Zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Program Microsoft Office Access 2007 ułatwia zbieranie danych od osób przebywających w dowolnych miejscach na świecie, na przykład od członków zespołu sprzedaży, respondentów ankiet czy kontaktów. Program Office Access 2007 współpracuje z programem Microsoft Office Outlook 2007, pomagając w generowaniu i wysyłaniu wiadomości e-mail zawierających formularz wprowadzania danych. Formularze wypełnione i odesłane przez adresatów są przetwarzane zgodnie ze specyfikacjami określonymi przez użytkownika. Jeśli na przykład została wybrana opcja automatycznego przetwarzania odpowiedzi, to zaraz po otrzymaniu odpowiedzi zawartość formularza jest dodawana do odpowiedniej tabeli w bazie danych. Ta nowa funkcja, czyli kreator zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail, pozwala zaoszczędzić godziny czasu, które w przeciwnym razie trzeba by poświęcić na wprowadzanie danych otrzymanych od użytkowników.

W tym artykule

Kiedy należy używać zbierania danych

Przed rozpoczęciem

Przechodzenie między Kreatora

Po wysłaniu wiadomości e-mail

Zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail

Kiedy stosować zbieranie danych

Poniższa lista zawiera przykładowe scenariusze wykorzystania tej nowej funkcji.

  • Ankiety    Trzeba przeprowadzić ankietę i zestawić jej wyniki w programie Access. Najpierw należy utworzyć bazę danych programu Access zawierającą tabele używane do przechowywania wyników. Następnie za pomocą kreatora należy wygenerować formularz z pytaniami (przedstawionymi jako pola), po czym wysłać go do respondentów ankiety. Gdy uczestnicy będą odpowiadać, ich odpowiedzi będą wpisywane bezpośrednio do określonej tabeli w bazie danych.

  • Raporty o stanie    Zespół może w regularnych odstępach wysyłać do użytkownika wiadomości e-mail z aktualnymi informacjami, takimi jak bieżący poziom zapasów czy sprawy oczekujące na załatwienie.

  • Zarządzanie wydarzeniami    Organizując wydarzenie, na przykład konferencję lub szkolenie, można rozesłać formularze w formie wiadomości e-mail w celu zebrania informacji kontaktowych, preferencji dotyczących podróży i hotelu itd. W przypadku wybrania opcji automatycznego przetwarzania odpowiedzi uczestnicy będą mogli zmienić swoje preferencje w dowolnej chwili bez powiadamiania organizatora, a dostępne dane związane z procesem podejmowania decyzji będą zawsze aktualne.

Kreator zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail dostępny w programie Access ułatwia generowanie i wysyłanie formularza wprowadzania danych w formie wiadomości e-mail. Kreator przeprowadza użytkownika przez główne kroki procesu, między innymi pomaga określić sposób przetwarzania odebranych odpowiedzi.

Początek strony

Przed rozpoczęciem

Przystępując po raz pierwszy do zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail, należy wykonać poniższe kroki, aby zapewnić pomyślne ukończenie procesu zbierania danych.

  1. Upewnij się, że na komputerze są zainstalowane następujące aplikacje:

    • Office Access 2007    Kreator zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail jest dostępny tylko w programie Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Program Office Outlook 2007 musi być zainstalowany i odpowiednio skonfigurowany na komputerze używanym podczas wysyłania wiadomości e-mail. Jeśli program Outlook jest zainstalowany, ale jeszcze nie skonfigurowany, uruchom go i postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora startowego programu Outlook. Aby uzyskać pomoc dotyczącą tego kreatora, zobacz Pomoc programu Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (opcjonalnie)    Podczas generowania formularza wprowadzania danych można wybrać prosty formularz w formacie HTML albo łatwiejszy w użyciu formularz wygenerowany przez program InfoPath. Jeśli na komputerze użytkownika nie jest zainstalowany program Office InfoPath 2007 lub nowszy albo gdy nie ma pewności, że wszyscy adresaci wiadomości mają zainstalowany program Office InfoPath 2007 lub nowszy, należy wybrać formularz HTML.

      Uwaga : Formularz użyty do zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail nie jest formularzem programu Access. Kreator generuje specjalny formularz zgodnie z wybraną opcją formatu (HTML lub InfoPath).

  2. Upewnij się, że na komputerach użytkowników, którzy otrzymają wiadomość e-mail, są zainstalowane poniższe aplikacje. Bez wymaganego oprogramowania nie będzie możliwe wyświetlenie ani edytowanie formularza.

    • Klient poczty e-mail obsługujący format HTML    Jeśli formularz jest wysyłany w formacie HTML, adresat musi mieć program pocztowy obsługujący ten format.

    • Program Office Outlook 2007 i program Office InfoPath 2007 (oba opcjonalnie)    Jeśli jest wysyłany formularz programu InfoPath, na komputerze adresata musi być zainstalowany zarówno program Office Outlook 2007, jak i program Office InfoPath 2007, aby było możliwe wyświetlanie i edytowanie tego formularza.

  3. Zidentyfikuj docelową bazę danych. Może to być baza danych w formacie mdb lub accdb. Dodatkowo obsługiwane są pliki mde i accde.

    Jeśli nie chce się używać istniejącej bazy danych, trzeba utworzyć nową.

  4. Zidentyfikuj lub utwórz tabele, które zostaną wypełnione danymi pochodzącymi z odpowiedzi użytkowników na wysłaną wiadomość. Jeśli dane są zbierane w istniejących tabelach, upewnij się, że tabele nie są tylko do odczytu i masz uprawnienia wymagane przy dodawaniu i aktualizowaniu zawartości tabel.

    Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia tabel zobacz artykuł Tworzenie tabel bazy danych.

    Uwaga : 

    • Danych dla pól następujących typów nie można zbierać przy użyciu wiadomości e-mail:

      • Załącznik

      • Autonumerowanie

      • Pola wielowartościowe

      • OLE

    • Jeśli operacja zbioru danych wypełnia dwóch lub więcej tabel, należy utworzyć kwerendę wybierającą i użyć jej jako źródła rekordów formularza. Upewnij się, że kwerenda zawiera wszystkie wymagane pola z tabel. Jeśli korzystasz z istniejącej kwerendy, upewnij się, że kwerenda nie jest tylko do odczytu i czy masz niezbędne uprawnienia, aby dodać do lub aktualizowanie jego zawartość. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia kwerendy według dwóch lub więcej tabel zobacz artykuł Tworzenie kwerenda oparta na wielu tabel.

  5. Zwykle można określić, czy zebrane dane należy przechowywać jako nowe rekordy, czy należy ich użyć do zaktualizowania istniejących rekordów. Poniżej wymieniono sytuacje, w których dane można przechowywać tylko jako nowe rekordy:

    • Dane są zbierane w celu wypełnienia więcej niż jednej tabeli.

    • W tabeli źródłowej nie ma pola klucza podstawowego. Wartości klucza podstawowego są potrzebne przy mapowaniu każdej odpowiedzi do istniejącego rekordu. Jeśli w tabeli docelowej nie ma pola klucza podstawowego, należy dodać to pole albo przypisać istniejące pole o unikatowych wartościach jako klucz podstawowy.

