Cel dotyczący zarządzania projektem: dodanie osób i przypisanie ich do zadań

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

Jeśli nie znasz zarządzania projektami Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami, możesz zauważyć, że dodawanie zadań to nie wszystko: musisz na przykład wiedzieć, ile osób przydzielić do zadania, uwzględnić urlopy pracowników, a także wiedzieć, jak i gdzie dodawać informacje osobiste, takie jak numery telefonów, adresy e-mail i informacje o wynagrodzeniu.

Poniżej znajdziesz porady ułatwiające rozpoczęcie pracy.

• Informacje o typach zasobów, które możesz przydzielać do zadań    Po zgromadzeniu niezbędnych informacji dotyczących zadań w projekcie określ typy wymaganych zasobów.

  • Zasoby ludzkie    Są to zasoby, o których zazwyczaj myślimy w kontekście pracy nad zadaniami. Menedżerowie projektów czasami nazywają je zasobami pracy w odróżnieniu od materiałów i sprzętu.

  • Zasoby przedsiębiorstwa    Te zasoby są zasobami pracy zarządzanymi i współużytkowanymi w organizacji. Zasoby przedsiębiorstwa są używane w programie Project Professional.

  • Zasoby materiałowe    Do tych zasobów należą komputery i sprzęt używane do wykonywania pracy nad zadaniami.

  • Zasoby ogólne    Te zasoby określają wymagania dotyczące personelu dla zadań, a nie określonych osób, takich jak cieśla lub programista.

• Zastanów się, jak liczba zasobów zmienia czas trwania W przypadku umieszczenia wielu zasobów w zadaniu należy się spodziewać skrócenia czasu trwania zadania. Jednak w wielu przypadkach dodawanie osób do zadania może mieć odwrotny skutek. Może to zwiększyć koszty, dodatkową komunikację i inne niedociągnięcia. Na przykład projekt nowego mostu płatnego prawdopodobnie nie posunie się szybciej, jeśli podwoisz liczbę architektów projektu. Program Project umożliwia kontrolowanie, co stanie się z czasem trwania zadań po dodaniu do zadań.

• Zastanów się, w jaki sposób możliwości danej osoby wpływają na czas trwania zadań Doświadczenie danej osoby może mieć bezpośredni wpływ na czas trwania zadania. Możesz oczekiwać, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem wykona zadanie w krótszym czasie niż osoba z dwoma osobami.

Jeśli jesteś doświadczonym menedżerem projektu Coraz większe projekty są coraz trudniejsze w zarządzaniu. Musisz uwzględniać użytkowanie zasobów w innych wydziałach, zatrudniać dostawców, śledzić pracę setek osób, generować raporty dla kadry kierowniczej i pamiętać o licznych złożonych kwestiach, które wcześniej nawet nie przyszły Ci do głowy. Na szczęście program Microsoft Project udostępnia specjalistyczne narzędzia, których będziesz potrzebować.

Poniżej znajdziesz porady ułatwiające zdobycie biegłości.

• Przeglądanie i uściślanie oszacowań czasu trwania    Skorzystaj z informacji zebranych na temat bieżącego projektu i podobnych projektów, aby uściślić swoje oszacowania czasu trwania. Dokładność oszacowania wymagań dla zasobów (a w rezultacie także kosztów projektu) zależy w dużej mierze trafności szacowanych czasów trwania zadań.

• Śledzenie postępu zasobów    Upewnij się, że osoby pracujące nad projektem regularnie wysyłają aktualizacje o stanie zadania. Widoki i raporty w programie Microsoft Project pomagają śledzić na bieżąco pracę wszystkich osób.

• Identyfikowanie problemów z nadmierną alokacją zasobów    Program Project ułatwia określenie, kiedy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań w tym samym czasie.

• Śledzenie planów bazowych    Plany bazowe pozwalają szybko ocenić projekt i porównać bieżący postęp z tym, co zaplanowano na początku.

• Dzielenie pracy przez bilansowanie    Gdy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań jednocześnie, program Project może dostosować przydziały do bardziej realistycznego obciążenia pracą. Bilansowanie przydziałów zasobów umożliwia równomierne rozłożenie pracy.

• Eksportowanie danych projektu do programu Excel w celu dalszej analizy Program Excel może być pomocny, gdy potrzebujesz przeprowadzić dalszą analizę informacji o projekcie. Na przykład możesz wyeksportować informacje dotyczące zadania i zasobów do programu Excel w celu utworzenia zaawansowanych raportów wartości wypracowanej, a następnie wyświetlić informacje przy użyciu wykresów przebiegu w czasie, aby zobaczyć, jak kształtują się koszty w odniesieniu do ilości wykonanej pracy.
  
  
  
  Zapewnianie szkoleń pracowników w zakresie nowych umiejętności    Duże organizacje inwestują czas i pieniądze, aby szkolić pracowników pod kątem nowych umiejętności i pracy w różnych środowiskach. Szkolenie bieżących pracowników może okazać się bardziej ekonomicznym sposobem na poprawę wydajności, niż zatrudnianie nowych osób.