Informacje o strukturze bazy danych programu Access

Informacje o strukturze bazy danych programu Access

Zapoznanie się z działaniem tabel, formularzy, zapytań i innych obiektów w bazie danych programu Access ułatwia wykonywanie różnych czynności, takich jak wprowadzanie danych do formularza, dodawanie i usuwanie tabel, znajdowanie i zamienianie danych oraz wykonywanie zapytań.

Ten artykuł zawiera podstawowe informacje o strukturze bazy danych programu Access. W programie Access dostępnych jest kilka narzędzi, które ułatwiają poznawanie struktur różnych baz danych. W tym artykule opisano też, jak, kiedy i dlaczego należy używać każdego z tych narzędzi.

Uwaga: Ten artykuł dotyczy tradycyjnych baz danych programu Access, które składają się z jednego lub wielu plików zawierających wszystkie dane i funkcje aplikacji, takie jak formularze do wprowadzania danych. Niektóre z zawartych tu informacji nie mają zastosowania do baz danych sieci Web programu Access ani aplikacji sieci Web programu Access.

W tym artykule

Omówienie

Wyświetlanie informacji o obiektach w bazie danych

Przeglądanie tabeli w widoku projektu

Wyświetlanie relacji między tabelami

Omówienie

Baza danych to zbiór informacji związanych z określonym tematem lub celem, takim jak śledzenie zamówień klientów lub katalogowanie kolekcji muzycznej. Jeśli baza danych lub jej część nie jest przechowywana na komputerze, konieczne może być monitorowanie informacji z różnych źródeł, które należy na bieżąco koordynować i porządkować.

Na przykład numery telefonów dostawców mogą być zapisane w różnych miejscach — w wizytowniku, w segregatorach z informacjami o produktach i w arkuszu kalkulacyjnym z danymi dotyczącymi zamówień. Jeśli numer telefonu dostawcy ulegnie zmianie, konieczne jest jego zaktualizowanie we wszystkich tych miejscach. W dobrze zaprojektowanej bazie danych programu Access numer telefonu jest zapisany tylko raz, więc wystarczy zaktualizować odpowiednie informacje w jednym miejscu. W rezultacie zaktualizowany numer telefonu jest automatycznie pokazywany w każdym miejscu bazy danych, w którym jest używany.

Pliki baz danych programu Access

Korzystając z programu Access, można zarządzać wszystkimi informacjami w jednym pliku. Plik bazy danych programu Access może zawierać takie obiekty:

  • Tabele do przechowywania danych.

  • Zapytania do znajdowania i pobierania odpowiednich danych.

  • Formularze do wyświetlania, dodawania i aktualizowania danych w tabelach.

  • Raporty do analizowania danych lub drukowania ich w określonym układzie.

Dane z tabel używane w kwerendzie, formularzu i raporcie

1. Dane zapisane w jednej tabeli można wyświetlać w wielu miejscach. Gdy dane zostaną zaktualizowane, odpowiednie zmiany są automatycznie stosowane we wszystkich miejscach, w których te dane są widoczne.

2. Do pobierania danych służą zapytania.

3. Przy użyciu formularzy można wyświetlać i wprowadzać dane.

4. Aby zaprezentować lub wydrukować dane, należy użyć raportu.

Wymienione powyżej elementy — tabele, zapytania, formularze i raporty — to obiekty bazy danych.

Uwaga: Niektóre bazy danych programu Access zawierają linki do tabel przechowywanych w innych bazach danych. Na przykład jedna baza danych programu Access może zawierać tylko tabele, natomiast w innej takiej bazie mogą być przechowywane linki do tych tabel, a także zapytania, formularze i raporty korzystające z danych pochodzących z tabel pierwszej bazy. W większości przypadków nie ma znaczenia, czy tabela jest zapisana bezpośrednio w bazie danych, czy jest udostępniana przy użyciu linku.

Tabele i relacje

Aby zapisać dane, należy utworzyć oddzielną tabelę dla każdego typu monitorowanych informacji. Typy informacji mogą obejmować dane na temat klientów, produktów i zamówień. Aby połączyć dane z wielu tabel w zapytaniu, formularzu lub raporcie, należy zdefiniować relacje między tabelami.

Uwaga: W bazie danych sieci Web lub aplikacji sieci Web nie można używać karty obiektu Relacje do tworzenia takich relacji. Można natomiast używać pól odnośników, aby tworzyć relacje w takich bazach lub aplikacjach sieci Web.

Dane przechowywane w tabelach połączonych za pomocą pól pokrewnych

1. Informacje o klientach, które dotychczas były przechowywane na liście adresowej, są teraz zapisane w tabeli Klienci.

2. Informacje o zamówieniach, które dotychczas były przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym, są teraz zapisane w tabeli Zamówienia.

3. Poszczególne rekordy w tabeli mają unikatowe identyfikatory, na przykład Identyfikator klienta. Dodanie pola unikatowego identyfikatora z jednej tabeli do innej i zdefiniowanie relacji między tymi polami pozwala skojarzyć w programie Access rekordy z obu tabel przy użyciu formularza, raportu lub zapytania.

