Zarządzanie procesem zatwierdzania dokumentu za pomocą przepływu pracy

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Uzyskanie zatwierdzenia planu projektu, propozycji lub innego ważnego dokumentu od grupy osób może być frustrujące. Najpierw należy dostarczyć dokument do odpowiednich osób. Można zaplanować spotkanie albo wysłać dokument pocztą e-mail i zażądać odpowiedzi tą samą drogą. Następnie należy śledzić, które osoby zatwierdziły dokument, oraz formalnie rejestrować wyniki zatwierdzania. W tym celu można zapisać wiadomości e-mail lub notatki ze spotkania.

Brak możliwości udowodnienia, że uzyskano zatwierdzenie od odpowiednich osób, może powodować wiele problemów w przyszłości. Jedna z osób zatwierdzających może na przykład zaprzeczyć, że zatwierdziła ważny dokument biznesowy. Jeśli w firmie nie ma formalnych procesów zatwierdzania, procesy zatwierdzania i recenzowania ważnych dokumentów biznesowych są zarządzane w sposób doraźny.

Tego typu problemom można zapobiegać, rozsyłając dokumenty do współpracowników w celu zatwierdzenia przy użyciu przepływu pracy Zatwierdzanie, dostępnego w witrynie programu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Za pomocą przepływów pracy można ograniczyć koszt i czas koordynacji typowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie dokumentów, zarządzając zadaniami wykonywanymi przez uczestników i śledząc te zadania. Przepływ pracy Zatwierdzanie obsługuje przydzielanie zadań, wysyłanie powiadomień, śledzenie uczestnictwa i tworzenie zapisu całego procesu, dzięki czemu nie trzeba zarządzać procesem zatwierdzania dokumentów i można skoncentrować się na właściwej pracy. W razie potrzeby udokumentowania lub udowodnienia uzyskania zatwierdzenia dokumentu można udostępnić zainteresowanym osobom łącze do historii przepływu pracy dla dokumentu, aby umożliwić sprawdzenie, kto zatwierdził lub odrzucił dokument oraz kto nie wykonał przydzielonego zadania. Dzięki przepływowi pracy Zatwierdzanie proces zatwierdzania jest bardziej przejrzysty.

Ważne : Możliwość uruchamiania przepływu Zatwierdzanie z poziomu programu Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 lub Microsoft Office PowerPoint 2007 jest dostępna tylko w pakietach Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 i Microsoft Office Ultimate 2007 oraz w autonomicznych wersjach programów Office Word 2007, Office Excel 2007 i Office PowerPoint 2007.

W tym artykule

Jak przepływ pracy umożliwia zarządzanie procesem zatwierdzania

Przed rozpoczęciem

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie w dokumencie

Wykonywanie zadania przepływu pracy Zatwierdzanie

Jak zarządzać procesem zatwierdzania za pomocą przepływu pracy

Witryna programu Office SharePoint Server 2007 zawiera wstępnie zdefiniowane przepływy pracy dotyczące typowych procesów biznesowych. Jednym z nich jest przepływ pracy Zatwierdzanie, który rozsyła dokument lub element do grupy osób w celu zatwierdzenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie jest domyślnie skojarzony z typem zawartości Dokument w witrynie programu Office SharePoint Server 2007, co oznacza, że jest automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

Jeśli do zarządzania procesem zatwierdzania dokumentu jest używany przepływ pracy, wszystkimi zadaniami zarządza serwer.

Uruchamianie przepływu pracy     Podczas uruchamiania przepływu pracy Zatwierdzanie dla dokumentu pakietu Office 2007 jest wyświetlany monit o wypełnienie formularza inicjowania przepływu pracy i podanie w nim nazwisk osób, które mają zatwierdzić dokument. Można wprowadzić określone instrukcje dla osób zatwierdzających oraz określić termin wykonania zadania przez uczestników przepływu pracy.

