Wybieranie i używanie szablonów programu Access 2007

W tym artykule

Omówienie

Krok 1. Wybieranie szablonu

Krok 2. Dostosowywanie szablonu

Krok 3. Dodawanie danych do nowej bazy danych

Krok 4. Lokalizowanie rekordów


Omówienie

Program Microsoft Office Access zawiera szereg profesjonalnie zaprojektowanych szablonów ułatwiających tworzenie wydajnych baz danych. Każdy szablon obejmuje kompleksowe, kompletne rozwiązanie, które może być używane bez modyfikacji albo zostać dostosowane do potrzeb użytkownika. Wszystkie szablony zawierają wstępnie zdefiniowane tabele, formularze, raporty, kwerendy, makra i relacje stanowiące wzór bazy danych, który można odpowiednio dostosować.

Dodatkowe szablony baz danych programu Access można w prosty sposób pobrać z witryny Microsoft Office Online w sieci Web, klikając łącza w programie Access. Po wybraniu szablonu i dostosowaniu go do konkretnych potrzeb można dodawać dane i przechodzić między rekordami.

Krok 1. Wybieranie szablonu

Można wybrać jeden z szablonów zainstalowanych z programem Access lub poszukać szablonu w trybie online.

Wybieranie zainstalowanego szablonu

  1. W oknie Wprowadzenie do programu Microsoft Access w obszarze Kategorie szablonów kliknij pozycję Szablony lokalne.

    Lista dostępnych szablonów    

Szablon

Zastosowanie

Środki trwale

Pozwala śledzić środki trwałe, w tym właścicieli i szczegółowe informacje o środkach trwałych. Można umieszczać środki trwałe w kategoriach oraz rejestrować ich stan, datę nabycia, lokalizację i właściciela.

Kontakty

Umożliwia zarządzanie informacjami o osobach, z którymi współpracuje zespół, takich jak klienci czy partnerzy. Pozwala śledzić informacje o nazwiskach i adresach, numery telefonów i adresy e-mail, a nawet dołączać zdjęcia.

Wydarzenia

Służy do śledzenia nadchodzących spotkań, terminów ostatecznych i innych ważnych wydarzeń. Umożliwia rejestrowanie tytułu, lokalizacji, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz opisu wydarzenia. Pozwala także dołączać obrazy.

Wykładowcy

Pozwala zarządzać ważnymi informacjami o wykładowcach, w tym ich numerami telefonów, adresami, awaryjnymi informacjami kontaktowymi oraz danymi o zatrudnieniu.

Problemy

Służy do śledzenia zestawu problemów. Umożliwia przypisywanie, określanie priorytetów i śledzenie postępów dotyczących problemów w trakcie całego procesu ich rozwiązywania.

Projekty marketingu

Umożliwia zarządzanie projektami marketingu, w tym planowanie i monitorowanie elementów dostarczanych projektu.

Projekty

Umożliwia zarządzanie zadaniami i śledzenie budżetu dla jednego lub wielu projektów.

Planowana sprzedaż

Pozwala monitorować postępy dotyczące potencjalnej sprzedaży małej grupy sprzedawców.

Studenci/uczniowie

Umożliwia zarządzanie informacjami o studentach lub uczniach, takimi jak awaryjne informacje kontaktowe, informacje medyczne oraz informacje dotyczące opiekunów.

Zadania

Służy do śledzenia grupy elementów pracy, które zespół musi wykonać.

Northwind 2007

System śledzenia zamówień. W celu użycia tego szablonu należy usunąć przykładowe dane.

  1. Kliknij szablon, na podstawie którego chcesz utworzyć bazę danych.

  2. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę bazy danych.

  3. Aby wybrać określoną lokalizację nowej bazy danych, kliknij ikonę pliku obok pola Nazwa pliku.

    Porada : Aby połączyć bazę danych z witryną programu Windows SharePoint Services, zaznacz pole wyboru Utwórz bazę danych i połącz ją z witryną programu Windows SharePoint Services.

