Dodawanie danych zebranych za pośrednictwem wiadomości e-mail do bazy danych programu Access

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Może zbierać lub Aktualizuj informacje jednak wiadomości e-mail przy użyciu programu Microsoft Access 2007 lub Access 2010 z programu Microsoft Outlook 2007 lub Microsoft Outlook 2010. Dostęp prowadzi użytkownika przez tworzenie formularza zbioru danych i wysyłanie formularza w wiadomości e-mail. Adresaci wiadomości e-mail zwrócą wypełnione formularze, można wyświetlić dane zebrane, automatycznie przetwarzane i przechowywane w określonej bazie danych programu Access. Ta metoda zbierania danych można zaoszczędzić czas i nakładu, zwykle biorących udział w kopiowania i wklejania lub procesu wprowadzania danych ręcznego. Poniżej przedstawiono kilka scenariuszy, w którym ten proces umożliwia zbieranie danych:

Ankiety    Możesz wykonać ankiety i skompilować wyniki pierwszego tworzenia bazy danych programu Access z tabelami niezbędne do przechowywania wyników, a za pomocą kreatora, aby wygenerować ankietę, a następnie wysłać je do innych uczestników ankiety. Gdy uczestnicy odpowiedzieć, dane z badań znajduje się automatycznie w bazie danych.

Raporty o stanie    Czy jest to najnowszy stan poziomu zapasów lub aktualne informacje dotyczące oczekujących problemy, zespołu zachować informuje przez wysłanie wiadomości e-mail wiadomości, które zawierają aktualne informacje w regularnych odstępach czasu.

Imprezy    Jeśli organizowanie konferencji, szkolenia lub innych zdarzeń, można wysłać jeden lub więcej formularzy w wiadomości e-mail do zbierania informacji kontaktowych, preferencje podróż i hotel i tak dalej. Jeśli wybierzesz automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, uczestnicy będą mogli zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie bez powiadomienia i zawsze mieć dostęp do najnowszych danych na potrzeby podejmowania decyzji.

W tym artykule opisano, co jest potrzebne do należy korzystać z tego procesu, jak rozpocząć pracę przy użyciu kreatora, a następnie zapewnia dodatkowe informacje na temat różne kroki, aby obserwować kreatora najbardziej informacje zaznaczenia może mieć

Uwaga: Nie można dodać zebrane dane użycie adresatów usługi Hotmail lub Yahoo wysyłania formularza zbioru danych.

Przed rozpoczęciem

Jeśli jest używany po raz pierwszy zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:

  1. Upewnij się, że na komputerze zainstalowano następujących aplikacji:

    • Program Access 2007 lub Access 2010.

    • Program Outlook 2007 lub Outlook 2010. Jest potrzebny program Outlook zainstalowaniu i skonfigurowaniu na komputerze, który umożliwia wysłanie wiadomości e-mail. Jeśli masz zainstalowany program Outlook, ale nie zostały jeszcze skonfigurowane, uruchom program Outlook i postępuj zgodnie z instrukcjami w Kreatorze uruchamiania programu Outlook. Aby uzyskać pomoc przy użyciu kreatora zobacz Pomoc programu Outlook.

    • Jeśli planujesz na temat korzystania z formularza programu InfoPath, upewnij się, że masz programu InfoPath 2007 lub nowszy edition zainstalowany i odbiorcy również muszą mieć zainstalowany program InfoPath na swoich komputerach.

    • Możesz wiadomości e-mail adresatów muszą być albo mieć programu InfoPath lub obsługującym format HTML zainstalowane na swoich komputerach, aby móc wyświetlać i edytować formularz klienta poczty e-mail.

      Formularz umożliwiający zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail nie jest formularza programu Access. Kreator generuje specjalnego formularza w formacie HTML lub programu InfoPath.

      Identyfikowanie docelową bazę danych. Bazy danych mogą mieć format MDB lub accdb. Ponadto pliki MDE i ACCDE są obsługiwane. Jeśli nie chcesz użyć istniejącej bazy danych, musisz utworzyć nową.

  2. Zidentyfikuj lub tworzenie tabel, które zawierają dane z odpowiedzi wiadomości e-mail. Jeśli zbierania danych istniejące tabele, upewnij się, że tabele nie są tylko do odczytu i czy masz niezbędne uprawnienia, aby dodać do lub aktualizowanie ich zawartości.

