Zarządzanie kontaktami w programie SharePoint Workspace 2010

Co chcesz zrobić?

• Dodawanie nowych kontaktów

• Zapisywanie kontaktu jako pliku

• Wysyłanie kontaktu do innych osób

• Weryfikowanie tożsamości kontaktów

• Rozwiązywanie konfliktów nazw kontaktów

• Tworzenie aliasu dla kontaktu

• Usuwanie kontaktu

• Ukrywanie kontaktu

• Wyświetlanie informacji diagnostycznych dotyczących kontaktu

• Wyświetlanie właściwości kontaktu

Dodawanie nowych kontaktów

Aby wyszukać i dodać nowe kontakty do listy kontaktów na pasku uruchamiania, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę Narzędzia główne.

2. Kliknij pozycję Dodaj kontakt.

3. W oknie dialogowym Znajdowanie użytkownika wprowadź nazwę lub tekst, który chcesz znaleźć, w polu Wyszukaj .

   Szczegóły

   Możesz wyszukiwać przy użyciu funkcji imię i nazwisko, "imię", "nazwisko", "służbowy adres E-mail" lub "osobista Poczta E-mail". Wyszukiwanie zwróci wszystkie kontakty, w których znajduje się odpowiednik w dowolnym z prawidłowych pól. Na przykład ciąg wyszukiwania "Jan" zwróci kontakty o nazwie "Andrew Johnson", ponieważ "Jan" jest pierwszymi czterema znakami w polu "nazwisko". Jako reguła na przycisku, tym dokładniejsze jest wyszukanie ciągu wyszukiwania (przez wpisanie większej liczby znaków), tym bardziej konkretny i dokładny wynik wyszukiwania.

   Możesz zmienić kolejność kolumn w oknie dialogowym Znajdowanie użytkownika, przeciągając je. Możesz również usunąć kolumny (z wyjątkiem "pełna nazwa"), klikając prawym przyciskiem myszy dowolny nagłówek kolumny i usuwając zaznaczenie nazwy kolumny do usunięcia. Usuniętą kolumnę można przywrócić, klikając prawym przyciskiem myszy dowolny nagłówek kolumny i wybierając nazwę kolumny do przywrócenia. Wszelkie zmiany wprowadzone w oknie dialogowym Znajdowanie użytkownika dotyczą tylko bieżącej sesji wyszukiwania. Wszystkie ustawienia domyślne są przywracane po następnym otwarciu okna dialogowego Znajdowanie użytkownika.

4. Opcjonalnie: zaznacz pole wyboru Uwzględnij publiczny Katalog kontaktów w obszarze roboczym , jeśli chcesz uwzględnić ten katalog w wyszukiwaniu.

   Domyślnie program SharePoint Workspace przeszukuje sieć firmową (Jeśli należysz do jednej z nich), a także znane kontakty.

5. Kliknij pozycję Znajdź.

6. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, zaznacz je na liście.

   Ikona obecności obok nazwy kontaktu na liście jest wyświetlana w celu umożliwienia oglądania jej statusu online. Jednak dopasowania kontaktów Znalezione za pośrednictwem publicznego katalogu kontaktów obszaru roboczego są zawsze początkowo wyświetlane z ikoną statusu "nieznany", dopóki nie zaznaczysz ich i dodasz je do listy kontaktów.

7. Aby wyświetlić więcej informacji na temat wybranego dopasowania kontaktu, kliknij pozycję Właściwości.

   Możesz na przykład podjąć kroki w celu zweryfikowania tożsamości kontaktu.

8. Kliknij przycisk Dodaj , aby dodać kontakt do listy.

Zapisywanie kontaktu jako pliku

Możesz zapisać kontakt jako plik, a następnie wysłać go jako załącznik w wiadomości e-mail.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt i wybierz polecenie Zapisz kontakt jako plik....

2. W oknie dialogowym Zapisywanie informacji o kontakcie jako... wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik kontaktów, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Początek strony

Wysyłanie kontaktu do innych osób

Możesz wysłać kontakt do innych osób jako załącznik pliku w wiadomości e-mail lub w wiadomości programu Groove.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt.

