Zarządzanie udostępnianiem zewnętrznym w środowisku usługi SharePoint Online

Jeśli prace wykonywane w organizacji wymagają udostępniania dokumentów dostawcom lub klientom albo bezpośredniej współpracy z nimi, można użyć funkcji udostępniania zewnętrznego usługi SharePoint Online, aby udostępnić zawartość osobom spoza organizacji. Lub, w przeciwnym razie, można ograniczyć korzystanie z udostępniania zewnętrznego w organizacji. W tym artykule omówiono opcje udostępniania usługi SharePoint Online oraz planowanie pod ich kątem.

(Jeśli chcesz przejść bezpośrednio do konfigurowania udostępniania, zobacz Włączanie i wyłączanie udostępniania zewnętrznego dla usługi SharePoint Online. Jeśli próbujesz udostępnić plik lub folder, zobacz Udostępnianie plików i folderów usługi OneDrive lub Udostępnianie plików i folderów programu SharePoint w usłudze Office 365).

Planowanie udostępniania zewnętrznego powinno być uwzględnione w ramach ogólnego planowania uprawnień dla usługi SharePoint Online.

Zwróć uwagę, że funkcja udostępniania zewnętrznego jest domyślnie włączona dla całego środowiska usługi SharePoint Online oraz znajdujących się w nim zbiorów witryn. Możesz wyłączyć ją globalnie, zanim użytkownicy zaczną korzystać z witryn lub zanim zdecydujesz, jak chcesz używać tej funkcji.

Jakie funkcje udostępniania zewnętrznego oferuje usługa SharePoint Online?

Usługa SharePoint Online ma ustawienia udostępniania zewnętrznego na poziomie globalnym (w całej dzierżawie) oraz na poziomie zbioru witryn. Ustawienia na poziomie dzierżawy zastępują wszystkie ustawienia na poziomie zbioru witryn.

Dla dzierżawy usługi SharePoint Online i poszczególnych zbiorów witryn możesz wybrać spośród następujących podstawowych opcji udostępniania:

  • Bez udostępniania zewnętrznego — witryny i dokumenty mogą być udostępniane tylko użytkownikom wewnętrznym w Twojej subskrypcji usługi Office 365.

  • Udostępnianie tylko użytkownikom zewnętrznym w Twoim katalogu — witryny, foldery i dokumenty mogą być udostępniane tylko użytkownikom zewnętrznym, którzy już znajdują się w Twoim katalogu użytkowników usługi Office 365. Na przykład użytkownicy, którzy wcześniej zaakceptowali zaproszenie do udostępniania, lub użytkownicy, których zaimportowano z innej dzierżawy usługi Office 365 lub Azure Active Directory.

  • Udostępnianie uwierzytelnionym użytkownikom zewnętrznym — witryny, foldery i dokumenty można udostępniać użytkownikom zewnętrznym, którzy mają konto Microsoft lub konto służbowe z innej subskrypcji usługi Office 365 lub subskrypcji usługi Azure Active Directory.

  • Udostępnianie użytkownikom anonimowym — dokumenty i foldery (ale nie witryny) można udostępniać za pośrednictwem linku anonimowego, a każda osoba dysponująca linkiem może wyświetlać lub edytować dokument albo przekazywać go do folderu.

Powyższa lista jest uporządkowana w kolejności od najbardziej do najmniej restrykcyjnych. Niezależnie od wybranej opcji bardziej restrykcyjne funkcje pozostają dostępne. Jeśli na przykład zdecydujesz się zezwolić na udostępnianie użytkownikom anonimowym, nadal możesz udostępniać uwierzytelnionym użytkownikom zewnętrznym i użytkownikom znajdującym się już w katalogu, w tym użytkownikom wewnętrznym.

Udostępnianie i zabezpieczenia   

Jeśli masz informacje poufne, które nigdy nie powinny być udostępniane użytkownikom zewnętrznym, rozważ posiadanie jednego lub kilku zbiorów witryn, w których udostępnianie zewnętrzne jest wyłączone, do przechowywania informacji poufnych. Utwórz dodatkowe zbiory witryn na potrzeby udostępniania zewnętrznego. Ułatwi to zarządzanie zagrożeniami bezpieczeństwa przez uniemożliwianie dostępu zewnętrznego do informacji poufnych.

Kto to jest użytkownik zewnętrzny?

Użytkownik zewnętrzny to osoba spoza Twojej subskrypcji usługi Office 365, której udzielono dostępu do jednej lub kilku witryn, plików lub folderów. Istnieją dwa typy użytkowników zewnętrznych:

Użytkownicy uwierzytelnieni   

Użytkownicy uwierzytelnieni to osoby, które mają konto Microsoft lub konto służbowe w ramach innej subskrypcji usługi Office 365. Tym użytkownikom możesz udostępniać witryny i dokumenty w sposób bardzo podobny do udostępniania witryn i dokumentów użytkownikom wewnętrznym. Uprawnienia i grupy działają tak samo dla uwierzytelnionych użytkowników zewnętrznych, jak dla użytkowników wewnętrznych.

Ponieważ użytkownicy zewnętrzni nie mają licencji na Twoją subskrypcję usługi Office 365, są ograniczeni do podstawowych zadań współpracy:

  • Uwierzytelniony użytkownik zewnętrzny może wykonywać w witrynie zadania wynikające z przypisanego mu poziomu uprawnień. Dodanie użytkownika zewnętrznego do grupy Członkowie powoduje na przykład przyznanie mu uprawnień do edycji oraz umożliwia mu dodawanie, edytowanie i usuwanie list, a także wyświetlanie, dodawanie, aktualizowanie i usuwanie elementów list oraz dokumentów.

