Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą filtrowania

Modyfikowanie widoku programu SharePoint za pomocą filtrowania

Filtrowanie zmniejsza liczbę elementów wyświetlanych w widoku do tylko tych danych, które chcesz wyświetlić. Filtr wybiera elementy spełniające konkretne kryteria, takie jak lokalizacja, typ elementu lub zakres cen. Za pomocą indeksów i filtrów możesz także wrócić do danych lub zapobiec przekroczeniu progu widoku listy. Filtr może sam zwrócić dane lub być pogrupowany albo posortowany w celu zapewnienia lepszego formatowania.

Indeksy współpracują z filtrami w celu zwiększenia ich wydajności. Jeśli liczba elementów na liście lub w bibliotece przekracza próg widoku listy, ale nadal jest poniżej 20 000 elementów, zwykle możesz dodać indeksy do istniejących kolumn. Następnie możesz zastosować filtry, aby dane wyświetlane były poniżej progu widoku listy wynoszącego 5000 elementów.

Filtry zmniejszają ilość zwracanych danych przez wybieranie elementów na podstawie operacji (takich jak większe lub mniejsze niż) i dopasowywanie danych. Podczas tworzenia widoku filtrowanego pierwsza kolumna indeksowana w wyrażeniu filtru powinna zmniejszać zestaw danych o największą ilość. Na przykład filtrowanie według pola stanu lub daty często może znacząco zmniejszyć zestaw danych. Jeśli masz 15 000 elementów, pierwszy indeks powinien zwracać mniej niż 5000 elementów. Jeśli zestaw danych nie ma ponad 5000 elementów, nadal jest to uznawane za dobre rozwiązanie.

Program SharePoint wybiera pierwszą kolumnę indeksowaną w zapytaniu, a następnie używa pozostałych kolumn do wybierania danych. Pozostałe kolumny określone w filtrze widoku mogą być indeksowane lub nie. Widok nie używa tych indeksów nawet wtedy, gdy widok filtrowany zwraca mniej wyników niż wynosi wartość progu widoku listy.

Na przykład masz zapytanie: rozmiar = duży ORAZ kolor = czerwony. Na liście rozmiar nie jest indeksowany, natomiast kolor tak. Dopóki na liście jest mniej niż 5000 elementów „czerwony”, wyniki zapytania są wyświetlane na dużej liście. Jednak jeśli masz zapytanie rozmiar = duży LUB kolor = czerwony, baza danych, mimo znalezienia wszystkich elementów „czerwony”, musi przeskanować całą listę, aby znaleźć wszystkie elementy „duży”. Jeśli zapytanie zwraca więcej niż 5000 elementów, jest ono ograniczane.

Jeśli w wyrażeniu filtru są używane co najmniej dwie kolumny, indeksy decydujące powinny korzystać z operatora ORAZ. Na przykład jeśli chcesz z dużej listy zwierząt zwrócić wynik Psy. Masz kolumnę nieindeksowaną o nazwie Gatunek, w której znajduje się wartość Pies. Jeśli po prostu wyślesz zapytanie Gatunek = Pies, zapytanie zostanie ograniczone. Jednak jeśli masz kolumnę indeksowaną o nazwie Klasa, zapytanie przyjmuje postać Klasa = Ssaki ORAZ Gatunek = Pies. Możesz również wyszukać koty i psy za pomocą zapytania Klasa = Ssaki ORAZ (Gatunek = Pies LUB Gatunek = Kot). Drugie zapytanie zaznacza wszystkie ssaki, a następnie filtruje psy i koty.

Uwaga: Elementy przeniesione do Kosza nadal będą liczone podczas określania, czy wyrażenie filtru przekracza próg widoku listy. Po wyczyszczeniu Kosza nie będą one dłużej liczone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Opróżnianie kosza lub przywracanie plików.

Jeśli kolumny, które będą używane do filtrowania, nie mają indeksów, zacznij od utworzenia indeksów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie indeksu do kolumny programu SharePoint.

Można dodać zindeksowaną kolumnę do widoku podczas jego tworzenia lub modyfikowania, a następnie przy jej użyciu przefiltrować widok. Przed utworzeniem widoku można dodać do listy więcej kolumn, aby zwiększyć elastyczność sortowania, grupowania i filtrowania. W przypadku sortowania i filtrowania możesz wybrać kolumny, które znajdują się w zestawie danych, ale nie są wyświetlane.

Tworzenie widoku

  1. Otwórz listę lub bibliotekę, w której chcesz utworzyć widok.

  2. W zależności od używanej wersji wykonaj jedną z następujących czynności:

    • W programie SharePoint 2016, 2013, 2010 lub w środowisku klasycznym usługi SharePoint Online kliknij kartę Lista lub Biblioteka, a następnie kliknij pozycję Utwórz widok.