    • Tabela źródłowa nie zawiera żadnych rekordów. Jeśli tabela jest pusta, kreator działa zgodnie z założeniem, że użytkownik chce dodać rekordy.

    • Adresy e-mail adresatów nie są przechowywane jako pole bazy danych. Zbierając dane w celu zaktualizowania rekordów, nie można ręcznie wpisać adresów do wiadomości utworzonej w kreatorze. Pole adresu musi istnieć w docelowej bazie danych albo w tabeli będącej w relacji z docelową bazą danych. Podczas zbierania danych, na przykład w celu zaktualizowania tabeli Zamówienia, adresy muszą być przechowywane jako pole w tej tabeli lub w tabeli pokrewnej (takiej jak tabela Klienci).

Początek strony

Wykonywanie kroków kreatora

Teraz można uruchomić kreatora, który ułatwi skonfigurowanie procesu zbierania danych.

W tej sekcji

Uruchamianie Kreatora

Wybieranie typu formularza wprowadzania danych

Określ, co chcesz zrobić z danymi

Zaznacz pola formularza

Określanie sposobu przetwarzania danych

Wybierz sposób określania adresów e-mail adresatów

Określanie pola adresu e-mail

Dostosowywanie wiadomości e-mail

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Uruchamianie kreatora

  1. Otwórz docelową bazę danych.

  2. Aby była wypełniana jedna tabela, zaznacz ją w okienku nawigacji. Aby było wypełnianych wiele tabel pokrewnych, zaznacz kwerendę związaną z tymi tabelami.

  3. Wykonaj jedną z poniższych czynności, aby uruchomić kreatora:

    • Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Utwórz wiadomość E-mail. Obraz przycisku

    • Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę lub kwerendę, a następnie kliknij polecenie Zbierz i aktualizuj dane pocztą e-mail.

      Jeśli tabela nie zawiera żadnych pól lub zawiera tylko pola typu Autonumerowanie, Obiekt OLE, Załącznik albo wielowartościowe pola odnośnika, program Access wyświetli komunikat Wybrana tabela lub kwerenda nie zawiera pól, które obsługują zbieranie danych pocztą e-mail.

      Jeśli tabela zawiera pola, które obsługują zbieranie danych, zostanie uruchomiony kreator. Na pierwszej stronie kreatora wyświetlane są główne kroki procesu. Jeśli tabela docelowa obsługuje dodawanie i aktualizowanie danych, kreator zawiera sześć kroków:

      Sześć głównych kroków w przypadku, gdy tabela docelowa obsługuje dodawanie i aktualizowanie danych

      Jeśli obiekt obsługuje tylko dodawanie rekordów, kreator zawiera pięć głównych kroków:

      Pięć głównych kroków w przypadku, gdy tabela docelowa obsługuje tylko dodawanie danych

  4. Kliknij przycisk Dalej.

    Kreator wyświetli monit o wybranie typu tworzonego formularza.

Wybieranie typu formularza wprowadzania danych

W tym kroku należy określić, czy zostanie utworzony formularz HTML, czy formularz programu InfoPath. Jak już wspomniano w tym artykule, podczas zbierania danych przy użyciu wiadomości e-mail nie można użyć formularza programu Access — należy skorzystać z formularza HTML lub z formularza programu InfoPath utworzonego w kreatorze.

Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który ma zostać wysłany do użytkowników

Jeśli na komputerze nie ma zainstalowanego programu InfoPath, opcja Formularz programu Microsoft Office InfoPath nie będzie dostępna.

Wybór typu tworzonego formularza zależy od dwóch czynników — łatwości użycia i oprogramowania zainstalowanego na komputerach adresatów. Wygodniej jest używać formularza programu InfoPath, ale w przypadku formularza HTML są mniejsze wymagania programowe.

Formularz programu InfoPath udostępnia lepsze środowisko wprowadzania i edytowania danych. Oprócz tego formularz ten pozwala przeprowadzić wstępne sprawdzenie poprawności danych, gdy użytkownik kliknie przycisk Wyślij, dzięki czemu można poprawić błędne dane przed wysłaniem odpowiedzi.

Formularz programu InfoPath ma pod wieloma względami przewagę nad formularzem HTML, ale formularz HTML można wyświetlić i edytować za pomocą dowolnego klienta poczty e-mail obsługującego format HTML.

  1. Opcję Formularz programu Microsoft Office InfoPath wybierz w kreatorze tylko wtedy, gdy u wszystkich adresatów są zainstalowane programy Office InfoPath 2007 i Office Outlook 2007. W przeciwnym przypadku wybierz opcję Formularz HTML.

  2. Kliknij przycisk Dalej.

    Strona kreatora wyświetlana jako następna zależy od tego, czy obiekt docelowy obsługuje aktualizowanie danych. Jeśli obiekt jest kwerendą opartą na co najmniej dwóch tabelach albo jest tabelą bez pola klucza podstawowego lub bez rekordów, kreator działa zgodnie z założeniem, że mają być dodawane nowe rekordy, i wyświetla monit o wybranie pól formularza. We wszystkich pozostałych przypadkach kreator wyświetla przed tą czynnością monit o określenie, czy dane mają być dodawane, czy aktualizowane.

    Jeśli Kreator zostanie wyświetlony monit o wybranie pól formularza, przejdź bezpośrednio do sekcji Zaznacz pola formularza, w tym artykule.

Określanie sposobu użycia danych

W tym kroku należy określić, czy do bazy mają być dodawane nowe rekordy, czy mają być aktualizowane rekordy istniejące w bazie.

Czy chodzi o zbieranie nowych danych, czy o aktualizowanie danych istniejących?

Liczba nowych rekordów, które adresat może przysłać w jednej odpowiedzi, zależy od użytego typu formularza. W przypadku aktualizacji danych liczba rekordów, które musi zaktualizować adresat, określa liczbę wstępnie wypełnionych formularzy dołączanych do wiadomości. W poniższej tabeli zestawiono różne scenariusze:

Typ formularza

Dodawanie czy aktualizowanie

Wynik

HTML

Dodawanie

Adresaci będą mogli wysłać najwyżej jeden rekord w każdej odpowiedzi.

InfoPath

Dodawanie

Adresaci będą mogli wysłać wiele rekordów w każdej odpowiedzi. Aby użyć tej opcji, będą musieli kliknąć przycisk Wstaw wiersz u dołu wiadomości e-mail.

Uwaga : Gdy zostaną określone pola, które mają zostać dołączone do wiadomości, kreator wyświetli stronę pozwalającą ustawić folder programu Outlook, w którym będą przetwarzane odpowiedzi, oraz opcje dotyczące sposobu ich przetwarzania.

HTML

Aktualizowanie

Każda wiadomość e-mail będzie zawierała jeden lub więcej wstępnie wypełnionych formularzy — zależnie od liczby rekordów odpowiadających jednemu adresowi e-mail. Adresat będzie mógł przejrzeć i zaktualizować wszystkie formularze otrzymane w wiadomości.