Formularz inicjowania przepływu pracy Zatwierdzanie

Wykonywanie zadania przepływu pracy     Po uruchomieniu przepływu pracy serwer przydziela uczestnikom zadania zatwierdzania. Domyślnie przepływ pracy Zatwierdzanie jest szeregowym przepływem pracy, co oznacza, że zadania przepływu pracy są przydzielane do jednej osoby naraz. W przypadku szeregowego przepływu pracy serwer przydziela pierwsze zadanie pierwszej osobie na liście osób zatwierdzających w formularzu inicjowania przepływu pracy. Jeśli przepływ pracy Zatwierdzanie został dostosowany do pełnienia funkcji równoległego przepływu pracy, w którym zadania są przydzielane wszystkim uczestnikom jednocześnie, serwer przydziela zadania wszystkim uczestnikom przepływu pracy. Jeśli w witrynie jest włączona obsługa poczty e-mail, do wszystkich uczestników są także wysyłane wiadomości e-mail z instrukcjami dotyczącymi zadania i łączem do dokumentu, który ma zostać zatwierdzony. Uczestnicy przepływu pracy mogą kliknąć to łącze w celu przejrzenia dokumentu. Aby wykonać zadanie zatwierdzenia, uczestnicy przepływu pracy mogą kliknąć przycisk Edytuj to zadanie w wiadomości e-mail programu Microsoft Office Outlook 2007 w celu zatwierdzenia lub odrzucenia dokumentu.

Formularz wykonywania zadania dla przepływu pracy Zatwierdzanie

Wyświetlanie stanu przepływu pracy     W trakcie wykonywania przepływu pracy jego właściciel (osoba, która uruchomiła przepływ pracy) lub uczestnicy mogą wyświetlać stronę Stan przepływu pracy w witrynie programu Office SharePoint Server 2007, aby sprawdzić, którzy uczestnicy wykonali swoje zadania. Właściciel przepływu pracy może także aktualizować aktywne zadania oraz dodawać lub aktualizować listę uczestników. Gdy wszyscy uczestnicy przepływu pracy wykonają swoje zadania lub określona liczba uczestników zatwierdzi dokument, przepływ pracy zakończy się, a właściciel zostanie o tym automatycznie powiadomiony. Po zakończeniu przepływu pracy Zatwierdzanie wszystkie komentarze uczestników są konsolidowane i wysyłane w wiadomości e-mail do właściciela przepływu pracy.

Początek strony

Przed rozpoczęciem

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie jest łatwe. Wystarczy kliknąć przycisk Microsoft Office, kliknąć polecenie Przepływy pracy, a następnie kliknąć polecenie Uruchom. Przepływ pracy dla dokumentu można uruchomić bezpośrednio z poziomu programu pakietu Office 2007, w którym utworzono dokument.

Przed rozpoczęciem należy się upewnić, że zostały spełnione poniższe warunki:

  • Użytkownik pracuje ze skoroszytem programu Office Excel 2007, prezentacją programu Office PowerPoint 2007 lub dokumentem programu Office Word 2007.

  • Plik został zapisany w bibliotece dokumentów w witrynie Office SharePoint Server 2007. Aby uzyskać więcej informacji o zapisanie pliku w bibliotece programu SharePoint zobacz artykuł Zapisywanie pliku w bibliotece programu SharePoint lub innej lokalizacji w sieci Web.

Jeśli którekolwiek z poleceń w procedurze opisanej poniżej nie jest dostępne, należy pamiętać o następujących uwagach:

  • Aby można było uruchomić przepływ pracy Zatwierdzanie bezpośrednio z poziomu programu pakietu Office 2007, jest potrzebne co najmniej uprawnienie Edytowanie elementów dla biblioteki, w której został zapisany dokument. Do uruchomienia niektórych przepływów pracy może być także wymagane uprawnienie Zarządzanie listami. Innymi słowy, są wymagane takie same uprawnienia jak w przypadku korzystania z przeglądarki. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z właścicielem witryny.

  • Właściciel witryny może usunąć przepływ pracy z określonej listy lub biblioteki. Dokument należy zapisać w bibliotece, w której jest dostępny przepływ pracy Zatwierdzanie. Należy to uzgodnić z właścicielem witryny.

  • Administrator zbioru witryn może dezaktywować określony typ przepływu pracy, taki jak Zatwierdzanie, dla wszystkich witryn w zbiorze.

