Archiwizowanie danych programu Access

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Pomaga zachować dane zorganizowane według okresowo archiwizowanie starych lub nieaktywne rekordy. Załóżmy na przykład, że zarządzanie Wypożyczalnia za pomocą programu Access. Może być tabela, która śledzi transakcje, z polami zawierającymi daty została pożyczona element i pole zawierające datę został zwrócony. Być może zasad przechowywania dokumentacji jest archiwizowania kredytowej rekordów rok, po powrocie do elementu i usunąć rekordy po dwóch latach.

Można archiwizować wszystkie tabele w bazie danych, określonych tabel lub tylko określonych rekordów — na przykład rekordy, które są starsze niż wybranej daty. W tym temacie wyjaśniono, jak archiwizowania danych.

W tym artykule

Omówienie

Okresowo przenosić rekordy do tabeli archiwum

Okresowo zamienić tabelę

Okresowo zamienić wszystkie tabele

Omówienie

Należy rozważyć archiwizowania danych zawierających dane, które nie planujesz korzystać, i chcesz zachować dane przydatne w przypadku, gdy będzie potrzebny. Może być zasad, który prowadzi planów archiwum, takich jak zasad przechowywania danych.

Archiwizowanie często służy do przechowywania danych na podstawie warunku daty, takie jak na koniec miesiąca nadchodzi.

Sposoby archiwizowanie danych

W poniższej tabeli przedstawiono sposoby archiwizowanie danych, kiedy należy używać w każdej z tych metod, a także inne zagadnienia.

Metoda

Opis

Zastosowanie

Uwagi

Okresowo przenosić rekordy do tabeli archiwum

Okresowo uruchomieniu kwerendy wybierające dane chcesz zarchiwizować, a następnie dołącza dane do tabeli archiwum. Następnie należy uruchomić kwerendę, która umożliwia wybranie tych samych danych (z pierwotnej tabeli), a następnie usuwa ją.

Niektóre rekordy w tabeli spełnienia warunku, który umożliwia określenie, czy chcesz zarchiwizować.

Przykład: chcesz zarchiwizować transakcje biblioteki (wyewidencjonowane), jeśli jest zaznaczone pole wyboru w Data co najmniej jednego roku życia.

  • Może być konieczne obejść więzy integralności, zwłaszcza jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować w jednej części relacja jeden-do-wielu.

  • Jeśli potrzebujesz używanie parametrów w kwerendach, należy utworzyć formularz powinien obsługiwać parametry. W przeciwnym razie możesz ryzyko utraty danych.

Okresowo zamienić tabelę

Okresowo wykonać kopię archiwum określonej tabeli, a następnie zastąpić kopię nową, pustą tabelę.

Wszystkie rekordy w tabeli spełnienia warunku, który umożliwia określenie, czy chcesz zarchiwizować.

Przykład: masz tabelę, której są magazynowane dzienny temperatury ekstremalne. Każdego roku, archiwizowanie tabeli i rozpoczęcie pracy od nowa z pusty.

  • Może być konieczne obejść więzy integralności.

Okresowo zamienić wszystkie tabele

Rozpoczynać podzielonej bazy danych (obejmujące bazy danych: plik wewnętrznej bazy danych, który zawiera wszystkie tabele, a plik zewnętrzną bazę danych, który zawiera wszystkie inne obiekty bazy danych). Okresowo wprowadź archiwum kopię wewnętrzną bazę danych, a następnie zastąpić wewnętrznej bazy danych nowy, pusty.

Wszystkie rekordy w większości tabel w bazie danych spełnia warunek, który umożliwia określenie, czy chcesz zarchiwizować.

Przykład: bazy danych składa się z kilku tabel przy użyciu różnych rodzajów danych meteorologicznych. Każdego roku, można archiwizować wszystkie tabele.

  • Jeśli masz wszystkich tabel odnośników (tabele, które służy do przechowywania wartości dla wyszukiwanie takie kody pocztowe lub działy), może być konieczne zaimportować dane do nowego wewnętrznej bazy danych.

  • Tej metody można użyć makra. Musisz ręcznie archiwizować bazy danych.

