Czy należy zapisywać dokumenty w usłudze OneDrive dla Firm czy w witrynie zespołu?

Czy należy zapisywać dokumenty w usłudze OneDrive dla Firm czy w witrynie zespołu?

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Perspektywa zapisywania wszystkich dokumentów w usłudze OneDrive dla Firm jest kusząca. Link do biblioteki usługi OneDrive dla Firm jest zawsze dostępny na górze strony, gotowy do przekazania lub utworzenia dokumentów z usługi OneDrive dla Firm. Trzeba jednak pomyśleć o tym, kto ma mieć dostęp do dokumentów zapisanych w usłudze OneDrive dla Firm. Jeśli dokument dotyczy projektu i jest dziełem zespołowym, zapisanie go w witrynie zespołu może być lepszym rozwiązaniem.

Czym różni się usługa OneDrive dla Firm od witryny zespołu w programie SharePoint?

Usługa OneDrive dla Firm to miejsce, w którym można przechowywać pliki z komputera w chmurze i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia lub udostępniać je innym. W ramach usługi Office 365 lub programu SharePoint Server usługa OneDrive dla Firm pozwala aktualizować i udostępniać pliki z dowolnego miejsca i współpracować nad dokumentami pakietu Office z innymi osobami w tym samym czasie.

Witryna zespołu w programie SharePoint to miejsce, w którym użytkownicy mogą współpracować nad plikami, dokumentami i pomysłami. Witryna została skonfigurowana, aby ułatwić dwukierunkową komunikację między członkami zespołu. Program SharePoint oferuje pełny zestaw bibliotek dokumentów, list zadań, kalendarzy, przepływów pracy, stron typu wiki i innych funkcji, które pomagają zespołom komunikować się i współpracować.

Z OneDrive dla Firm i witryna zespołu SharePoint pliki są przechowywane w chmurze. OneDrive dla Firm lub SharePoint można zsynchronizować z komputerem. Zobacz Synchronizowanie usługi OneDrive dla firm pliki lub synchronizować pliki programu SharePoint , aby uzyskać więcej informacji.

Sytuacje, w których warto zapisać dokumenty w usłudze OneDrive dla Firm

  • Nie zamierzasz udostępniać dokumentów.
    Dokumenty, które można umieścić w OneDrive dla Firm są prywatne, dopóki ich udostępnianie. Dzięki temu OneDrive dla Firm najlepszym rozwiązaniem wersji roboczych dokumentów lub dokumenty osobiste, które nikt należy wyświetlić.

  • Zamierzasz udostępniać pliki pojedynczo i z ograniczony zakres lub krótki czas ważności.
    Możesz na przykład pisać wpis w blogu, który niekoniecznie dotyczy projektu, i chcieć, aby kilku współpracowników przejrzało go przed opublikowaniem. W takiej sytuacji dokument zostanie przez nich użyty tylko raz, a opcja przechowywania ani informacje kontekstowe nie są im potrzebne. Wystarczy link do dokumentu i uprawnienia do edycji.

  • Nie można wskazać istniejącej witryny zespołu, do której dokument by pasował, a przeznaczenie dokumentu nie uzasadnia tworzenia nowej witryny.

Sytuacje, w których warto zapisać dokumenty w bibliotece witryny zespołu

  • Chcesz, aby członkowie zespołu wiedzieli, że dokument jest ważny dla trwającego projektu.

  • Chcesz rozciągnąć własność i uprawnienia do dokumentu na większą grupę osób. Jeśli dokument jest ważny dla powodzenia projektu, dobrze jest, gdy oprócz Ciebie są także inne osoby mogące kontrolować, co się dzieje w witrynie.

  • Chcesz, aby uprawnienia były udzielane na podstawie witryn, a nie poszczególnych dokumentów. Jeśli ktoś ma dostęp do witryny zespołu, to ma też dostęp do dokumentów przechowywanych w tej witrynie.

  • Inne dokumenty związane z projektem są już zapisane w bibliotece witryny zespołu i inni spodziewają się znaleźć nowe dokumenty właśnie tam.

  • Chcesz utworzyć przepływ pracy z ewidencjonowaniem, w którym dokument zostanie przypisany do kogoś innego.

Jeśli masz małą firmę, najlepiej tak skonfiguruj usługę magazynowania i udostępniania plików, aby równocześnie korzystać z usługi OneDrive dla Firm i witryny zespołu usługi Office 365. Zapoznaj się z tym samouczkiem dotyczącym dostosowywania witryny zespołu. Zawiera on instrukcje dotyczące sposobu, w jaki można promować witrynę zespołu, aby członkowie zespołu mogli szybko przechodzić między folderem usługi OneDrive dla Firm a witryną zespołu w usłudze Office 365.

Przenoszenie dokumentów z OneDrive dla Firm do witryny zespołu

Czasami poszczególne dokumenty powiększyć ważność i stanie się do projektu. W takiej sytuacji może być zrozumiałe do kopiowania plików z usługi OneDrive dla firm do witryny zespołu.

Rozwiązywanie problemów z przenoszeniem dokumentów z usługi OneDrive dla Firm

Istnieje kilka kwestii, które warto pamiętać przy przenoszeniu dokumentów z OneDrive dla Firm do biblioteki witryny zespołu:

  • Instrukcje dotyczące kopiowanie lub przenoszenie plików mogą się różnić między wersjami OneDrive dla Firm i SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Przenoszenie lub kopiowanie folderu, pliku lub łącza w bibliotece dokumentów.

  • Hiperlinki do oryginalnego dokumentu przestają działać, ponieważ dokument jest usuwany z usługi OneDrive dla Firm. Warto udostępnić dokument przeniesiony do witryny zespołu, aby dać użytkownikom witryny zaktualizowany, działający link.

  • Jeśli inni obserwowali oryginalny dokument, linki do tego dokumentu w ich kanałach aktualności przestaną działać. Aby przywrócić to powiązanie, inne osoby będą musiały zacząć obserwować dokument w jego nowej lokalizacji.

  • Może być konieczne zastąpienie oryginalnego dokumentu w programie OneDrive dla Firm na taki, który po prostu udostępnia link do nowego pliku i informuje o nowej lokalizacji.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×