Zapytania

Zapytanie pomaga znajdować i pobierać dane spełniające wybrane kryteria. Mogą to być dane z wielu tabel. Przy użyciu zapytania można też aktualizować i usuwać wiele rekordów naraz oraz wykonywać wstępnie zdefiniowane i niestandardowe obliczenia.

Uwaga: Zapytania nie pozwalają jednak aktualizować ani usuwać rekordów w bazach danych sieci Web lub aplikacjach sieci Web.

Kwerenda zwracająca wyniki z różnych tabel

1. Tabela Klienci zawiera informacje na temat klientów.

2. Tabela Zamówienia zawiera informacje o zamówieniach klientów.

3. To zapytanie pozwala pobierać dane rekordów Identyfikator zamówienia i Data realizacji z tabeli Zamówienia oraz dane rekordów Nazwa firmy i Miasto z tabeli Klienci. To zapytanie zwraca tylko te zamówienia, które zostały zrealizowane w kwietniu dla klientów z Londynu.

Formularze

Przy użyciu formularza można z łatwością wyświetlać, wprowadzać i zmieniać dane w poszczególnych wierszach. Formularze pozwalają też wykonywać inne czynności, na przykład wysyłać dane do innych aplikacji. Zwykle formularze zawierają kontrolki skojarzone z odpowiednimi polami w tabelach. Po otwarciu formularza program Access pobiera dane z tych tabel, a następnie wyświetla je w układzie wybranym podczas tworzenia formularza. Formularz można utworzyć przy użyciu poleceń w sekcji Formularz na Wstążce, za pomocą Kreatora formularzy lub ręcznie w widoku projektu.

Uwaga: W przypadku baz danych sieci Web i aplikacji sieci Web do tworzenia formularzy i raportów należy używać widoku układu (a nie widoku projektu).

Formularze ułatwiają wyświetlanie i wprowadzanie danych

1. W tabeli wyświetlanych jest wiele rekordów jednocześnie. Aby jednak zobaczyć wszystkie dane pojedynczego rekordu, konieczne może być przewinięcie tabeli w poziomie. Ponadto po wyświetleniu tabeli można aktualizować dane z tylko jednej tabeli.

2. Formularz dotyczy jednego rekordu, ale może wyświetlać dane z więcej niż jednej tabeli. W formularzu mogą być też pokazywane obrazy i inne obiekty.

3. Formularz może zawierać przyciski umożliwiające drukowanie raportu, otwarcie innych obiektów lub automatyczne wykonywanie innych czynności.

Raporty

Raporty pozwalają szybko analizować dane albo przedstawiać je w określony sposób w celu wydrukowania lub zapisania w innym formacie. W ten sposób można na przykład udostępnić współpracownikowi raport, w którym dane są pogrupowane i dla każdej grupy obliczona jest suma. Można też utworzyć raport, w którym dane adresowe są sformatowane jako etykiety adresowe do druku.

Raporty zawierające sformatowane lub obliczone dane

1. Raport z etykietami adresowymi.

2. Raport z sumami wartości na wykresie.

3. Raport obliczający sumy wartości.

To już wszystkie informacje o podstawowej strukturze baz danych programu Access. W dalszej części tego artykułu opisano sposób używania wbudowanych narzędzi do przeglądania określonej bazy danych programu Access.

Wyświetlanie informacji o obiektach w bazie danych

Jednym z najlepszych sposobów uzyskiwania informacji o bazie danych jest użycie Dokumentatora bazy danych. To narzędzie pozwala utworzyć raport zawierający szczegółowe informacje o obiektach w bazie danych. Najpierw należy wybrać obiekty, które mają zostać uwzględnione w raporcie. Po uruchomieniu Dokumentatora bazy danych utworzony raport zawiera wszystkie dane o wybranych obiektach bazy danych.

  1. Otwórz bazę danych, którą chcesz udokumentować.

  2. Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Analizowanie kliknij pozycję Dokumentator bazy danych.

  3. W oknie dialogowym Dokumentator kliknij kartę odpowiednią dla typu obiektu bazy danych, który chcesz udokumentować. Aby utworzyć raport uwzględniający wszystkie obiekty w bazie danych, kliknij kartę Wszystkie typy obiektów.

  4. Zaznacz dowolną liczbę obiektów wymienionych na karcie. Aby zaznaczyć wszystkie obiekty na karcie, kliknij przycisk Zaznacz wszystkie.

  5. Kliknij przycisk OK.

    Dokumentator bazy danych utworzy raport zawierający szczegółowe dane dla każdego wybranego obiektu, a następnie otworzy ten raport w widoku Podgląd wydruku. Jeśli na przykład Dokumentator bazy danych zostanie uruchomiony dla formularza służącego do wprowadzania danych, raport utworzony przez Dokumentatora bazy danych będzie zawierać listę właściwości formularza jako całości, właściwości każdej sekcji formularza oraz właściwości wszystkich przycisków, etykiet, pól tekstowych i innych kontrolek w formularzu, a także wszelkich modułów kodu i uprawnień użytkowników powiązanych z tym formularzem.