2. Wybierz pozycję Wyślij pocztą e-mail do wybranych kontaktów...

3. Wprowadź jeden lub więcej adresów e-mail w polu do: .

4. Jeśli to konieczne, Edytuj temat i treść wiadomości tekstowej.

   Uwaga: w standardowej wiadomości tekstowej znajdują się instrukcje dotyczące pobierania programu SharePoint Workspace, na wypadek, gdyby adresat nie miał jeszcze konta.

5. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Weryfikowanie tożsamości kontaktów

Stanowczo zalecamy zweryfikowanie tożsamości kontaktów w celu zmniejszenia ryzyka udostępnienia poufnych informacji osobom niezamierzonym. W zależności od instalacji konta Administrator może już zweryfikować wiele tożsamości kontaktów w organizacji. Program SharePoint Workspace wskazuje status weryfikacji osób na listach kontaktów i członków przy użyciu następujących kolorów:

• Czarny: niezweryfikowany.

• Zielony: zweryfikowany przez Ciebie.

• Zielonomodry: zweryfikowany przez organizację.

• Niebieski: zweryfikowany przez organizację, ale poza domeną lub certyfikatem krzyżowym.

• Czerwony: konflikt nazw. Dwa kontakty, które mają podobne nazwiska, są wyświetlane na czerwono bez względu na ich stan weryfikacji. Zobacz Rozwiązywanie konfliktów nazw , aby uzyskać więcej informacji.

Zasady komunikacji zastosowane do Twojej tożsamości określają możliwość współdziałania z innymi użytkownikami w zależności od ich stanu weryfikacji. Te zasady mogą wykonywać następujące czynności:

• Zabraniasz komunikacji z użytkownikami, którzy nie są weryfikowani przez administratora w organizacji.

• Otwórz okno dialogowe alert weryfikacji kontaktu (opisane poniżej), aby ostrzec Cię przed zezwoleniem na komunikowanie się z użytkownikami, których tożsamość nie została zweryfikowana.

• Zezwalaj na komunikowanie się z dowolnym kontaktem bez żadnych ostrzeżeń i ograniczeń.

Weryfikacja innych użytkowników w Twojej organizacji może dostarczyć wystarczające gwarancje dotyczące tożsamości. W niektórych przypadkach, szczególnie jeśli pracujesz z bardzo poufnymi informacjami, możesz również ręcznie zweryfikować tożsamość użytkownika.

Rozwiązywanie konfliktów nazw kontaktów

Jeśli co najmniej dwa kontakty mają identyczne nazwy wyświetlane, ich nazwy są wyświetlane na czerwono na listach kontaktów, na listach członków obszaru roboczego i na swoich kartach informacyjnych kontaktów. Nazwy wyświetlane są traktowane jako identyczne, jeśli dokładnie pasują do siebie po usunięciu interlinii, końcowym i wielu osadzonych spacji oraz przekonwertowaniu nazwy na małe litery.

Na przykład "Ann Beebe" i "Ann Beebe" powoduje konflikt nazw. Jednak "Ann Beebe" i "AnnBeebe" nie spowoduje konfliktu nazw.

Ważne jest rozróżnienie nazw kontaktów, aby przypadkowo nie rozpoczynać działań z niewłaściwym kontaktem. Możesz utworzyć nazwę aliasu dla dowolnej z nazw kontaktów, które są w konflikcie.

Ponadto w niektórych rzadkich przypadkach konflikt nazw może wynikać z nieaktualnych kontaktów przechowywanych na koncie. Na przykład być może dany kontakt uaktywniono nowe konto, podzielił wszystkie działania na poprzednim koncie, ale użyto tej samej nazwy wyświetlanej dla obu. W takim przypadku możesz ukryć przestarzały kontakt zgodnie z poniższym opisem, aby nie był już wyświetlany na żadnej liście kontaktów.

Aby usunąć konflikt nazw, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę przedstawiającą konflikt, a następnie kliknij polecenie napraw konflikt nazw.

2. Wykonaj dowolną z następujących czynności:

   • Kliknij pozycję Wyświetl wizytówkę vCard , aby wyświetlić szczegóły wybranego kontaktu. Może to ułatwić rozróżnianie kontaktów o tej samej nazwie.

   • Kliknij pozycję Alias kontaktu... , aby otworzyć okno dialogowe alias, w którym można wprowadzić unikatową nazwę wyświetlaną kontaktu.

