Najważniejsze wskazówki dotyczące programu Outlook: Pisanie profesjonalnych wiadomości e-mail

Najważniejsze wskazówki dotyczące programu Outlook: Pisanie profesjonalnych wiadomości e-mail

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

W tym artykule

Co należy robić

Czego nie należy robić

Jak używać listy dystrybucyjne i grupy (list dystrybucyjnych) kontaktów

Jak używać komentarzy w tekście

Kiedy używać funkcji UDW

Przygotowywanie do urlopu

Co należy robić

Przestrzeganie poniższych reguł ułatwi wiadomości e-mail mają profesjonalny wygląd i komunikat.

  1. Przeczytaj wiadomość zanim ją wyślesz.

  2. Wprowadź temat opisowe i działania. Na przykład: "Menedżerowie: Wyślij daty Retreat tablicy" zawiera nazwę grupy i akcji, więc adresatów szybko ustalić, muszą zrobić. Inne przydatne prefiksy obejmują "DW:" i "Wymagane działanie".

  3. Jeśli wymagane jest podjęcie działania stanu co ma w wierszu temat.

  4. Zmieniaj temat wiadomości, jeśli przedmiot konwersacji ulega zmianie.

  5. Zachowaj wszystkie wiadomości krótkie i rzeczowe.

  6. Organizowanie zawartości wiadomości od najbardziej istotne do najmniejszych.

  7. Rozważ możliwość pogrubienia czcionki ważnych informacji.

  8. Umieszczenie pytania w osobnych wierszach lub czynności do wykonania , aby wyróżnić i Przyciągnij wzrok.

  9. Pogrubienie imion i nazwisk podczas zadawania pytania. Na przykład: ": marek: co to jest stan project?" Jeśli używasz Outlook 2016 z usługą Office 365, warto rozważyć użycie @Mentions.

  10. Ogranicz liczbę osób , do której wysyłasz wiadomość do osób, które muszą ją przeczytać.

    • Umieszczaj osoby, które muszą być poinformowane w wierszu DW.

    • Umieszczaj osoby, które mają odpowiedzieć lub podjąć działanie, w wierszu do.

  11. Używanie Podpis Jeśli to konieczne, ale zachować usługi podpis prosty, krótki, professional, a jeśli to możliwe, pozbawiony grafiki.

  12. Jeśli chcesz natychmiastowej odpowiedzi, nie wysyłaj wiadomości e-mail. Telefon lub wysłać wiadomość błyskawiczną.

  13. Jeśli znajdujesz się w konwersacji e-mail, który zawiera więcej niż 10 wiadomości bez rozwiązanie, należy rozważyć nawiązywania połączeń lub Konfigurowanie spotkania programu, aby omówić ten problem. Wiadomości e-mail nie jest zawsze wydajność średni rozwiązywania problemów złożonych.

  14. Potwierdzić wiadomości, które wymagają szerszej odpowiedzi. Jeśli jest zbyt zajęty, aby udzielić pełnego odpowiedzi od razu, umożliwiają nadawcy znać odnaleźć do problemu i będzie odpowiadał przy niektórych data lub godzina. Flagi wiadomości, aby pamiętać o wysłaniu odpowiedzi później.

  15. Użyj Wysoka ważność ( Ikona Wysoka ważność w programie Outlook ) oszczędnie.

    Uwaga: Nawet jeśli skonfigurowano regułę wysyłania opóźnione oznaczenie wiadomości za pomocą Wysoka ważność powoduje go, aby od razu wysyłane.

  16. Jeśli Zadajesz pytanie, a istnieje kilka osób, które można odpowiedzieć, Wybierz tylko jedną osobę , zamiast wysyłać pytanie do grupy.

Klucz do zapisywania wiadomości e-mail warto jest empathize z adresatów. Szczegółowego przyjrzeć etykietą poczty e-mail, zobacz artykuł.

Monitorowanie: oznaczanie flagą przy wysyłaniu

Gdy wysyłasz wiadomość do osoby, od której oczekujesz odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

  1. Flaga ją dla siebie na wysyłanie.

  2. Zmień nazwę zadania oflagowane wiadomości e-mail na pasku zadań do wykonania, aby rozpocząć od Tekstu Flaga monitująca.