InfoPath

Aktualizowanie

Każda wiadomość e-mail będzie zawierała jeden lub więcej wstępnie wypełnionych formularzy — zależnie od liczby rekordów odpowiadających jednemu adresowi e-mail. Adresat będzie mógł przejrzeć i zaktualizować wszystkie formularze otrzymane w wiadomości.

Użytkownik może wysłać dodatkowe rekordy, klikając przycisk Wstaw wiersz u dołu wiadomości e-mail. W dalszej części tego artykułu omówiono, jak można zablokować dodawanie nowych rekordów do żądania aktualizacji.

  1. Wybierz w kreatorze opcję Zbierz tylko nowe informacje lub Aktualizuj istniejące informacje.

    Jeśli chodzi o dodawanie nowych rekordów, można wpisać adresy e-mail w polu adresu wiadomości podczas jej tworzenia. Natomiast w przypadku aktualizowania istniejących danych adresy e-mail adresatów muszą być przechowywane jako pole w tabeli lub kwerendzie źródłowej albo w tabeli pokrewnej.

  2. Kliknij przycisk Dalej.

    Kreator wyświetli monit o wybranie pól, które zostaną dołączone do formularza.

Wybieranie pól formularza

W tym kroku należy wybrać pola, które zostaną dołączone do formularza.

Określanie danych do zebrania

Zwykle nie trzeba dołączać do formularza każdego pola istniejącego w tabeli źródłowej lub kwerendzie, ale istnieją dwa wyjątki od tej zasady:

  • Pola wymagane    W przypadku zbierania nowych rekordów kreator automatycznie dołączy wszystkie pola, których właściwość Wymagane jest ustawiona na wartość Tak. Jeśli choć jedno wymagane pole rekordu jest puste, dodanie rekordu do tabeli przez program Access nie powiedzie się.

  • Nieobsługiwane typy pól    Do formularza nie można dołączyć niektórych pól. Kreator nie obsługuje pól typu Autonumerowanie, Załącznik, Obiekt OLE ani wielowartościowych pól odnośnika. Pola tych typów nie będą wyświetlane na listach Pola w tabeli i Pola w kwerendzie w kreatorze. Pola typu Autonumerowanie występujące w tabeli będą automatycznie wypełniane podczas dodawania nowych rekordów. Pola typu Obiekt OLE i Załącznik oraz wielowartościowe pola odnośnika należy wypełnić w widoku arkusza danych lub w widoku formularza, ponieważ nie jest możliwe dodanie tych wartości w procesie zbierania danych.

  • Pole klucza podstawowego    W poniższej tabeli zestawiono warunki umożliwiające dołączenie pola klucza podstawowego do formularza:

Cel zbierania danych

Typ danych

Możliwość dołączenia do formularza

Dodawanie

Autonumerowanie

Nie. Wartość klucza podstawowego zostanie wygenerowana automatycznie podczas dodawania rekordu do tabeli.

Dodawanie

Nie Autonumerowanie

Tak. Użytkownik będzie mógł wprowadzać wartość pola podczas dodawania rekordów. Jeśli określona przez użytkownika wartość jest już używana, odpowiedź nie zostanie przetworzona.

Aktualizowanie

Autonumerowanie lub nie Autonumerowanie

Nie. Nie można edytować wartości klucza podstawowego w formularzu. To pole jest używane do mapowania każdej odpowiedzi do istniejącego rekordu.

  1. Na liście Pola w tabeli lub Pola w kwerendzie kliknij dwukrotnie odpowiednie pola. Aby dołączyć wszystkie pola, kliknij przycisk >>.

  2. Za pomocą przycisków strzałek w górę i w dół zmień kolejność pól na liście Pola do zawarcia w wiadomości e-mail.

  3. W obszarze Właściwości pola określ podpis do każdego dołączanego pola. Jeśli aktualizujesz dane i pole powinno być wyświetlane u użytkownika, ale bez możliwości wprowadzania zmian, kliknij pozycję Tylko do odczytu. Pole zostanie wyświetlone w wiadomości e-mail z podpisem To pole jest tylko o odczytu. Ta funkcja jest najbardziej przydatna, jeśli użytkownik aktualizuje istniejące dane.

  4. Kliknij przycisk Dalej.

    Kreator wyświetli monit o wybranie sposobu przetwarzania odpowiedzi.

Określanie sposobu przetwarzania danych

W tym kroku należy podjąć decyzję dotyczącą sposobu przetwarzania odpowiedzi — automatycznie czy ręcznie. Należy zauważyć, że przetwarzanie ręczne nie znaczy w tym kontekście męczącego wprowadzania danych w widoku arkusza danych lub formularza. W tym przypadku użytkownik ręcznie uruchamia operację eksportu, aby przetransferować zebrane dane do tabeli docelowej.

Określanie sposobu przetwarzania odpowiedzi

Przetwarzanie automatyczne

Jeśli zostanie wybrana opcja automatycznego przetwarzania odpowiedzi, to gdy odpowiedzi dotrą do skrzynki pocztowej, programy Outlook i Access będą współpracować przy eksportowaniu zawartości formularza z każdej odpowiedzi do tabel docelowych w bazie danych.

Przetwarzanie automatyczne pozwala zaoszczędzić czas i nakład pracy. Odpowiedzi są kolejno eksportowane, jeśli w czasie, gdy docierają do skrzynki odbiorczej, są spełnione następujące warunki:

  • Na komputerze musi być uruchomiony program Outlook. Jeśli program Outlook nie będzie uruchomiony, przetwarzanie rozpocznie się po następnym uruchomieniu programu Outlook.

  • Na komputerze musi być zainstalowany program Access.

  • Baza danych nie może być chroniona hasłem i nie może być otwarta w trybie wyłączności. Nazwa i lokalizacja bazy danych nie mogą zostać zmienione po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól dołączonych do formularza nie mogą zostać zmienione po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Użytkownik musi nadal mieć uprawnienia wymagane przy dodawaniu i aktualizowaniu zawartości tabel źródłowych i kwerendy.

Jeśli co najmniej jeden z tych warunków nie jest spełniony, przetwarzanie automatyczne się nie powiedzie. W takim przypadku można spróbować naprawić problemy i ręcznie wyeksportować odpowiedzi, w których przypadku nie powiodło się przetwarzanie automatyczne. Wszystkie odpowiedzi otrzymywane po rozwiązaniu problemów będą przetwarzane automatycznie.

Zezwalanie tylko na aktualizację danych

Jeśli aktualizujesz dane i zaznaczysz pole wyboru Automatycznie przetwórz odpowiedzi i dodaj dane do, dostępne stanie się pole wyboru Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych. Zaznacz to pole wyboru, aby uniemożliwić użytkownikowi wysyłanie nowych rekordów. Jeśli tylko dodajesz nowe dane, pole wyboru Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych nie jest widoczne.

Przetwarzanie ręczne

Aby móc wybrać, kiedy i które odpowiedzi będą przetwarzane, należy wyczyścić pole wyboru Automatycznie przetwórz odpowiedzi i dodaj dane do tabeli. Odpowiedzi będą dostarczane do skrzynki odbiorczej, ale nie będą transferowane do bazy danych. Użytkownik będzie musiał ręcznie zaznaczyć każdą odpowiedź w programie Outlook, kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Eksportuj dane do programu Microsoft Access w menu skrótów, aby wypełnić bazę danych.

