Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Gdy zaczynasz scalanie poczty e-mail, scalanie etykiet lub scalanie listów i dołączasz dokument do listy adresowej, możesz dodać pola korespondencji seryjnej, aby spersonalizować zawartość. Pola korespondencji seryjnej pochodzą z nagłówków kolumn na liście adresowej (nazywanej również „źródłem danych”). Poniżej przedstawiono przykładowe scalenie pól z listy adresowej programu Excel w dokumencie korespondencji seryjnej.

Dane pobierane do pól korespondencji seryjnej

Pola korespondencji seryjnej, które wstawiasz, pobierają informacje z listy adresowej, dostosowując poszczególne koperty, wiadomości e-mail, etykiety lub listy.

Aby zaoszczędzić Ci pracy przy umieszczaniu poszczególnych pól w dokumencie, program Word oferuje narzędzia Blok adresu i Wiersz pozdrowienia, które dodają wszystkie pola adresu lub pozdrowienia, dzięki czemu nie musisz dodawać każdego pola oddzielnie.

Dodawanie bloku adresu

Aby bez wysiłku dodać blok adresu do listu, koperty lub etykiety, skorzystaj z narzędzia Blok adresu.

  1. Kliknij miejsce w dokumencie, w którym chcesz dodać blok adresu.

  2. Wybierz pozycję Blok adresu.

Pole korespondencji Wstawianie bloku adresu

Uwaga: Jeśli polecenie Blok adresu jest wyszarzone, kliknij pozycję Wybierz adresatów i wybierz rodzaj listy adresowej, z której korzystasz — Kontakty programu Outlook, Arkusz kalkulacyjny programu Excel lub plik mdb utworzony wcześniej w programie Word. Jeśli nie masz jeszcze listy adresowej, kliknij pozycję Wpisz nową listę, aby utworzyć własną listę w programie Word.

Program Word udostępnia opcje umożliwiające użycie bardziej formalnej lub nieformalnej nazwy w adresie.

Porada:  Aby wprowadzić w etykietach wysyłkowych odstępy pojedyncze, zaznacz pole Blok adresu, kliknij pozycję Układ strony (Word 2013) lub Układ (Word 2016), a następnie wprowadź wartość 0 w polach Przed i Po w obszarze Odstępy.

Odstępy akapitu

Aby upewnić się, że adresy z arkusza kalkulacyjnego są prawidłowo formatowane w procesie tworzenia korespondencji seryjnej, zobacz Formatowanie wartości liczbowych, dat i innych wartości z korespondencji seryjnej w programie Excel.

Dodawanie wiersza pozdrowienia

Aby dodać standardowe pozdrowienie do wiadomości e-mail lub do listu, użyj narzędzia Wiersz pozdrowienia.

  1. Kliknij miejsce w dokumencie, w którym chcesz dodać pozdrowienie.

  2. Wybierz pozycję Wiersz pozdrowienia.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Wiersz pozdrowienia.

    Uwaga:  Jeśli polecenie Wiersz pozdrowienia jest wyszarzone, wybierz pozycję Wybierz adresatów i wybierz rodzaj listy adresowej, z której korzystasz — Kontakty programu Outlook, Arkusz kalkulacyjny programu Excel lub plik mdb utworzony wcześniej w programie Word. Jeśli nie masz jeszcze listy adresowej, kliknij pozycję Wpisz nową listę, aby utworzyć własną listę w programie Word.

  3. Wybierz odpowiedni styl nazwy i ustaw inne opcje.

    Opcje wiersza pozdrowienia

    Porada:  Aby upewnić się, że w programie Word nazwiska i adresy na liście zostaną znalezione, wybierz pozycję Dopasuj pola. Sprawdź, czy odpowiednie pola pojawiły się na liście. Jeśli w przypadku wybranego pola jest wyświetlany komunikat Nie dopasowano, wybierz listę rozwijaną dla tego pola, a następnie wybierz nazwę kolumny, która jest zgodna z tą kolumną na liście.

