Zarządzanie danymi za pomocą programów Access i Excel

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Program Microsoft Access i Microsoft Excel mieć wiele podobieństwa, które mogą utrudnić zdecyduj, czy używać programu. Na przykład oba te programy, można przechowywać duże ilości danych, uruchom zaawansowanych kwerend i narzędzi do analizy wycinać i kość danych i wykonywania zaawansowanych obliczeń, które zwracają dane, które są potrzebne.

Jednak każdy program ma wyczyść korzyści, w zależności od typu danych, którą zarządzasz i co chcesz zrobić z tymi danymi. Na przykład jeśli jest to celu zachowywanie integralności danych w formacie, który jest możliwy przez wielu użytkowników, dostęp jest najlepszym rozwiązaniem, dlatego program Excel lepiej nadaje się do złożonych danych liczbowych, który chcesz przeanalizować szczegóły dotyczące.

W większości przypadków można użyć oba programy zastosowanie każdego w celu, do którego nadaje się najlepiej. Ogólnie programu Access jest lepszego zarządzania danymi: Pomoc się pozostawienie jej organizację, łatwe wyszukiwanie i dostępne do wielu użytkowników jednocześnie. Program Excel jest on generalnie wyższą do analizy danych: wykonywanie złożonych obliczeń, poznawanie możliwych wyników i produkcji wysokiej jakości wykresów. Jeśli używasz programu Access do przechowywania danych i analizować je w programie Excel można uzyskać korzyści wynikających z programami.

Przed podjęciem decyzji programu używanego, warto porównanie zalet każdego programu, gdy najlepiej za pomocą jednego lub drugiego i Dowiedz się, jak pracować z oba te programy, które mają wyniki.

Uwaga: Zawiera wszystkie pakiety Microsoft Office Excel, ale nie wszystkie pakiety obejmują programu Access.

Porównanie zalet każdego programu

Wybór odpowiedniego programu to krytyczne, jeśli chcesz uzyskać dostęp do i zaktualizować informacje z maksymalną wydajność i dokładności. Aby dowiedzieć się, który program najlepiej nadaje się na zadania, które należy wykonać, warto porównanie zalet dostępnych każdego programu dotyczące miejsca do magazynowania danych, analizy danych, współpracę wielu użytkowników i zabezpieczeń.

Prostym i danych relacyjnych    Aby łatwej zdecydować, który program najlepiej do przechowywania danych, zastanów się następujące pytanie: znajdują się dane, relacyjnej lub nie? Dane, które mogą być efektywne zawarte w jednej tabeli lub arkusza jest określana mianem prostym lub nonrelational danych. Na przykład jeśli chcesz utworzyć prostą listę klientów z tylko jedna osoba adresie i kontakcie dla każdego z klientów, program Excel może być lepszym rozwiązaniem. Jeśli chcesz przechowywać listę klientów bardziej złożone, która zawiera rozliczenia i adresy wysyłkowe dla każdego z klientów lub wiele osób kontaktowych dla każdego z klientów programu Access jest jednak lepszym rozwiązaniem.

relacyjna baza danych służy do organizowania informacji w wielu tabelach. Dobrze zaprojektowany relacyjnej bazy danych każda tabela jest prostym i zawiera informacje o tylko jeden typ danych. Na przykład jeśli tworzysz bazę danych klientów, nazwy klientów powinny znajdować się w jednej tabeli, dlatego rozliczeń tych klientów i adresy wysyłkowe powinny być przechowywane w osobnej tabeli. Przechowywania adresów niezależnie od nazwy jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ każdy odbiorca może mieć więcej niż jednego adresu i chcesz mieć możliwość wprowadzania wielu adresów dla każdego z klientów bez konieczności ponownego wprowadź nazwę klienta dla każdego adresu.

Lokalne w stosunku do danych zewnętrznych    Access umożliwia nawiązywanie połączenia z danymi z różnych źródeł danych zewnętrznych, dzięki czemu można wyświetlić kwerendę i edytować dane bez konieczności zaimportuj go. Na przykład program Access zawiera polecenia umożliwiające nawiązywanie połączenia z istniejących danych w bazie danych programu Microsoft SQL Server, plików programu dBASE lub folderze programu Outlook, wraz z innych źródeł danych. Program Excel umożliwia łączenie się z różnymi źródłami danych, łącznie z programu Access, SQL Server i bazy danych usług Analysis Services, tekstu i pliki XML i źródeł danych ODBC i OLE DB. Nie można jednak edytować dane, aby zmienić danych źródłowych w interfejsie użytkownika programu Excel.