Jeśli automatyczne przetwarzanie odpowiedzi nie powiedzie się, może być konieczne przetworzenie ich ręcznie. Po rozwiązaniu problemu powodującego błąd należy ręcznie wyeksportować wszystkie istniejące odpowiedzi.

Przed rozpoczęciem operacji eksportowania należy pamiętać o następujących wymaganiach:

  • Na komputerze musi być zainstalowany program Office Access 2007.

  • Jeśli baza danych jest chroniona hasłem, zostanie wyświetlony monit o hasło, które umożliwi rozpoczęcie operacji eksportowania. Baza danych nie powinna być otwarta w trybie wyłączności, a jej nazwa i lokalizacja nie powinny się różnić od nazwy i lokalizacji w wysłanej wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól dołączonych do formularza nie mogą być zmieniane po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Użytkownik musi mieć uprawnienia wymagane przy dodawaniu i aktualizowaniu zawartości tabel i kwerendy.

Określanie dodatkowych opcji przetwarzania

  1. Na stronie kreatora Określanie sposobu przetwarzania odpowiedzi sprawdź nazwę folderu programu Outlook, w którym będą przechowywane odpowiedzi. Aby określić inny folder dla odpowiedzi na to żądanie zbierania danych, kliknij nazwę folderu. W oknie dialogowym Wybieranie folderu zaznacz inny folder lub kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć nowy folder. Kliknij przycisk OK, a następnie powróć do programu Access.

  2. Kliknij opcję Ustaw właściwości umożliwiające sterowanie automatycznym przetwarzaniem odpowiedzi, aby wyświetlić okno dialogowe Opcje zbierania danych pocztą e-mail.

    Okno dialogowe Opcje zbierania danych pocztą e-mail

    W tym oknie dialogowym można określić sposób przetwarzania odpowiedzi. Jeśli odpowiedzi mają być przetwarzane ręcznie, pomiń następny krok.

  3. W oknie dialogowym Opcje zbierania danych pocztą e-mail przejrzyj i w razie potrzeby zmień ustawienia w opisany poniżej sposób, a następnie kliknij przycisk OK:

    • Odrzuć odpowiedzi od osób, do których nie została wysłana wiadomość    Zaznacz to pole wyboru, aby automatycznie były przetwarzane tylko odpowiedzi przysłane przez osoby, które były adresatami wiadomości. Odpowiedzi od innych osób będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie będą przetwarzane automatycznie.

    • Akceptuj wiele odpowiedzi od każdego adresata    Adresat może przysłać wiele odpowiedzi. Po zaznaczeniu tego pola wyboru przetwarzanie automatyczne będzie dotyczyć tylko pierwszej odpowiedzi od każdego adresata. Kolejne odpowiedzi będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie będą przetwarzane automatycznie.

      Uwaga : To ustawienie ma wpływ na liczbę przetwarzanych odpowiedzi, a nie rekordów w jednej odpowiedzi. Oznacza to, że w przypadku wysłania formularza programu InfoPath użytkownik może wysłać wiele rekordów w jednej odpowiedzi, a program Access automatycznie przetworzy wszystkie rekordy z odpowiedzi, nawet jeśli to pole wyboru nie będzie zaznaczone.

    • Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych    Gdy adresaci aktualizują dane za pomocą formularza programu InfoPath, mogą także wysyłać nowe rekordy. Zaznacz to pole wyboru, aby były przetwarzane tylko aktualizacje istniejących rekordów.

    • Liczba odpowiedzi do przetworzenia    Wprowadź łączną liczbę odpowiedzi (od wszystkich adresatów), które zostaną przetworzone automatycznie. Aby automatycznie były przetwarzane wszystkie odpowiedzi, wprowadź w polu tekstowym dużą wartość, na przykład 5000. Odpowiedzi otrzymane po osiągnięciu podanej wartości będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie zostaną przetworzone automatycznie.

    • Data i godzina zatrzymania    Określ, kiedy należy zatrzymać automatyczne przetwarzanie odpowiedzi na tę wiadomość e-mail. Odpowiedzi otrzymane po tej dacie i godzinie będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie zostaną przetworzone automatycznie.

      Uwaga : Aby zmienić te opcje w późniejszym terminie, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych zaznacz wiadomość, dla której chcesz zmienić ustawienia, a następnie kliknij przycisk Opcje wiadomości. Zmiany wprowadzone w tym oknie dialogowym mają wpływ na wszystkie kolejne odpowiedzi otrzymane w związku z tą wiadomością.

  4. Kliknij przycisk OK, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

    Następny krok zależy od tego, czy dodajesz danych lub aktualizacją. Jeśli dodajesz nowe rekordy, przejdź do następnej sekcji. Jeśli są zbierania danych do aktualizowania istniejących rekordów, przejdź do sekcji Określanie pola adresu e-mail.

Wybieranie sposobu określania adresów e-mail adresatów

W przypadku zbierania tylko nowych informacji adresy e-mail można określić na dwa sposoby:

Wybieranie adresatów wiadomości e-mail

  • Wprowadzenie poszczególnych adresów w wiadomości e-mail wygenerowanej przez kreatora bądź wybranie adresów z książki adresowej.

  • Użycie pola w bieżącej bazie danych zawierającego adresy e-mail. Pole musi należeć do źródłowej tabeli lub kwerendy albo do tabeli pokrewnej.

W przypadku zbierania danych w celu zaktualizowania istniejących rekordów to okno dialogowe nie jest wyświetlane, ponieważ adresy e-mail adresatów muszą być dostępne w polu bazy danych.

  1. Wybierz odpowiednią opcję w kreatorze.

  2. Kliknij przycisk Dalej.

    Wybór do siebie wprowadź adresy e-mail, przejdź do sekcji Dostosowywanie wiadomości e-mail. Jeśli wybierzesz użyć pola w bazie danych, przejdź do następnej sekcji.

Określanie pola adresu e-mail

W tym kroku należy określić pole zawierające adresy e-mail adresatów.

Określanie pola bazy danych zawierającego adresy e-mail adresatów

  • Jeśli to pole znajduje się w bieżącej tabeli lub kwerendzie, wybierz pozycję Bieżąca tabela lub kwerenda, wybierz pole z listy rozwijanej, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  • Jeśli pole zawierające adresy e-mail adresatów nie znajduje się w bieżącej tabeli lub kwerendzie, skorzystaj z następującej procedury:

    1. Wybierz pozycję Skojarzona tabela.

    2. Z listy rozwijanej wybierz pole znajdujące się w bieżącej tabeli, które sprzęga ją z tabelą zawierającą adresy. Jest to zwykle pole identyfikatora.

    3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

      • Jeśli wybrane pole jest skojarzone tylko z jedną tabelą, zostanie wyświetlona jedna dodatkowa lista rozwijana. Wybierz pole zawierające adresy e-mail.