  4. Kliknij przycisk Utwórz.

Nowa baza danych jest teraz gotowa do użytku. W razie potrzeby można ją dostosować.

Wybieranie szablonu online

  1. Wykonaj następujące czynności w oknie Wprowadzenie do programu Microsoft Access:

    • Aby przejrzeć proponowane szablony online, kliknij pozycję Proponowane w obszarze Kategorie szablonów, a następnie wybierz odpowiedni szablon.

    • Aby wybrać szablon online na podstawie motywu, kliknij motyw Z witryny Microsoft Online i wybierz odpowiedni szablon.

  2. Wpisz nową nazwę szablonu w polu Nazwa pliku, a następnie kliknij ikonę pliku obok tego pola tekstowego, aby wybrać określoną lokalizację nowej bazy danych.

  3. Kliknij przycisk Pobierz.

Porada : Aby połączyć bazę danych z witryną programu Windows SharePoint Services, zaznacz pole wyboru Utwórz bazę danych i połącz ją z witryną programu Microsoft Windows SharePoint Services.

Nowa baza danych jest teraz gotowa do użytku. W razie potrzeby można ją dostosować.

Początek strony

Krok 2. Dostosowywanie szablonu

Wybrany szablon bazy danych można dostosować do konkretnych potrzeb. Baza danych utworzona z szablonu zawiera wiele wbudowanych wstępnie zaprojektowanych tabel, formularzy i raportów, z których można korzystać natychmiast. W przypadku tworzenia bazy danych z szablonu program Access przygotowuje tabele i inne obiekty wymagane do obsługi funkcji zgodnych z przeznaczeniem szablonu. Czasami struktura bazy danych szablonu jest złożona i może być konieczne dostosowanie niektórych jej elementów. Wprowadzając zmiany w tabelach, należy uważać, aby nie uszkodzić istniejących relacji. Jeśli są wymagane daleko idące zmiany struktury szablonu, może być łatwiej zacząć od pustej bazy danych.

Podczas dostosowywania szablonu należy unikać zmieniania nazw pól i tabel. Mogą one być używane w innych obiektach bazy danych, na przykład w formularzach i raportach. W takim przypadku zmiana nazwy uniemożliwi innym obiektom bazy danych odwoływanie się do pól i tabel przy użyciu ich nazw, co może spowodować nieprawidłowe działanie obiektów. Przed zmianą nazwy tabeli w okienku nawigacji lub pola w widoku arkusza danych albo w widoku projektu należy upewnić się, że jest włączona funkcja Autokorekta nazw. Ta funkcja automatycznie propaguje zmiany nazw pól, tabel, formularzy i raportów do innych obiektów w bazie danych. Ustawienie Autokorekta nazw jest zwykle domyślnie włączone dla wszystkich nowych baz danych.

Dostosowywanie formularza lub raportu

Formularz lub raport szablonu można dostosować, korzystając z różnych metod. Można na przykład zmienić format formularza, otwierając widok układu i wybierając nowy format z grupy Autoformatowanie (na karcie Formatowanie). Formularz lub raport można dostosować, dodając nowe pola. Podczas dodawania pola do formularza lub raportu jest w tym formularzu lub raporcie tworzony kontrolka. Formanty istniejące w szablonie można dostosować, zmieniając ich właściwości.

Dodawanie nowego formantu do formularza lub raportu

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy formularz lub raport, do którego chcesz dodać formant, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Kliknij kartę Projektowanie.

  3. W grupie Formanty kliknij formant, który chcesz dodać, a następnie kliknij pozycję Użyj kreatorów formantów.

    Polecenie Użyj kreatorów formantów w grupie Formanty

  4. Wykonaj czynności przedstawione w kreatorze, aby utworzyć i dostosować nowy formant.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia formularzy i raportów, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.