Uwaga: Załącznik, Autonumerowanie, OLE i wielowartościowe pole, które nie mogą zostać zebrane typy przy użyciu wiadomości e-mail

Jeśli operacja zbioru danych wypełnia dwóch lub więcej tabel, należy utworzyć kwerendę wybierającą i użyć jej jako źródła rekordów formularza. Upewnij się, że kwerenda zawiera wszystkie wymagane pola z tabel. Jeśli korzystasz z istniejącej kwerendy, upewnij się, że kwerenda nie jest tylko do odczytu i czy masz niezbędne uprawnienia, aby dodać do lub aktualizowanie jego zawartość. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia kwerendy według dwóch lub więcej tabel zobacz artykuł Wprowadzenie do kwerend.

Przechowywanie danych jako nowe rekordy w następujących sytuacjach:

  • Jeśli dane będą wypełniać wielu tabel.

  • Jeśli nie ma pola klucza podstawowego tabeli docelowej. Wartości klucza podstawowego są niezbędne do zamapować każdą odpowiedź do istniejącego rekordu. Jeśli tabela docelowa nie ma pola klucza podstawowego, dodaj je teraz lub przypisywanie istniejącym polem zawierającą unikatowe wartości jako klucz podstawowy.

  • Jeśli tabela docelowa nie zawiera żadnych rekordów. Jeśli tabela jest pusta, Kreator założono, że chcesz dodać rekordy.

  • Jeśli adresy e-mail adresatów nie są przechowywane jako pola w bazie danych. Podczas zbierania danych do aktualizowania rekordów, nie można ręcznie wpisać adresy w komunikacie wygenerowane przez kreatora. Pole Adres muszą znajdować się w tabeli docelowej lub w tabeli, który zawiera relację z tabeli docelowej.

Początek strony

Wprowadzenie

  1. Otwórz bazę danych, w którym będą przechowywane dane zebrane.

  2. Aby dodać dane do jednej tabeli, zaznacz tabelę w okienku nawigacji. Aby wypełnić wiele powiązanych tabel, wybierz kwerendę, która jest powiązana z tych tabel.

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności, aby uruchomić kreatora:

    • Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Utwórz wiadomość E-mail.

    • Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę lub kwerendę, a następnie kliknij Zbierz i Aktualizuj dane pocztą E-mail.

      Uwaga: Jeśli tabela nie zawiera żadnych pól lub zawiera tylko typu Autonumerowanie, obiekt OLE, załącznik lub wielowartościowe typy pól odnośników, program Access wyświetli się następujący komunikat: wybranego tabela lub kwerenda nie zawiera wszystkie pola obsługujące zbierania danych pocztą e-mail .

Jeśli tabela zawiera pola, które obsługują zbieranie danych, zostanie uruchomiony Kreator. Jeśli tabela docelowa obsługuje dodawanie i aktualizowanie danych, Kreator przeprowadzi Cię przez wszystkie wymagane kroki zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail.

Użyj poniższych sekcjach jako odwołanie wszelkie pytania, mające za pomocą następujących siedmiu głównych kroków procesu.

  1. Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który chcesz wysłać

  2. Określ, czy chcesz zbieranie nowych danych lub aktualizowanie istniejących danych

  3. Określ dane, które mają być pobierane

  4. Określanie automatyczne lub Ręczne przetwarzanie danych

  5. Wybierz sposób określania adresów e-mail adresatów

  6. Przeglądanie i określ listę adresatów

  7. Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Początek strony

Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który chcesz wysłać

Wybierz typ formularza opartego na łatwe w użyciu dla siebie i odbiorcy.

