Planowanie spotkania w aplikacji Microsoft Teams

Planowanie spotkania

Możesz zaplanować spotkanie w aplikacji Teams na kilka sposobów:

• W czacie jeden na jeden lub grupowym wybierz pozycję Zaplanuj spotkanie poniżej pola wiadomości, aby zarezerwować spotkanie z osobami na czacie. Nie można zaplanować spotkania z poziomu czatu spotkania.

• W kalendarza po lewej stronie aplikacji Teams wybierz pozycję Nowe spotkanie w prawym górnym rogu.

W formularzu planowania możesz wprowadzić tytuł spotkania, zaprosić uczestników i dodać szczegółowe informacje. Użyj Asystenta planowania, aby znaleźć godzinę odpowiednią dla wszystkich uczestników spotkania.

W Asystencie planowania możesz wyświetlać strefy czasowe, harmonogramy i dostępność uczestników w różnych przedziałach czasu. Na siatce Asystent planowania zostanie wyświetlony harmonogram poszczególnych uczestników. Cieniowane obszary pokazują, kiedy uczestnicy są zajęci lub mają wstępne spotkania. Obszary niezaznaczone pokazują, kiedy uczestnicy są wolni. 

Po zakończeniu wypełniania szczegółów wybierz pozycję Zapisz, aby zamknąć formularz planowania i zaprosić uczestników na spotkanie.

Dodawanie numeru telefonu  

Podaj numer telefonu i identyfikator konferencji, aby uczestnicy mogli dołączać do spotkania w aplikacji Teams. Jeśli planujesz spotkanie z programu Outlook, numer telefonu i identyfikator konferencji są automatycznie wyświetlane w zaplanowanym zaproszeniu na spotkanie. Aby dowiedzieć się, jak dodać te szczegóły podczas planowania w aplikacji Teams, zobacz Dodawanie numeru telefonu do spotkania w aplikacji Teams.

Przypisywanie kategorii do spotkania

Kod kolorów kalendarza zawierający kategorie. Podobnie jak w programie Outlook, do każdego spotkania w kalendarzu możesz przypisać jedną lub więcej kategorii. Kategorie można przypisywać na kilka sposobów:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy zdarzenie w kalendarzu i wybierz pozycję Kategoryzuj, a następnie wybierz kolor.

2. Podczas planowania spotkania wybierz pozycję Kategoria u góry formularza planowania.

   Uwaga: Obecnie kategorii nie można stosować do spotkań w kanale.

Zapraszanie osób spoza organizacji 

W aplikacji Teams można zapraszać osoby spoza organizacji, w tym osoby, które nie mają licencji usługi Teams. Aby utworzyć zaproszenie, potrzebujesz pełnych adresów e-mail wybranych osób.

1. Przejdź do pozycji Dodaj wymaganych uczestników. Jeśli dana osoba jest uczestnikiem opcjonalnym, wybierz pozycję Opcjonalny.

2. Wpisz pełny adres e-mail danej osoby (np. osoba@example.com).

3. Wybierz pozycję Zaproś. Osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do spotkania.

Zapraszanie osób za pomocą linku 

Aplikacja Teams umożliwia zapraszanie osób na spotkanie za pomocą linku do spotkania. Aby udostępnić ten link:

1. Utwórz spotkanie w aplikacji Teams.

2. Przejdź do kalendarza po lewej stronie aplikacji Teams i wybierz zaplanowane spotkanie.

3. Link do spotkania zostanie wyświetlony jako adres URL. Skopiuj ją, wybierając pozycję .

Dodawanie współorganizatora

Po zaproszeniu osób na spotkanie możesz dodać maksymalnie 10 współorganizatorów, aby ułatwić zarządzanie spotkaniem. Przed dodaniem współorganizatorów upewnij się, że osoby, które chcesz dodać, zostały już dodane jako uczestnicy wymagający, a następnie wykonaj poniższe czynności:

1. Wybierz spotkanie, a następnie wybierz pozycję Edytuj.

2. Wybierz pozycję Więcej opcji > Opcje spotkania.

3. Na stronie opcji spotkania obok pozycji Wybierz współorganizatorów wybierz strzałkę w dół i wybierz nazwę współorganizatora.