      Przycisk Utwórz widok biblioteki programu SharePoint na wstążce.
    • W usłudze SharePoint Online lub w połączonym z grupą programie SharePoint kliknij strzałkę na przycisku Opcje widoku, a następnie kliknij pozycję Zarządzaj widokami lub Edytuj bieżący widok.

      Wyświetlanie menu wyboru z zaznaczoną pozycją Zarządzaj widokami
      Edytuj bieżący widok
  3. Przewiń w dół do sekcji Widoki, a następnie kliknij pozycję Utwórz widok.

  4. Na stronie Typ widoku kliknij widok, którego chcesz użyć. Jeśli nie masz pewności, wybierz pozycję Widok standardowy.

    Strona typów widoków
  5. Wpisz wartość w polu Nazwa widoku.

    Ustawianie nazwy i opcjonalne nazwy pliku dla widoku
  6. Edytuj adres internetowy widoku lub zaakceptuj domyślny. Możesz później to zmienić.

  7. W sekcji Filtrowanie kliknij pozycję Pokaż elementy tylko wtedy, gdy następujące stwierdzenie jest prawdą, a następnie wybierz sposób filtrowania elementów na podstawie jednej z kolumn indeksowanych.

    Aby na przykład utworzyć widok tylko tych elementów, które zostały zmienione dzisiaj, wybierz kolumnę Zmodyfikowano (Indeksowany), wybierz warunek jest równe, a następnie wpisz ciąg [Dzisiaj].

    W usłudze SharePoint Online wybierz pole indeksowane

    Uwaga: Jeśli żadne kolumny z tekstem (Indeksowany) po nazwie nie są widoczne, oznacza to, że nie ma kolumn indeksowanych dotyczących danej listy lub biblioteki. Najpierw musisz utworzyć indeks prosty lub złożony.

  8. Aby ograniczyć liczbę elementów wyświetlanych na każdej stronie, przewiń w dół do pozycji Limit elementów i ustaw wartość Liczba wyświetlanych elementów. Podczas tworzenia widoku domyślna liczba wyświetlanych elementów to 30.

    Ustawianie liczby elementów, które mają być wyświetlane na stronie Ustawienia widoku
  9. Podczas ustawiania limitu elementów na stronie można wybrać jedną z dwóch opcji:

    • Wyświetl elementy w porcjach o określonym rozmiarze, która powoduje wyświetlanie danych strona po stronie, co jest przydatne podczas przeglądania elementów w sposób nieinterakcyjny.

      Jeśli liczba elementów jest większa niż ustawiony limit, dane są wyświetlane na stronach.

      Obraz funkcji

    • Ogranicz całkowitą liczbę zwracanych elementów do podanej wartości powoduje utworzenie górnego limitu, który niekoniecznie musi zapewnić zwrócenie wszystkich wyników danej operacji filtrowania. Może to być przydatne podczas testowania widoku, tworzenia prototypu lub gdy chcesz pobrać tylko najwyższe wartości w widoku.

  10. W obszarze Styl możesz wybrać pozycję Okienko podglądu, aby wyświetlić wszystkie informacje dotyczące elementów na liście w formacie pionowego okienka. Okienko podglądu jest jednym ze stylów widoku, który możesz wybrać w obszarze Styl podczas edytowania lub tworzenia widoku.

    Opcje stylów na stronie Ustawienia widoku

    Zatrzymując wskaźnik myszy na tytule elementu w regionie przewijania w lewej części strony, można szybciej poruszać się wśród danych i korzystać z widoku wszystkich wartości kolumn bieżącego elementu wyświetlanych pionowo w prawej części strony. Początkowo jest wyświetlanych mniej danych, co przyspiesza wyświetlanie widoku. Ten styl jest również bardzo przydatny, gdy listy są szerokie lub mają wiele kolumn i wyświetlenie danych wymaga przewijania w poziomie.

    Obraz funkcji

  11. Kliknij przycisk OK.

Dla widoku można wykonać więcej kroków, ale te wystarczą, aby wyświetlić dane przekraczające próg widoku listy, jeśli blokuje to dalszą pracę. Można też posortować lub pogrupować według sum zestawu, rozwinąć foldery i zoptymalizować wyświetlanie widoku na urządzeniu przenośnym.

Aby zmodyfikować widok

  1. Otwórz listę lub bibliotekę, w której chcesz utworzyć widok.

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • W programie SharePoint 2016, 2013, 2010 lub w środowisku klasycznym usługi SharePoint Online kliknij kartę Lista lub Biblioteka, wybierz widok w obszarze Bieżący widok, a następnie kliknij pozycję Modyfikuj widok.

      Karta Biblioteka z wyróżnioną pozycją Modyfikuj widok
    • W usłudze SharePoint Online kliknij strzałkę w dół na przycisku Opcje widoku, a następnie kliknij pozycję Edytuj bieżący widok.