   • Kliknij pozycję Weryfikuj tożsamość... , aby przejść do kroków sprawdzania tożsamości kontaktu.

3. Kliknij pozycję Gotowe.

Początek strony

Tworzenie aliasu dla kontaktu

W ramach aliasu możesz wyświetlić dowolny kontakt (inny niż własny). Jest to przydatne, jeśli masz problemy z rozróżnieniem kontaktów o tej samej nazwie.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, a następnie kliknij polecenie Alias kontaktu.

2. Wpisz nazwę aliasu i kliknij przycisk OK.

   Nazwa aliasu jest wyświetlana zamiast oryginalnej nazwy. Aby wyświetlić oryginalną nazwę kontaktu, możesz otworzyć jego informacje kontaktowelub wskazać nazwę aliasu w celu wyświetlenia okna podręcznego, w którym jest wyświetlana oryginalna nazwa.

Początek strony

Usuwanie kontaktu

Aby usunąć kontakt z listy kontaktów na pasku uruchamiania:

1. Zaznacz kontakt, który chcesz usunąć.

2. Naciśnij klawisz DELETE i kliknij przycisk tak , aby potwierdzić usunięcie.

Kontakty, które usuniesz z listy kontaktów na pasku uruchamiania, mogą być nadal wyświetlane na innych listach kontaktów, na przykład na listach rozwijanych do wiadomości lub w oknie dialogowym Wysyłanie zaproszenia. Wynika to z faktu, że w programie SharePoint Workspace są przechowywane informacje o kontaktach dla wszystkich użytkowników, którym użytkownik korzysta z listy agregacji o nazwie "znane kontakty". Dotyczy to również kontaktów dodanych do listy kontaktów na pasku uruchamiania oraz członków Twoich obszarów roboczych. Pamiętaj, że możesz często mieć członków obszaru roboczego, którzy nie znajdują się również na Twojej liście kontaktów.

Nie można usunąć kontaktów wyświetlanych na liście znanych kontaktów. Możesz jednak co najmniej ukryć te kontakty.

Początek strony

Ukrywanie kontaktu

Kontakty mogą czasami być przestarzałe z różnych przyczyn. Jeśli masz przestarzałe kontakty, możesz je ukryć, tak aby nie były wyświetlane w menu rozwijanym z wyświetlonymi kontaktami.

1. Otwórz Menedżera kontaktów.

2. Zaznacz kontakty, które chcesz ukryć.

3. Kliknij pozycję Ukryj , aby umieścić zaznaczone kontakty na liście ukrytych kontaktów .

4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wyświetlanie informacji diagnostycznych dotyczących kontaktu

Możesz wyświetlić informacje diagnostyczne dotyczące wybranych kontaktów. Czasami konieczne może być wyświetlenie tych informacji w celu uzyskania pomocy technicznej. Jeśli chcesz wysłać informacje diagnostyczne do pracownika pomocy technicznej, możesz skopiować i wkleić informacje z okna dialogowego Diagnostyka do wiadomości e-mail.

1. Otwórz Menedżera kontaktów.

2. Wybierz odpowiedni kontakt.

3. Kliknij pozycję Diagnostyka.

   Aby skopiować informacje z okienka kontaktów , kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij pozycję Zaznacz wszystko, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Kopiuj.

   Aby skopiować informacje z okienek dotyczących świadomości lub diagnostyki sieci , kliknij pozycję Kopiuj do schowka.

4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wyświetlanie właściwości kontaktu

Aby wyświetlić "właściwości" dowolnego kontaktu, kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, a następnie kliknij polecenie Właściwości. Z właściwości kontaktu możesz:

• Wyświetl wszystkie informacje wybranemu kontaktowi podano tożsamość kontaktu (na przykład nazwę firmy, numer telefonu i adres e-mail).

• Wyślij wiadomość do kontaktu.

• Zaproś kontakt do obszaru roboczego , w którym jesteś już członkiem.

• Utwórz alias kontaktu, aby wyświetlić jego listę pod inną nazwą wyświetlaną.

• Sprawdź tożsamość kontaktu.

• Pokaż obszary robocze, które udostępniasz kontaktowi jako członkowie.

• Pokazywanie wiadomości wysłanych lub odebranych od kontaktu.

Początek strony