      • Jeśli wybrane pole jest skojarzone z więcej niż jedną tabelą, zostaną wyświetlone dwie dodatkowe listy rozwijane. Z pierwszej listy wybierz tabelę zawierającą adresy e-mail. Z drugiej listy wybierz pole.

    4. Kliknij przycisk Dalej.

Tabele skojarzone to tabele, między którymi zostały zdefiniowane relacje. Aby wyświetlić lub edytować relacje występujące w bazie danych:

  • Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij przycisk Relacje. Obraz przycisku

Aby uzyskać więcej informacji na temat relacji zobacz artykuły Przewodnik po relacjach pomiędzy tabelami lub Tworzenie, edytowanie lub usuwanie relacji.

Wybranie opcji użycia pola adresu powoduje, że nie można wyświetlić podglądu wiadomości e-mail ani dostosować jej w programie Outlook — czynności te są wykonywane w kreatorze. W następnym kroku kreator wyświetli domyślny temat i domyślną treść wiadomości, które będzie można dostosować.

Dostosowywanie wiadomości e-mail

W tym kroku należy przejrzeć składniki wiadomości i wprowadzić odpowiednie zmiany.

Dostosowywanie wiadomości e-mail

  1. Wprowadź odpowiednie zmiany w polach Temat i Wprowadzenie.

  2. Jeśli została wybrana opcja użycia adresów e-mail przechowywanych w polu bazy danych, na tej stronie można wybrać dodatkową opcję. Wybierz jedną z opcji w obszarze Dodaj adresy e-mail adresatów w. Adresaci otrzymają wiadomość e-mail niezależnie od wybranej opcji. Jeśli została wybrana opcja wprowadzenia adresów e-mail w programie Microsoft Office Outlook, ta opcja jest niedostępna.

  3. Kliknij przycisk Dalej.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

W kreatorze zostanie wyświetlona strona informująca, że można utworzyć wiadomość, oraz zostanie przedstawiony sposób wyświetlania stanu wiadomości e-mail za pomocą polecenia Zarządzaj odpow.

Tworzenie wiadomości e-mail

Na tej stronie mogą być wyświetlane komunikaty ostrzegawcze. W poniższej tabeli opisano poszczególne ostrzeżenia i sposoby rozwiązywania związanych z nimi problemów.

Ostrzeżenie

Opis

Rozwiązanie

Niektóre rekordy nie zawierają prawidłowego adresu w określonym polu adresu e-mail. Dla tych wierszy nie zostaną zwrócone dane.

Wybrane pole adresu e-mail zawiera wartości null.

Jeśli chcesz zbierać dane dla każdego rekordu, zamknij kreatora i zastąp wartości null adresami e-mail. Następnie uruchom kreatora ponownie.

Baza danych jest otwarta w stanie blokady wyłącznej. Do momentu zwolnienia tej blokady wyłącznej automatyczne przetwarzanie wiadomości e-mail będzie się kończyć niepowodzeniem.

Baza danych jest otwarta w trybie wyłączności.

Jeśli została wybrana opcja automatycznego przetwarzania odpowiedzi, operacja przetwarzania nie powiedzie się, ponieważ program Access nie może dodawać danych do bazy danych ani aktualizować jej, jeśli dla bazy ustawiono blokadę wyłączną. Natychmiast po wysłaniu wiadomości należy zamknąć bazę danych i otworzyć ją ponownie w trybie nie do wyłącznego użytku.

Te wiadomości e-mail mogą zawierać dane o charakterze poufnym lub krytycznym.

Dane są zbierane w celu zaktualizowania istniejących rekordów i formularz, który ma zostać wysłany, będzie wstępnie wypełniony przy użyciu istniejących danych.

Jeśli niektóre pola formularza zawierają dane o charakterze krytycznym, wróć do kroku kreatora, który umożliwia wybranie pól, i usuń tego rodzaju pola z formularza.

Następne kroki są zależne od tego, czy użytkownik określa adresy e-mail ręcznie, czy używa adresów przechowywanych w tabeli w bazie danych.

Jeśli użytkownik wybiera opcję ręcznego określania adresów w wiadomości e-mail programu Outlook

W tym scenariuszu użytkownik wprowadza adresy e-mail w programie Outlook i może w tym programie wyświetlić podgląd wiadomości oraz dostosować ją przed kliknięciem przycisku Wyślij.

  1. Kliknij przycisk Utwórz, aby kontynuować.

    Zostanie wyświetlona wiadomość programu Outlook zawierająca formularz wprowadzania danych. Treść wiadomości zawiera krótkie wprowadzenie i formularz z formantami i poradami. Zalecane jest pozostawienie treści wiadomości bez zmian, ponieważ zmiana struktury formularza może spowodować, że przetwarzanie odpowiedzi nie powiedzie się.

  2. W polach Do, DW i UDW wpisz adresy e-mail adresatów. Możesz też kliknąć przycisk Do, DW lub UDW, aby wybrać adresy z książki adresowej.

  3. Kliknij przycisk Wyślij.

Jeśli zostanie wybrana opcja wybierania pola adresu przechowywanego w bazie danych

W tym scenariuszu wyświetlono już podgląd wiadomości i dostosowano ją. Teraz następuje filtrowanie pola adresu e-mail w celu wybrania adresów użytkowników, do których zostanie wysłana wiadomość.

  1. Kliknij przycisk Dalej, aby wyświetlić stronę Wysyłanie wiadomości e-mail do adresatów.

    Wysyłanie wiadomości e-mail do adresatów

  2. Wybierz adresy e-mail, które mają zostać użyte, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.

  3. Kliknij przycisk Wyślij.

    Jeśli część wartości w polu adres nie są prawidłowe adresy e-mail, zostanie wyświetlone okno dialogowe wyświetlanie nieprawidłowych adresów. W tej sytuacji Zanotuj adresy na liście, kliknij przycisk Zakończ, sprawdź adresy i spróbuj ponownie wysłać wiadomość. Aby uzyskać więcej informacji o ponowne wysyłanie wiadomości Zobacz sekcję Ponowne wysyłanie wiadomości e-mail do zbierania danych.

Wykonano już większość pracy związanej ze zbieraniem danych przy użyciu wiadomości e-mail. Jeśli została wybrana opcja automatycznego przetwarzania danych i nie wystąpią błędy, transmisja danych do docelowej bazy danych nastąpi bez dodatkowych czynności ze strony użytkownika.

Jeśli została wybrana opcja ręcznego przetwarzania danych lub wystąpią błędy, konieczne będzie wykonanie dodatkowych czynności. W następnej sekcji przedstawiono więcej informacji na temat ręcznego przetwarzania odpowiedzi, rozwiązywania problemów, a także ogólnego zarządzania wiadomościami zbierania danych i odpowiedziami na nie.

Początek strony

Po wysłaniu wiadomości e-mail

Aby odpowiedzieć na wiadomość e-mail, adresat klika przycisk Odpowiedz, podaje odpowiednie informacje, wypełniając formularz, a następnie klika przycisk Wyślij. W tej sekcji omówiono sposoby wyświetlania odpowiedzi i postępowania w przypadku błędów występujących przy ich przetwarzaniu.