  • Możliwość uruchamiania przepływu pracy Zatwierdzanie z poziomu programu Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 lub Office Word 2007 jest dostępna tylko w pakietach Microsoft Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 i Office Ultimate 2007 oraz w autonomicznych wersjach programów Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 i Office Word 2007.

Początek strony

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie dla dokumentu

Przed uruchomieniem przepływu pracy Zatwierdzanie w dokumencie, należy zapisać dokument w bibliotece programu SharePoint, w której jest dostępny przepływu pracy Zatwierdzanie. Aby uzyskać więcej informacji zobacz sekcję poprzedniego przed rozpoczęciem.

Opcje dostępne podczas uruchamiania przepływu pracy mogą zależeć od tego, w jaki sposób przepływ pracy był dostosowany w momencie dodawania do listy, biblioteki lub typu zawartości dla elementu. Na przykład przepływ pracy Zatwierdzanie można skonfigurować jako szeregowy lub równoległy przepływ pracy. W szeregowym przepływie pracy zadania są przydzielane uczestnikom pojedynczo. Jeśli przepływ pracy Zatwierdzanie został skonfigurowany jako szeregowy przepływ pracy (jest to jego domyślna konfiguracja), podczas uruchamiania go będą wyświetlane opcje dotyczące szeregowego przepływu pracy. Będzie można na przykład określić liczbę dni na wykonanie zadań przez poszczególne osoby.

Uwaga : Aby mieć pewność, że po uruchomieniu przepływu pracy jego uczestnicy otrzymają alerty wysyłane pocztą e-mail i przypomnienia dotyczące przydzielonych im zadań, należy skontaktować się z administratorem serwera, aby sprawdzić, czy dla danej witryny jest włączona obsługa poczty e-mail.

Aby uruchomić przepływ pracy dla pliku programu Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 lub Office Word 2007, należy wykonać poniższe czynności:

  1. Otwórz plik, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy Zatwierdzanie.

    Aby uruchomić przepływ pracy, można otworzyć dokument w trybie tylko do odczytu lub w trybie edycji.

    Otwieranie dokumentu server z poziomu programu pakietu Office

    1. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie Otwórz.

    2. W obszarze Szukaj w kliknij pozycję Moje miejsca sieciowe lub Moje witryny programu SharePoint.

    3. Kliknij nazwę witryny programu SharePoint, w której znajduje się plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

      Aby otworzyć witrynę, można też kliknąć dwukrotnie jej nazwę. W ten sam sposób można także otworzyć bibliotekę lub plik.

      Uwaga : Jeśli dany serwer nie jest widoczny w żadnej kategorii, w polu Nazwa pliku wpisz adres URL serwera, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    4. Kliknij nazwę biblioteki zawierającej plik, taką jak Dokumenty udostępnione, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    5. Kliknij nazwę pliku, który chcesz otworzyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

  2. Kliknij Przycisk pakietu Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie przepływy pracy.

    Polecenie Przepływy pracy

    Uwaga : Jeśli dokument nie został jeszcze zapisany w bibliotece programu SharePoint, w której są dostępne przepływy pracy, zostanie wyświetlony monit o zapisanie go w takiej lokalizacji.

  3. W oknie dialogowym Przepływy pracy znajdź przepływ pracy Zatwierdzanie, a następnie kliknij przycisk Uruchom.

    Okno dialogowe Przepływy pracy

    Uwagi : 

    1. Jeśli dokument jest wyewidencjonowany dla użytkownika, zostanie wyświetlony monit o jego zaewidencjonowanie. Należy wtedy spróbować ponownie uruchomić przepływ pracy.

    2. Jeśli organizacja użytkownika udostępniła dostosowaną wersję przepływu pracy Zatwierdzanie, może on mieć inną nazwę.

  4. W oknie dialogowym Zatwierdzanie kliknij pozycję Osoby zatwierdzające, aby wybrać nazwy osób lub grup, którym mają zostać przydzielone zadania przepływu pracy.

