Wyszukiwanie i używanie słów kluczowych w centrum zbierania elektronicznych materiałów dowodowych

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Słowa kluczowe ułatwiają zawężenie konkretnych treści generowanych podczas eksportu na potrzeby sprawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Dzięki ograniczeniom wyszukiwania zwiększa się prawdopodobieństwo, że zawartość będzie dotyczyła danej sprawy, i zmniejsza ilość zawartości wymagającej zarządzania.

Organizacja może utworzyć sprawę zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, jeśli otrzyma prośbę o zebranie potencjalnych dowodów w związku ze sporem sądowym, inspekcją lub dochodzeniem.

Filtry i kwerendy

Po utworzeniu sprawy dodaje się do niej zestawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Zestawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych obejmują źródła zawartości — na przykład podwitryny programu SharePoint i skrzynki pocztowe programu Exchange — które mogą być związane ze sprawą. Filtry pozwalają zawęzić źródło, na przykład według słów kluczowych, daty rozpoczęcia i zakończenia, domen albo autora bądź nadawcy.

Po zidentyfikowaniu potencjalnych źródeł można za pomocą kwerend dodatkowo ograniczyć zawartość eksportowaną do przejrzenia lub dostarczenia prawnikowi i/lub wnioskującemu o to podmiotowi. Filtr można utworzyć przy użyciu słów kluczowych, zakresów dat, autora/odbiorców, domen i poszukiwania ze względu na sąsiedztwo.

Uwaga : Aby zawartość wykrycie musi przeszukiwane przez funkcję wyszukiwania. Aby uzyskać więcej informacji na temat domyślne typy plików, które są przeszukiwane zobacz artykuł domyślne rozszerzenia nazw plików przeszukanych i typy plików w programie SharePoint Server 2013.

Operatory i odległość w słowach kluczowych

Do tworzenia relacji między słowami kluczowymi służą specjalne operatory, takie jak operatory Boole'a i operatory sąsiedztwa. Operatory należy zapisywać samymi wielkimi literami. Jeśli musisz użyć kilku operatorów, możesz je pogrupować za pomocą nawiasów w celu określenia kolejności ich stosowania.

Załóżmy na przykład, że szukasz zawartości zawierającej termin „kierownictwa”, ale nie chcesz, żeby były to często sporządzane w firmie raporty o nazwie „Podsumowanie dla kierownictwa”. Używając wyrażenia „kierownictwa NOT podsumowanie”, możesz ograniczyć liczbę zwracanych elementów z 300 do 188, ponieważ wykluczysz wszystkie dokumenty zawierające wyraz „podsumowanie”

Uwaga :  Podanie dwóch wyrazów bez operatora powoduje zastosowanie operatora AND. Na przykład: „osadnik wielkooki” oznacza to samo co „osadnik AND wielkooki”.

Operator

Zastosowanie

Przykład

AND

Odnalezienie zawartości z wszystkimi wyrazami lub frazami, które ten operator oddziela.

Wpis wartość AND dodana AND VAT spowoduje odnalezienie zawartości ze wszystkimi trzema wyrazami.

OR

Odnalezienie zawartości z dowolnym wyrazem lub frazą spośród tych, które ten operator oddziela.

Wpis wartość OR VAT spowoduje odnalezienie wszelkiej zawartości z dowolnym z tych wyrazów.

NOT

Wykluczenie zawartości zawierającej dany termin lub frazę.

Wpis podsumowanie NOT kierownictwa spowoduje odnalezienie wszelkiej zawartości z terminem „kierownictwa”, pod warunkiem, że nie ma w niej również wyrazu „podsumowanie”.

( )

Grupowanie wyrazów i fraz w celu określenia kolejności stosowania operatorów.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Odnalezienie wyrazów znajdujących się blisko siebie, przy czym n oznacza liczbę wyrazów oddzielających szukane słowa. Jeśli nie zostanie określona żadna liczba, domyślna odległość wynosi 8 wyrazów.

Wpis oddziały Near(7) wschodzie spowoduje na przykład odnalezienie fraz „oddziały na wschodzie”, „oddziały na Bliskim Wschodzie” oraz „oddziały w Azji i na Bliskim Wschodzie”.

Używanie symboli wieloznacznych

Symbole wieloznaczne umożliwiają rozszerzenie słów kluczowych o terminy zawierające część danego słowa kluczowego bądź mające inną pisownię.

Zapis

Zastosowanie

Przykład

Symbol * na końcu wyrazu

Odnalezienie terminów zawierających wyraz główny i wszelkie dodatkowe litery.

Wpis „partner*” spowoduje odnalezienie terminów „partner”, „partnerka”, „partnerować”, „partnerski” i „partnerstwo”.

Podstawowe zasady używania słów kluczowych w filtrach i kwerendach

  • Filtr lub kwerenda zawartości może zawierać wyrazy, frazy w cudzysłowach oraz terminy zawierające słowa kluczowe i właściwości. Terminy należy oddzielać spacjami.

  • Często używane wyrazy, takie jak ten, to i w, oraz liczby jednocyfrowe są ignorowane.

  • W przypadku fraz ujętych w cudzysłowy wyszukiwanie zwraca zawartość z danego zakresu, w której znajduje się fraza dokładnie odpowiadająca wpisanej frazie. Jeśli między frazą w cudzysłowie a rzeczywistą zawartością istnieje jakakolwiek różnica, to ta zawartość nie zostanie odnaleziona.