W tej sekcji

Przeglądanie odpowiedzi

Sprawdzanie i rozwiązywanie problemów z automatycznego przetwarzania odpowiedzi

Ręczne przetwarzanie odpowiedzi i rozwiązywanie problemów z błędami

Ponowne wysyłanie wiadomości e-mail do zbierania danych

W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do dodatkowych informacji na temat zarządzania odpowiedziami i zmieniania opcji wiadomości.

Wyświetlanie odpowiedzi

Niezależnie od wyboru dotyczącego przetwarzania odpowiedzi, informacje o tym, kto odpowiedział na wiadomość, mogą być przydatne użytkownikowi. Może także być potrzebne ręczne otwarcie odpowiedzi. Aby wyświetlić odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

  1. Przełącz do programu Outlook i przejdź do folderu wskazanego do przechowywania odpowiedzi zbierania danych.

    Porada : Jeśli nie pamiętasz nazwy folderu, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. Nazwa folderu jest wyświetlana w oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych w kolumnie Folder programu Outlook — w wierszu dotyczącym wiadomości, na którą odpowiedzi chcesz wyświetlić.

  2. Aby otworzyć odpowiedź w programie Outlook, kliknij ją dwukrotnie. Zostanie wyświetlony formularz wypełniony przez nadawcę.

Program Access nie przetworzy odpowiedzi na pierwotną odpowiedź. Jeśli więc niektóre formularze odesłane przez adresatów są puste, niekompletne lub wypełnione niepoprawnie, należy ponownie wysłać do tych użytkowników oryginalną wiadomość e-mail, a nie używać polecenia Odpowiedz.

Podobnie wysłać żądanie do kolejnych osób, ponownego wysłania oryginalnej wiadomości, zamiast przesyłanie jej dalej. Zobacz sekcję Ponowne wysyłanie wiadomości e-mail do zbierania danych , aby uzyskać więcej informacji.

Weryfikowanie automatycznego przetwarzania odpowiedzi i rozwiązywanie związanych z nim problemów

Jeżeli została wybrana opcja automatycznego przetwarzania odpowiedzi, należy w następujący sposób upewnić się, że odpowiedzi zostały poprawnie przetworzone:

  • Dla każdej odpowiedzi przejrzyj wartości w kolumnach Flaga monitująca, Stan zbierania danych i Kategorie.

    Porada : Jeśli kolumny Flaga monitująca, Stan zbierania danych i Kategorie nie są widoczne w używanym widoku, dodaj je za pomocą polecenia Wybór pola. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij polecenie Wybór pola. W oknie dialogowym Wybór pola przeciągnij każde pole i upuść je z lewej lub z prawej strony istniejącego nagłówka kolumny.

    Przetwarzanie odpowiedzi powiodło się, jeśli w folderze programu Outlook opcja Flaga monitująca jest ustawiona na wartość Operacja zbierania danych powiodła się, kolumna Stan zbierania danych jest pusta, a w kolumnie Kategorie znajduje się zielony wskaźnik.

  • Warto też przejrzeć zawartość tabel docelowych w celu upewnienia się, że zebrane dane są przechowywane jako nowe rekordy lub jako aktualizacje istniejących rekordów.

Jeśli podejrzewasz, że odpowiedzi nie został automatycznie przetwarzane, upewnij się, że wszystkie niezbędne do przetwarzania warunki zostały spełnione. Zobacz sekcję Automatyczne przetwarzanie, w tym artykule. Spróbuj sugestie przedstawione w poniższej tabeli. Większość sugestie wymagają rozwiązywanie problemu i ręcznie wyeksportować odpowiedź. Aby uzyskać pomoc dotyczącą eksportowania ręcznych Zobacz następnej sekcji Ręczne przetwarzanie odpowiedzi i rozwiązywanie problemów z błędami.

Problem

Przyczyna

Rozwiązanie

W folderze programu Outlook znajduje się odpowiedź, która nie została przetworzona. W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany tekst Wiadomość nieprzetworzona.

Przejrzyj opcje wiadomości w oknie dialogowym Opcje zbierania danych pocztą e-mail. Wybrane tam ustawienia określają ręczne przetwarzanie odpowiedzi lub blokowanie automatycznego przetwarzania niektórych odpowiedzi.

Porada : Aby wyświetlić te opcje, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. W oknie dialogowym wybierz odpowiednią wiadomość, a następnie kliknij przycisk Opcje wiadomości.

Ręcznie wyeksportuj odpowiedź.

Aby zagwarantować, że odpowiedzi, których jeszcze nie otrzymano, będą przetwarzane automatycznie, należy zmienić ustawienia w oknie dialogowym opcji.

Aby uzyskać pomoc dotyczącą przeglądania i zmieniania opcji zobacz artykuł Opcje wiadomości E-mail do zbierania danych .

Wysyłam odpowiedź na jedną ze swoich wiadomości, ale nie jest ona przetwarzana.

Odpowiadanie na własne wiadomości wymaga skorzystania z odmiennej procedury.

Zamiast wypełniać formularz w otrzymanej wiadomości, należy wypełnić formularz znajdujący się w wysłanej wiadomości w folderze Elementy wysłane. Przejdź do folderu Elementy wysłane i otwórz tę wiadomość. Kliknij przycisk Odpowiedz, wypełnij formularz, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Odpowiedź nie jest umieszczana w odpowiednim folderze.

Tylko oryginalne odpowiedzi na wiadomość są umieszczane we wskazanym folderze.

Odpowiedzi użytkownika na własne wiadomości (oprócz sytuacji, w których do wygenerowania odpowiedzi użyto kopii wiadomości znajdującej się w folderze Elementy wysłane) i odpowiedzi należące do wątku wiadomości e-mail używanego w dyskusji mogą nie być przenoszone do wskazanego folderu.

Przyczyną występowania tego problemu może też być brak zainstalowanego programu Office Access 2007, brak dodatku wymaganego do przetwarzania odpowiedzi lub uszkodzenie tego dodatku.

Jeżeli jedna z odpowiedzi użytkownika nie jest przetwarzana, należy wypełnić formularz znajdujący się w wysłanej wiadomości w folderze Elementy wysłane.

Jeśli adresat wypełnił formularz w odpowiedzi na odpowiedź, należy go poprosić o wysłanie odpowiedzi na oryginalną wiadomość.

Jeśli przypuszczasz, że brakuje dodatku lub jest on uszkodzony, przełącz się do programu Outlook, następnie w menu Narzędzia kliknij polecenie Centrum zaufania, a następnie kliknij pozycję Dodatki. Upewnij się, że jest wyświetlany element Dodatek zbierania i publikowania danych programu Outlook w programie Microsoft Access. Jeśli nie widać takiego wpisu, spróbuj zainstalować ponownie program Access.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Nie można odnaleźć bazy danych. Zlokalizuj bazę danych i ręcznie zaimportuj dane.

Baza danych została przeniesiona do innej lokalizacji, zmieniono jej nazwę, usunięto ją lub została uszkodzona.

