Cel dotyczący zarządzania projektem: dzielenie się informacjami o projekcie

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Grafika perspektywy przeglądania scenariusza

O sukcesie bądź niepowodzeniu projektu w największym stopniu decyduje komunikacja. Na szczęście w programie Project 2010 dzielenie się informacjami o projekcie zostało znacznie ułatwione — zarówno w przypadku komunikacji w małym zespole pracującym nad jednym projektem, jak i w obrębie dużej organizacji, której potrzeby w zakresie komunikacji mają charakter globalny i obejmują portfele projektów.

Ponadto program Project jest teraz zintegrowany z programem SharePoint, aby ułatwić dzielenie się informacjami o projekcie, nawet bez użycia programu Project Server.

Ten artykuł jest jednym z wielu celów zarządzania projektu na projektach.

Przykłady z zarządzania projektami...

Twoje zadanie: Zlecono Ci zarządzanie nowym projektem i regularne komunikowanie się z jego uczestnikami. Widząc słowo „uczestnik”, uświadamiasz sobie szybko, że nie oznacza ono tylko Twojego kierownika. Oznacza ono wszystkie osoby zainteresowane Twoim projektem, począwszy od Twojego kierownika, przez dostawców zewnętrznych, aż potencjalnie po dyrektora generalnego Twojej organizacji. Zdajesz też sobie sprawę, że nie tylko uczestnicy szczebla kierowniczego będą musieli wiedzieć, jak przebiega realizacja projektu. Te informacje będą również potrzebne Twojemu zespołowi. Szybko okazuje się, że komunikacja to skomplikowany proces.

Ale najpierw kwestie najistotniejsze. Przeanalizuj potrzeby uczestników Twojego projektu w zakresie komunikacji. Wiele firm przykładających odpowiednią wagę do komunikacji ponosi porażkę, ponieważ nie zdają one sobie sprawy, że efektywna komunikacja musi być prowadzona na wiele sposobów. Za pomocą programu Excel możesz utworzyć wykres kwadrantowy wpływu/zainteresowania, który pomoże zrozumieć, jakie informacje są potrzebne poszczególnym uczestnikom i w jakim zakresie są one potrzebne. Jak widać na wykresie, Twoja największa wrażliwość w zakresie potrzeb komunikacyjnych powinna być zwrócona w kierunku osoby, która zarówno będzie najbardziej zainteresowana wynikiem projektu, jak i będzie miała na niego największy wpływ podczas jego realizacji.

Obraz siatki wpływu w programie Excel

Na szczęście okazało się, że Twoja organizacja właśnie zainstalowała program Microsoft Project 2010 w całej organizacji. Zapewne zechcesz wypróbować zaawansowane funkcje komunikacyjne tego programu. Nawiązano kontakt z doświadczonymi kierownikami projektów w Twojej organizacji w celu uzyskania pomocy w zakresie podstaw zarządzania projektami. W ten sposób uzyskano dobre porady dotyczące zaawansowanych funkcji raportowania i śledzenia programu Project przydatne w pracy Twojego zespołu. Wysyłanie wiadomości e-mail z prośbami i ciągłe wzywanie współpracowników do dostarczania aktualizacji dotyczących projektu staje się dla Ciebie coraz bardziej uciążliwe.

Po przeprowadzaniu analizy uczestników możesz podjąć decyzję o tym, że jedna z aplikacji pakietu Office będzie bardziej odpowiednia do wysyłania tego typu informacji. Poniżej podano przegląd aplikacji pakietu Office uwzględniający ich zalety i wady, które mogą okazać się dla Ciebie istotne w zależności od potrzeb uczestników Twojego projektu.

Aplikacja

Zalety

Wady

Excel

Można importować dane z programu Project dla zaawansowane analizy, takich jak ANOVA i wartości wypracowanej. Dowiedz się więcej na temat programu Project zaawansowane funkcje analizy biznesowej.

Zbyt prosty do tworzenia skomplikowanych wykresów, gdy jest potrzebny wyższy poziom szczegółów.

Word

Dokumenty programu Word można używać za pośrednictwem cyklu życia projektu, zwłaszcza podczas etapu początkowego podczas planowania dokumentów — dane muszą być utworzone i udostępnione. Więcej informacji o używaniu tworzenie dokumentów programu Word podczas inicjowania projektu (wideo).

Niektórzy uczestnicy potrzebują wizualnej prezentacji bieżących wyników projektu, którą można lepiej przygotować za pomocą programu Excel, Project lub Visio.

Project

Program Microsoft Project zawiera narzędzia wbudowanych prezentacji dla uczestników, łącznie z osi czasu, możliwości eksportowania zespołu planowania funkcji i danych. Dowiedzieć się więcej o sposobach wyświetlanie i prezentowanie informacji o projekcie.

Program Project może nie być zainstalowany na komputerach uczestników Twojego projektu, a nawet jeśli jest zainstalowany, złożoność danych w tym programie może przytłaczać. Lepszym rozwiązaniem może być przekazywanie informacji kierownikom biorącym udział w projekcie za pomocą wbudowanych funkcji raportowania programu Project, takich jak osie czasu i raporty wizualne.

SharePoint

Jeśli jest uruchomiona z listą zadań programu SharePoint, możesz go zaimportować do programu Project. Zmiany na liście zadań jednej zostaną uwzględnione na liście zadań. Więcej informacji za pomocą programu SharePoint z programem Project.