Zmienianie formantu

Wygląd formantu w formularzu lub raporcie można dostosować. Aby zmienić format wyświetlania, należy zmienić właściwość Formatowanie pola. Właściwość Formatowanie danego pola jest automatycznie dziedziczona przez formanty oparte na tym polu oraz wszelkie nowo utworzone formularze i raporty.

Ustawianie formatu wyświetlania w widoku arkusza danych

  1. Kliknij przycisk Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie Otwórz.

  2. W oknie dialogowym Otwieranie otwórz bazę danych zawierającą formant, który chcesz zmienić.

  3. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę zawierającą pole, którego format chcesz ustawić.

    Tabela zostanie otwarta w widoku Arkusz danych.

  4. Kliknij pole, dla którego chcesz ustawić format wyświetlania.

  5. Na karcie Arkusz danych w grupie Typ i formatowanie danych kliknij strzałkę listy rozwijanej obok przycisku Format, a następnie wybierz format. Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

    Pole zostanie wyświetlone z zastosowanym nowym formatem wyświetlania.

Ustawianie formatu wyświetlania w widoku projektu

  1. Kliknij przycisk Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie Otwórz.

  2. W oknie dialogowym Otwieranie otwórz bazę danych zawierającą formant, który chcesz zmienić.

  3. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę zawierającą pole, którego format wyświetlania chcesz zmienić, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

    Tabela zostanie otwarta w widoku projektu.

  4. Kliknij pole, dla którego chcesz zmienić format wyświetlania.

  5. W grupie Właściwości pola na karcie Ogólne wybierz format wyświetlania z listy Formatowanie.

  6. Aby zapisać zmiany, kliknij przycisk Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.

Początek strony

Krok 3. Dodawanie danych do nowej bazy danych

Po wybraniu i dostosowaniu szablonu można dodawać dane do bazy danych, importując dane zewnętrzne lub tworząc do nich łącza.

Importowanie danych

Dane można importować z wielu formatów, takich jak skoroszyty programu Excel, listy programu Windows SharePoint Services 3.0, książki adresowe programu Outlook czy bazy danych programu Access.

  • Aby zaimportować dane, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij polecenie odpowiadające typowi pliku, który chcesz zaimportować.

    Przyciski poleceń w grupie Importowanie

    Uwagi : 

    • Jeśli nie jest widoczna ikona typu danych, które chcesz zaimportować, kliknij polecenie Więcej i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych.

    • Jeśli nadal nie widać polecenia do importowania danych zewnętrznych, może być konieczne uruchomienie programu, w którym te dane zostały utworzone (poza programem Access) i zapisanie danych w typowym formacie pliku (takim jak rozdzielany plik tekstowy). Następnie należy wrócić do programu Access i zaimportować dane przy użyciu jednego z poleceń dotyczących danych zewnętrznych.

  • Na ostatniej stronie kreatora może zostać wyświetlony monit o zapisanie szczegółów kroków importowania. Zapisanie tych informacji może być przydatne w przypadku importowania w przyszłości danych z tego samego źródła. Zaznacz pole wyboru Zapisz kroki importowania, wprowadź szczegóły i kliknij przycisk Zapisz importowanie. Dzięki temu będzie można powtórzyć tę samą operację importowania, klikając przycisk Zapisane operacje importowania w grupie Importowanie na karcie Dane zewnętrzne. Aby nie zapisywać szczegółów tej operacji importowania, kliknij przycisk Zamknij.

Tworzenie łącza do danych

Dane, do których utworzono łącze, są przechowywane w oryginalnej lokalizacji, a w bazie danych pojawiają się jako tabela połączona. W przypadku większości formatów plików można wyświetlać i modyfikować dane za pomocą programu Access lub programu, w którym utworzono te dane, ponieważ oba programy używają tych samych danych. Jeśli dane są przechowywane w skoroszycie programu Excel, to w programie Access można tylko wyświetlać połączone dane, a nie można ich modyfikować. W celu zmodyfikowania danych w połączonym skoroszycie należy użyć programu Excel.

