustawienia etapu. Możesz zdefiniować duży obraz i uzyskać zgodę na zatwierdzanie specyfikacji produktu lub usługi, która jest tworzona, oraz dla granic definiujących ogólny zakres projektu. Po uzyskaniu tego wzroku możesz rozpocząć tworzenie projektu — planu projektu — za pomocą Microsoft Office Project 2007. Następnie należy rozdzielić cele projektu i zamierzenia na rzeczywiste fazy, punkty kontrolne i zadania tworzące szkielet tego systemu informacji o projekcie. Do planu projektu możesz dodać dokumentację pomocniczą, taką jak dokument widzenia lub strategii. Podobnie można dodać inne informacje uzupełniające, takie jak notatki lub hiperlinki, do poszczególnych zadań, punktów kontrolnych i faz. Wszystkie te informacje umożliwiają programowi Project planowanie centralnego repozytorium wszystkich informacji o projekcie.

Skupienie się na wizji projektu

Być może masz już jasny obraz, co się stało z Twoim projektem, a co będzie miało on ukończone działanie. Z drugiej strony projekt może nadal wydawać się nieco rozmyty, co najmniej wokół krawędzi. Nie zdarza się, że inni uczestnicy mają wyraźną wzrok, jeśli nie masz pewności, że już go znasz.

I nie są one pożądane, jeśli zachodzi podejrzenie, że jeden z jego oczekiwań jest wystarczająco zrozumiały, ale w celu wyczyszczenia dźwięku przez inne osoby

Celem tego ważnego punktu startowego jest wyraźne określenie projektu bez niejednoznaczności, aby wszyscy uczestnicy mogli rozmawiać nad tym samym projektem, te same oczekiwania i te same wyniki. Wyraźnie zdefiniowanie widoczności na początku uniemożliwia przekierowanie (i nie ma zajętego nakładu pracy) w środku projektu lub brak terminu na końcu.

Jak utworzyć wzrok? Użytkownik korzysta z najważniejszych osób, takich jak klienci, potencjalni użytkownicy, sponsorzy, kierownicy i członkowie zespołu projektu, aby uzyskać oczekiwania w projekcie. Być może trzeba będzie uzgodnić widoki powodujące konflikt i porządek obrad. W trakcie całego procesu użytkownik określi cele projektu oraz ich wymierne cele. Użytkownik zidentyfikuje założenia projektowe, określa potencjalne zagrożenia i przeprowadza plany awaryjne dla tych zagrożeń. Określisz również znane ograniczenia, takie jak budżet, czas lub zasoby.

Po zakończeniu tego planu projektu wysokiego poziomu i zapoznaniu się z niezbędną zgodą wszyscy uczestnicy będą wiedzieć, jak to się robi.

Początek strony

Definiuj zakres

W zdefiniowanym zakresie przegubuje się widocznością tworzonego produktu oraz projektem, który go utworzy. Gdy projekt zostanie wykonany i pojawią się problemy, zdefiniowany zakres może ułatwić podejmowanie decyzji. Definicja zakresu wskazuje, w jaki sposób kierunek rozważenia jest w rzeczywistości zadaniem tego projektu. Jeśli użytkownik nie pozostawi w zgodzie z uzgodnionym zakresem projektu, może wystąpić termin "narzut na grzbiet", w którym można się dokończyć wypłatą czasu, pieniędzy i zasobów w zadaniach i elementach dostarczanych, które nie są częścią pierwotnej wizji.

Nie oznacza to, że zakres nie zmienia się w trakcie projektu. Warunki biznesowe, planowanie rzeczywistych, budżetów, czasu, dostępności zasobów i wielu innych czynników mogą wymagać zmiany zakresu projektu od Midway do. Ponadto, ponieważ członkowie zespołu projektu współpracują nad swoimi zadaniami, prawdopodobnie generują nowe pomysły. NieMniej jednak dokument dotyczący zakresu ułatwia podejmowanie decyzji i zarządzanie zmianami w odpowiednim kierunku — zgodnie z ogólną strategią organizacji, powodem i celami projektu.

Opis zakresu produktu i zakresu projektu

Istnieją dwa typy zakresu: zakres produktu i zakres projektu. Najpierw należy zdefiniować zakres produktu, chyba że został on już zdefiniowany. Zakres produktu określa funkcje i funkcje produktu, które będą wynikiem projektu. Zakres produktu może być również częścią opisu produktu w karcie. Produkt może być rzeczowy, taki jak budowa nowego budynku biurowego lub projektowanie nowego statku powietrznego. Produkt może również stanowić rozwój usługi lub zdarzenia, na przykład wdrożenie nowego systemu komputerowego lub wdrożenie nowej inicjatywy szkoleniowej.