      Wyświetlanie menu wyboru z zaznaczoną pozycją Zarządzaj widokami
  3. Przewiń w dół do sekcji Widoki, a następnie kliknij widok.

  4. Następnie możesz zmienić ustawienia w sposób opisany w krokach 5–9 procedury Tworzenie widoku powyżej.

  5. Kliknij przycisk OK.

Aby można było szybko filtrować widok zawierający wiele elementów, pierwsza kolumna w filtrze musi być indeksowana. Inne kolumny określone w filtrze widoku mogą, ale nie muszą być indeksowane — te indeksy i tak nie będą używane w widoku. Pierwsza kolumna filtru powinna zwrócić mniej elementów niż określono za pomocą progu widoku listy.

Jeśli pierwsza kolumna filtru zwróci więcej elementów niż określono za pomocą progu widoku listy, można użyć filtru z dwiema kolumnami lub większą ich liczbą. W przypadku definiowania widoku filtrowanego korzystającego z co najmniej dwóch kolumn użycie operatora ORAZ ogranicza łączną liczbę zwracanych elementów. Jednak nawet wówczas jako pierwszą kolumnę w filtrze należy określić tę, która z największym prawdopodobieństwem zwróci mniej danych. Użycie operatora LUB prawie zawsze zwiększa liczbę zwracanych elementów i w tej sytuacji nie będzie efektywne.

Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat widoków, zobacz Tworzenie, modyfikowanie i usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Ważne:  Mimo że można zindeksować pojedynczą kolumnę odnośnika w celu zwiększenia wydajności, użycie zindeksowanej kolumny odnośnika, aby zapobiec przekroczeniu progu widoku listy nie przyniesie rezultatu. Użyj innego typu kolumny jako indeksu podstawowego i pomocniczego.

Ważne:  Jeśli filtrujesz listę według pola indeksowanego, sprawdź, czy w koszu nie znajdują się usunięte elementy z listy lub biblioteki. Elementy umieszczone w koszu wliczają się w próg widoku listy i nie zostają usunięte z wewnętrznej bazy danych, dopóki nie zostaną usunięte z kosza. Jeśli łączna liczba filtrowanych elementów na liście i w koszu jest większa niż ograniczenie progu listy, uzyskane wyniki mogą być niepełne lub zablokowane. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Opróżnianie kosza lub przywracanie plików.

Istnieją dwa słowa kluczowe, których można używać do filtrowania według bieżącego dnia [Dzisiaj] lub bieżącego użytkownika [Ja]. Są one dynamiczne, bo zmieniają się wraz z użytkownikiem lub datą.

Używanie słowa kluczowego [Ja] może być przydatne, jeśli chcesz po prostu wyświetlić swoje dokumenty w dużej bibliotece. Słowo kluczowe [Ja] działa na kolumnach zawierających dane osób, takich jak Utworzone przez lub Zmodyfikowane przez. Aby na przykład wyświetlić wszystkie utworzone przez siebie dokumenty, ustaw filtr z kolumną Utworzone przez równą wartości [Ja]. Jeśli jesteś redaktorem i chcesz zobaczyć ostatnie pliki, nad którymi pracowano, ustaw filtr w kolumnie Zmodyfikowane przez na wartość równą [Ja]. Aby wyświetlić oba rodzaje plików, utwórz dwa filtry połączone operatorem Lub.

Filtry, w których użyto słowa kluczowego [Ja]
Filtr przechwytujący dokumenty, które zostały utworzone lub zmodyfikowane przez Ciebie

Słowo kluczowe [Dzisiaj] działa na kolumnach zawierających daty. Możesz użyć wyrażeń matematycznych do pobrania zakresów zmieniających się wraz z bieżącą datą. Aby na przykład wyświetlić wszystkie dokumenty, które zostały zmodyfikowane w ciągu ostatnich 30 dni, możesz utworzyć filtr w kolumnie Data, który jest większy niż lub równy wartości [Dzisiaj]-30. Aby pominąć bieżący dzień, ustaw drugi filtr w kolumnie Data na wartość mniejszą niż [Dzisiaj] i połącz je operatorem Oraz.

Filtr, w którym użyto słowa kluczowego [Dzisiaj]
Filtr przechwytujący pliki, które zostały zmodyfikowane w ciągu ostatnich 30 dni

Możesz również szybko filtrować bezpośrednio z poziomu listy lub biblioteki bez dodawania nadmiarowości związanej z kolejnym widokiem. Nie masz możliwości ustawienia operatorów, takich jak większe niż lub równe. Lista filtrów jest pobierana z danych w kolumnie. Na przykład w kolumnie zawierającej działy możesz filtrować według działu Kadry lub IT.

  1. Na liście lub w bibliotece umieść wskaźnik myszy na nagłówku kolumny, którą chcesz przefiltrować, i kliknij strzałkę w dół.