    1. Kliknij przycisk Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij polecenie Otwórz.

    2. W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.

    3. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij polecenie odpowiadające typowi pliku, do którego chcesz utworzyć łącze. Aby na przykład utworzyć łącze do danych w skoroszycie programu Excel, kliknij polecenie Excel. Jeśli nie widać ikony typu danych, do których chcesz utworzyć łącze, kliknij polecenie Więcej.

      Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pobieranie danych zewnętrznych.

      Uwaga : Jeśli nadal nie widać polecenia umożliwiającego utworzenie łącza do danych zewnętrznych, może być konieczne uruchomienie programu, w którym te dane zostały utworzone (poza programem Access) i zapisanie danych w typowym formacie pliku (takim jak rozdzielany plik tekstowy). Następnie należy wrócić do programu Access i utworzyć łącze do danych za pomocą jednego z poleceń dotyczących danych zewnętrznych.

    4. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych kliknij przycisk Przeglądaj i znajdź plik źródła danych lub wpisz pełną ścieżkę tego pliku w polu Nazwa pliku.

    5. Kliknij odpowiednią opcję w obszarze Określ sposób i miejsce przechowywania danych w bieżącej bazie danych.

      W przypadku większości formatów plików zostanie uruchomiony kreator. Podczas tworzenia łącza do danych umieszczonych w bazie danych programu Access pojawi się okno dialogowe Importowanie obiektu. Wybierz odpowiednie opcje w oknie dialogowym Łączenie tabel i przejdź do kroku 7. Jeśli to okno się nie pojawi, przejdź do kroku 6.

    6. Zakończ czynności opisane w kreatorze. Dokładny przebieg tego procesu zależy od wybieranych opcji.

Początek strony

Krok 4. Lokalizowanie rekordów

Po zaimportowaniu danych do bazy danych będzie potrzebny wydajny sposób znajdowania określonych rekordów. Do lokalizowania rekordów służy pasek narzędzi u dołu bazy danych.

Przyciski nawigacyjne

Znajdowanie rekordów w tabeli lub widok (obiekt) za pomocą przycisków nawigacyjnych:

Przycisk nawigacyjny

Powoduje przejście do elementu

1.

Pierwszy rekord

2.

Poprzedni rekord

3.

Określony rekord. Kliknij w polu tekstowym, wpisz numer rekordu i naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić ten rekord. Numery rekordów są określane kolejno od początku formularza lub arkusza danych.

4.

Następny rekord

5.

Ostatni rekord

6.

Nowy (pusty) rekord

7.

Filtr. Ten wskaźnik informuje o zastosowaniu filtru. Jeśli żaden filtr nie został zastosowany lub wyczyszczono wszystkie filtry, jest wyświetlany wskaźnik Bez filtru.

8.

Pole wyszukiwania. Wprowadź tekst w polu Wyszukiwanie, a pierwsza odpowiadająca mu wartość zostanie wyróżniona w czasie rzeczywistym, podczas wpisywania kolejnych znaków. Ta funkcja umożliwia szybkie wyszukanie rekordu.

Dodatkowe opcje lokalizowania rekordów

Rekordy można również lokalizować przy użyciu jednej z następujących metod.

Przechodzenie do określonego rekordu

Wyszukiwanie określonego rekordu

Filtrowanie w celu wyświetlenia określonego zestawu rekordów

Wykonywanie dostosowanego wyszukiwania za pomocą kwerendy

Przechodzenie do określonego rekordu

Niektóre szablony zawierają formularze z opcją wyświetlenia konkretnego rekordu przy użyciu listy rozwijanej Przejdź do. Ta funkcja jest dostępna na przykład w formularzu Szczegóły kontaktu w szablonie Kontakty oraz w formularzu Projekty i zadania w szablonie Projekty marketingu. Korzystając z niej, można wyświetlić określony rekord znajdujący się na liście rozwijanej. Gdy ta opcja jest dostępna, w lewej górnej sekcji formularza znajduje się pole Przejdź do.