Niezależnie od typu produktu zakres produktu wskazuje specyfikacje i parametry, które malują szczegółowy obraz wyniku końcowego. Na przykład zakres produktu konstruowania nowego budynku pakietu Office może obejmować kwadratowy materiał filmowy, liczbę wątków, lokalizację oraz elementy projektu architektury.

Zakres projektu określa pracę, którą należy wykonać, aby pomyślnie ukończyć projekt, zgodnie ze specyfikacjami skojarzonego zakresu produktu. Zakres projektu określa, co nie będzie uwzględniane w projekcie. W przypadku wielu faz opracowywania produktów zakres projektu może określać, która faza obsługuje ten projekt. Na przykład projekt wdrożenia systemu komputerowego może określać, że jego zakres obejmuje rozwój infrastruktury i instalację nowego systemu komputerowego, ale nie zawiera dokumentacji i szkoleń dla nowych użytkowników systemu. Może też ustalić, że projekt obsługuje wszystkie aspekty produktu, od koncepcji do ukończenia końcowego etapu.

Opracowanie instrukcji SCOPE

W celu zdefiniowania zakresu projektu i przekazania go do innych zainteresowanych podmiotów, warto opracować i zarejestrować instrukcję SCOPE. W zależności od metod planowania organizacji niektóre elementy instrukcji SCOPE mogą być definiowane bardzo wcześnie, Czasami nawet przed przydzieleniem jako Menedżer projektu. Inne elementy mogą być definiowane tuż przed rozpoczęciem identyfikowania i sekwencjonowania zadań projektu. Instrukcje dotyczące zakresu powinny zawierać następujące elementy:

  • Uzasadnienie projektu     Instrukcja Scope powinna określać potrzeby biznesowe lub inne bodźce dla tego projektu. To uzasadnienie zapewnia dźwiękową podstawę do oceny przyszłych decyzji, w tym nieuniknionych handlu.

  • Opis produktu     Zakres powinien określać szczegóły dotyczące tworzonego produktu lub usługi. Uzasadnienie projektu i opis produktu powinny formułować cele projektu.

  • Ograniczenia lub ograniczenia projektu     Zakres powinien obejmować wszelkie ograniczenia związane z projektem. Czynniki, które mogą ograniczać możliwości projektu, obejmują konkretny budżet, postanowienia kontraktowe, dokładną datę zakończenia itd.

    Uwaga: Korzystamy z ograniczeń warunkowych w tej książce do oznaczania ograniczeń zadań, w tym rozdziale korzystamy z ograniczeń dotyczących terminów w celu odwoływania się do ogólnych ograniczeń projektów.

  • Założenia projektów     Zakres powinien zawierać wszystkie elementy uznawane za prawdziwe, rzeczywiste lub pewne — nawet wtedy, gdy mogą nie mieć miejsca — w celu umożliwienia dalszego opracowania planu projektu i przeniesienia do przodu. Ze względu na swój charakter założenia zwykle stanowią stopień ryzyka. Jeśli na przykład nie wiesz, czy budynek dla komercyjnego projektu budowlanego będzie wynosił 10 000 lub 15 000 stóp kwadratowych, musisz przyjąć jeden lub drugi ze względu na zaplanowanie. Ryzyko polega na tym, że inny wybór może się zakończyć. Możesz dostosować plan, gdy fakty są znane, ale inne zależności projektu mogą już być wprowadzone w tym miejscu.

    Uwaga:  Chociaż niektóre aspekty instrukcji SCOPE mogą pozostawać bez zmian w procesie planowania iteracyjnego, to nie musi to zrobić w przypadku ograniczeń i założeń dotyczących projektu. W miarę ścisłego zdefiniowania zakresu ograniczenia i założenia będą miały charakter jasny i są lepiej eksponowane. Podobnie, w miarę poruszania się po drogach w procesie planowania, cały zakres projektu przestanie być bardziej priorytetowy.

  • Elementy dostarczane projektu     Zakres powinien przedstawiać podprodukty poziomu podsumowania utworzone przez cały czas trwania projektu. Dostarczenie końcowego elementu dostarczanego podprojektu oznacza ukończenie całego projektu. Na tej liście można uwzględnić główne fazy projektu i punkty kontrolne, które będą przydatne po rozpoczęciu wprowadzania zadań do planu projektu.