   

4. Wybierz pozycję Zapisz u dołu ekranu.

Planowanie spotkania w kanale

1. Wybierz pozycję Nowe spotkanie.

2. Wpisz nazwę kanału w polu Dodaj kanał (poniżej pól daty i godziny).

Po wysłaniu zaproszenia nie można edytować ani dodawać kanałów. Konieczne będzie wysłanie nowego zaproszenia z zaktualizowanym kanałem.

Po dodaniu uczestników wybierz pozycję Asystent planowania, aby znaleźć najlepszy termin.

Jeśli jest to spotkanie cykliczne, otwórz menu rozwijane obok pozycji Nie powtarza się (tuż poniżej daty). Następnie określ, jak często ma się powtarzać spotkanie, używając jednej z domyślnych opcji lub wybierając pozycję Niestandardowe w celu ustawienia własnego harmonogramu.

Planowanie spotkań w kalendarzu kanału 

Jeśli nie wiesz, jak dodać kalendarz do kanału, kroki zostały przedstawione na stronie Wyświetlanie wszystkich spotkań w aplikacji Teams. Gdy to zrobisz, masz kilka sposobów dodawania zdarzeń do kalendarza udostępnionego.

• Wybierz pozycję Dodaj nowe zdarzenie u góry kalendarza.

• Kliknij i przeciągnij kursor w kalendarzu, aby wybrać przedział czasu.

• Możesz też wybrać strzałkę obok pozycji Rozpocznij spotkanie teraz w górnej części aplikacji, aby otworzyć menu i wybrać pozycję Zaplanuj spotkanie.

Każda z tych akcji otworzy formularz planowania z wypełnioną nazwą kanału, dodając grupę lub osoby w programie Outlook, ręcznie wprowadzając ich nazwy. Goście i partnerzy spoza Twojej organizacji nie będą mieli dostępu do kalendarza kanału, a także będą wymagać dodania ich do zaproszenia na spotkanie.

Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać więcej opcji

Kliknij prawym przyciskiem myszy zdarzenie w kalendarzu, aby potwierdzić uczestnictwo, usunąć anulowane spotkanie lub otworzyć zaproszenie w celu wyświetlenia szczegółów spotkania. Jeśli zdarzenie jest spotkaniem w aplikacji Teams, będą również widoczne opcje Dołącz online i Zacznij czat z uczestnikami.

W przypadku spotkań w aplikacji Teams pięć minut przed rozpoczęciem spotkania w zdarzeniu kalendarza pojawi się przycisk umożliwiający dołączenie. Gdy ktoś dołączy do spotkania, zmieni się kolor wydarzenia, wskazując, że te osoby są online.

Wybierz pozycję Dołącz, aby otworzyć okno ustawień wydarzenia i potwierdzić preferowane ustawienia kamery i mikrofonu przed dołączeniem do spotkania online.

Zmienianie harmonogramu spotkania

W kalendarzu aplikacji Teams możesz ponownie organizować spotkania i wydarzenia. Aby szybko zaktualizować godzinę spotkania, wybierz pozycję w kalendarzu aplikacji Teams, przeciągnij ją do nowego przedziału czasu i upuść.

Zanim zaktualizujesz godzinę spotkania, otrzymasz powiadomienie o dostępności zaproszonych osób.

Możesz również zmienić czas spotkania, wybierając spotkanie w kalendarzu aplikacji Teams, wybierając pozycję Edytuj, wybierając nowy termin i wybierając pozycję Wyślij aktualizację. Uczestnicy automatycznie otrzymają powiadomienie o zaktualizowanym czasie. 

Ustawianie statusu Pokaż jako na spotkaniu w aplikacji Teams

Jako organizator możesz ustawić stan Pokaż jako dla spotkania na pasku akcji. Gdy uczestnicy otrzymają potwierdzenie uczestnictwa, ich status będzie automatycznie odzwierciedlał stan ustawiony przez organizatora. 

Jako uczestnik możesz ustawić swój indywidualny status spotkania za pośrednictwem opcji Pokaż jako niezależnie od statusu ustawionego przez organizatora. Zaktualizowany stan będzie odzwierciedlany w kalendarzu. Domyślna wartość Pokaż jako dla wszystkich spotkań zaplanowanych przez organizatora jest zajęta.

Stan Pokaż jako można ustawić na kilka sposobów: