< Dodatkowa pomoc programu Project
Ulepszenia w tej wersji mają na celu przede wszystkim ułatwienie zarządzania pracą i realizacji zadań w prosty i wydajny sposób. Ulepszenia te wprowadzono w rolach menedżerów projektów, członków zespołu, menedżerów portfeli i administratorów witryn aplikacji Project Web App dla programu Microsoft Project Server 2013. Oprócz tego w programie Microsoft SharePoint Foundation 2013 wprowadzono funkcje integrujące go ściśle z aplikacją Project Web App dla programu Project Server 2013. W tym artykule opisano poszczególne obszary ulepszeń.
W tym artykule
Raportowanie i zatwierdzanie czasu oraz stanu zadań
Członkowie zespołu dostrzegą wyraźne zmiany w interfejsie użytkownika grafików. Opcje dostępne na wstążce są podzielone na wiele kart, a najczęściej używane funkcje są zgrupowane na jednej karcie, co ułatwia proces raportowania. Uproszczono dodawanie linii do grafiku, a linie administracyjne są przenoszone z jednego grafiku do następnego. Dodatkowo aplikacje innych producentów i rozwiązania do raportowania wewnętrznego mogą teraz używać danych administracyjnych, niezwiązanych z pracą nad projektami (nie dotyczy to zadań ani projektów członków zespołu).
Ulepszenia dostrzegą także osoby zajmujące się zatwierdzaniem czasu oraz stanu zadań przesyłanych przez członków zespołu. Zmiany wprowadzone w procesie zatwierdzania umożliwią organizacjom jego lepsze dopasowanie do istniejących procesów biznesowych. Konkretnie:
-
Do procesu zatwierdzania można dodawać zdarzenia, co umożliwia implementację przepływu pracy zatwierdzania grafików za pomocą aplikacji innych producentów.
-
Sprawdzanie podsumowań grafików można dokładniej dopasować, aby uwzględnić pracowników o niepełnym wymiarze czasu pracy.
Nowością w aplikacji Project Web App jest również możliwość zachowywania historycznych danych grafików przez nieograniczony czas. Umożliwia to organizacjom utrzymywanie starych rekordów grafików na potrzeby zgodności z przepisami i z innych powodów bez znacznego pogorszenia wydajności.
Ulepszone funkcje zarządzania projektami
Ulepszono składnik Web Part harmonogramu aplikacji Project Web App, aby zapewnić szybszy dostęp do danych i większą zgodność z aparatem planowania używanym w aplikacji klienckiej programu Microsoft Project 2013. Wprowadzono następujące aktualizacje:
-
Planowanie całego projektu (a nie tylko bieżącego zadania) bez klikania przycisku Oblicz ani naciskania klawisza F9.
-
Do zadań można przydzielać zasoby kosztowe i materiałowe.
-
Zadaniom można przypisywać terminy ostateczne.
-
Podczas pracy z polami niestandardowymi formuł w aplikacji Project Web App są one natychmiast aktualizowane.
-
Zadania może cechować praca stała lub mogą być planowane według nakładu pracy przy zachowaniu pełnych funkcji.
-
Jeśli podczas edytowania projektu przez pewien ustalony czas nic nie zrobisz, sesja edycji wygaśnie, oszczędzając tym samym kosztowną pamięć. Limity czasu są także konieczne w celu umożliwienia odzyskania pracy w przypadku takich wydarzeń, jak awarie zasilania, sieci czy dysków.
-
Do składnika Web Part harmonogram dołączona jest wizualna oś czasu zadań projektu.
Integracja między programem Microsoft Exchange Server i aplikacją Project Web App
Integracja z programem Exchange Server jest teraz w aplikacji Project Web App ściślejsza, dzięki czemu członkowie zespołu mogą raportować postęp zadań przy użyciu programu Microsoft Outlook, aplikacji Outlook Web App lub nawet urządzeń przenośnych połączonych z programem Exchange. Raportowanie czasu oraz stanu zadań może być teraz o wiele łatwiejsze, dzięki zintegrowaniu aplikacji Project Web App z narzędziem, które liczni użytkownicy mają przez cały czas otwarte.
Oprócz integracji na poziomie zadań, w aplikacji Project Web App wprowadzono integrację z informacjami o nieobecności. Teraz w aplikacji Project Web App można skonfigurować uwzględnianie podczas planowania pracy w projekcie czasu nieobecności użytkownika, wpisanego w kalendarzu programu Exchange. Kalendarz programu Outlook użytkownika jest zsynchronizowany z jego kalendarzem zasobu, dzięki czemu w przypadku oznaczenia przez użytkownika czasu nieobecności w programie Outlook aparat planowania aplikacji Project Web App zaplanuje godziny jego zadań, pomijając czas nieobecności. Oznacza to, że planowanych urlopów nie trzeba już wprowadzać w harmonogramach dwa razy.
Dostęp mobilny do danych projektu
Nowością w aplikacji Project Web App jest obsługa dostępu mobilnego do danych projektu. Teraz dostępna jest oparta na sieci Web witryna mobilna, umożliwiająca członkom zespołu i menedżerom projektów natychmiastowe zapoznawanie się ze stanem projektu na urządzeniach przenośnych. Przy użyciu mobilnej witryny sterowanej dotykiem można uzyskiwać dostęp do odpowiednich dokumentów projektu oraz je edytować, można też przeprowadzać podstawową edycję planów projektu — wszystkie te funkcje są dostępne na urządzeniach z systemami Windows Phone 7.5 (przy użyciu przeglądarki Internet Explorer 9) i Android oraz na telefonach Apple iPhone.
Rozszerzone centrum analiz biznesowych i dostępność raportów
W aplikacji Project Web App usprawniono raportowanie w centrum analiz biznesowych w celu ulepszeniu jakości pracy użytkownika dzięki lepszemu interfejsowi użytkownika oraz ulepszonemu pod względem wizualnym nowemu zestawowi raportów i pulpitów nawigacyjnych. Nowe raporty można w znacznym stopniu dostosowywać, a dodatkowo współdziałają one z nową usługą OData umożliwiającą natychmiastowe tworzenie raportów w trybie online.
Zarządzanie potrzebami
W programie Microsoft Project Server 2010 wprowadzono funkcje zarządzania potrzebami. Zarządzanie potrzebami pozwala na gromadzenie wszystkich propozycji pracy w jednym miejscu, przeprowadzanie wieloetapowego procesu zarządzania tymi propozycjami, podejmowanie decyzji, które z nich zatwierdzić, a także śledzenie postępu ich wykonania do chwili zakończenia pracy. Kluczowym ulepszeniem w aplikacji Project Web App dla programu Project Server 2013 jest możliwość korzystania z programu Microsoft SharePoint Designer 2013 przy tworzeniu przepływów pracy aplikacji Project Web App do zarządzania potrzebami.
Project Web App dla usługi Microsoft Project Online
Wersja aplikacji Project Web App dla programu Project Server 2013 jest skorelowana z wprowadzeniem nowej usługi w usłudze Microsoft 365: Project Web App dla usługi Microsoft Project Online. Dzięki aplikacji Project Web App dla usługi Project Online cała konserwacja operacyjna jest realizowana przez usługę hostowaną; pozostają jedynie zadania administracyjne biura zarządzania projektami (PMO, project management office), takie jak konfigurowanie użytkowników, grafików, pól niestandardowych i widoków. Menedżerowie portfeli, menedżerowie projektów i członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do aplikacji Project Web App dla usługi Project Online z dowolnego miejsca; wystarczy tylko mieć połączenie internetowe. Usługa Project Online może także obejmować program Microsoft Project dla Office 365, który jest dostępna do pobrania wersją subskrypcyjną programu Microsoft Project Professional 2013.
Witryny projektów i strona Moje zadania w programie SharePoint Foundation 2013
Program Microsoft SharePoint Foundation 2013 zawiera kilka nowych funkcji do podstawowego zarządzania projektami bez konieczności instalowania aplikacji Project Web App. Po zainstalowaniu aplikacji Project Web App następuje rozszerzenie tych funkcji programu SharePoint, tak że obejmują one również bardziej złożone funkcje zarządzania projektami aplikacji Project Web App.
