Wprowadzenie do zestawów dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Nowy typ zawartości Zestaw dokumentów umożliwia tworzenie produktów pracy zawierających wiele dokumentów, a także zarządzanie nimi. Zestaw dokumentów to grupa dokumentów pokrewnych, którą można utworzyć w jednym kroku, a następnie zarządzać nią jak pojedynczą jednostką.

W tym artykule

Co to jest zestaw dokumentów?

Funkcji zestawu dokumentów

Zadania pokrewne

Co to jest zestaw dokumentów?

Osoby pracujące nad projektami rzadko tworzą pojedyncze dokumenty. W przypadku wielu rodzajów projektów zwykle jest produkowany zestaw wielu dokumentów pokrewnych. W niektórych przypadkach ten zestaw dokumentów może być wynikiem projektu, czyli „elementem dostarczanym”. Na przykład firma świadcząca usługi profesjonalne może produkować przewodnik sprzedażowy w odpowiedzi na każde zapytanie ofertowe otrzymane od potencjalnego klienta. W innych przypadkach ten zestaw dokumentów może po prostu zawierać różne typy informacji przydatnych w większym projekcie, na podstawie których może zostać utworzony lub dostarczony inny element. Na przykład firma produkcyjna może utworzyć standardowy zestaw dokumentów związanych z projektowaniem, testowaniem i wytwarzaniem poszczególnych produktów z oferty.

Te dokumenty mogą być generowane równocześnie lub etapami przez jedną lub więcej osób i mogą obejmować dokumenty o różnych formatach plików (na przykład dokumenty programu Word, prezentacje programu PowerPoint, diagramy programu Visio, pliki programu Excel i inne).

Organizacje, które chcą spójnie tworzyć produkty pracy zawierające wiele dokumentów i zarządzać nimi, mogą dla każdego zwykle tworzonego zestawu skonfigurować nowy typ zawartości Zestaw dokumentów. Ten typ zawartości jest oparty na folderach i pozwala na zorganizowanie wielu dokumentów pokrewnych w pojedynczym widoku, w którym można nad nimi pracować i zarządzać nimi jak pojedynczą jednostką.

Po dodaniu do biblioteki typu zawartości Zestaw dokumentów użytkownicy mogą tworzyć nowe wystąpienia tego zestawu dokumentów, klikając pozycję Nowy dokument na wstążce w obrębie biblioteki.

Polecenie Zestaw dokumentów w menu Nowy dokument

Początek strony

Funkcje zestawu dokumentów

Typ zawartości Zestaw dokumentów obejmuje kilka funkcji ułatwiających pomyślne tworzenie produktów pracy zawierających wiele dokumentów i zarządzanie nimi. Podczas konfigurowania typu zawartości Zestaw dokumentów można wykonać następujące czynności:

  • Określanie typów zawartości dozwolonych w obrębie zestawu dokumentów (na przykład pliki dokumentów, obrazy, dźwięk lub wideo).

  • Określanie dokumentów domyślnych, które mają być tworzone automatycznie przy każdym tworzeniu nowego wystąpienia zestawu dokumentów. Dokumenty domyślne można mapować na dozwolone typy zawartości. Jeśli organizacja ma na przykład standardowe szablony używane w przypadku kontraktów lub jeśli ma szablony zawierające znaki firmowe używane do obsługi komunikacji określonych typów, można je przekazać podczas konfigurowania typu zawartości Zestaw dokumentów.

  • Określanie wszelkich udostępnianych metadanych, które mają zostać zsynchronizowane we wszystkich dokumentach w zestawie.

  • Dostosowywanie strony powitalnej zestawu dokumentów, która jest wyświetlana w każdym wystąpieniu produktu pracy utworzonego na podstawie typu zawartości Zestaw dokumentów. Ta strona powitalna jest stroną składnika Web Part, którą można skonfigurować w celu wyświetlania informacji o projekcie lub jego zasobów, takich jak oś czasu projektu, łącza do zasobów i inne, co ułatwia członkom zespołu pracę nad zestawem dokumentów.

  • Konfigurowanie przepływów pracy, które mają być dostępne dla zestawu dokumentów. Za pomocą standardowej przepływy pracy recenzowania i zatwierdzania z zestawów dokumentów. Ponadto organizacji można tworzyć niestandardowe przepływy pracy dla zestawów dokumentów przy użyciu czterech zestawu dokumentów akcji przepływów pracy dostępnych w programie Microsoft SharePoint Designer 2010.

Gdy typ zawartości Zestaw dokumentów zostanie skonfigurowany i dodany do biblioteki, użytkownicy witryny tworzący dokumenty w zestawie dokumentów lub zarządzający nimi mogą korzystać podczas pracy nad tymi dokumentami zarówno ze znanych funkcji zarządzania dokumentami, jak i z funkcji specjalnych, takich jak karta Zarządzanie na wstążce Zestaw dokumentów.

Autorzy zestawu dokumentów mogą wykonywać następujące zadania:

  • Szybko i łatwo tworzyć nowe produkty pracy zawierające wiele dokumentów przy użyciu polecenia Nowy dokument w bibliotece dokumentów.

  • Przechwytywać migawki historii wersji bieżących właściwości i dokumentów w obrębie zestawu dokumentów.

  • Uruchamiać przepływy pracy w odniesieniu do całego zestawu dokumentów lub pojedynczych elementów w obrębie zestawu dokumentów w celu zarządzania typowymi zadaniami, takimi jak recenzowanie i zatwierdzanie.

  • Wysyłać pocztą e-mail łącza do zestawu dokumentów.

  • Korzystać z polecenia Wyślij do w celu przeniesienia lub skopiowania zestawu dokumentów do innej lokalizacji (miejsce docelowe musi być skonfigurowane na poziomie administracji centralnej).

  • Zarządzać uprawnieniami dotyczącymi zestawu dokumentów.

Początek strony

Zadania pokrewne

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×