  6. Aby wydrukować raport, na karcie Podgląd wydruku w grupie Drukowanie kliknij pozycję Drukuj.

Przeglądanie tabeli w widoku projektu

Uwaga: Widok projektu nie jest dostępny dla tabel w bazach danych sieci Web.

Otwarcie tabeli w widoku projektu zapewnia szczegółowy wgląd w jej strukturę. W ten sposób można na przykład sprawdzić ustawienie typu danych poszczególnych pól, znaleźć maski wprowadzania oraz dowiedzieć się, czy tabela korzysta z pól odnośnika — pól używających zapytań w celu pobierania danych z innych tabel. Te informacje są przydatne, ponieważ niektóre typy danych i maski wprowadzania mogą mieć wpływ na możliwość znajdowania danych i wykonywania zapytań aktualizujących. Na przykład w sytuacji, gdy zapytanie aktualizujące ma skopiować wartości z jednej tabeli do określonych pól w innej, wykonanie tego zapytania nie powiedzie się, jeśli typy danych odpowiednich pól w tabeli źródłowej i docelowej są inne.

  1. Otwórz bazę danych, którą chcesz przeanalizować.

  2. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, którą chcesz przeglądać, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  3. W razie potrzeby zanotuj nazwy odpowiednich pól w tabelach oraz typy danych przypisane do każdego z nich.

    Ten typ może ograniczać rozmiar i rodzaj danych, które użytkownicy mogą wprowadzać w dane pola. Na przykład liczba znaków w polu tekstowym może być ograniczona do 20, a pole danych typu Liczba nie może zawierać wartości tekstowych.

  4. Aby określić, czy pole jest polem odnośnika, kliknij kartę Odnośnik dostępną w dolnej sekcji siatki tabeli w sekcji Właściwości pola.

    W polu odnośnika wyświetlany jest jeden zbiór wartości (z jednego lub wielu pól, na przykład imię i nazwisko). Zwykle jednak w takich polach zapisany jest inny zestaw wartości (z jednego pola, takiego jak numer identyfikacyjny). Na przykład pole odnośnika może zawierać identyfikator pracownika (zapisana wartość), ale w tym polu widoczne jest nazwisko odpowiedniej osoby (pokazywana wartość). Podczas używania pól odnośnika w wyrażeniach lub operacjach znajdowania i zamieniania należy używać zapisanych wartości (a nie pokazywanych). Zapoznanie się z zapisanymi i pokazywanymi wartościami pola odnośnika stanowi najlepszy sposób upewniania się, że wyrażenie lub operacja znajdowania i zamieniania, które korzystają z tego pola, będą działać zgodnie z oczekiwaniami.

    Na poniższej ilustracji przedstawiono typowe pole odnośnika. Ustawienia widoczne we właściwości Źródło wierszy mogą się różnić.

    Używanie tabeli lub kwerendy jako źródła danych dla pola odnośnika

    Pokazane tutaj pole odnośnika używa zapytania do pobrania danych z innej tabeli. Może być też dostępne pole odnośnika innego typu — nazywane listą wartości — które używa stałej listy wartości. Na tej ilustracji przedstawiono typową listę wartości.

    Używanie listy wartości jako źródła danych dla pola odnośnika

    Domyślnie listy wartości korzystają z typu danych Tekst.

    Najlepszym sposobem znajdowania pól odnośnika i list wartości jest otwarcie karty Odnośnik i klikanie wpisów w kolumnie Typ danych każdego pola w tabeli. Więcej informacji o tworzeniu pól odnośnika i list wartości można uzyskać za pośrednictwem linków w sekcji Zobacz też.

Początek strony

Wyświetlanie relacji między tabelami

Aby wyświetlić graficzną formę tabel w bazie danych, pól w każdej tabeli i relacji między tymi tabelami, można użyć karty obiektu Relacje. Na karcie obiektu Relacje dostępny jest ogólny obraz struktury tabel i relacji w bazie danych — informacji niezbędnych podczas tworzenia i zmieniania relacji między tabelami.

Uwaga: Przy użyciu karty obiektu Relacje można dodawać, zmieniać i usuwać relacje.

  • Otwórz bazę danych, którą chcesz przeanalizować.

  • Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Relacje kliknij pozycję Relacje.

Pojawi się karta obiektu Relacje pokazująca relacje między wszystkimi tabelami w otwartej bazie danych.

Relacja między dwiema tabelami

Uwaga: W bazach danych sieci Web ani aplikacjach sieci Web nie można używać karty obiektu Relacje.

Początek strony

Zobacz też

Używanie okienka Zależności obiektu do wyświetlania relacji obiektów

Wprowadzenie do tabel

Wprowadzenie do typów danych i właściwości pól

Wprowadzenie do zapytań

Wprowadzenie do formularzy

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×