Formularz HTML wybierz    Formularz HTML można wyświetlać i edytować przez dowolnego użytkownika, którego klient poczty e-mail obsługuje kodu HTML

Formularz Wybierz programu Microsoft InfoPath    Zostanie wyświetlona opcja, tylko jeśli programu InfoPath na którym jest zainstalowany na komputerze. Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy wszystkie odbiorcy mają programu InfoPath i Outlook zostały zainstalowane na swoich komputerach. Formularz programu InfoPath oferuje lepszą wprowadzania danych i środowiska edycji

Strona kreatora, który jest wyświetlany obok zależy od tego, czy obiekt docelowy obsługuje aktualizowanie danych. Jeśli obiekt jest kwerenda oparta na dwóch lub więcej tabel lub jeśli jest to tabela, która nie ma pola klucza podstawowego lub nie zawiera żadnych rekordów, Kreator zakłada się, że chcesz dodać nowe rekordy, a zostanie wyświetlony monit o wybranie pól formularza. We wszystkich innych przypadkach kreator monituje o Określ, czy chcesz dodać lub zaktualizować danych przed zapytaniem, aby zaznaczyć pola formularza.

Początek strony

Określ, czy chcesz zbieranie nowych danych lub aktualizowanie istniejących danych

Określ, co chcesz zrobić z danymi. Typ formularza, którego używasz wpływa na liczbę nowych rekordów, które adresata mogą wysyłać do Ciebie w jednym odpowiedzi. Podczas aktualizacji danych, liczbę rekordów, które muszą zostać zaktualizowane przez adresata określa liczbę wstępnie wypełnione formularze, które mają zostać uwzględnione w wiadomości.

Uwaga: Aby dodać nowe rekordy, wpisz adresy e-mail w polu adres wiadomości e-mail, podczas tworzenia wiadomości. Aby zaktualizować istniejące dane, adresy e-mail adresatów, muszą być przechowywane jako pola w tabeli lub kwerendy źródłowej lub w powiązanej tabeli.

Początek strony

Określanie danych, które mają być pobierane

Podczas wybierania pól do uwzględnienia w formularzu, nie jest konieczne uwzględnienie wszystkich pól, która istnieje w podstawowej tabeli lub kwerendy w formularzu. Jednak muszą być spełnione następujące warunki:

  • Wymagane pola:    Pola oznaczone symbolem gwiazdki (*) są wymagane. Jeśli są zbieranie nowych rekordów, Kreator automatycznie zostaną uwzględnione wszystkie pola, których właściwość wymagane jest ustawiona na Tak. Jeśli rekord jest wymagane pola są puste, Access kończy się niepowodzeniem dodać rekord w tabeli.

  • Nieobsługiwane typy pól:    Nie można uwzględnić niektórych typów pól w formularzu, takie jak Autonumerowanie, załącznik, obiekt OLE lub wielowartościowych pól odnośników.

  • Klucz podstawowy:    Użytkownik będzie mógł wpisz wartość w polu podczas dodawania rekordów. Jeśli określona wartość jest już używana, odpowiedź nie będą przetwarzane.

    Uwaga: Dla każdego pola zawarte w obszarze Właściwości pola określić etykietę, a następnie kliknij pozycję tylko do odczytu Jeśli nie chcesz użytkownikowi na zmienianie danych w tym polu.

Początek strony

Określanie automatyczne lub Ręczne przetwarzanie danych

Możesz wybrać automatyczne lub Ręczne przetwarzanie odpowiedzi. Automatyczne przetwarzanie oznacza, że po otrzymaniu odpowiedzi programu Outlook i Access współdziałają, aby wyeksportować dane z tabel docelowych w bazie danych. Automatyczne przetwarzanie pozwalają zaoszczędzić czas i nakładu. Ręczne przetwarzanie oznacza jedynie, że rozpocząć operację eksportowania do przenoszenia danych z określonego folderu w programie Outlook, do tabeli docelowej w programie Access.

Odpowiedzi pomyślnie są eksportowane do tabeli docelowej, jak w czasie odpowiedzi osiągnięcia skrzynki pocztowej są spełnione następujące warunki:

  • Program Outlook musi być już zainstalowany na Twoim komputerze. Jeśli program Outlook nie jest uruchomiony, przetwarzanie zaczyna się następnym razem podczas uruchamiania programu Outlook.

  • Program Access nie może być chroniony hasłem i nie może być otwarty w trybie wyłączności. Nazwa lub lokalizacja bazy danych nie musi zostać zmieniony po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend i właściwości pól zawarte w formularzu nie musi zostać zmieniony po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Musi mieć wymagane uprawnienia, aby dodać lub zaktualizować zawartość źródłowych tabel i kwerend.