  4. Aby upewnić się, że pole jest odpowiednio sformatowane, podświetl całe pole, włącznie ze znacznikami na obu końcach.

    Pole wiersza pozdrowienia w dokumencie korespondencji seryjnej

  5. Wybierz pozycję Narzędzia główne, a następnie sprawdź krój oraz rozmiar czcionki.

    Grupa Czcionka na karcie Narzędzia główne

  6. Wybierz pozycję Interlinia, aby upewnić się, że ustawienia interlinii są zgodne z resztą dokumentu.

    Pozycja Interlinia na karcie Narzędzia główne

Po dodaniu pól, które chcesz scalić, wpisz informacje, które mają pozostać niezmienione w każdym liście, w wiadomości e-mail, na kopercie lub na etykiecie tworzonej w ramach korespondencji seryjnej.

Dodawanie poszczególnych pól korespondencji seryjnej

Jeśli chcesz dodać informacje z listy adresowej do dokumentu, możesz dodawać pola korespondencji seryjnej pojedynczo.

  1. Kliknij miejsce w dokumencie, w którym chcesz dodać pole korespondencji seryjnej.

  2. Wybierz listę rozwijaną obok pozycji Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie wybierz nazwę pola.

    Menu Wstawianie pola korespondencji seryjnej z listą dostępnych pól

  3. Jeśli nazwa pola nie jest wyświetlana na liście, wybierz przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej.

    Przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej

  4. Wybierz pozycję Pola bazy danych, aby wyświetlić listę pól dostępnych w źródle danych.

  5. Uwaga: Jeśli nie widzisz pól ze źródła danych, sprawdź, czy dokument jest połączony z odpowiednim źródłem danych. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów i upewnij się, że pole Źródło danych jest zgodne ze źródłem, którego chcesz używać.

  6. Wybierz pozycję Wstaw.

Uwaga: Jeśli część wartości liczbowych, walut lub dat nie jest sformatowana poprawnie, zobacz Formatowanie wartości liczbowych, dat i innych pól w korespondencji seryjnej, aby uzyskać pomoc.

Używanie zaawansowanych opcji korespondencji seryjnej

Gdy tworzysz list lub wiadomość e-mail do Twoich wszystkich klientów i chcesz, aby ta wiadomość zawierała różny przekaz w zależności od poszczególnych wartości w określonych polach źródła danych, możesz wypełnić pole przy użyciu reguły. Na przykład jeśli minął już termin zapłaty należności, faktury mogą zawierać wyrazy „Po terminie”.

Aby skonfigurować regułę i pole zaawansowane, na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły, a następnie wybierz rodzaj pola, które chcesz dodać.

Przycisk Reguły umożliwiający otwieranie menu reguł

Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu używania reguł korespondencji seryjnej, zobacz Konfigurowanie reguł korespondencji seryjnej.

Aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące korespondencji seryjnej, zobacz Używanie korespondencji seryjnej programu Word do personalizowania wiadomości e-mail, Korespondencja seryjna dla etykiet lub Używanie korespondencji seryjnej do personalizowania listów.

Dodawanie daty lub godziny

Aby wstawić w dokumencie bieżącą datę i/lub godzinę, przejdź do karty Wstawianie na Wstążce i wybierz pozycję Data i godzina z grupy Tekst. W oknie dialogowym Data i godzina wybierz format odpowiadający elementowi, który chcesz wstawić. Kliknij pozycję OK, aby wstawić wybrany element.

Porada: Jeśli chcesz, aby przy każdym otwarciu tego dokumentu w przyszłości data i godzina były automatycznie aktualizowane za pomocą bieżących wartości, wybierz pole wyboru Aktualizuj automatycznie, zanim klikniesz pozycję OK.

Zobacz też

Czy masz pytanie dotyczące funkcji korespondencji seryjnej programu Word, na które nie ma tutaj odpowiedzi?

Zadaj pytanie na forum odpowiedzi w witrynie społeczności programu Word.

Pomoc w ulepszaniu programu Word

Masz sugestie dotyczące możliwości ulepszenia programu Word? Jeśli tak, odwiedź stronę Word UserVoice i podziel się z nami swoimi uwagami.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×