Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.
Jedną z pierwszych czynności w zarządzaniu projektem jest dodanie zadań, których wykonanie spowoduje ukończenie projektu. Lista zadań może być tak prosta, jak lista kontrolna czynności, które muszą zostać wykonane, lub tak skomplikowana, że zawiera zadania z datami rozpoczęcia i ukończenia, relacje z innymi zadaniami oraz informacje o innych powiązanych zadaniach. Zarówno w przypadku prostej listy kontrolnej zadań, jak i listy zadań z harmonogramem ich wykonywania, w witrynie jest używana ta sama lista, możesz więc rozpocząć od prostej listy kontrolnej i później dodać do zadań szczegóły w celu jej przekształcenia w listę zadań z harmonogramem.
Dodawanie prostej listy kontrolnej zadań
Jeśli właśnie rozpoczynasz planowanie projektu lub przewidujesz, że projekt nie będzie zbyt skomplikowany, prosta lista kontrolna może być wystarczająca do skutecznego zarządzania projektem. Lista kontrolna może zawierać daty ukończenia zadań projektu i przydziały dla członków zespołu projektu.
Aby dodać prostą listę kontrolną zadań:
-
Na pasku Szybkie uruchamianie w witrynie kliknij pozycję Zadania.
-
Na stronie Zadania kliknij pozycję Edytuj.
-
W kolumnie Nazwa zadania wpisz nazwę każdego zadania, które musi zostać wykonane w ramach projektu. Aby po dodaniu zadania przejść do następnego wiersza, naciśnij klawisz ENTER.
Porada: Aby dodać nowe zadanie między już znajdującymi się na liście dwoma zadaniami, kliknij miejsce z lewej strony pola wyboru istniejącego zadania, a następnie naciśnij klawisz INSERT. Powyżej zaznaczonego istniejącego zadania zostanie dodany nowy wiersz. Możesz też kliknąć pozycję Wstaw w grupie Hierarchia na karcie Zadania.
-
W kolumnie Data ukończenia dla każdego zadania na liście wpisz lub wybierz dzień, w którym dane zadanie powinno zostać ukończone. Jeśli nie masz pewności, kiedy zadanie musi zostać ukończone, pozostaw tę kolumnę pustą dla danego zadania.
-
W kolumnie Przypisane do dla każdego zadania na liście wpisz lub wybierz nazwiska wszystkich osób, które będą pracować nad danym zadaniem.
Porada: Najlepszym rozwiązaniem jest przypisanie tylko jednej osoby do każdego zadania. Przypisanie większej liczby osób może prowadzić do problemów podczas oznaczania zadań jako ukończonych. Dla Anny, która ukończyła już swoją pracę nad zadaniem, rozsądne wydaje się oznaczenie zadania jako ukończonego na stronie Moje zadania. Jednak to spowoduje oznaczenie zadania jako ukończonego dla wszystkich pozostałych osób przydzielonych do pracy nad zadaniem. Inne osoby mogą wciąż mieć jakąś pracę do wykonania. Jeśli okaże się, że musisz przydzielić więcej niż jedną osobę do zadania, nazwiska tych osób możesz oddzielić średnikami (;).
-
Po zakończeniu dodawania prostej listy kontrolnej zadań kliknij pozycję Zatrzymaj.
Inną szybką metodą dodawania prostej listy kontrolnej zadań jest wklejenie listy z arkusza programu Excel. Jeśli kolumny używane w arkuszu są zgodne z kolumnami wyświetlanymi na stronie Zadania, możesz po prostu kliknąć na liście zadań i wkleić dane arkusza. Jeśli to możliwe, nazwiska zostaną sparowane z kontami w kolumnie Przypisane do.
Podczas pracy nad projektem po ukończeniu każdego zadania możesz zaznaczyć pole wyboru obok jego nazwy.
Jeśli okaże się, że jest potrzebna większa kontrola nad zadaniami na prostej liście kontrolnej, możesz dodać szczegóły do zadań w celu utworzenia bardziej rozbudowanej listy z harmonogramem, korzystając z instrukcji podanych w następnej sekcji.
Dodawanie listy zadań z harmonogramem
Jeśli projekt jest bardziej skomplikowany, może się okazać, że większe możliwości zarządzania w ramach procesu śledzenia prac zapewni lista zadań z harmonogramem.
Aby dodać listę zadań z harmonogramem:
-
Na pasku Szybkie uruchamianie w witrynie kliknij pozycję Zadania.
-
Na stronie Zadania kliknij pozycję Nowe zadanie. Możesz też na karcie Zadania na wstążce kliknąć pozycję Nowy element.