  • Uwierzytelnieni użytkownicy zewnętrzni mogą wyświetlać i edytować dokumenty za pomocą aplikacji Office Online. W przypadku planu obejmującego pakiet Office Professional Plus użytkownicy nie mogą zainstalować wersji klasycznej pakietu Office na swoich komputerach, chyba że zostaną im przypisane licencje.

  • Uwierzytelnieniu użytkownicy zewnętrzni mogą — zależnie od przyznanych im uprawnień — wyświetlać pozostałe typy zawartości w witrynach. Mogą na przykład przechodzić do różnych podwitryn w ramach zbioru witryn, do którego zostali zaproszeni. Ponadto mogą wykonywać inne czynności — na przykład wyświetlać kanały informacyjne witryny.

Jeśli uwierzytelnieni użytkownicy zewnętrzni potrzebują szerszej funkcjonalności, należy przypisać im odpowiednie licencje usługi Office 365. Można to zrobić tak samo jak w przypadku użytkownika wewnętrznego.

Użytkownicy anonimowi   

Użytkownicy anonimowi to osoby dysponujące linkiem z możliwością udostępniania do folderu lub dokumentu, które mogą wyświetlać lub edytować dokument albo przekazywać go do folderu (w zależności od typu linku) bez konieczności logowania się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Linki anonimowe mogą być swobodnie przekazywane między użytkownikami i są ważne, dopóki ich nie wyłączysz lub nie wygasną (jeśli ustawiono datę wygaśnięcia).

Użytkownicy anonimowi nie mogą uzyskiwać dostępu do witryn i nie można przypisywać im licencji. Mogą oni tylko wyświetlać lub edytować konkretny dokument albo folder, do którego mają link dostępu anonimowego.

Co się stanie, gdy udostępnię witrynę lub dokument?

Gdy udostępniasz witrynę, folder lub dokument, to, co się dzieje w tle, zależy od tego, czy wybrano udostępnianie uwierzytelnionym użytkownikom zewnętrznym, czy użytkownikom anonimowym.

Udostępnianie uwierzytelnionym użytkownikom zewnętrznym   

Gdy udostępnisz dokument lub witrynę uwierzytelnionemu użytkownikowi zewnętrznemu, zostanie do niego wysyłane pocztą e-mail zaproszenie zawierające link do witryny lub dokumentu. Gdy użytkownik kliknie link, zostanie poproszony o zalogowanie się za pomocą nazwy użytkownika i hasła swojego konta Microsoft lub konta służbowego. Gdy się zaloguje, zostanie dodany do listy użytkowników w Twojej subskrypcji usługi Office 365 (będzie wyświetlany na liście z oznaczeniem #EXT# przy nazwie użytkownika) i uzyska dostęp do witryny lub dokumentu.

Gdy będzie już na liście użytkowników w Twojej subskrypcji usługi Office 365, możesz udzielić mu dostępu do innych witryn lub dokumentów bez wysyłania dodatkowych zaproszeń. (Może być konieczne przesłanie mu linku do witryny lub dokumentu pozwalające na ich znalezienie). Jeśli chcesz, możesz także przypisać mu licencję na usługę Office 365.

Udostępnianie uwierzytelnionemu użytkownikowi zewnętrznemu możesz przerwać, usuwając jego uprawnienia z witryny lub dokumentu lub usuwając go z listy użytkowników w usłudze Office 365.

Udostępnianie użytkownikom anonimowym   

Gdy udostępniasz użytkownikom anonimowym, możesz zezwolić im na edytowanie lub wyświetlanie dokumentu bądź na przekazywanie do folderu. Linki do wyświetlania i edytowania są tworzone osobno i można ustawić ich wygaśnięcie w ustalonym czasie. Po utworzeniu tych linków można bez ograniczeń przekazywać je i używać ich ponownie. Każda osoba dysponująca linkiem może uzyskiwać dostęp do dokumentu.

Użytkownicy anonimowi nie są dodawani do listy użytkowników w usłudze Office 365. Możesz przerwać udostępnianie, przechodząc do udostępnionego dokumentu lub folderu, a następnie usuwając link anonimowy.

Współpraca z zewnętrznymi partnerami biznesowymi

Jeśli masz partnerów biznesowych lub dostawców, z którymi chcesz współpracować lub którym chcesz udostępniać dokumenty, rozważ skonfigurowanie witryny ekstranetowej usługi SharePoint Online. Witryna ekstranetowa to dedykowany zbiór witryn używany do współpracy między firmami z konkretnym partnerem lub dostawcą. Tę witrynę możesz zablokować, aby tylko właściciele witryny mogli zapraszać użytkowników zewnętrznych i można było zapraszać tylko użytkowników zewnętrznych z określonych domen.

Witryny ekstranetowe usługi SharePoint Online są bardzo łatwe w konfiguracji oraz znacznie prostsze i tańsze w obsłudze niż lokalne witryny ekstranetowe. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Używanie usługi Office 365 SharePoint Online jako rozwiązania ekstranetu między firmami (B2B).

Tematy pokrewne

Zarządzanie udostępnianiem zawartości użytkownikom zewnętrznym w usłudze Office 365 Small Business
Konfigurowanie żądań dostępu i zarządzanie nimi
Udostępnianie witryn lub dokumentów osobom spoza organizacji
Wyszukiwanie zawartości witryny udostępnionej użytkownikom zewnętrznym
Planowanie strategii dotyczącej uprawnień

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×