  1. Kliknij strzałkę obok listy Przyjdź do.

    Pole Przejdź do

  2. Kliknij rekord, który chcesz wyświetlić.

Wyszukiwanie określonego rekordu

Karta Znajdowanie w oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie umożliwia wyszukiwanie określonych rekordów. Wyszukiwać można w określonym polu, a także w całej tabeli lub w całym widoku.

Uwaga : Okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie można używać tylko pod warunkiem, że w tabeli lub widoku są w danej chwili wyświetlane dane.

  1. Otwórz tabelę, którą chcesz przeszukać, a następnie kliknij pole zawierające rekord, który chcesz znaleźć.

  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Znajdowanie kliknij przycisk Znajdź.

    Przycisk polecenia Znajdź

  3. W oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie wpisz kryterium wyszukiwania w polu Znajdź.

  4. Z listy Wyszukaj wybierz pozycję Wszystkie, a następnie kliknij przycisk Znajdź następny.

Aby uzyskać więcej informacji na temat używania okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.

Filtrowanie w celu wyświetlenia określonego zestawu rekordów

Włączając lub wyłączając filtr, można w prosty sposób przełączać między filtrowanym i niefiltrowanym widokiem tych samych danych.

Filtr można zastosować w celu wyświetlenia tylko tych rekordów, które spełniają pewne kryteria. Dzięki filtrom można łatwiej znajdować rekordy. Aby na przykład szybko ograniczyć listę wyświetlanych rekordów, kliknij prawym przyciskiem myszy w polu, którego wartość ma posłużyć jako wzorzec, a następnie wybierz z menu jedną z opcji Równa się, Nie równa się, Zawiera lub Nie zawiera.

  • Otwórz tabelę lub formularz, do którego chcesz dodać filtr.

  • Aby upewnić się, że do tabeli lub formularza nie jest zastosowany filtr, na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk Zaawansowane, a następnie kliknij polecenie Wyczyść wszystkie filtry. Jeśli to polecenie jest niedostępne (wygaszone), nie jest zastosowany żaden filtr.

    Grupa Sortowanie i filtrowanie

  • Aby zastosować filtr, kliknij pole, według którego chcesz filtrować, a następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk Filtr i wybierz opcję filtrowania.

  • Aby zastosować filtr oparty na zaznaczeniu, otwórz tabelę lub formularz i przejdź do rekordu zawierającego wartość, która ma stanowić podstawę filtru. Następnie kliknij w tym polu.Na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk Zaznaczenie, a następnie kliknij filtr, który chcesz zastosować.

  • Aby zastosować filtr oparty na częściowym zaznaczeniu, zaznacz tylko określone znaki. Na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk Zaznaczenie, a następnie kliknij filtr, który chcesz zastosować.

Aby uzyskać więcej informacji na temat stosowania filtru, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też

Wykonywanie dostosowanego wyszukiwania za pomocą kwerendy

Korzystając z zapytanie, można wykonywać dostosowane wyszukiwanie, stosować dopasowane filtry i sortować rekordy. Kwerendy można zapisywać i stosować ponownie. Można ich używać podczas tworzenia formularz i raport. Za pomocą kwerendy można znaleźć tylko te rekordy tabeli, które są istotne w danej sytuacji. Typ tworzonej kwerendy zależy od tego, jakie rekordy mają być zwracane i jakie operacje program Access ma wykonać na zwróconych danych.

  1. Na karcie Tworzenie w grupie Inne kliknij polecenie Kreator kwerend.

    Polecenie Kreator kwerend w grupie Inne

  2. Postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora kwerend.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia kwerend, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×