  • Operatory (na przykład operatory logiczne) — takie jak OR i AND — należy zapisywać wielkimi literami.

  • Jeśli właściwość zawartości programu SharePoint lub Exchange nie jest wymieniona w menu rozwijanym Określ właściwość, możesz ją wyszukać za pomocą słów kluczowych. Aby odnaleźć dokładne dopasowanie, ujmij wartość właściwości w cudzysłowy. Pozostawienie wartości bez cudzysłowów spowoduje odnalezienie częściowo zgodnych wartości, które rozpoczynają się od wpisanych liter. Jeśli na przykład szukasz wartości nazwa_pliku:"Budżet" (z cudzysłowami), wyszukiwanie zwróci plik o nazwie „Budżet.xlsx”. Natomiast wyszukiwanie wartości nazwa_pliku:budżet (bez cudzysłowów) zwróci też pliki „Budżet_bieżący.xlsx” i „Budżet_następny.xlsx”.

  • Uwaga : Kwerenda musi zawierać termin do odnalezienia. Kwerendy zawierające wyłącznie wykluczone terminy powodują zwrócenie komunikatu o błędzie.

Przykłady stosowania reguł

Słowa kluczowe

Przykład wyniku

Executive Briefing

Każda zawartość, w której znajdują się wyrazy „krótki” i „instruktaż” w dowolnym miejscu dokumentu, strony, wiadomości lub metadanych.

"Executive Briefing"

Każda zawartość, w której znajduje się fraza „Krótki instruktaż” w dowolnym miejscu dokumentu, wiadomości lub strony.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Każda zawartość, w której znajduje się fraza „Krótki instruktaż” i „Podsumowanie dla kierownictwa” w dowolnym miejscu dokumentu, strony, wiadomości lub metadanych.

filename:budget

Każdy plik, którego nazwa zawiera wyraz budżet, na przykład przewidywany budżet 2014.docx, budżet 2015 priorytety.pptx, planowany budżet 2014.xlsx, budżet 2014 przegląd.xlsx itd.

filename:2014 budget filetype:xlsx

Arkusze kalkulacyjne programu Excel, które zawierają frazę „budżet 2014”, na przykład „planowany budżet 2014.xlsx” i „budżet 2014 przegląd.xlsx”

Zakres kwerendy

Kwerenda może mieć zastosowanie do całej zawartości należącej do sprawy, do określonych zestawów zbierania elektronicznych materiałów dowodowych lub określonego źródła zawartości (na przykład zawartości sieci Web, udziału plików bądź skrzynki pocztowej) w obrębie zestawu zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Zawężenie zakresu może ułatwić zidentyfikowanie właściwej zawartości, zwłaszcza w przypadku dużych spraw, gdy wyniki wyszukiwania w innych źródłach lub zestawach zbierania elektronicznych materiałów dowodowych nie są istotne.

Ważne :  W przypadku zaznaczenia opcji Wybierz źródła nie są uwzględniane żadne filtry dodane w ramach zestawu zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.

Aby określić zakres kwerendy, kliknij pozycję Modyfikuj zakres kwerendy, a następnie wybierz pozycję Cała zawartość sprawy, Wybierz zestawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych lub Wybierz źródła.

Opcja Cała zawartość sprawy powoduje uwzględnienie wszelkiej zawartości z listy źródeł wraz z zastosowanymi filtrami zestawów zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Podczas określania zakresu kwerendy możesz też uwzględnić dodatkowe lokalizacje zawartości i skrzynki pocztowe.

Wyświetlanie kwerend i rozwiązywanie związanych z nimi problemów

Po uruchomieniu kwerendy możesz wyświetlić wyniki z programu SharePoint według ich istotności względem kwerendy albo według najstarszej lub najnowszej daty. Zatrzymanie wskaźnika myszy na tytule dokumentu spowoduje wyświetlenie jego podglądu.

Aby ograniczyć eksportowane elementy, możesz jeszcze bardziej uściślić wyniki na podstawie rozszerzenia pliku bądź jego właściwości, takiej jak Autor czy Tytuł. Wartość uściślająca zastosowana do programu SharePoint nie ma wpływu na wyniki z programu Exchange i na odwrót.

Na stronie Zaawansowane opcje kwerendy możesz obejrzeć składnię kwerendy i zredukować nadmiar danych z programu Exchange.

W oknie dialogowym kwerendy kliknij łącze Zaawansowane opcje kwerendy. W ten sposób możesz obejrzeć składnię kwerendy źródłowej dla programów Exchange i SharePoint, źródła zawartości uwzględnione w kwerendzie, filtry zastosowane do kwerendy i wszelkie uściślenia wyników. Możesz też wyeliminować nadmiar danych z programu Exchange.

Więcej informacji na temat zbierania elektronicznych materiałów dowodowych

Aby uzyskać więcej informacji na temat spraw zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, zobacz następujące artykuły:

Scenariusz: zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych w programie SharePoint Server 2013 i Exchange Server 2013

Planowanie spraw zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i zarządzanie nimi

Dodawanie zawartości do sprawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i umieszczanie źródeł zawartości w archiwum

Domyślne rozszerzenia nazw plików przeszukanych i typy plików w programie SharePoint Server 2013

Omówienie właściwości przeszukanych i zarządzanych w programie SharePoint Server 2013

Tworzenie i uruchamianie zapytań zbierania elektronicznych materiałów dowodowych

Eksportowanie zawartości funkcji zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i tworzenie raportów

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×