Praca wokół więzów integralności

Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować są powiązane z rekordów w innych tabelach, może być konieczne obejść relacji. Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować są rekordy "podrzędne" (należą do po stronie "wiele" relacja jeden-do-wielu ), można prawdopodobnie bezpieczne archiwizować bez dotyczą. Jeśli rekordy, które chcesz zarchiwizować są rekordy "parent" (należą do po stronie "jeden" relacja jeden-do-wielu ), podczas ich archiwizowania ich pokrewne "podrzędny" rekordów maja:

  • Uniemożliwić usuwanie rekordów "parent". Może to powodować problemy, jeśli masz już dołączone rekordy "parent" do tabeli archiwum.

    - lub -

  • Stają się "wdów" — rekordy, które należą do "parent", który nie istnieje. Może to powodować problemy z integralności danych i różne funkcje w korzystającego z rekordami "wdów" bazy danych.

Aby uwzględnić więzów integralności, wykonaj następujące kroki:

  1. Określ, jakie "podrzędny" rekordy należy rekordy, które chcesz zarchiwizować. Na przykład aby archiwizować rekordy zasobów, które można wypożyczać w mojej biblioteki, można najpierw ustalić, czy są wszystkie transakcje otwarty na tych aktywów, to znaczy, czy składniki majątku zostały wyewidencjonowany, ale nie zwracane.

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • "Dziecko" rekordy zawsze mogą być bezpiecznie usunięte, upewnij się, że relacji powoduje wymuszenie stosowania więzów integralności z usuwanie kaskadowe. Dzięki temu zostaną usunięte wszystkie rekordy pokrewne "podrzędny".

    • Jeśli rekordy "podrzędne" zawsze nie można bezpiecznie usunąć, warto rozważyć Archiwizowanie wszystkich tabel w bazie danych.

    • Tworzenie kwerendy wybierające "parent" rekordy, które nie mają "podrzędny". Następnie użyj tę kwerendę, aby utworzyć zapytań archiwum (zobacz sekcja Okresowo przenosić rekordy do tabeli archiwum), a nie przy użyciu tabeli "parent".

      Porada: Za pomocą Kreatora kwerend w celu znalezienia niedopasowanych rekordów. Aby uzyskać więcej informacji zobacz artykuł Porównywanie dwóch tabel i wyszukiwanie niedopasowanych rekordów.

Początek strony

Okresowo przenosić rekordy do tabeli archiwum

Najpierw należy pusta kopia tabelę zawierającą rekordy, które chcesz zarchiwizować. Tej nowej, pustej tabeli jest tabeli archiwum. Następnie możesz utworzyć zapytanie dołączające, aby skopiować rekordy z oryginalnej tabeli do tabeli archiwum. Następnie możesz utworzyć zapytanie usuwające w celu usunięcia archiwizowanych rekordów z oryginalnej tabeli. Na koniec możesz utworzyć makra uruchamianego oba zapytania. Do archiwizacji rekordów, należy uruchomić makro.

Porada: Makra można dołączać do przycisku w formularzu, tak aby po kliknięciu przycisku uruchamia makro.

Krok 1: Tworzenie tabeli archiwum

Krok 2: Tworzenie kwerendy, który kopiuje dane do tabeli archiwum

Krok 3: Tworzenie kwerendy usuwającej usuwające te same dane z pierwotnej tabeli

Krok 4: Tworzenie makra uruchamianego oba zapytania

Krok 1: Tworzenie tabeli archiwum

Jeśli chcesz zachować swoje zarchiwizowane rekordy z jednej tabeli, tylko wykonaniu tego kroku raz. W tabeli archiwum, które są tworzone w tym kroku będą przechowywane wszystkie zarchiwizowane rekordy.

Jeśli chcesz usunąć stare tabeli archiwum, podczas tworzenia nowego, nie musisz wykonywać tej czynności. zapytanie tworzące tabele zamiast kwerendy dołączającej można użyć, aby skopiować dane do tabeli archiwum. Aby to zrobić, przejdź do kroku 2.