Podstawowym celem integracji z programem SharePoint jest skonsolidowanie całej pracy wykonywanej przez pojedynczą osobę w jednym miejscu. W programie SharePoint Foundation 2013 tym „jednym miejscem” może być witryna projektu (najbardziej użyteczna w przypadku zespołu pracującego nad projektem) lub witryna osobista użytkownika.
Witryny projektów
Witryny projektów umożliwiają pracownikom organizacji wydajną współpracę nad projektami wstępnymi. Kierownicy projektów mogą szybko się orientować w przebiegu realizacji projektu, a członkowie zespołów mogą szybko sprawdzać, jak ich praca wpasowuje się w kontekst ogólny. Ponadto witryny projektów umożliwiają zespołom uzyskiwanie dostępu do odpowiednich danych, dokumentów i innych publikowanych materiałów oraz udostępnianie ich.
Witryna projektu obejmuje następujące elementy:
-
Wizualna oś czasu zadań projektu
-
Pełny harmonogram zadań projektu
-
Biblioteka do przechowywania dokumentów związanych z projektem
-
Notes do szybkiego przechwytywania i organizowania informacji o projekcie
-
Kalendarz udostępniony z wydarzeniami zespołu
-
Możliwość łączenia się z aplikacją kliencką programu Project 2013
-
Możliwość łączenia się z aplikacją Project Web App
Po połączeniu programu SharePoint Foundation 2013 z programem Microsoft Exchange Server 2013 witryna projektu może także zawierać skrzynkę pocztową zespołu służącą do ujednoliconej komunikacji dotyczącej projektu w miarę jego realizacji. Jeśli witryna projektu jest częścią zbioru witryn skojarzonego z aplikacją Project Web App, można w niej też przechwytywać problemy, czynniki ryzyka i elementy dostarczane.
Jak podkreślono w części Listy zadań programu SharePoint w aplikacji Project Web App, lista zadań w witrynie projektu może zostać przeniesiona do Centrum projektów w aplikacji Project Web App, co pozwoli na uwzględnienie jej w raportach i analizach dostępności zasobów. W miarę wzrostu złożoności projektu lista zadań w witrynie projektu może zostać przekształcona w projekt przedsiębiorstwa i być zarządzana przy użyciu aplikacji Project Web App.
Strona Moje zadania w witrynie osobistej użytkownika
Użytkownik może podjąć decyzję o zastosowaniu strony Moje zadania w swojej witrynie osobistej do przeglądania podsumowania zadań z list zadań programu SharePoint, programów Outlook i OneNote oraz aplikacji Project Web App w jednym miejscu. Zamiast przechodzić do różnych produktów, list, witryn i zbiorów witryn w celu wyświetlania i edytowania zadań, użytkownik może po prostu przejść do swojej strony Moje zadania, aby zapoznać się ze wszystkimi potrzebnymi informacjami w jednym miejscu.
Strona Moje zadania umożliwia aktualizowanie istniejących zadań aplikacji Project Web App i synchronizowanie wyników z aplikacją Project Web App. Na przykład w przypadku zmiany stanu aktywnego zadania aplikacji Project Web App na „Wykonane” na stronie Moje zadania zmiana ta zostanie przesłana do aplikacji Project Web App.
Strona Moje zadania zawiera wiele użytecznych funkcji umożliwiających lepszą organizację zadań:
-
Oś czasu Oś czasu stanowi wizualną reprezentację ostatnich i nadchodzących zadań, które zostały Ci przydzielone. Domyślnie przedstawia ona wszystkie zadania z przeszłego tygodnia i z trzech przyszłych. Oś czasu jest w pełni dostosowywalna, a jej celem jest pomoc w zapoznawaniu się z zadaniami w sposób, który jest dla Ciebie najlepszy.
-
Ważne zadania Do określenia zadań o wysokim priorytecie lub mających dla Ciebie specjalne znaczenie możesz użyć flagi Ważne.
-
Widoki i filtry Zadania można wyświetlać i filtrować na szereg sposobów: pozwoli Ci to na przeglądanie tych zadań, z którymi chcesz się zapoznać, i dokładnie tak, jak chcesz.