    Uwaga: Jeśli automatyczne przetwarzanie nie powiedzie się, spróbuj, rozwiązywanie problemów, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedzi, które nie powiodło się. Automatyczne przetwarzanie nadal wszystkie odpowiedzi, które osiągnięcia skrzynki odbiorczej po rozwiązywania tych problemów.

Ustawianie właściwości w celu sterowania automatycznego przetwarzania odpowiedzi

Aby określić inny folder programu Outlook, gdzie są przechowywane odpowiedzi, na stronie Określanie sposobu przetwarzania odpowiedzi kreatora, kliknij nazwę folderu. W oknie dialogowym Wybierz Folder wybierz inny folder lub kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć nowy folder.

Kliknięcie Ustawianie właściwości, aby kontrolować automatyczne przetwarzanie odpowiedzi lub zmienianie ustawień importowania dostosować poprawnie, zobacz poniższej tabeli, aby uzyskać informacje o dostępnych opcjach:

Opcja

Wynik

Odrzuć odpowiedzi od tych, do których nie wysłał wiadomości   

Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz tylko tych odpowiedzi, które zostały wysłane przez oryginalny adresatów wiadomości mają być automatycznie przetwarzane. Odpowiedzi od innych osób są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane.

Zaakceptuj wiele odpowiedzi od każdego adresata   

Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz tylko pierwszy odpowiedź z każdego z adresatów do automatyczne przetwarzanie. Drugim i kolejnych odpowiedzi są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane.

Uwaga: To ustawienie określa tylko liczba odpowiedzi, a nie liczbę rekordów w obrębie jednej odpowiedzi, które są przetwarzane. Innymi słowy Jeśli wysyłasz formularza programu InfoPath, użytkownik będzie mógł wysłać wielu rekordów w jednej odpowiedzi, a dostęp automatycznie przetwarza wszystkie rekordy w odpowiedzi, nawet jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone.

Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych   

Gdy adresaci użyć formularza programu InfoPath, aby zaktualizować dane, możesz wysłać nowe rekordy oprócz aktualizacji istniejących rekordów. Zaznacz to pole wyboru w celu przetwarzania tylko aktualizacji istniejących rekordów.

Liczba odpowiedzi mają być przetwarzane   

Wpisz całkowitą liczbę (od wszystkim adresatom) odpowiednie automatyczne przetwarzanie odpowiedzi. Jeśli chcesz, aby wszystkie odpowiedzi automatyczne przetwarzanie, wprowadź dużą wartość, na przykład 5000, w polu tekstowym. Odpowiedzi na po osiągnięciu określonej wartości są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane.

Data i godzina, aby zatrzymać   

Określ w przypadku automatycznego przetwarzania odpowiedzi należy zatrzymać dla tej wiadomości e-mail. Odpowiedzi na otrzymane po tej daty i godziny są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane.

Aby zmienić te opcje w późniejszym terminie, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpowiedziami. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych zaznacz wiadomość, dla której chcesz zmienić ustawienia, a następnie kliknij pozycję Opcje wiadomości. Zmiany wprowadzone w oknie dialogowym dotyczą wszystkich kolejnych odpowiedzi, które pojawi się do tej wiadomości.

Ręczne przetwarzanie odpowiedzi

Aby kontrolować, kiedy i jakie odpowiedzi na wezwania na spotkania, nie należy zaznaczać opcji automatycznego procesu. Odpowiedzi będą przechowywane w określonym folderze w programie Outlook do momentu wybierz i kliknij prawym przyciskiem myszy każdą odpowiedź w folderze, a następnie kliknij pozycję Eksportuj dane do programu Microsoft Access w menu skrótów.

W niektórych przypadkach może również być ręczne przetwarzanie odpowiedzi, które nie mają być automatycznie przetwarzane.

Należy pamiętać o następujących przed wyeksportowaniem danych

  • Baza danych programu Access nie powinien być otwarty w trybie wyłączności, a nazwa lub lokalizacja bazy danych nie musi zostać zmieniony po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend i właściwości pól zawarte w formularzu nie musi zostać zmieniony po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Musi mieć wymagane uprawnienia, aby dodać lub zaktualizować zawartość źródłowych tabel i kwerend.

