Raporty są zwykle używane w celu wyświetlania, formatowania i podsumowywania informacji w bazie danych programu Microsoft Access. Można na przykład utworzyć prosty raport z numerami telefonów wszystkich kontaktów lub raport podsumowujący sprzedaż w różnych regionach i okresach.
Ten artykuł zawiera omówienie raportów w programie Access. Poznasz również podstawy tworzenia raportu i korzystania z opcji, takich jak sortowanie, grupowanie i podsumowywanie danych, a także jak wyświetlić podgląd i wydrukować raport.
W tym artykule
Omówienie raportów w programie Access
Do czego służy raport?
Raport to obiekt bazy danych przydatny do prezentowania informacji z bazy danych w następujących przypadkach:
-
Prezentacja lub rozpowszechnianie podsumowania danych.
-
Archiwizacja migawek danych.
-
Udostępnianie szczegółowych informacji na temat poszczególnych rekordów.
-
Tworzenie etykiet.
Części raportu
Wprawdzie można tworzyć raporty „niepowiązane” (w których nie są wyświetlane dane), ale na potrzeby tego artykułu przyjęto, że raport jest powiązany ze źródłem danych, takim jak tabela lub zapytanie. Projekt raportu jest podzielony na sekcje, które można wyświetlić w widoku projektu. Zrozumienie sposobu działania każdej z sekcji umożliwia tworzenie lepszych raportów. Należy między innymi pamiętać o tym, że sposób obliczania wyników dla kontrolki obliczeniowej przez program Access zależy od sekcji, w której jest umieszczona dana kontrolka. Poniższa lista zawiera podsumowanie typów sekcji i sposobów ich użycia:
|
Sekcja |
Wygląd sekcji po wydrukowaniu |
Lokalizacja, w której można stosować sekcję |
|---|---|---|
|
Nagłówek raportu |
Na początku raportu. |
Nagłówek raportu służy do umieszczania informacji, które zwykle występują na stronie tytułowej, takich jak logo, tytuł lub data. Umieszczenie w tej sekcji kontrolki obliczeniowej, która korzysta z funkcji agregującej Suma, spowoduje obliczenie sumy dla całego raportu. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony. |
|
Nagłówek strony |
U góry każdej strony. |
Za pomocą nagłówka strony można powtarzać tytuł raportu na każdej stronie. |
|
Nagłówek grupy |
Na początku każdej nowej grupy rekordów. |
W nagłówku grupy można drukować nazwę grupy. Na przykład w raporcie grupowanym według produktów można drukować w nagłówku grupy nazwę produktu. Wartość obliczana w kontrolce obliczeniowej z funkcją agregującą Suma umieszczoną w nagłówku grupy dotyczy bieżącej grupy. Raport może zawierać wiele sekcji nagłówka grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania. Więcej informacji dotyczących tworzenia nagłówków i stopek grupy można znaleźć w sekcji Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań. |
|
Szczegóły |
Ta sekcja jest drukowana jednorazowo dla każdego wiersza w źródle rekordów. |
Zawiera ona kontrolki tworzące główną treść raportu. |
|
Stopka grupy |
Na końcu każdej grupy rekordów. |
W stopce grupy można drukować informacje podsumowujące dla grupy. Raport może zawierać wiele sekcji stopki grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania. |
|
Stopka strony |
Na końcu każdej strony. |
Stopka strony służy do drukowania numerów stron lub innych informacji dotyczących poszczególnych stron. |
|
Stopka raportu |
Na końcu raportu. Uwaga: W widoku projektu stopka raportu jest wyświetlana poniżej stopki strony. Jednak we wszystkich pozostałych widokach (na przykład w widoku układu, na podglądzie lub wydruku raportu) stopka raportu jest umieszczana powyżej stopki strony, zaraz za ostatnią stopką grupy lub wierszem szczegółów na ostatniej stronie. |
Stopka raportu służy do drukowania sum oraz innych informacji podsumowujących cały raport. |
Tworzenie treściwych raportów jest o wiele prostsze, gdy baza danych ma dobrze zaprojektowaną strukturę tabel oraz relacje między nimi. Aby uzyskać informacje wprowadzające na temat planowania i projektowania bazy danych, zobacz artykuł Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.
