Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która pozwala na automatyczne zarządzanie niektórymi ważnymi zadaniami związanymi z biblioteką. Nie tylko oferuje to oszczędność czasu, ale także pomaga w zapewnieniu spójności zarządzania biblioteką dokumentów.
Jakie możliwości zapewnia organizator zawartości?
Organizator zawartości umożliwia automatyczne wykonywanie następujących zadań:
-
Rozsyłanie dokumentów do różnych bibliotek lub folderów Organizator zawartości pełni rolę strażnika dokumentów. Przy każdym przesyłanym dokumencie organizator zawartości korzysta z reguł utworzonych przez Ciebie w celu określenia, w które miejsce należy przenieść dokument. Następnie przesyła dokument do odpowiedniej biblioteki lub folderu, który może znajdować się w innym zbiorze witryn. Reguły mogą opierać się na kombinacji typów zawartości i metadanych.
-
Upload wszystkich dokumentów w bibliotece rozwijanej Organizator zawartości można skonfigurować w taki sposób, aby umieszczał wszystkie przekazywane dokumenty w rozdzielni dokumentów, w której można wprowadzać metadane i zakończyć proces przesyłania.
-
Zarządzanie rozmiarami folderów Organizator zawartości można skonfigurować w celu monitorowania liczby elementów w folderach i zapewniania, że żaden z folderów nie zawiera więcej niż zdefiniowaną liczbę elementów. Domyślnie ten limit wynosi 2500 elementów i po pojawieniu się elementu 2501 organizator zawartości automatycznie tworzy nowy folder i umieszcza w nim dokument. Można określić maksymalną liczbę elementów dopuszczaną przez organizatora zawartości w pojedynczym folderze.
-
Zarządzanie zduplikowanymi elementami przesłanymi Po przesłaniu dokumentu, który już istnieje w bibliotece, organizator zawartości może użyć wersji SharePoint lub zmienić nazwę pliku, dodając unikatowe znaki. Dzięki temu można mieć pewność, że obie wersje dokumentu zostaną zachowane.
-
Obsługa dzienników inspekcji Organizator zawartości może przechowywać dzienniki inspekcji dotyczące dokumentu razem z dokumentem po jego rozesłaniu.
Aktywacja funkcji organizatora zawartości w witrynie
Musisz mieć co najmniej uprawnienia właściciela witryny i funkcje publikowania muszą być włączone.
Aby aktywować funkcję organizatora zawartości dla witryny
-
Przejdź do witryny, którą chcesz skonfigurować
-
Kliknij Ustawienia
W SharePoint kliknij pozycję Ustawienia
-
Na stronie Ustawienia w grupie Akcje witryny kliknij pozycję Zarządzaj funkcjami witryny.
-
Kliknij przycisk Aktywuj obok nazwy funkcji organizatora zawartości. Po aktywowaniu funkcji w kolumnie Stan wyświetlone zostanie słowo Aktywny.
Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów
Uwaga: Do konfigurowania organizatora zawartości wymagane są uprawnienia co najmniej właściciela witryny.
-
Przejdź do witryny, dla której chcesz skonfigurować organizatora zawartości w celu automatycznego rozsyłania dokumentów do określonych lokalizacji.
-
Kliknij Ustawienia
W SharePoint kliknij pozycję Ustawienia
-
W grupie Administracja witrynywybierz pozycję Ustawienia organizatora zawartości.
Uwaga: Link do ustawień organizatora zawartości jest wyświetlany tylko wtedy, gdy dla witryny włączono tę funkcję.
-
W sekcji Przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów zaznacz pole wyboru w celu wymuszania stosowania organizatora zawartości. Powoduje to automatyczne przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów przy próbach przekazywania dokumentów.
-
Zaznacz pole wyboru w sekcji Wysyłanie do innej witryny, jeśli chcesz zezwolić regułom na rozsyłanie dokumentów do innej witryny.
-
W sekcji Partycjonowanie folderu zaznacz pole wyboru Utwórz podfoldery, jeśli lokalizacja docelowa zawiera zbyt wiele elementów, aby automatycznie tworzyć podfoldery po przekroczeniu określonej liczby elementów w lokalizacji.
-
W polu Liczba elementów w jednym folderze wpisz maksymalną liczbę dokumentów, które można przechowywać w folderze przed utworzeniem nowego.
-
W polu Format nazwy folderu określ konwencję nazewnictwa dla nowo tworzonych folderów.
-
-
W sekcji Zduplikowane elementy przesłane określ, czy w przypadku zduplikowanych elementów ma być stosowana funkcja przechowywania wersji lub czy do ich nazw plików mają być dołączane unikatowe znaki.
-
Zaznacz pole wyboru w sekcji Zachowywanie kontekstu, jeśli chcesz, aby dzienniki inspekcji lub metadane były zachowywane jako wpisy inspekcji dotyczące przesłanego elementu lub dokumentu.
-
W sekcji Menedżerowie reguł wprowadź nazwy użytkowników, czyli menedżerów reguł w organizacji. Menedżerowie reguł muszą mieć uprawnienia do zarządzania witryną sieci Web, aby uzyskać dostęp do strony ustawień reguł organizatora zawartości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie reguł organizatora zawartości w celu rozsyłania dokumentów.
-
Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby menedżerowie reguł automatycznie otrzymywali wiadomości e-mail. Organizator zawartości może wysłać wiadomości e-mail, gdy przesłane elementy nie będą zgodne z regułą lub gdy do organizatora zawartości zostanie przesłana jakakolwiek zawartość.
Uwaga: Aby te pola wyboru były włączone, SharePoint lub administrator sieci musi skonfigurować pocztę e-mail.
-
W sekcji Punkty przesyłania wprowadź informacje na temat innych witryn lub oprogramowania do obsługi wiadomości e-mail, które może przesyłać zawartość do bieżącej witryny.
Porada: W tej sekcji znajduje się adres URL usługi sieci Web służącej do przesyłania zawartości do witryn na wypadek konieczności utworzenia przepływu pracy bądź rozwiązania niestandardowego do przesyłania dokumentów przez system poczty e-mail.