Jeśli chcesz używać nowej tabeli archiwum każdorazowo tego archiwizowania, a chcesz zachować stary tabel archiwum, Zmień nazwę starej tabeli archiwum, przed utworzeniem nowego. Jeśli są archiwizacji na podstawie daty, uwzględniając nazewnictwa stare tabel archiwum według zakres dat, które reprezentują.

Uwaga: Po utworzeniu nowej tabeli archiwum każdej godziny i Zachowaj starego, należy zmienić autoarchiwizację starych przed uruchomieniem kwerendy.

  1. W okienku nawigacji wybierz tabelę zawierającą rekordy, aby archiwizować, naciśnij klawisze CTRL + C, a następnie naciśnij klawisze CTRL + V.

  2. W oknie dialogowym Wklejanie tabeli jako w obszarze Opcje wklejania wybierz Tylko struktura.

  3. W polu Nazwa tabeli opisano usuwanie wyrazów, Kopiowanie i dołączyć podkreślenia i wyraz "archiwum" na nazwę istniejącej tabeli, a następnie kliknij przycisk OK. Na przykład jeśli Pierwotna tabela ma nazwę Transakcje tabeli archiwum nosi nazwę Transactions_archive.

    Okno Wklejanie tabeli jako

Krok 2: Tworzenie kwerendy, który kopiuje dane do tabeli archiwum

  1. Na karcie <ui>Tworzenie</ui> w grupie <ui>Inne</ui> kliknij polecenie <ui>Projekt kwerendy</ui>.

  2. Okno dialogowe Pokazywanie tabeli umożliwia dodawanie tabelę zawierającą rekordy, które chcesz zarchiwizować. Zamknij okno dialogowe Pokazywanie tabeli.

  3. W oknie projektowania kwerendy kliknij dwukrotnie gwiazdkę (*) w tabeli, który właśnie został dodany. Nazwa tabeli i gwiazdki są wyświetlane w pierwszej kolumnie siatki projektu kwerendy.

    Uwaga: Gwiazdka wskazuje, że kwerenda powinien zawierać wszystkie pola z tabeli w wynikach kwerendy. Używając gwiazdki, jeśli pola są dodawane lub usuwane z tabeli, w związku z tym dopasowuje wyników kwerendy.

  4. W oknie projektowania kwerendy kliknij dwukrotnie pole, którego chcesz użyć, aby określić, że warunkiem, że rekordy powinny spełniać przed ich archiwizowania. Na przykład jeśli tabela transakcji ma pole o nazwie zaznaczone pole wyboru Data i chcesz zarchiwizować wszystkie rekordy, w którym ta data jest więcej niż jednego roku życia, możesz kliknąć dwukrotnie zaznaczone daty. Pole znajduje się w następnej kolumnie pustego w siatce projektu kwerendy.

    Siatka projektu kwerendy

    Powtórz ten krok, jeśli chcesz kryteria za pomocą dodatkowych pól.

  5. Umożliwia określenie kryteriów dla pól, które zostały dodane w wierszu kryteria. Na przykład może określić, że zaznaczone w data musi być wcześniejszych niż 1 stycznia 2008 przy użyciu wyrażenia < #1/1/2008 # w wierszu kryteria.

    W przypadku zmiany wartości kryteriów za każdym razem podczas archiwizacji należy kwerendy proszącej o podanie informacji. Aby to zrobić, należy użyć parametru w wierszu kryteria tak, aby kwerenda zwróci się o wprowadzenie informacji. Aby użyć parametru, należy użyć wyrażenia podczas zwykle będzie, ale zamiast określoną wartość, użyj krótki pytanie, w nawiasach kwadratowych. Na przykład, można użyć wyrażenia < [archiwizowanie transakcje zakończone przed:], tak jak:

    Wyrażenie parametryczne

    Aby uzyskać więcej informacji na temat używania parametrów zobacz artykuł Tworzenie kwerendy proszącej o podanie informacji.

    Można również określić alternatywnych warunków za pomocą wiersza lub. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z kryteriów zobacz artykuł Przykłady kryteriów kwerend.