Przywróć bazę danych w oryginalnej lokalizacji i ręcznie wyeksportuj odpowiedź.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Nie można otworzyć bazy danych w celu zaimportowania danych, ponieważ jest już ona używana. Ręcznie przetwórz odpowiedzi, gdy baza danych będzie dostępna.

Baza danych jest otwarta w trybie wyłączności i nie można wprowadzić zmian, dopóki blokada wyłączna nie zostanie zwolniona.

Poproś użytkownika, który otworzył bazę danych w trybie wyłączności, aby zamknął bazę danych i otworzył ją ponownie w trybie normalnym. Następnie spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Ta baza danych programu Access jest chroniona hasłem. Ręcznie wyeksportuj te dane do programu Microsoft Access.

Docelowa baza danych jest chroniona hasłem. Przetworzenie automatyczne nie powiedzie się, jeśli baza danych wymaga hasła.

Wyeksportuj odpowiedź ręcznie. Aby umożliwić automatyczne przetwarzanie przyszłych odpowiedzi, usuń ochronę hasłem dla tej bazy danych.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany komunikat o brakującej tabeli lub kwerendzie albo o brakującym polu.

Usunięto tabelę docelową lub kwerendę, zmieniono jej nazwę albo zmodyfikowano strukturę w taki sposób, że nie można dodać zawartości formularza do tabel.

Utwórz ponownie tabele docelowe i kwerendy albo utwórz i wyślij nową wiadomość zbierania danych.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Nie można przetworzyć tej wiadomości e-mail. Formularz w tej wiadomości e-mail jest uszkodzony lub został zmodyfikowany.

Formularz w odpowiedzi jest uszkodzony albo został zmodyfikowany (przez adresata lub nadawcę).

Jeśli adresat zmodyfikował formularz, poproś go o ponowne wysłanie formularza, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedź.

Jeśli formularz w oryginalnej wiadomości jest uszkodzony lub nieprawidłowy, należy utworzyć i wysłać nową wiadomość.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Nie można odnaleźć informacji wymaganych do ukończenia przetwarzania w określonej bazie danych.

Nie ma informacji potrzebnych przy mapowaniu odpowiedzi do istniejącego rekordu lub należy je zaktualizować.

Należy zsynchronizować ustawienia wiadomości z programem Outlook. W programie Access na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. W oknie dialogowym Zarządzanie odpowiedziami zaznacz wiadomość. W obszarze Szczegóły wiadomości zostanie wyświetlone pole ostrzeżenia. Kliknij ostrzeżenie, aby zsynchronizować ustawienia, a następnie zamknij okno dialogowe. Przełącz się z powrotem do programu Outlook i spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Nie można dodać lub zaktualizować danych, ponieważ spowodowałoby to zduplikowanie wartości w polu, w którym akceptowane są tylko unikatowe wartości.

Pole, którego właściwość Indeksowane ustawiono na wartość Tak (Bez duplikatów), nie może zawierać zduplikowanych wartości. Jeśli wartość przypisana do pola formularza już istnieje w odpowiadającym mu polu tabeli, operacja nie powiedzie się.

Poproś adresata o wysłanie kolejnej odpowiedzi, z inną wartością w tym polu formularza.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Wprowadzona wartość nie jest elementem na liście wyborów.

Formularz zawiera pole wymagane odnoszące się do przechowywanych wartości, a użytkownik nie określił wartości pola, albo właściwość OgraniczDoListy pola jest ustawiona na wartość Tak, a użytkownik określił wartość spoza listy.

Poproś adresata o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól albo wypełnij i zapisz formularz, a następnie spróbuj ponownie wyeksportować odpowiedź.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany komunikat informujący o nieprawidłowej wartości w polu formularza.

Adresat wprowadził nieprawidłowe dane w co najmniej jednym polu.

Poproś adresata o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól albo wypełnij i zapisz formularz, a następnie spróbuj ponownie wyeksportować odpowiedź.

W kolumnie Stan zbierania danych jest wyświetlany następujący ciąg:

Ta wiadomość zawiera formularz, który należy wypełnić. Gdy ukończysz wypełnianie, wyślij go do nadawcy tej wiadomości e-mail.

Adresat nie wypełnił formularza.

Poproś adresata o wysłanie kolejnej odpowiedzi po wypełnieniu formularza.

Ręczne przetwarzanie odpowiedzi i rozwiązywanie problemów

W przypadku ręcznego przetwarzania odpowiedzi należy uruchomić operację eksportowania w programie Outlook.

Jednocześnie można eksportować tylko jedną odpowiedź. Należy unikać odpowiedzi, dla których ustawiono Collecting danych za pomocą poczty e-mail zakończyło się pomyślnie w kolumnie Stan zbioru danych. Ten stan wskazuje, że odpowiedzi już zostały pomyślnie przetworzone. Musisz Ręczne przetwarzanie odpowiedzi, dla których ustawiono nieprzetworzonych wiadomości w kolumnie Stan zbioru danych. Odpowiedź, którą ma komunikat o błędzie w tej kolumnie nie powiodło się automatycznie przetwarzane i będzie wymagało niektórych rozwiązywania problemów, przed ręcznie można wyeksportować. Zobacz poprzedniej sekcji, Sprawdzanie i rozwiązywanie problemów automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, aby uzyskać pomoc dotyczącą rozwiązywania problemów.

  1. W programie Outlook kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedź, którą chcesz przetworzyć ręcznie.

  2. Kliknij polecenie Eksportuj dane do programu Microsoft Office Access.

  3. Przejrzyj szczegóły odpowiedzi w oknie dialogowym Eksportowanie danych do programu Microsoft Access, a następnie kliknij przycisk OK, aby ją wyeksportować.

    Jeśli operacja eksportowania powiedzie się, zostanie wyświetlony komunikat Dane zostały pomyślnie wyeksportowane do bazy danych. Jeśli operacja nie powiedzie się, zostanie wyświetlony komunikat Nie można eksportować danych z powodu błędów i opis problemów, które spowodowały powstanie błędu. W poniższej tabeli wymieniono problemy, przez które operacja eksportowania może się nie powieść:

Problem

Przyczyna

Rozwiązanie

Po kliknięciu odpowiedzi prawym przyciskiem myszy nie jest wyświetlane polecenie Eksportuj dane do programu Microsoft Access.

Zaznaczona wiadomość nie jest prawidłową odpowiedzią zbierania danych.

Usuń ze wskazanego folderu wiadomości, które nie są odpowiedziami zbierania danych.

Odpowiedź nie jest umieszczana w odpowiednim folderze.

Tylko oryginalne odpowiedzi na wiadomość są umieszczane we wskazanym folderze.

Odpowiedzi użytkownika na własne wiadomości (oprócz sytuacji, w których do wygenerowania odpowiedzi użyto kopii wiadomości znajdującej się w folderze Elementy wysłane) i odpowiedzi należące do wątku wiadomości e-mail używanego w dyskusji mogą nie być przenoszone do wskazanego folderu.

Przyczyną występowania tego problemu może być też brak zainstalowanego programu Access, brak dodatku wymaganego do przetwarzania odpowiedzi lub uszkodzenie tego dodatku.

