Zarządzanie dużą liczbą plików przy użyciu witryny Centrum dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Uwaga : W tym artykule odwołuje się do witryny programu SharePoint w przykładzie utworzone przez Adventure Works fikcyjny firma produkująca rowery, rowerowy części i akcesoria bicycling.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 zawiera szablon witryny Centrum dokumentów. Przy użyciu szablonu witryny wynikowa jest zoptymalizowana pod kątem tworzenia za pomocą i przechowywanie dużej liczby dokumentów. Na przykład Adventure Works używa jej Centrum dokumentów do przechowywania i zarządzanie podręczniki techniczne, listy cen i specyfikacji produktu i porównania.

Sposoby korzystania z witryny Centrum dokumentów

Witryna Centrum dokumentów można użyć jako środowiska tworzenia dokumentów lub jako archiwum zawartości. W środowisku tworzenia użytkowników aktywnie sprawdzanie i wyewidencjonowywanie plików i Utwórz struktur folderów dla tych plików. Przechowywanie wersji jest włączone, a może istnieć co najmniej 10 wcześniejszych wersji każdego dokumentu. Użytkownicy dokumentów i zmniejszanie często sprawdzać, a przepływy pracy można sterować ich cyklu. Centrum dokumentów Adventure Works jest skonfigurowana jako środowiska tworzenia dokumentów.

W przeciwieństwie do tworzenia bardzo mało występuje w archiwum zawartości. Użytkownicy tylko widok lub przekaż dokumenty. Szablon witryny Centrum dokumentów obsługuje tworzenie archiwami bazy wiedzy knowledge base. Zwykle bazy wiedzy znajdują się pojedynczego wersje dokumentów i witryn można skalować do 10 milionów plików. Typowy scenariusz, takich jak Centrum pomocy technicznej dla dużej organizacji 10 000 użytkowników mogą uzyskać dostęp do zawartości, przede wszystkim, aby ją przeczytać. Podzestaw 3000 4 000 użytkowników może przekazać nowej zawartości do witryny.

Uwaga : Można także tworzyć innego rodzaju dużych archiveby przy użyciu szablonu witryny Centrum rekordów. Szablon zawiera funkcje związane z zarządzaniem przechowywania i usuwania rekordów.

Funkcje Centrum dokumentów

Witryna Centrum dokumentów udostępnia funkcje do tworzenia i zarządzania dużych zestawów dokumentów. Szablon witryny Centrum dokumentów ma funkcji zarządzania dokumentami zalecane domyślnie włączone. W poniższych sekcjach opisano krótko główne cechy.

Nawigacja w widoku drzewa

Widok drzewa powinny być element nawigacyjny znanych dla większości użytkowników Microsoft Windows. Biblioteki dokumentów może mieć wiele poziomów foldery i podfoldery, aby móc używać widoku drzewa, aby szybko przejść do dokumentu, który ma być. Na poniższej ilustracji pokazano widok drzewa w Centrum dokumentów Adventure Works.

Nawigacja w widoku drzewa w witrynie Centrum dokumentów

Przechowywanie wersji dokumentów głównych i pomocniczych

Można włączyć przechowywanie wersji dla dowolnej biblioteki dokumentów. Centrum dokumentów Adventure Works używa przechowywania wersji głównych i pomocniczych, ustawienia domyślne dla biblioteki dokumentów.

Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie zmian w dokumentach i ułatwia zarządzanie zawartością podczas jej zmiany. Przechowywanie wersji jest szczególnie przydatne, gdy wiele osób pracuje wspólnie nad projektami lub gdy informacje przechodzą kilka etapów rozwoju i recenzji.

Z włączone przechowywanie wersji można przywrócić wcześniejszą wersję co bieżący dokument lub wyświetlić wcześniejszą wersję bez zastępowania bieżącego dokumentu. Na poniższej ilustracji pokazano historii wersji dokumentu w Centrum dokumentów Adventure Works.

Historia wersji

Ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie

Domyślne ustawienia w Centrum dokumentów wymagają użytkownikom wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plików. Wymaganie wyewidencjonowywania pomaga w utrzymaniu konfliktów i nieporozumień zmianami, ponieważ tylko jeden użytkownik może zmienić pliku naraz. Gdy jest wymagane wyewidencjonowywanie, plik został wyewidencjonowany automatycznie po otwarciu go do edycji, jeśli inny użytkownik nie ma jeszcze jego wyewidencjonowania.

Gdy masz plik wyewidencjonowany, zmiany nie są widoczne dla innych osób, dopóki zaewidencjonujesz plik się ponownie. Jest to możliwe, czy użytkownik pracuje na dysku twardym lub na serwerze. Zaewidencjonowanie pliku zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie komentarzy dotyczących zmiany i komentarze stają się częścią historii wersji. A ponieważ biblioteka dokumentów śledzi wersje główne i pomocnicze pliku, zostanie wyświetlony monit o wybranie typu wersji podczas sprawdzania.

Typy zawartości

Typ zawartości jest zbiorem do ponownego użycia ustawień dla kategorii zawartości. Typy zawartości umożliwia spójne zarządzanie metadanymi, szablony i zachowania elementów i dokumentów. Na przykład Centrum dokumentów Adventure Works definiuje sześć typów zawartości i każdego typu zawartości używa określonego szablonu do typów plików, które użytkownicy mogą tworzyć. Adventure Works używa plików Microsoft Office Publisher 2007 listy cen i Excel 2007 skoroszytów w celu porównania produktów. Menu Nowy przedstawiono typy zawartości, które są używane przez witryny Centrum dokumentów i typy zawartości zdefiniowane dla dowolnej listy lub biblioteki.

Menu Nowy z wyświetlonymi typami zawartości

Składnik Web Part odpowiednie dokumenty

Ułatwia składnik Web Part Odpowiednie dokumenty, Utwórz spersonalizowany widok dokumentów, które można tworzyć, zapoznaj się z i Zmień. W dużych Centrum dokumentów składnik Web Part pozwalają zaoszczędzić czas i nakładu, co ułatwia znajdowanie i używanie plików. Na poniższej ilustracji pokazano składnika Web Part:

Składnik Web Part Odpowiednie dokumenty

Oprócz kolumny pokazywane na powyższej ilustracji składnik Web Part Odpowiednie dokumenty zawiera łącze do folderu zawierającego dokumentu i właściwości dokumentu.

Składnik Web Part nadchodzące zadania

Składnik Web Part Nadchodzące zadania ostrzega zadania związane z dokumentu. Na przykład w grupie korzysta z przepływu pracy, który automatycznie archiwa dokumentów zgodnie z harmonogramem, można ustawić składnik Web Part Nadchodzące zadania alert przed systemu tej akcji.

Składnik Web Part Nadchodzące zadania

Oprócz kolumny pokazywane na powyższej ilustracji składnik Web Part Nadchodzące zadania Określa lokalizację dokumentu i właściwości dokumentu.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×