Programy Access i Excel zapewniają poleceń, aby połączyć się z danymi na listach Windows SharePoint Services. Jednak program Excel zapewnia tylko połączenia tylko do odczytu z listami programu SharePoint; Dlatego program Access pozwala odczytywać i zapisywać danych z listami programu SharePoint.

Integralność i elastyczność    Unikatowe identyfikatory ułatwiają zachowanie integralności danych i ich zapewnia, że nie dwa wiersze (lub rekordy) zawierają te same dane. Unikatowe identyfikatory zapewniają również najszybszym sposobem pobierania danych, gdy wyszukiwania lub sortowanie danych. W programie Access typ danych Autonumerowanie służy do automatycznego generowania unikatowych identyfikatorów dla każdego rekordu. Za pomocą tych identyfikatorów można następnie odnoszą się rekordy z jednej tabeli do jednego lub wielu rekordów w innej tabeli.

Struktura zastosowany do danych programu Access zapewnia integralności danych. Dostęp może mieć czy nowe rekordy z jednej tabeli istniejącej odpowiednich wartości w innej tabeli, tak, aby nie można utworzyć rekordy "oddzielony". Na przykład czy nie mają zamówienia, która nie zawiera informacji o klientach. Access może wymagać, że każdy nowy rekord w tabeli Zamówienia zawiera odpowiedniej wartości klienta w tabeli Klienci. To, że wymagane zgodność wartości nosi nazwę więzy integralności.

Można również nałożyć własnych ograniczenia i reguły w celu dalszego upewnij się, że dane zostały wprowadzone poprawnie. Program Excel pozwala na wprowadzanie danych w sposób bardziej dowolnej postaci, ale ponieważ program Excel nie obsługuje danych relacyjnych, nie obsługuje więzów integralności. Za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych można jednak kontrolować wprowadzania danych w programie Excel.

Kwerenda    Jeśli często muszą wyświetlać dane na różne sposoby, w zależności od tego, zmieniając warunków lub zdarzeń, Access może być lepszym rozwiązaniem do przechowywania i pracy z danymi. Program Access pozwala szybko pobierać tylko wiersze i kolumny danych, który chcesz, czy dane są zawarte w jednej tabeli lub wiele tabel za pomocą zapytań języka SQL (Structured Query). Można również utworzyć pola obliczeniowe za pomocą wyrażenia w kwerendach. Za pomocą wyrażenia w programie Access jest podobna do procesu przy użyciu formuł w programie Excel w celu obliczania wartości. Za pomocą kwerendy programu Access można również podsumowywanie danych i prezentowanie wartości zagregowanych, takich jak sumy, średnie i liczby.

Modelowanie    Za pomocą narzędzia analiza warunkowa do przewidywania wyniku modelu arkusza, w programie Excel. Analiza warunkowa pozwala na uruchamianie różnych scenariuszach danych, takich jak najlepszy i scenariusz najgorszego przypadku i porównywanie danych kilka scenariuszy w raportu podsumowującego. Nie podobne funkcja jest dostępna w programie Access.

Pivoting i wykresy    W obu programach możesz utworzyć raportów tabel przestawnych i wykresów tabeli przestawnej. Jednak program Excel oferuje bardziej zaawansowane tabeli przestawnej, raportowanie i funkcje wykresów, niż program Access. Jeśli planujesz tworzenie rozległa raportów tabel przestawnych i podaj profesjonalnie wyglądających regularnie wykresy, należy użyć raportów w formie tabeli przestawnej lub tabeli przestawnej wykresów w programie Excel, zamiast te same funkcje w programie Access.

Programy Access i Excel można używać w pracy zespołowej, takie jak Windows SharePoint Services i sieciowym udziale plików, ale różnią się w sposobie dane są dostępne dla wielu użytkowników.

Wiele dostępu użytkowników do danych    W normalnych warunkach Access umożliwia wielu użytkownikom otwieranie jednej bazie danych, w tym samym czasie; to sprawdza się dobrze, ponieważ program Access blokuje tylko tych danych, która jest edytowana; Dzięki temu inni użytkownicy mogą edytować różne rekordy bez konflikty. W programie Excel możesz udostępnić skoroszyt innych użytkowników, ale zalecane funkcje współpracy wielu użytkowników po użytkownicy zmieniać dane w tym skoroszycie zmienia się zamiast jednocześnie. W praktyce użytkowników bazy danych programu Access wspólna praca nad zestawu danych, a użytkownicy skoroszytu programu Excel współpracować nad dokumentu.