  3. Oznacz ją kategorią @Waiting .

Po wykonaniu tych trzech kroków wiesz, że kolejną czynnością jest wysłanie następnej wiadomości lub poszukaj odpowiedzi.

Porada    Przypominająca o sobie na wysłanie następnej wiadomości jest często bardziej efektywne, niż Oflagowanie wiadomości dla adresatów. Podobnie gdy gwarantuje zrobić coś w wiadomości, Oflaguj ją dla siebie dzięki czemu będziesz mieć zadania na pasku zadań do wykonania z przypomnieniem.

Początek strony

Czego nie należy robić

  1. Nie używaj papeterii.

  2. Nie Uwzględniaj swojego menedżera w każdej wysyłanej wiadomości.

  3. Nie wysyłaj wiadomości, gdy angry. Lepiej zapisania go, zapisz je w folderze Wersje robocze i powrócić do niego później.

  4. Nie Oczekuj szybkiej odpowiedzi, jeśli wysyłasz długie wiadomości (więcej niż dwa akapity).

  5. Nie wysyłanie monitowania wiadomości mniej niż dzień po pierwszej wiadomości. Jeśli nie słyszysz w odpowiednim czasie, spróbuj użyć telefonu lub wiadomości błyskawicznych.

  6. Używanie nie przeczytaj potwierdzenia przeczytania i potwierdzenia dostarczenia w każdej wysyłanej wiadomości. Ich używać tylko wtedy, gdy masz pewności, czy adresaci otrzymają wiadomość.

  7. Nie Dołączanie flagi lub Wysoka ważność Ikona Wysoka ważność w programie Outlook do każdej wysyłanej wiadomości. Adresaci pokażemy je zignorować.

  8. Nie używaj atrybutu formatowania wszystkie wersaliki.

  9. Nie należy wysyłać załączników — Wyślij zamiast tego łącza.

  10. Nie rozwijanie listy dystrybucyjnej lub grupy kontaktów. Rozwijanie listy dystrybucyjnej umożliwia trudniej czytanie wiadomości i powoduje, że ich tak, aby przejść do folderów poczty problem.

  11. Nie używaj sarcasm. Usługi humor mogą być błędnie interpretowane.

  12. Nie Pisz coś, nie ma wszystkich osób w Twojej firmie do odczytu. Nigdy nie wiesz, gdzie może skończyć wiadomości e-mail.

  13. Nie używaj pochylonych ani wysoce artystyczny czcionek, które są mało czytelne.

  14. Nie używaj czerwonej czcionki, ponieważ trudno ją odczytać i może zostać odebrana jako wyraz krytyki.

  15. Nie , Wyślij do listy dystrybucyjnej Odpowiedz wszystkim lub prośbę o usunięcie grupy kontaktów. Kiedykolwiek.

Początek strony

Zasady grupy kontaktów i list dystrybucyjnych (list dystrybucyjnych)

  • W razie odpowiadania dużej grupie kontaktów, wykonaj wszystkie wiadomości e-mail Dos i czego nie należy robić.

  • Jeśli potrzebujesz więcej informacji z jedną osobę lub badania problemu oddzielnie, Odpowiedz listy dystrybucyjnej całego, aby umożliwić każdemu wiedzieć, że odpowiada, a następnie wysłać odpowiedź do poszczególnych oddzielnie. Pamiętaj odpowiedzieć na liście dystrybucyjnej po problem został rozwiązany z rozwiązania. Pozwoli to rozdzielczość wykorzystanie przez inne osoby z listy dystrybucyjnej.

Jak przekierowywać osoby

Jeśli ktoś wysyła wiadomości do listy dystrybucyjnej, która jest członkiem i wiadomość będzie lepiej odpowiedzi przez inną osobę lub innej listy dystrybucyjnej, wykonaj następujące czynności:

  1. Odpowiadanie z listy dystrybucyjnej poprawne lub osobę w wierszu do.

  2. Wysyłaj odpowiedzi do listy dystrybucyjnej poprawne lub osoby.

  3. Nie umieszczaj oryginalną listę dystrybucyjną w wierszu UDW ponieważ wiadomości nie będą filtrowane przez inne osoby reguły. Zamiast pozostaw listy dystrybucyjnej w wierszu do lub DW.