    Uwaga : W przypadku szeregowego przepływu pracy (zadania są przydzielane uczestnikom pojedynczo) należy wpisać lub wybrać nazwy uczestników przepływu pracy w kolejności, w jakiej mają zostać przydzielone zadania. To, czy przepływ pracy jest szeregowy, czy równoległy, można ustalić na podstawie informacji dotyczących daty ukończenia. Jeśli poszczególne osoby otrzymają określony czas na wykonanie zadania, jest to szeregowy przepływ pracy, a zadania są przydzielane uczestnikom pojedynczo. Jeśli wszyscy uczestnicy muszą ukończyć zadania przed upływem tej samej daty ukończenia, jest to równoległy przepływ pracy, a wszyscy uczestnicy otrzymują zadania przepływu pracy równocześnie.

  5. W przypadku wybierania grup jako uczestników przepływu pracy zaznacz pole wyboru Przydziel pojedyncze zadanie do każdej wprowadzonej grupy (nie rozwijaj grup), jeśli grupie ma zostać przydzielone tylko jedno zadanie, zamiast przydzielania poszczególnych zadań każdemu członkowi tej grupy. Następnie osoba z tej grupy będzie mogła przejąć to zadanie.

  6. Aby dołączyć komunikat lub określone instrukcje dotyczące zadania, wpisz te informacje w polu tekstowym w obszarze Wpisz komunikat, który będzie dołączany do żądania.

  7. Aby określić, kiedy zadanie powinno zostać zakończone, w obszarze Data ukończenia należy wykonać jedną z następujących czynności:

    1. Dla szeregowego przepływu pracy wpisz liczbę, a następnie wybierz opcję Dni lub Tygodnie jako czas przyrostu.

    2. W przypadku równoległego przepływu pracy wpisz lub wybierz datę w obszarze Zadania mają zostać ukończone do dnia.

  8. Jeśli po uruchomieniu przepływu pracy inne osoby mają otrzymywać powiadomienia (a nie przydziały zadań), wpisz ich nazwiska w wierszu DW lub kliknij pozycję DW, aby wybrać osoby i grupy.

  9. Kliknij przycisk Start.

Początek strony

Wykonywanie zadania w ramach przepływu pracy Zatwierdzanie

O zadaniu zatwierdzenia dokumentu użytkownik zostanie poinformowany za pomocą wiadomości e-mail z powiadomieniem o zadaniu. To zadanie można wykonać bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail w programie Office Outlook 2007.

  1. W wiadomości e-mail dotyczącej zadania kliknij łącze do dokumentu, które jest wyświetlone w obszarze Aby ukończyć to zadanie.

    Uwaga : W przypadku dodawania komentarzy lub wprowadzania zmian bezpośrednio w dokumencie należy pamiętać o zapisaniu zmian na serwerze.

  2. Aby oznaczyć zadanie jako ukończone, kliknij przycisk Edytuj to zadanie u góry wiadomości e-mail dotyczącej zadania.

    Przycisk Edytuj to zadanie w wiadomości w programie Outlook

    Przycisk Edytuj to zadanie jest także dostępny u góry powiadomienia o zadaniu, gdy powiadomienie jest wyświetlane w okienku odczytu.

  3. W formularzu wykonywania zadania Zażądano zatwierdzenia wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby przesłać komentarz właścicielowi przepływu pracy i zatwierdzić lub odrzucić dokument, wpisz komentarz w odpowiednim polu tekstowym, a następnie kliknij pozycję Zatwierdź lub Odrzuć.

    • Aby przydzielić zadanie zatwierdzania innej osobie, kliknij pozycję Przydziel ponownie zadanie, określ, komu chcesz przydzielić zadanie, a następnie kliknij pozycję Wyślij.

    • Aby zażądać zmiany w elemencie, kliknij pozycję Zażądaj zmiany, określ, komu chcesz przydzielić żądanie zmiany, wprowadź informacje o żądanej zmianie, a następnie kliknij pozycję Wyślij.

      Uwaga : W zależności od sposobu dostosowania przepływu pracy podczas dodawania go do listy, biblioteki lub typu zawartości dla tego typu elementu, opcje ponownego przydzielania zadania lub żądania zmiany mogą być niedostępne.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×