  2. W dolnej części pola listy rozwijanej kliknij jedną z wartości, według której chcesz filtrować. Zostanie wyświetlone pole wyboru z zaznaczeniem, jeśli nie zostało wyświetlone na początku.

    Kliknij nagłówek kolumny i wybierz wartość, według której chcesz filtrować.
    SharePoint 2010, 2013 lub 2016
    Kliknij nagłówek kolumny, aby szybko filtrować
    Witryny połączone z grupą w usłudze SharePoint Online lub programie SharePoint
  3. Gdy zakończysz i zechcesz wrócić do wyświetlenia wszystkich wartości, kliknij strzałkę w dół, a następnie kliknij pozycję Wyczyść filtry [z nazwa kolumny], a następnie kliknij pozycję Zamknij.

Poniżej przedstawiono sugestie dotyczące typowych widoków, które sprawdzają się podczas pracy z kolumnami indeksowanymi:

Kryterium filtrowania:

Indeksowanie:

Na przykład:

Ostatnio zmienione elementy

Kolumna Zmodyfikowano

Aby wyświetlić tylko te elementy, które zostały zmienione w ostatnim tygodniu, zastosuj filtr Zmodyfikowano jest większe niż[Dzisiaj]-7.

Nowe elementy

Kolumna Utworzono

Aby utworzyć widok tylko tych elementów, które zostały dodane w ostatnim tygodniu, zastosuj filtr Utworzono jest większe niż [Dzisiaj]-7.

Moje elementy

Kolumna Utworzone przez

Aby utworzyć widok tylko elementów dodanych przez siebie, zastosuj filtr Utworzone przez jest równe [Ja].

Elementy, dla których termin wykonania upływa dzisiaj

Kolumna Data ukończenia (utworzona przez Ciebie na liście lub w bibliotece)

Aby utworzyć widok tylko tych elementów, dla których data ukończenia przypada dzisiaj, zastosuj filtr Data ukończenia jest równe [Dzisiaj].

Aktualizacje tablic dyskusyjnych

Kolumna Ostatnia aktualizacja

Aby utworzyć widok tylko tych dyskusji, które zostały zaktualizowane w ubiegłym miesiącu, zastosuj filtr Ostatnia aktualizacja jest większe niż [Dzisiaj]-30.

Pliki archiwum w bibliotece dokumentów

Data modyfikacji

Aby utworzyć widok dokumentów, które nie były zmieniane od 2016 roku (i które mają zostać następnie zarchiwizowane), zastosuj filtr Data modyfikacji jest mniejsze niż 31 grudnia 2016.

Znalezienie podzbioru danych finansowych

Region, Rok (jako dwa indeksy proste)

Aby utworzyć widok danych finansowych dla regionu północno-wschodniego w 2015 roku, zastosuj filtr Region równa się „Płn.-wsch.” ORAZ Rok równa się 2015, ponieważ kolumna Region będzie prawdopodobnie miała mniej wartości niż kolumna Rok.

Uwaga: Nawet jeśli widok filtrowany jest tworzony na podstawie indeksów kolumn, gdy przekraczasz próg widoku listy, określone operacje dodatkowe mogą być zablokowane ze względu na konieczność uzyskania dostępu do całej listy lub biblioteki. Są to między innymi następujące operacje: dodawanie i usuwanie indeksu, tworzenie sortowania w definicji widoku, wyświetlanie sum kolumn, a także dodawanie, aktualizowanie lub usuwanie pól obliczeniowych. Jeśli tak się zdarzy, spróbuj wykonać operację w trakcie dziennego przedziału czasu, gdy limity są podwyższone.

Obsługiwane typy kolumn

  • Pojedynczy wiersz tekstu

  • Wybór (pojedyncza wartość)

  • Liczba

  • Waluta

  • Data i godzina

  • Osoba lub grupa (pojedyncza wartość)

  • Zarządzane metadane

  • Tak/Nie

  • Odnośnik

Nieobsługiwane typy kolumn

  • Wiele wierszy tekstu

  • Wybór (wiele wartości)

  • Obliczeniowe

  • Hiperlink lub obraz

  • Kolumny niestandardowe

  • Osoba lub grupa (wiele wartości)

  • Dane zewnętrzne

Przesyłanie opinii

Utworzono 30 kwietnia 2017 r.

Czy ten artykuł był przydatny? Jeśli tak, poinformuj nas o tym, korzystając z kontrolek u dołu tej strony. Jeśli nie był pomocny, napisz, co było w nim niejasne lub co pominięto. Dołącz informacje o używanych wersjach programu SharePoint, systemu operacyjnego i przeglądarki. Skorzystamy z Twojej opinii, aby dokładnie sprawdzić wszystkie fakty, dodać informacje i zaktualizować ten artykuł.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×