Jak można usunąć z listy Dystrybucyjnej

Jeśli otrzymasz poczty z listy dystrybucyjnej, która nie ma być włączony, wysyłanie wiadomości do administratora sieci lub właściciel listy dystrybucyjnej i poproś o usunięcie. Nie odpowiadaj na liście dystrybucyjnej całego. Aby znaleźć na liście DL właściciela, kliknij dwukrotnie nazwę listy dystrybucyjnej.

Początek strony

Jak używać komentarzy w tym samym wierszu

Dodawanie komentarzy w tekście na wiadomości e-mail wyświetlany jest to wygodny sposób odpowiedzi na pytania i odpowiadanie na nie bezpośrednio do problemów. Uznaje najlepiej wykonaj następujące czynności:

  1. W wiadomości wspomnij, że w wierszach zostały umieszczone komentarze. Na przykład dołącz tekst „Patrz dodatkowe komentarze poniżej”.

  2. Odróżnij tekst od wiadomości oryginalnej. W tym celu możesz:

    • Zmienianie koloru czcionki

    • Oczekiwanie na wstępnie swoje nazwisko lub inicjały w nawiasy kwadratowe, na przykład [fotografia], [MM]

    • Zmienić czcionkę na kursywę lub pogrubienie lub oba

  3. Nie usuwaj niczego, których nie zapisano.

Przykład imienia i nazwiska nadawcy poprzedzających wstawiony komentarz
Rysunek 1 przykład komentarza wewnętrznego w wiadomości programu Outlook

Rysunek 1 przykład komentarza wewnętrznego w wiadomości programu Outlook

Początek strony

Kiedy używać funkcji UDW

Funkcji UDW należy używać do usuwania osób z konwersacji e-mail, jeśli uznano, że nie potrzebują one dodatkowych wiadomości e-mail, albo temat konwersacji uległ zmianie.

Na przykład, jeśli jesteś pięć osób, którzy otrzymają pytanie i chcesz odebrać go, przenoszenie czterech osób do pola UDW linii i województwo podobną do "Bcc'ing Joe, Jan Michał i Jennifer. Oto odpowiedź..." Przyszłych wiadomości będzie między tylko dla Ciebie i nadawca.

Aby umożliwić innej firmy (na przykład swojego menedżera) o ważnych wiadomości nie należy używać pola UDW. Adresat ( UDW) nie może być uznasz, dana osoba otrzyma UDW i mogą odpowiedzieć wszystkim ujawnienia, że dana osoba odebrana UDW. To może również spotkać jako świńskiego zachowanie ze strony użytkownika.

Zamiast używać funkcji UDW w celu informowania innej strony o problemie, Prześlij wiadomość dalej po jej wysłaniu.

Początek strony

Przygotowywanie do urlopu

Jeśli korzystasz z programu Outlook przy użyciu usługi Office 365, konta usługi Outlook.com, Hotmail.com lub Live.com lub konta programu Microsoft Exchange, możesz skonfigurować wiadomości poza biurem, aby umożliwić użytkownikom w organizacji wiedzieć, że jesteś usunięto.

Zgodnie z zaleceniami dotyczącymi wykonaj poradami podanymi w temacie Dodawanie okresach nieobecności do kalendarzy programu Outlook współpracowników.

Jeśli użytkownik lub administrator utworzył kalendarza udostępnionego urlopu, pamiętaj opublikować wakacji. Jeśli wszyscy użytkownicy korzystają kalendarz udostępniony, nie musisz wysłać wezwanie na spotkanie osobnych, aby umożliwić wszystkim ustalić, czy korzystasz z dala od komputera, zgodnie z tego artykułu, do których odwołuje się wcześniej sugeruje, ale wiadomości e-mail mogą działać warto pamiętać.

O autorze

Prądy Patricia jest Edytor zawartości potencjalnego klienta dla programu Outlook. Prądy Patricia jest Edytor zawartości potencjalnego klienta dla komputera stacjonarnego z programu Outlook. Jest ona byłego MVP od programu Outlook oraz autor kilku ksiąg na bardzo starsze wersje programu Outlook. Anna znajdują się w Seattle miejsce, w którym użytkownik korzysta z czytania i odtwarzanie guitar.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×