Za pomocą programu Windows SharePoint Services do współpracy    Oba te programy, integracja z technologii Microsoft Windows SharePoint Services, takich jak listy programu SharePoint i bibliotek dokumentów.

Program Access udostępnia szereg metod współpracy nad wielu użytkowników w witrynie programu SharePoint. Na przykład można przekazać pełnej bazy danych w bibliotece dokumentów programu Windows SharePoint Services, tworzenie formularzy i raportów dostępne jako widoki programu Windows SharePoint Services i połączyć bazy danych z danymi, które są przechowywane na listach programu SharePoint.

Program Excel oferuje tylko jednym ze sposobów współpraca przy użyciu wielu użytkowników w witrynie programu SharePoint Services. Możesz przekazać skoroszytu do bibliotek dokumentów usług Windows SharePoint Services, w którym poszczególni użytkownicy zapoznaj się z skoroszytu, aby wprowadzić zmiany, modyfikowanie skoroszyt w tym samym czasie możesz uniemożliwić innym użytkownikom. Użytkownicy mogą edytować skoroszyt bez wyewidencjonowywanie biblioteki dokumentów, w tym przypadku należy koordynowanie innym użytkownikom, aby uniknąć konfliktów danych.

Przy użyciu folderów sieciowych do współpracy    Jeśli bazy danych programu Access są przechowywane w folderze udostępnionym sieciowym, wielu użytkowników można Otwórz bazę danych i pracować z jej danymi jednocześnie. Poszczególnych rekordów są zablokowane, gdy użytkownik edytuje je. Jeśli skoroszyt programu Excel są przechowywane w folderze udostępnionym sieciowym, tylko jeden użytkownik może edytować skoroszyt w danej chwili. Do przeglądania, wielu użytkowników można otworzyć skoroszyt inny użytkownik edytuje go, ale tych użytkowników nie można wprowadzać zmiany w danych, dopóki zamyka użytkownik edytuje skoroszyt.

Oba programy zawierają podobne cechy — haseł i szyfrowania — pomaga zapobiec utracie danych i ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem. Istnieją jednak pewne różnice między programem Access a programu Excel w działa ochrona danych jak poziom użytkowników.

Zapobieganie utracie danych    W programie Access pracy zostanie zapisany przez cały czas, tak, aby w przypadku nieoczekiwany błąd, możesz prawdopodobnie nie utracić informacji o pracy (jeśli istnieją). Jednak ponieważ dostęp nieustannie zapisuje pracę, użytkownik może również do wprowadzania zmian, które można później okazało się, że nie chcesz przekazać. Aby upewnić się, że w zakresie, które mają można przywrócić bazę danych, należy utworzyć kopię zapasową pliku bazy danych zgodnie z harmonogramem, który odpowiada Twoim potrzebom. Można odzyskać całej bazy danych z kopii zapasowej lub można przywrócić tylko tabelę lub innego obiektu bazy danych, które są potrzebne. Użycie narzędzia kopii zapasowej systemu plików, można przywrócić dane w kopii bazy danych z kopii zapasowej systemu plików. W programie Excel możesz zapisać informacji Autoodzyskiwania w ustalonych odstępach czasu podczas aktualizacji danych.

Ochrona danych na poziomie użytkownika    W programie Excel można usuwanie krytyczne lub prywatnych danych z widoku za pomocą ukrywania kolumn i wierszy danych, a następnie Ochrona całego arkusza do kontrolowania dostępu użytkowników do danych ukrytych. Poza ochroną arkusza i jego elementy, możesz blokowanie i odblokowywanie komórek w arkuszu, aby uniemożliwić innym użytkownikom przez przypadek modyfikowanie ważnych danych.

Zabezpieczenia na poziomie plików    Za pomocą szyfrowanie w oba te programy, aby zapobiec wyświetlaniu danych przez nieautoryzowanych użytkowników, na poziomie pliku. Można również wymaga wprowadzenia hasło do otwierania skoroszytu lub inny plik bazy danych. Ponadto pomaga zabezpieczyć plik bazy danych lub skoroszytu za podpis cyfrowy.