Uwaga: Jeśli pierwotnie została przez Ciebie utworzona prosta lista kontrolna zadań, ale projekt zaczął być nieco bardziej wymagający, możesz łatwo dodać więcej szczegółów do istniejących zadań. Aby zaznaczyć zadanie, kliknij miejsce po lewej stronie jego pola wyboru, a następnie na karcie Zadania na wstążce kliknij pozycję Edytuj element. Spowoduje to otwarcie zadania, tak aby można było dodać dalsze szczegóły harmonogramu.
-
Wpisz nazwę zadania w polu Nazwa zadania.
-
W polach Data rozpoczęcia i Data ukończenia wpisz lub wybierz datę rozpoczęcia zadania oraz jego datę ukończenia. Jeśli nie masz pewności co do jednej bądź obu tych dat, na razie pozostaw te pole puste. Możesz zawsze powrócić do nich później i dodać te informacje, edytując zadanie.
-
W polu Przypisane do wpisz nazwisko lub adres e-mail osoby, która ma pracować nad zadaniem.
Porada: Najlepszym rozwiązaniem jest przypisanie tylko jednej osoby do każdego zadania. Przypisanie większej liczby osób może prowadzić do problemów podczas oznaczania zadań jako ukończonych. Dla Anny, która ukończyła już swoją pracę nad zadaniem, rozsądne wydaje się oznaczenie zadania jako ukończonego na stronie Moje zadania. Jednak to spowoduje oznaczenie zadania jako ukończonego dla wszystkich pozostałych osób przydzielonych do pracy nad zadaniem. Inne osoby mogą wciąż mieć jakąś pracę do wykonania. Jeśli okaże się, że musisz przydzielić więcej niż jedną osobę do zadania, nazwiska tych osób możesz oddzielić średnikami (;).
-
Jeśli praca nad zadaniem została już rozpoczęta, w polu Wykonano % wpisz procent określający, jaka część pracy została wykonana oraz jaka część tej pracy pozostała do wykonania.
Porada: Pole to powinno być regularnie aktualizowane przez członków zespołu projektu. Dzięki niemu możesz się zorientować, jak wygląda postęp prac w ramach projektu oraz czy projekt zostanie ukończony na czas.
-
Aby podać szczegółowe informacje dotyczące wymaganych prac, w polu Opis wpisz krótki opis zadania. Może to być pomocne dla kierowników lub innych uczestników projektu, którzy będą chcieli go lepiej zrozumieć.
-
Skorzystaj z pól i przycisków znajdujących się obok pola Poprzedniki, aby określić, które zadania w projekcie muszą zostać ukończone, zanim będzie mogło zostać rozpoczęte bieżące zadanie.
Jeśli na przykład tworzysz zadanie o nazwie „Publikacja informacji prasowych”, które nie może zostać rozpoczęte, dopóki nie zostanie ukończone zadanie „Przygotowanie informacji prasowych”, zaznacz zadanie „Przygotowanie informacji prasowych” w polu po lewej stronie, a następnie kliknij pozycję Dodaj, aby przenieść to zadanie do pola po prawej stronie. W ten sposób określisz, że zadanie „Przygotowanie informacji prasowych” jest poprzednikiem zadania „Publikacja informacji prasowych” (czyli że musi zostać przed nim ukończone).
-
Z listy Priorytet wybierz odpowiedni poziom priorytetu.
-
Z listy Stan zadania wybierz odpowiedni poziom stanu.
Porada: Jest to kolejne pole, które powinno być regularnie aktualizowane przez członków zespołu projektu. Dzięki niemu masz kontrolę nad przestojami prac, opóźnieniami harmonogramu i innymi istotnymi problemami z harmonogramem.
-
Kliknij pozycję Zapisz.
Praca z listą zadań
Podczas pracy z listą zadań daty ukończenia zadań opóźnionych są wyświetlane w kolorze czerwonym. Po oznaczeniu zadania opóźnionego jako ukończonego przez zaznaczenie pola wyboru obok niego jego data ukończenia nie jest już wyświetlana w kolorze czerwonym.
Ponadto możesz przełączać się między różne widoki listy zadań, klikając łącza widoku powyżej listy. Dostępne są Wszystkie zadania, Kalendarz, wykonane, Wykres Gantta, Zadania, Moje zadania i nadchodzące, lub możesz zmodyfikować istniejący widok lub tworzenie własnego widoku listy zadań. Jeśli widok, który ma być używany, nie jest widoczny powyżej listy zadań, kliknij pozycję kliknij, aby wyświetlić dodatkowe opcje (...) obok łączy widoku i wybierz widok, którego chcesz użyć. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia własnego widoku zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.
Po dodaniu szczegółowych zadań do projektu możesz wykonać inne czynności opisane w poniższych tematach:
