Czy kiedykolwiek pomylić fazę z procesem? A może portfel z elementem dostarczanym? Być może nie, ale terminologia dotycząca zarządzania projektami może być myląca, a ten artykuł może ułatwić jej uporządkowanie.
W tym artykule
Dostawaj łożyska: fazy, procesy, portfele i produkty
Projekt jest po prostu zestawem działań, które występują zgodnie z harmonogramem i wytwarzają pewnego rodzaju dane wyjściowe. Niektóre projekty są autonomiczne i nie mają relacji z innymi pracami w organizacji. Z drugiej strony niektóre projekty są częścią większych wysiłków, takich jak fazy, procesy, programy i portfele.
Fazy
Projekty można planować etapami, dzięki czemu można zarządzać wspólnie kilkoma projektami związanymi z tym samym celem. Na przykład organizacja charytatywna co roku zbiera fundusze. Aby zarządzać wszystkimi projektami skojarzonymi z funkcją, grupują one projekty w trzy fazy: Planowanie, Dzień zdarzenia i Flaga monitująca. Każda faza zawiera wiele projektów.
|
Faza |
Projekty |
Dane wyjściowe fazy |
|
Planowanie |
|
Dokument ukończonego planu wydarzenia |
|
Dzień zdarzenia |
|
Wydarzenie przebiega zgodnie z planem |
|
Follow-Up |
|
Ukończony dokument pośmiertny |
Procesów
Działania w dwóch różnych projektach mogą być powiązane w celu utworzenia procesu. Załóżmy na przykład, że masz dwa projekty: jeden zawiera działania niezbędne do utworzenia systemu biletów call center, a drugi projekt zawiera działania niezbędne do zatrudnienia i przeszkolenia personelu pomocy technicznej dla call center.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Działania:
|
Działania:
|
|
Wyjście:
|
Wyjście:
|
Połączony zestaw działań z obu projektów stanowi proces konfigurowania centrum telefonicznego. Proces ten ma dane wyjściowe w pełni funkcjonalnego centrum telefonicznego.
|
Proces |
|
Działania w programie Project 1:
|
|
Działania w programie Project 2:
|
|
Dane wyjściowe procesu:
|
Programy
Program to grupa projektów, które są zarządzane razem, aby jak najlepiej wykorzystać ich powiązany stan. Na przykład firma budowlana, która pracuje nad nową jednostką podziału, zarządza każdym domem w poddziale jako osobnym projektem. Grupując projekty w program dla całej części, firma może łatwo zobaczyć postęp podziału jako całości i zaplanować sprowadzenie zasobów innych firm, takich jak betonowe ciężarówki lub krajobrazy.
|
Program |
Projekty |
|
Osiedla Contoso |
|
Portfolio
Niektórzy menedżerowie projektów mogą używać portfeli do parowania projektów i programów z odpowiadającymi im strategicznymi celami biznesowymi. Na przykład firma zajmująca się opracowywaniem oprogramowania określiła trzy strategiczne cele biznesowe: "Wprowadzanie innowacji w branży", "Opracowywanie bezpiecznego oprogramowania" i "Zapewnianie najwyższej klasy obsługi klienta". Organizacja konfiguruje portfele dla każdego z tych celów (Innowacje, Zabezpieczenia i Pomoc techniczna) oraz dostosowuje bieżące projekty i programy w ramach tych portfeli.
|
Portfolio |
Projekty i programy |
|
Innowacji |
|
|
Zabezpieczenia |
|
|
Pomoc techniczna |
|
Dane wyjściowe: elementy dostarczane projektu
Wszystkie projekty, fazy i procesy generują pewnego rodzaju dane wyjściowe, nazywane elementem dostarczanym. Zazwyczaj elementem dostarczanym jest jakiś materialny element, taki jak dokument lub ukończony produkt. Elementy dostarczane mogą być produktami lub towarami, ale mogą być również wynikami lub usługami. W poniższej tabeli przedstawiono kilka przykładów tych typów elementów dostarczanych.
|
Typ elementu dostarczanego |
Opis |
Przykłady |
|
Produkt |
Namacalny element będący wynikiem projektu, fazy lub procesu. Produkty mogą być autonomicznymi elementami dostarczanymi lub mogą być składnikiem większego elementu dostarczanego. |
Dokument, program, dom |
|
Wynik |
Dane wyjściowe ukończonego projektu, etapu lub procesu. |
Poprawiony proces klasyfikacji błędów, nowa struktura organizacyjna, wytyczne dotyczące zielonej konstrukcji |
|
Service (Usługa) |
Wynik projektu, fazy lub procesu, który umożliwia organizacji wykonywanie funkcji biznesowych. |
W pełni funkcjonalne centrum telefoniczne, tabela z personelem na konferencji, usługa dyspozycyjna radiowa |
Jak program Microsoft Project pasuje do systemu zarządzania projektami?
Krok wstecz, "system" zarządzania projektami odnosi się do zintegrowanego zestawu procesów, technik, metodologii i narzędzi używanych do planowania i śledzenia projektów. Program Microsoft Project to narzędzie w większym systemie zarządzania projektami. Projekty, nazywane również planami projektów, są zapisywane jako osobne pliki w ramach Project 2010 i można je grupować w większe nakłady pracy, takie jak fazy, procesy, programy i portfele.