Jeżeli jedna z odpowiedzi użytkownika nie jest przetwarzana, należy wypełnić formularz znajdujący się w wysłanej wiadomości w folderze Elementy wysłane.

Jeśli użytkownik wypełnił formularz w odpowiedzi na odpowiedź, należy go poprosić o wysłanie odpowiedzi na oryginalną wiadomość.

Jeśli przypuszczasz, że brakuje dodatku lub jest on uszkodzony, przełącz się do programu Outlook. W programie Outlook w menu Narzędzia kliknij polecenie Centrum zaufania, a następnie kliknij pozycję Dodatki. Upewnij się, że jest wyświetlany element Dodatek zbierania i publikowania danych programu Outlook w programie Microsoft Access. Jeśli nie widać takiego wpisu, spróbuj zainstalować ponownie program Access.

Komunikat:

Nie można odnaleźć bazy danych. Zlokalizuj bazę bazę danych i ręcznie zaimportuj dane.

Baza danych została przeniesiona do innej lokalizacji, zmieniono jej nazwę, usunięto ją lub została uszkodzona.

Przywróć bazę danych w oryginalnej lokalizacji i spróbuj ponownie.

Komunikat:

Baza danych jest już używana.

Baza danych jest otwarta w trybie wyłączności i nie można wprowadzić zmian, dopóki blokada wyłączna nie zostanie zwolniona.

Poproś użytkownika, który otworzył bazę danych w trybie wyłączności, aby zamknął bazę danych i otworzył ją ponownie w trybie normalnym. Następnie spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź.

Komunikat:

Brakuje tabeli, kwerendy lub pola.

Usunięto docelową tabelę lub kwerendę, zmieniono jej nazwę albo zmodyfikowano strukturę w taki sposób, że nie można dodać zawartości formularza do tabel.

Utwórz brakujące tabele i kwerendy docelowe albo utwórz i wyślij nową wiadomość zbierania danych.

Komunikat:

Formularz jest uszkodzony lub został zmodyfikowany.

Formularz w odpowiedzi jest uszkodzony albo został zmodyfikowany (przez adresata lub nadawcę).

Jeśli adresat zmodyfikował formularz, poproś go o ponowne wysłanie formularza, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedź.

Jeśli formularz w oryginalnej wiadomości jest uszkodzony lub nieprawidłowy, należy utworzyć i wysłać nową wiadomość.

Komunikat:

Brak informacji potrzebnych do ukończenia przetwarzania.

Nie ma informacji potrzebnych przy mapowaniu odpowiedzi do istniejącego rekordu lub należy je zaktualizować.

Należy zsynchronizować ustawienia wiadomości z programem Outlook. W programie Access na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. W oknie dialogowym Zarządzanie odpowiedziami zaznacz wiadomość. W obszarze Szczegóły wiadomości zostanie wyświetlone pole ostrzeżenia. Kliknij ostrzeżenie, aby zsynchronizować ustawienia, a następnie zamknij okno dialogowe. Przełącz się z powrotem do programu Outlook i spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź.

Komunikat:

Nie można dodać lub zaktualizować danych, ponieważ spowodowałoby to zduplikowanie wartości w polu, w którym akceptowane są tylko unikatowe wartości.

Pole, którego właściwość Indeksowane ustawiono na wartość Tak (Bez duplikatów), nie może zawierać zduplikowanych wartości. Jeśli wartość przypisana do pola formularza już istnieje w odpowiadającym mu polu tabeli, operacja nie powiedzie się.

Poproś adresata o wysłanie kolejnej odpowiedzi, z inną wartością w tym polu formularza.

Komunikat:

Wprowadzona wartość nie jest elementem na liście pozycji do wyboru.

Formularz zawiera pole wymagane odnoszące się do przechowywanych wartości, a użytkownik nie określił wartości pola, albo właściwość OgraniczDoListy pola jest ustawiona na wartość Tak, a użytkownik określił wartość spoza listy.

Poproś adresata o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól albo wypełnij i zapisz formularz, a następnie spróbuj ponownie wyeksportować odpowiedź.

Komunikat:

Nieprawidłowa wartość w polu formularza.

Adresat wprowadził nieprawidłowe dane w co najmniej jednym polu.

Poproś adresata o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól albo wypełnij i zapisz formularz, a następnie spróbuj ponownie wyeksportować odpowiedź.

Komunikat:

Odpowiedź zawiera formularz, który należy wypełnić. Gdy ukończysz wypełnianie, wyślij go do nadawcy tej wiadomości e-mail.

Adresat nie wypełnił formularza.

Poproś adresata o wysłanie kolejnej odpowiedzi po wypełnieniu formularza.

Próbuj eksportować odpowiedź, aż w kolumnie Kategorie zostanie wyświetlony zielony kwadrat.

Ponowne wysyłanie wiadomości zbierania danych

Aby wysłać wiadomość do następnych użytkowników, a także w sytuacji, gdy oryginalna wiadomość nie dotarła do niektórych użytkowników z powodu błędów, należy wysłać wiadomość na nowo, a nie przekazywać wiadomości dalej.

  1. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpowiedziami. Obraz przycisku

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych.

    Okno dialogowe Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych

  2. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych kliknij wiadomość, którą chcesz wysłać ponownie.

  3. Kliknij przycisk Ponownie wyślij tę wiadomość e-mail.

    Jeśli przycisk ponownie wyślij tę wiadomość E-mail jest niedostępny

    Przycisk jest wygaszony (niedostępny), jeśli trzeba zsynchronizować ustawienia wiadomości z programem Outlook.

    Należy kliknąć pole ostrzeżenia w obszarze Szczegóły wiadomości, aby zsynchronizować ustawienia. Jeśli proces się powiedzie, zostanie wyświetlony komunikat Synchronizacja przebiegła pomyślnie. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, należy spróbować zamknąć i ponownie otworzyć okno dialogowe.

  4. Program Access wykonuje określone testy, na przykład weryfikuje, czy nadal są spełnione następujące warunki: istnieją tabele docelowe i kwerenda, zawierają one wszystkie pola formularza, nie zmieniły się typy danych. Jeśli testy zakończą się pomyślnie, na stronie kreatora zostanie wyświetlony monit o określenie sposobu przetwarzania odpowiedzi. W przeciwnym przypadku zostanie wyświetlony komunikat zalecający ponowne utworzenie wiadomości e-mail.

  5. Kontynuuj pracę z kreatorem tak, jak przy wysyłaniu wiadomości po raz pierwszy. Ustawienia mogą być inne niż poprzednio.

    Aby wysłać wiadomość e-mail do innych użytkowników, wykonaj następujące czynności:

    • Ręcznie określ adresy e-mail. (Ta opcja jest dostępna tylko w przypadku zbierania danych w celu dodania nowych rekordów).

    • Wybierz inne pole adresu e-mail.

    • Użyj tego samego pola adresu e-mail, ale w ostatnim kroku zaznacz tylko żądane adresy.

      Aby uzyskać pomoc dotyczącą kroki kreatora zobacz sekcję Określanie sposobu przetwarzania danych, w tym artykule.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×