    Porada: Jeśli korzystasz z pola daty do określania kryteriów, a chcesz zarchiwizować wszystkie rekordy, które są starsze niż data bieżąca, należy wprowadzić < Date() w wierszu kryteria dla pola Data.

  6. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli utworzono już tabeli archiwum, należy kwerendy dołączającej do dodawania określonego rekordów do tabeli.

      1. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij przycisk Dołącz.

      2. W oknie dialogowym Dołączanie w polu Nazwa tabeli wybierz nazwę tabeli archiwum, a następnie kliknij przycisk OK.

        Okno Dołączanie

        W siatce projektu kwerendy zostanie wyświetlony wiersz Dołączanie do.

      3. Usuń wiersz Dołączanie do wszystkich pól, które można określić kryteria. (Tylko gwiazdkę powinna być wartość dla Dołączanie do ).

        Wiersz Dołączanie do w siatce projektu kwerendy

    • Jeśli nie utworzono tabeli archiwum, należy kwerendy tworzącej tabele, aby utworzyć tabeli archiwum przy użyciu określonego rekordów.

      1. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Utwórz tabelę.

      2. W oknie dialogowym Tworząca tabelę, w polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli archiwum, a następnie kliknij przycisk OK.

  7. Naciśnij klawisze CTRL+S, aby zapisać zapytanie.

Krok 3: Tworzenie kwerendy usuwającej usuwające te same dane z pierwotnej tabeli

  1. Na karcie <ui>Tworzenie</ui> w grupie <ui>Inne</ui> kliknij polecenie <ui>Projekt kwerendy</ui>.

  2. Okno dialogowe Pokazywanie tabeli umożliwia dodawanie tabelę zawierającą rekordy, które chcesz zarchiwizować. Zamknij okno dialogowe Pokazywanie tabeli.

  3. W oknie projektowania kwerendy kliknij dwukrotnie gwiazdkę (*) w tabeli, który właśnie został dodany. Nazwa tabeli i gwiazdka pojawi się w pierwszej kolumnie siatki projektu kwerendy.

  4. W oknie projektowania kwerendy kliknij dwukrotnie te same pola, których użyto do określony warunek kwerendy dołączającej.

  5. Umożliwia określenie kryteriów dla pól, które zostały dodane w wierszu kryteria. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z kryteriów zobacz artykuł Przykłady kryteriów kwerend.

    Ważne: W przypadku kwerendy dołączającej lub tworzącej tabelę użycia parametru, dlatego należy kwerendę usuwającą. Ponadto należy sprawdzić, wprowadzić tę samą wartość dla obu kwerend. W przypadku wprowadzenia wartości parametru różnych, mogą utracić dane. Aby zapobiec utracie danych, rozważ zbieranie wartości za pomocą formularza i tworzenia kwerend, poproś formularza dla wartości wejściowych. Aby uzyskać więcej informacji zobacz artykuł Tworzenie kwerendy proszącej o podanie informacji.

  6. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Usuwające.

    W siatce projektu kwerendy zostanie wyświetlony wiersz Usuń.

    Wiersz Usuń w siatce projektu kwerendy

  7. Naciśnij klawisze CTRL+S, aby zapisać zapytanie.

Krok 4: Tworzenie makra uruchamianego oba zapytania

  1. Na karcie <ui>Tworzenie</ui> w grupie <ui>Inne</ui> kliknij przycisk <ui>Makro</ui>. Jeśli to polecenie jest niedostępne, kliknij strzałkę poniżej przycisku <ui>Moduł</ui> lub <ui>Moduł klasy</ui>, a następnie kliknij polecenie <ui>Makro</ui>.

  2. W pierwszym wierszu siatki projektu makra w kolumnie Akcja wybierz OtwórzKwerendę (OpenQuery).

    Akcja makra Otwórz kwerendę

  3. W dolnej części siatki, w obszarze Argumenty akcji, w polu Nazwa kwerendy wybierz (dołączanie lub tworzącej tabelę) kwerendę utworzoną w kroku 2 z listy rozwijanej.

    Argument akcji makra Otwórz kwerendę

  4. W drugim wierszu siatki projektu makra w kolumnie Akcja wybierz OtwórzKwerendę (OpenQuery).

  5. W dolnej części siatki, w obszarze Argumenty akcji, w polu Nazwa kwerendy wybierającej Usuń z listy rozwijanej.

    Makra powinien wyglądać następująco:

    Gotowe do zapisania makro

  6. Naciśnij klawisze CTRL + S, aby zapisać makro.

    Gdy chcesz zarchiwizować rekordów, należy uruchomić makro.

Początek strony

Okresowo zamienić tabelę

Jeśli chcesz zawsze archiwizowanie wszystkich danych w tabeli, nie musisz za pomocą kwerendy lub makra. Alternatywnie możesz okresowo pusta kopia zastąpić tabeli.

Ważne: Tabelę, do której archiwizacji jest związany z innych tabel, może być konieczne obejść więzy integralności.

  1. W okienku nawigacji zaznacz tabelę, którą chcesz zarchiwizować, naciśnij klawisze CTRL + C, a następnie naciśnij klawisze CTRL + V.

  2. W oknie dialogowym Wklejanie tabeli jako w obszarze Opcje wklejania zaznacz pole wyboru Tylko struktury, a następnie kliknij przycisk OK.

    Program Access nadaje nazwy kopii Kopiowanie oryginalnej nazwy tabeli.

  3. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy pierwotnej tabeli, a następnie w wyświetlonym menu skrótów kliknij polecenie Zmień nazwę.

    Nadaj tabeli nazwę, która wskazuje, co zawiera, takie jak "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy pusty kopii, a następnie w wyświetlonym menu skrótów kliknij polecenie Zmień nazwę.

    Nadaj pustego kopii oryginalnej nazwy tabeli.

Początek strony

Okresowo zamienić wszystkie tabele

Jeśli używasz podzielonej bazy danych, możesz okresowo zastąpić wszystkie tabele, zamieniając pusta kopia wewnętrznej bazy danych.

Najpierw należy przygotować pusta kopia. O ile zmian w projekcie bazy danych, można ponownie użyć tej kopii za każdym razem podczas archiwizacji. Następnie gdy chcesz zarchiwizować, możesz zmienić nazwę istniejącej bazy danych wewnętrznej, aby wskazać, że jest archiwum, a następnie zapisz pusta kopia jako nowy wewnętrznej bazy danych.

Przygotowywanie pusta kopia wewnętrznej bazy danych

Importowanie definicji tabeli dla wszystkich tabel w wewnętrznej bazy danych.

  1. Utwórz nową, pustą bazę danych. Usuwanie Tabela1.

  2. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij pozycję Access.

  3. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wybierz opcję Importuj tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra i moduły do bieżącej bazy danych, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj.

  4. W oknie dialogowym Otwieranie pliku wybierz wewnętrznej bazy danych. Kliknij przycisk Otwórz, aby zamknąć okno dialogowe Otwieranie pliku, a następnie kliknij przycisk OK.

  5. W oknie dialogowym Importowanie obiektów kliknij przycisk Opcje.

  6. W obszarze Importuj tabele wybierz Tylko definicje.

  7. Na karcie tabele kliknij przycisk Zaznacz wszystko, kliknij przycisk OK, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

Następnie należy dodać dane do wszystkich tabel odnośników w pustym kopii. Dla każdej tabeli odnośników wykonaj następujące czynności:

  1. Tworzenie łącza do tabeli odnośników w istniejącej wewnętrznej bazy danych.

  2. Tworzenie kwerendy dołączającej, który zapewnia wszystkie rekordy z oryginalną kopię.

Zamień pusta kopia wewnętrznej bazy danych

Najpierw należy zmienić nazwę istniejącej bazy danych wewnętrznej, aby wskazać, że jest teraz archiwum.

Następnie otwórz pusty kopię i zapisz go przy użyciu oryginalną nazwą wewnętrznej bazy danych.

  1. Kliknij Przycisk pakietu Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie Zapisz jako. Zostanie otwarte menu Zapisz jako.

  2. W obszarze Zapisz bazę danych w innym formacie kliknij Bazę danych programu Access 2007.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×