Tworzenie raportu w programie Access
Poniższa procedura umożliwia tworzenie raportów w bazie danych programu Access dla komputerów stacjonarnych:
Krok 1. Wybieranie źródła rekordów
Źródłem rekordów raportu może być tabela, nazwane zapytanie lub zapytanie osadzone. Źródło rekordów musi zawierać wszystkie wiersze i kolumny danych, które mają być wyświetlane w raporcie.
-
Jeśli dane znajdują się w istniejącej tabeli lub zapytaniu, zaznacz tabelę lub zapytanie w okienku nawigacji, a następnie przejdź do sekcji Krok 2.
-
Jeśli źródło rekordów jeszcze nie istnieje, wykonaj jedną z następujących czynności:
Krok 2. Wybieranie narzędzia raportu
Narzędzia raportów znajdują się na wstążce na karcie Tworzenie w grupie Raporty. W poniższej tabeli opisano dostępne opcje:
|
Narzędzie |
Opis |
|---|---|
|
Raport |
Służy do tworzenia prostego, tabelarycznego raportu, zawierającego wszystkie pola ze źródła rekordów wybranego w okienku nawigacji. |
|
Projekt raportu |
Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku projektu, który można uzupełnić o wymagane pola i kontrolki. |
|
Pusty raport |
Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlenie listy pól pozwalającej dodawać pola do raportu. |
|
Kreator raportów |
Służy do wyświetlania kreatora o wielu krokach, który umożliwia określenie pól, poziomów grupowania/sortowania i opcji układu. |
|
Etykiety |
Służy do wyświetlania kreatora umożliwiającego wybranie standardowych lub niestandardowych rozmiarów etykiet, a także pól, które mają być wyświetlane, oraz sposobu ich sortowania. |
Krok 3. Tworzenie raportu
-
Kliknij przycisk narzędzia, którego chcesz użyć. Jeśli zostanie wyświetlony kreator, postępuj zgodnie z wyświetlanymi w nim instrukcjami, a na ostatniej stronie kliknij pozycję Zakończ.
Program Access wyświetli raport w widoku układu. -
Sformatuj raport, aby nadać mu odpowiedni wygląd:
-
Zmieniaj rozmiary pól i etykiet, zaznaczając je, a następnie przeciągając ich krawędzie do momentu uzyskania odpowiedniego rozmiaru.
-
Przenieś pole, zaznaczając je (wraz z jego etykietą, jeśli jest dostępna), a następnie przeciągając w nowe miejsce.
-
Kliknij prawym przyciskiem pole i, korzystając z poleceń w menu skrótów, scal lub podziel komórki, usuń lub zaznacz pola albo wykonaj inne czynności związane z formatowaniem.
Ponadto, aby uatrakcyjnić raport i poprawić jego czytelność, można skorzystać z funkcji opisanych w poniższych sekcjach.
-
Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań
Najszybszym sposobem na dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań do raportu bazy danych dla komputerów stacjonarnych jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w polu, do którego ma zostać zastosowane grupowanie, sortowanie lub sumowanie, a następnie kliknięcie odpowiedniego polecenia w menu skrótów.
Grupowanie, sortowanie i podsumowanie można także dodać, korzystając z okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub w widoku projektu:
-
Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie nie jest jeszcze otwarte, na karcie Projekt raportu w grupie Grupowanie i sumy kliknij pozycję Grupuj & Sortuj.
-
Kliknij przycisk Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie, a następnie wybierz pole, według którego chcesz grupować lub sortować.
-
Kliknij przycisk Więcej w wierszu grupowania lub sortowania, aby ustawić więcej opcji i dodać sumy.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat grupowania, sortowania i podsumowań, zobacz artykuł Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego.
Wyróżnianie danych przy użyciu formatowania warunkowego
Program Access udostępnia narzędzia do wyróżniania danych w raporcie. Możesz dodać reguły formatowania warunkowego dla każdej kontrolki lub grupy kontrolek, a w raportach klientów możesz również dodawać paski danych, aby porównać dane.