Ograniczony dostęp do danych    W programie Excel można określić na poziomie użytkownika uprawnienia do uzyskiwania dostępu do danych lub ustawić uprawnienia tylko do odczytu, które uniemożliwiają wprowadzania zmian w danych, które mają dostęp do innych użytkowników. Program Access udostępnia funkcje zabezpieczeń na poziomie użytkownika, ale program Access obsługuje model zabezpieczeń użytkownika dowolnego serwera bazy danych, łączącym się. Na przykład jeśli łączysz się z listą programu SharePoint, Access heeds uprawnienia użytkownika na liście programu SharePoint. Jeśli chcesz zachować nieautoryzowanych użytkowników poza danych programu Access, można zaszyfrować bazę danych za pomocą hasła. Użytkownicy muszą wprowadzić hasło, aby odczytać danych z bazy danych, nawet jeśli oni dostęp za pomocą innego programu, takiego jak program Excel.

Aby uzyskać więcej informacji na temat lepszej ochrony danych zobacz Zabezpieczanie bazy danych programu Access 2007 i Ochrona i zabezpieczenia w programie Excel.

Kiedy należy używać programu Access

Bardzo ogólnie rzecz biorąc najlepszym wyborem jest dostęp, gdy trzeba regularnie, śledzenie i rejestrowanie danych, a następnie Wyświetl, eksportowanie lub drukowanie podzbiorów danych. Formularze programu Access zapewniają interfejs wygodniejsze niż arkusza programu Excel do pracy z danymi. Używasz programu Access do automatyzowanie często wykonywanych czynności, a raporty programu Access umożliwiają podsumowywanie danych w formie drukowanej lub elektronicznej. Program Access udostępnia więcej struktury danych; na przykład można kontrolować, jakie typy danych mogą być wprowadzone, jakie wartości można wprowadzić i można określić, jak powiązane dane z jednej tabeli do danych w innych tabelach. Ta struktura ułatwia zapewnienia wprowadzenia poprawne typów danych.

Program Access przechowuje dane w tabelach, które wyglądają tak samo jak arkuszy, ale między tabelami programu Access są przeznaczone do wykonywania złożonych kwerend względem danych przechowywanych w innych tabelach.

Programu Access należy używać, gdy są spełnione następujące warunki:

  • Przewiduje się wiele osób pracujących w bazie danych i opcje niezawodne funkcje obsługujące bezpieczne aktualizacje danych, takich jak rekordu rozdzielczość blokowanie i konfliktu.

  • Przewiduje się potrzebna, aby dodać więcej tabel w zestawie danych, które powstały jako prostym lub nonrelational tabeli.

  • Należy wykonywać złożone kwerendy.

  • Chcesz utworzyć wiele raportów i etykiet wysyłkowych.

  • Zarządzanie kontaktami    Można Zarządzanie kontaktami i adresy wysyłkowe, a następnie tworzenie raportów w programie Access lub scalanie danych z programu Microsoft Office Word drukowania listów, kopert lub etykiet wysyłkowych.

  • Zapasami i śledzenia zasobów    Tworzenie spisu elementów w domu lub firmie i przechowywanie fotografii lub innych powiązanych dokumentów razem z danymi.

  • Śledzenie zamówienia    Można wprowadzać informacje dotyczące produktów, klientów i zamówień, a następnie tworzyć raporty przedstawiające dane sprzedaży według pracownika, regionu, przedziału czasu lub innej wartości.

  • Śledzenie zadań    Śledzenie zadań dla grupy osób i wprowadź nowe zadania w tym samym czasie innym aktualizowania istniejących zadań w tej samej bazy danych.

  • Organizowanie bibliotek kredytowej    Za pomocą programu Access do przechowywania danych o książek i dysków CD i śledzić z którego wypożyczono im.

  • Planowanie wydarzenia    Można wprowadzać informacje dotyczące daty wydarzenia, lokalizacji i uczestników, a następnie wydrukuj harmonogramów lub podsumowania dotyczące zdarzeń.

  • Śledzenie odżywianie    Śledź przepisy i zaloguj się pokarm i wykonywanie działań.

Kiedy należy używać programu Excel

Jako programu arkusza kalkulacyjnego programu Excel mogą zawierać dużych ilości danych w skoroszytach zawierających jeden lub więcej arkuszy. Jednak zamiast służącej jako systemu zarządzania baz danych, takich jak w przypadku uzyskiwania dostępu programu Excel jest zoptymalizowana pod kątem analizy danych i obliczeń. Ten program elastyczne umożliwia tworzenie modeli do analizy danych, pisać proste i złożone formuły, aby wykonać obliczenia na danych, pivot danych jakikolwiek sposób, który chcesz, i prezentowanie danych na różne profesjonalny wyglądających wykresów.

Programu Excel należy używać, gdy są spełnione następujące warunki:

  • Wymaganie widoku płaskim lub nonrelational danych zamiast relacyjna baza danych, która korzysta z wielu tabel, a danych jest głównie liczbowe.

  • Często wykonywanie obliczeń i porównań statystycznych na danych.

  • Chcesz używać do wyświetlania danych hierarchicznych w kompaktowym i elastycznym układzie tabel przestawnych.

  • Planowanie regularnego Tworzenie wykresów i chcesz używać nowych formatów wykresów, które są dostępne w programie Excel.

  • Chcesz skale kolorów i wyróżnianie danych przy użyciu ikon formatowania warunkowego, paski danych.

  • Aby wykonywać operacje zaawansowane analizy warunkowej danych, takich jak statystyczne i inżynierskie oraz analizy regresji.

  • Chcesz śledzić różne elementy na liście proste, na własny użytek lub na potrzeby współpracy w ograniczonym zakresie.

  • Księgowy    Można użyć zaawansowanych funkcji obliczeniowych programu Excel w wielu sprawozdaniach finansowych — na przykład sprawozdanie o przepływie gotówkowym, Zestawienie zysków i strat lub zestawienie zysków i strat.

  • Budżetowanie    Czy Twoje potrzeby osobisty lub firmowy powiązane, można utworzyć dowolny typ budżetu w programie Excel — na przykład plan budżetu marketingowego, budżet imprezy lub budżet emerytalny.

  • Rozliczenia i sprzedaży    Program Excel jest również ułatwia zarządzanie danymi rozliczeń i sprzedaży i można łatwo tworzyć formularze, które są potrzebne — na przykład faktur sprzedaży, dostawy lub zamówienia zakupu.

  • Raportowanie    Można tworzyć różnego typu raporty w programie Excel, które będą odzwierciedlać analizę danych lub podsumowanie danych — na przykład raporty mierzące wydajność projektu, dane prognozy, podsumowywanie danych lub dane bieżącej wariancji.

  • Planowanie    Program Excel jest doskonałym narzędziem do tworzenia profesjonalnych planów lub przydatnych terminarzy — na przykład tygodniowy plan zajęć, plan badań marketingowych, roczny plan podatkowy lub tygodniowe terminarze ułatwiające planowanie posiłków, imprez lub urlopów.

  • Śledzenie    Za pomocą programu Excel umożliwia śledzenie danych w grafiku lub na liście — na przykład grafiku do śledzenia pracy lub Lista zapasów, zawierający informacje o sprzętu.

  • Korzystanie z kalendarzy    Ze względu na jej charakter siatki programu Excel pozwala również na tworzenie dowolny typ kalendarza — na przykład kalendarz akademicki do śledzenia działań roku szkoły lub roku obrachunkowego kalendarz do śledzenia zdarzeń biznesowych i punktów kontrolnych.

Aby uzyskać przydatne szablony programu Excel w jednym z tych kategorii zobacz Szablony dla programu Excel w witrynie Microsoft Office Online.

Wspólne korzystanie z funkcji programu Access i Excel

Czasami może wystąpić sytuacja, których chcesz skorzystać z zalet zawierające oba te programy do oferowania. Na przykład został utworzony w programie Excel można obliczać i analizowania danych arkusza, ale arkusza stał się zbyt duża i złożone, a inni użytkownicy muszą mieć dostęp do danych. Na tym etapie warto importowanie lub łączenie arkusza do programu Access i użyj go jako bazy danych zamiast pracy nad nim w programie Excel. Lub być może masz dane w bazie danych programu Access, dla której chcesz utworzyć niektóre szczegółowych raportów tabel przestawnych programu Excel i profesjonalny wyglądających wykresów programu Excel.

Niezależnie od tego, który program najpierw użyj możesz zawsze przenieść dane z jednego programu do drugiego, miejsce, w którym można kontynuować pracę z nim. Z tekstem lub bez połączenia danych możesz zabrać ze sobą danych do programu Access z programu Excel (i odwrotnie), kopiowanie, importowanie i eksportowanie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobów wymiany danych między programami zobacz Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×