Wymaga działu informatycznego INFORMATYCZNY lub dostawca usług zainwestowania zasobów firmy we wdrożenie. Można jednak zminimalizować kłopotów administracji programu SharePoint, wdrażając z chmury.

Project Server

Do przedsiębiorstwa komunikacji i raportowania, szczególnie na poziomie portfela programu Project Server zaawansowane komunikacji i narzędzi do raportowania. Dowiedz się więcej na temat programu Project Server.

W przypadku małych firm zatrudniających tylko kilku pracowników wdrożenie programu Project Server nie będzie najlepszym rozwiązaniem. Aby móc efektywnie korzystać z programu Project Server, Twoja organizacja powinna rozumieć swoje procesy biznesowe, metodologię i funkcje zarządzania projektami oraz mieć plan na czas od chwili obecnej do punktu docelowego, w którym możliwości tego programu będą w maksymalnym stopniu wykorzystane.

PowerPoint

Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla uczestników wysokiego poziomu. Dowiedzieć się więcej o używaniu dla efektywnych prezentacji programu PowerPoint.

W przypadku dostawców, analityków i inżynierów odpowiedniejszą aplikacją do tworzenia szczegółowych wykresów może być program Excel.

Visio

Idealne narzędzie do początkowych etapów projektu miejsce, w którym jest przydatne przepływ wykresów Business i procesów produkcyjnych. Dowiedz się więcej tworzenia schematów blokowych komunikacji programu project przy użyciu programu Visio.

Ilość prezentowanych informacji dotyczących procesów może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy.

Lync Server

Umożliwia środowisko połączonego zespołu przekształcenia każdej komunikacji w interakcję wspólnej, atrakcyjne i dostępne z dowolnego miejsca.

Dział informatyczny lub dostawca usług informatycznych musi mieć możliwość zainwestowania zasobów firmy we wdrożenie.

programy Office Online (chmury)

Atrakcyjne i łatwy sposób wyświetlania informacji o projekcie na stronie sieci web firmy, korzystając z Excel Online kodu osadzonego arkusza. Zobacz przykład z blogu dotyczącego programu Excel.

W przypadku niektórych firm problemem mogą być zabezpieczenia. Zagwarantuj, że osadzone arkusze będą się pojawiać w zabezpieczonej witrynie sieci Web lub będą wyświetlane z folderu prywatnego usługi OneDrive (a nie z folderu publicznego tej usługi).

Media społecznościowe

Zarządzanie projektami i zespołów, zwłaszcza podczas etapu projektu może pomóc Twitter, Facebook i innych społecznościowych. Aby uzyskać więcej informacji o używaniu społecznościowych w zarządzaniu projektami

Członkowie zespołu mogą niechętnie udostępniać informacje, które są gorzej zabezpieczone niż serwery programu SharePoint.

Początek strony

Przekazywanie informacji o projekcie

Badanie problemów w harmonogramie należy poinformować

Najistotniejsze dla efektywnego przekazywania informacji członkom zespołu i uczestnikom jest odkrywanie, gdzie w harmonogramie występują problemy.

Przekazywanie informacji o wartości wypracowanej

Przechwytywanie informacji o wartości wypracowanej to proces dość wymagający, który ma jednak istotne znacznie dla odkrywania dobrych i złych wyników projektu. Uczestnicy Twojego projektu będą chcieli poznać istotne fakty odkryte w ramach tego procesu.

Synchronizowanie zadań projektu z listą zadań programu SharePoint

W już utworzonym projekcie możesz synchronizować jego listę zadań z listą zadań programu SharePoint. Zmiany wprowadzone na jednej liście zadań zostaną odzwierciedlone na drugiej liście zadań.

Eksportowanie listy programu SharePoint do listy zadań programu Project

Jeśli rozpoczęto od listy zadań programu SharePoint, możesz ją zaimportować do programu Project. Zmiany wprowadzone na jednej liście zadań zostaną odzwierciedlone na drugiej liście zadań.

Tworzenie i zarządzanie listą zadań projektu programu SharePoint

Po skonfigurowaniu listy zadań w programie SharePoint możesz dodawać zadania, przydzielać osoby do tych zadań i zarządzać tą pracą bez programu Project Server.

Wyświetlanie informacji o projekcie bez programu Project 2010

Jeśli szukasz innych sposobów wyświetlania informacji o projekcie bez programu Project i bez programu SharePoint, możesz wyeksportować informacje z programu Project przy użyciu wielu różnych formatów i narzędzi.

Poznaj doskonale aplikację Project Web App

Dowiedz się, jak program Project Server i aplikacja Project Web App mogą pomóc Twojej organizacji; w tych klipach wideo przedstawiono podstawowe informacje na ten temat.

Komunikowanie się z zespołem za pomocą programu Outlook 2010

Poznaj najważniejsze wskazówki dotyczące maksymalizowania przy użyciu programu Outlook efektywności wiadomości e-mail wysyłanych do zespołu. Lepiej rozwiązywać problemy niż je stworzyć.

Osadzanie skoroszytu programu Excel na stronie sieci web

Umieść osadzony arkusz w witrynie intranetowej, aby uczestnicy mogli zapoznać się z ostatnio zaktualizowanymi informacjami o projekcie. Ten skoroszyt będzie przechowywany w lokalizacji publicznej, takiej jak usługa OneDrive w usłudze Windows Live

Umożliwia tworzenie diagramów programu Visio

Program Visio 2010 umożliwia tworzenie atrakcyjnych diagramów w celu przekazywania ogólnych informacji o projekcie jego uczestnikom.

Początek strony | Wróć do projektach

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×