Aby dodać formatowanie warunkowe do kontrolek:
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
-
Zaznacz odpowiednie kontrolki, a następnie na karcie Formatowanie w grupie Formatowanie kontrolek kliknij pozycję Formatowanie warunkowe.
Porada: Aby zaznaczyć wiele kontrolek, należy przytrzymać wciśnięty klawisz CTRL i kliknąć odpowiednie kontrolki.
-
W oknie dialogowym Menedżer reguł formatowania warunkowego kliknij pozycję Nowa reguła.
-
W oknie dialogowym Nowa reguła formatowania wybierz wartość w obszarze Wybierz typ reguły:
-
Aby utworzyć regułę sprawdzaną osobno dla poszczególnych rekordów, wybierz pozycję Sprawdź wartości w bieżącym rekordzie lub użyj wyrażenia.
-
Aby utworzyć regułę, zgodnie z którą rekordy będą ze sobą porównywane przy użyciu pasków danych, kliknij pozycję Porównaj z innymi rekordami.
-
-
W obszarze Edytuj opis reguły zdefiniuj regułę określającą, kiedy i jakie należy zastosować formatowanie, a następnie kliknij przycisk OK.
-
Aby utworzyć dodatkową regułę dla tej samej kontrolki lub zestawu kontrolek, powtórz tę procedurę od kroku 4.
Dostosowywanie kolorów i czcionek
Do dostosowywania kolorów i czcionek służą opcje w obszarze Motyw aplikacji.
-
Otwórz raport w widoku układu, klikając raport prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie klikając polecenie Widok układu.
-
Na karcie Projekt układu raportu kliknij pozycję Motywy i wskaż kursorem różne motywy w galerii, aby wyświetlić podgląd efektów. Kliknij dowolny motyw, aby go wybrać, a następnie zapisz raport.
-
Korzystając z galerii Kolory lub Czcionki, ustaw niezależnie kolory lub czcionki.
Dodawanie logo lub obrazu tła
Do raportu można dodać logo lub obraz tła. W przypadku zaktualizowania obrazu zmiana ta zostanie automatycznie wprowadzona we wszystkich miejscach, gdzie obraz został użyty w bazie danych.
Aby dodać lub usunąć obraz:
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
-
W raporcie kliknij miejsce, w którym chcesz dodać obraz, a następnie na karcie Projekt układu raportu w grupie Nagłówek/stopka kliknij pozycję Logo.
-
Przejdź do obrazu i kliknij przycisk Otwórz. Obraz zostanie dodany do raportu w programie Access.
-
Aby usunąć obraz, kliknij go prawym przyciskiem myszy i w menu skrótów kliknij polecenie Usuń.
Aby dodać obraz tła:
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
-
Na karcie Formatowanie w grupie Tło kliknij przycisk Obraz tła.
-
Z listy Galeria obrazów wybierz obraz lub kliknij pozycję Przeglądaj, wybierz obraz, a następnie kliknij przycisk OK.
Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu
Wyświetlanie podglądu raportu
-
Kliknij prawym przyciskiem raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Podgląd wydruku. Korzystając z poleceń na karcie Podgląd wydruku, można wykonać dowolną z następujących czynności:
-
wydrukować raport,
-
dostosować układ lub rozmiar strony,
-
powiększyć lub pomniejszyć stronę albo wyświetlić wiele stron jednocześnie,
-
odświeżyć dane w raporcie,
-
wyeksportować raport do innego formatu pliku.
-
-
Kliknij pozycję Zamknij podgląd wydruku.
Drukowanie raportu
Aby wydrukować raport bez wyświetlania jego podglądu:
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Drukuj. Raport zostanie wysłany do drukarki domyślnej.
Uwaga: Po wybraniu raportu w okienku nawigacji i wybraniu pozycji Drukuj na karcie Plik można wybrać dodatkowe opcje drukowania, takie jak liczba stron i kopii, oraz konkretną drukarkę.
-
Aby otworzyć okno dialogowe, w którym można wybrać drukarkę, określić liczbę kopii itp., kliknij pozycję Drukuj.
-