Początek strony

Wybierz sposób określania adresów e-mail adresatów

Jeśli są pobierane tylko nowe informacje, można określić adresy e-mail na dwa sposoby:

  • Wpisz adresy e-mail pojedynczo w wiadomości e-mail programu Outlook, lub wybierz adresy z książki adresowej.

  • Za pomocą pola Adres e-mail w tabeli lub kwerendzie bieżącej bazy danych programu Access.

    Uwaga: Podczas zbierania danych do aktualizowania istniejących rekordów, nie widzisz tego okna dialogowego, ponieważ adresy e-mail adresatów najpierw musi być dostępna jako pola w bazie danych.

Wprowadzanie adresów e-mail bezpośrednio w programie Outlook

Jeśli określisz adresatów w programie Outlook, można wyświetlić podgląd i dostosowywanie przed wysłaniem wiadomości. W wiadomości e-mail treść wiadomości zawiera krótkie wprowadzenie i formularza. Zaleca się, że nie wprowadź odpowiednie zmiany w formularzu. Zmiany w strukturze formularza może spowodować odpowiedzi nie są przetwarzane.

Przy użyciu adresów e-mail przechowywanych w polu w bazie danych

Opcja Zaznacz tabelę skojarzone odwołuje się do tabel powiązanych. Aby wyświetlić lub edytować relacji między tabelami w bazie danych, na bazie danych narzędzia. karcie w grupie Relacje kliknij przycisk Relacje

Aby uzyskać więcej informacji na temat relacji zobacz artykuł Przewodnik po relacjach pomiędzy tabelami.

Początek strony

Przeglądanie i określ listę adresatów

Ostatnim krokiem głównych obejmuje Podgląd i dostosowywanie wiadomości e-mail, dostrajania listy adresatów, a następnie wysyłając wiadomości do zbierania danych.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Gdy Kreator zostanie wyświetlona informacja teraz można utworzyć wiadomość e-mail i pokazano, jak wyświetlić stan wiadomości e-mail przy użyciu polecenia Zarządzaj odpowiedziami, niektóre komunikaty ostrzegawcze może być wyświetlany. W poniższej tabeli opisano każdego ostrzeżenia i akcji, które można wykonać w celu rozwiązania problemu:

Ostrzeżenie dotyczące wiadomość

Opis

S wiązanie

Niektóre rekordy nie zawierają prawidłowego adresu w określonym polu adresu e-mail. Nie dane zostaną zwrócone dla tych wierszy.

Pole adresu e-mail, zaznaczony zawiera wartości null.

Zbieranie danych dla każdego rekordu, należy zakończyć działanie kreatora i zamienianie wartości null na adresy e-mail. Następnie ponownie uruchom kreatora.

Masz obecnie w trybie wyłączności w bazie danych. automatyczne przetwarzanie nie powiedzie się, dopóki zwolnieniu blokady.

Masz obecnie otwarty w trybie wyłączności bazy danych.

Jeśli wybierzesz odpowiedzi automatycznie przetwarzane, przetwarzanie kończy się niepowodzeniem, ponieważ programu Access nie można dodać do lub zaktualizować bazy danych, który zawiera w trybie wyłączności nad nim. Zamknij i ponownie otwórz bazę danych w trybie otwarta natychmiast po wysłaniu wiadomości

Te wiadomości e-mail mogą zawierać dane, które ma charakter poufne lub tajne.

Zbierania danych do aktualizowania istniejących rekordów, a formularz, który chcesz wysłać zostanie wstępnie wypełniony z istniejących danych.

Jeśli niektóre pola formularza zawierają dane poufne, powróć do kroku kreatora których wybrane pola i usunąć pola, które zawierają dane poufne w formularzu

Po Podgląd i dostosowywanie wiadomości, można filtrować pola adresu e-mail i wybierz adresatów. Wybierz adresy e-mail, które ma być używany, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Jeśli zobaczysz okno dialogowe Wyświetlanie nieprawidłowe adresy e-mail, zanotuj adresy na liście, a następnie kliknij przycisk Zakończ. Sprawdź nieprawidłowe adresy, wprowadź konieczne poprawki, a następnie spróbuj ponownie wysłać wiadomość.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×