  • Cele projektu     Zakres powinien wyliczać wymierne cele, które muszą być spełnione, aby projekt został uznany za pomyślny. Cele są mapowane do elementów dostarczanych i podlegają celom projektu zgodnie z opisem w polu uzasadnienie projektu i opis produktu. Aby mieć znaczące znaczenie, cele projektu muszą być Wymiernie określone w określony sposób, na przykład określona kwota dolara, konkretny przedział czasu lub określony poziom jakości.

    Uwaga:  Instrukcja Scope może także dotyczyć innych problemów z planowaniem projektów, takich jak komunikacja, zapewnienie jakości i zarządzanie ryzykiem. Może on definiować wymagania dotyczące raportowania i narzędzia do współpracy, które mają zostać zaimplementowane. Instrukcja Scope może także określać minimalny poziom jakości dopuszczalnych, definiować potencjalne zagrożenia związane z wyszczególnionymi ograniczeniami i założeniami, a także określać metody ustalania ryzyka.

Zakres produktu i zakres projektu są połączone intricately. Zakres projektu opiera się na jasnej definicji zakresu produktu. Zakres projektu jest spełniony w wyniku realizacji pracy reprezentowanej w planie projektu. W ten sam sposób należy spełnić zakres produktów, spełniając warunki określone w wymaganiach dotyczących produktu.

Wraz z wersją roboczą instrukcji SCOPE jest dokument, którego można używać do wyraźnego komunikowania się z innymi uczestnikami projektu. Ten projekt ułatwia Ci opróżnianie wzajemnych celów, pomylonie założeń i zagubione wymagania. W przypadku kontynuacji uściślania instrukcji SCOPE widoczność projektu jest honed do punktu, w którym wszyscy uczestnicy powinni mieć wspólne zrozumienie projektu. W związku z tym, że Wszyscy udziałowcy uczestniczyły w tworzeniu wizji, możesz mieć pewność, że wszyscy widzą, co robią, gdy zaczniesz wykonać plan projektu.

Początek strony

DoŁączanie dokumentacji projektu

Możesz Project 2007 centralny repozytorium, aby uzyskać całą ważną dokumentację dotyczącą projektu. Na przykład możesz dołączyć do planu projektu lub połączyć z nim instrukcję SCOPE, a także inne dokumenty, takie jak Analiza potrzeb, analiza rynku i Specyfikacja produktu.

Pokazywanie zadania sumarycznego projektu

Aby dołączyć dokumentację planowania do projektu, pierwszym krokiem jest wyświetlenie zadania sumarycznego projektu. Zadanie sumaryczne projektu może ostatecznie dostarczać datę podsumowania i informacje o kosztach projektu jako całość, ale może służyć jako lokalizacja załączonego lub połączonego dokumentu planowania. Aby wyświetlić zadanie sumaryczne projektu, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij pozycję Narzędzia, Opcje , a następnie kliknij kartę Widok.

  2. W obszarze Opcje konspektuzaznacz pole wyboru Pokaż zadanie sumaryczne projektu .

  3. Kliknij przycisk OK. Zadanie sumaryczne pojawi się w wierszu 0 wykresu Gantta (zobacz rysunek 1), które przyjmuje nazwę pliku jako nazwę zadania sumarycznego projektu. Jeśli chcesz zmienić nazwę, kliknij pole Nazwa zadania dla zadania sumarycznego projektu. Edytuj nazwę w polu wpisu powyżej arkusza zadań.

    dołączanie lub łączenie dokumentów planowania za pomocą zadania sumarycznego projektu

Kopiowanie dokumentu do pliku projektu

W programie Project 2007 można dołączyć dokumenty planistyczne utworzone w innych programach. Chociaż może to znacznie zwiększyć rozmiar pliku, należy pamiętać, że wszystkie informacje o projekcie są przechowywane w jednym miejscu. Aby uwzględnić dokumenty, wykonaj następujące czynności:

  1. Po zaznaczeniu zadania sumarycznego projektu kliknij pozycję Informacje o zadaniu na pasku narzędzi Standardowy , a następnie kliknij kartę notatki . Możesz również kliknąć dwukrotnie zadanie, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu sumarycznym . Na karcie notatki kliknij przycisk Wstaw obiekt .

  2. W oknie dialogowym Wstawianie obiektu wybierz opcję Utwórz z pliku , a następnie kliknij przycisk Przeglądaj .

  3. W oknie dialogowym przeglądanie wybierz dokument planowania projektu, który chcesz dołączyć do pliku projektu lub osadzić go. Kliknij przycisk Wstaw .

  4. Ponownie w oknie dialogowym Wstawianie obiektu zaznacz pole wyboru Wyświetl jako ikonę (zobacz rysunek 2).

    Jeśli dokument jest mały, należy usunąć zaznaczenie pola wyboru Wyświetl jako ikonę . WyCzyszczenie tego pola wyboru powoduje osadzenie zawartości pliku w polu notatki projektu, dzięki czemu można go odczytać bezpośrednio z niego.

    wybrany dokument zostanie osadzony w planie projektu
  5. Kliknij przycisk OK. Ikona dokumentu zostanie wyświetlona w obszarze notatki okna dialogowego Informacje o zadaniu sumarycznym (zobacz rysunek 3).

    Dwukrotne kliknięcie ikony powoduje otworzenie elementu w aplikacji źródłowej
  6. W oknie dialogowym Informacje o zadaniu sumarycznym kliknij przycisk OK. Wskaźnik uwagi zostanie wyświetlony na wykresie Gantta (zobacz rysunek 4).

    Wskaźnik uwag w powiązanym wierszu wykresu Gantta

Teraz, ilekroć zechcesz przejrzeć dokument, po prostu kliknij dwukrotnie wskaźnik notatki, aby otworzyć kartę notatki w oknie dialogowym Informacje o zadaniu sumarycznym . Następnie kliknij dwukrotnie ikonę dokumentu.

Uwaga:  Oprócz dołączania dokumentów do zadania sumarycznego projektu można dołączać dokumenty do zadań sumarycznych i poszczególnych zadań. Może to być przydatne w przypadku posiadania specyfikacji lub rysunków, które dodatkowo definiują zakres konkretnej podfazy lub określonego zadania. Możesz też dołączać do zadań punktów kontrolnych lub raportów punktów kontrolnych.

Hiperlinkowanie dokumentu do pliku projektu

Hiperłącze to inny sposób dołączania dokumentów dotyczących planowania do pliku projektu. Podłączanie jest metodą preferowaną, jeśli chcesz zachować zmiany rozmiaru pliku, i wiesz, że plan projektu i powiązane dokumenty planowania będą zawsze znajdować się w tym samym miejscu. Jest to również bardzo wydajna metoda szybkiego otwierania powiązanych dokumentów. Aby wstawić hiperlink, wykonaj następujące czynności:

  1. Po zaznaczeniu zadania sumarycznego projektu kliknij pozycję Wstaw hiperlink na pasku narzędzi Standardowy .

  2. W polu tekst do wyświetlenia wpisz opisową nazwę dokumentu, do którego chcesz utworzyć łącze, na przykład instrukcję SCOPE projektu.

  3. Znajdź i wybierz dokument planowania projektu, który chcesz połączyć z plikiem projektu (zobacz rysunek 5).

    ścieżka i nazwa wybranego dokumentu zostanie wyświetlona w polu adresu
  4. Kliknij przycisk OK. Wskaźnik hiperlinku pojawi się w polu wskaźniki wykresu Gantta (zobacz rysunek 6).

    wskaźnik hiperlinku pojawiający się w powiązanym wierszu wykresu Gantta

Teraz, ilekroć zechcesz przejrzeć dokument, wystarczy kliknąć wskaźnik hiperlinku. Dokument zostanie otwarty w osobnym oknie aplikacji.

Uwaga:  Oprócz tworzenia linków do dokumentów z zadania sumarycznego projektu można utworzyć hiperlink z zadań sumarycznych i pojedynczych zadań. Jeśli korzystasz z Microsoft Office Project Professional 2007 z usługą Microsoft Office Project Server dla kierownictwa projektu w przedsiębiorstwie, preferowaną metodą utrzymywania wszystkich dokumentów projektu jest użycie biblioteki dokumentów. Konfigurując Microsoft Office Project Web Access za pomocą programu Windows SharePoint Services, możesz skonfigurować i zarządzać biblioteką dokumentów. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu i inni uczestnicy będą mogli wyświetlać dokumenty za pośrednictwem przeglądarek sieci Web. Mogą także sprawdzać i wyewidencjonowywać dokumenty, zapewniając niezbędną kontrolę wersji.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×