Wprowadzenie do zasad zarządzania informacjami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Zasady zarządzania informacjami to zestaw reguł dla typu zawartości. Informacje o zasady zarządzania umożliwiają organizacjom sterowania i śledzenie elementów takich jak po jakim jest zachowywana zawartości lub użytkowników, jakie akcje może potrwać z tą zawartością. Zasady zarządzania informacjami może pomóc w organizacji, które spełniają przepisy prawne lub rządowych lub po prostu wymuszeniem wewnętrznych procesów biznesowych.

Na przykład organizacji, która należy wykonać przepisów dla instytucji rządowych wymaganie, że mogą udowodnić "odpowiednie kontrolki" sprawozdaniach finansowych może być tworzenie jeden lub więcej zasad zarządzania informacjami które inspekcji określonych akcji w tworzeniu i proces zatwierdzania dla wszystkich dokumentów związanych z filings finansowych.

Aby uzyskać instrukcje, zobacz Tworzenie i stosowanie zasad zarządzania informacjami.

Funkcje zasad zarządzania informacjami

Istnieją cztery podstawowe kategorie wstępnie zdefiniowanych zasad funkcji, których organizacje mogą używać oddzielnie lub w zestawach do zarządzania zawartością i procesami.

Typy zasad dotyczących zawartości

Funkcji zasad inspekcji pomagają organizacjom analizowanie, jak systemy zarządzania zawartością są używane przez rejestrowania zdarzeń i operacji wykonywanych w dokumentach i elementów list. Do skonfigurowania funkcji zasad inspekcji do logowania zdarzenia, na przykład podczas edycji dla dokumentu lub elementu, wyświetlać, zaewidencjonowany, wyewidencjonowany, usunięte, lub ma zmiany jego uprawnień. Wszystkie informacje o inspekcji są przechowywane w dziennika inspekcji pojedynczy na serwerze, a administratorzy witryn można uruchamiać raporty nad nim.

Funkcja zasad wygasania pomaga organizacjach, usuń lub usuń nieaktualnej zawartości z witryn w sposób spójny i trackable. Pomaga to zarządzanie koszt i ryzyko związane z zachowywania nieaktualnej zawartości. Można skonfigurować zasad wygasania, aby określić, że niektórych typów zawartości wygaśnie w określonym dniu lub w określonym czasie, gdy dokument został utworzony lub ostatniej modyfikacji.

Organizacje mogą tworzyć i wdrażanie funkcje zasad niestandardowych do potrzeb. Na przykład organizacji produkcji możliwość zdefiniowania zasad zarządzania informacjami dla wszystkich dokumentów, wersja robocza wyglądu produktu Specyfikacja który uniemożliwia użytkownikom drukowania kopii tych dokumentów na bezpieczne drukarki. Aby zdefiniować tego rodzaju zasad zarządzania informacjami, może tworzyć i wdrażać drukowania ograniczenie funkcji zasad, dodawany do zasad zarządzania informacjami odpowiednie dla danego produktu projektu Specyfikacja typu zawartości.

Lokalizacje, aby używać zasad zarządzania informacjami

Aby zastosować zasady zarządzania informacjami, możesz dodać go do listy, biblioteki lub typu zawartości w witrynie. Miejsce, gdzie tworzenie lub Dodawanie zasad zarządzania informacjami wpływa na sposób ogólnie stosuje zasady lub jak ogólnie mogą być używane. Możesz wykonać następujące czynności:

Tworzenie zasad zbioru witryn, a następnie dodaj tych zasad do typu zawartości, listy lub biblioteki Możesz utworzyć zasad zbioru witryn na liście zasad w witrynie najwyższego poziomu w zbiorze witryn. Po utworzeniu zasad zbioru witryn, można go wyeksportować, dzięki czemu administratorzy innych zbiorów witryn można zaimportować go do swoich list zasady. Tworzenie zasad zbioru witryn można eksportować umożliwia NORMALIZUJ zasad zarządzania informacjami w witrynach w Twojej organizacji.

Gdy zasady zbioru witryn zostaną dodane do typu zawartości witryny, a wystąpienie tego typu zawartości witryny zostanie dodane do listy lub biblioteki, właściciel tej listy lub biblioteki nie będzie mógł modyfikować zasad zbioru witryn dla tej listy lub biblioteki. Dodanie zasad zbioru witryn do typu zawartości witryny jest dobrym sposobem na wymuszenie stosowania zasad zbioru witryn na każdym poziomie hierarchii witryny.

Link Szablony zasad typu zawartości na stronie Ustawienia witryny

Tworzenie zasad zarządzania informacjami dla typu zawartości witryny w witrynie najwyższego poziomu Galeria typów zawartości witryny, a następnie dodaj tego typu zawartości do listy lub biblioteki Można także utworzyć zasady zarządzania informacjami bezpośrednio do typu zawartości witryny, a następnie skojarzyć z wielu list lub bibliotek wystąpienie tego typu zawartości witryny. Tworzenie zasad zarządzania informacjami w ten sposób wszystkich elementów w zbiorze witryn tego typu zawartości lub typu zawartości, które dziedziczą z tego typu zawartości czy zasady. Jednak jeśli tworzysz zasad zarządzania informacjami bezpośrednio do typu zawartości witryny, jest trudniejsze do ponownego użycia tej zasady zarządzania informacjami w innych zbiorach witryn, ponieważ zasady, które zostały utworzone w ten sposób nie można wyeksportować.

Link Typy zawartości witryny na stronie Ustawienia witryny

Link do zasad zarządzania informacjami na stronie ustawień typu zawartości witryny

Uwaga Aby kontrolować, jakie zasady są używane w zbiorze witryn, Administratorzy zbioru witryn może wyłączyć możliwość ustawienia funkcji zasad bezpośrednio w typie zawartości. To ograniczenie obowiązuje, użytkownicy, którzy tworzą typy zawartości są ograniczone do zaznaczania zasady z listy zasad zbioru witryn.

Tworzenie zasad zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki Jeśli Twoja organizacja musi stosowanie zasad zarządzania określonych informacji do bardzo ograniczonego zestawu zawartości, możesz utworzyć zasad zarządzania informacjami, które dotyczy tylko poszczególne listy lub biblioteki. Tej metody tworzenia zasad zarządzania informacjami jest najmniej elastyczna, ponieważ zasady dotyczy tylko w jednym miejscu, a nie może być eksportowane ani ponownie innych lokalizacji. Jednak czasami konieczne może być tworzenie zasad zarządzania informacjami unikatowe z zastosowanie ograniczone do określonych problemy.

Link do zasad zarządzania informacjami na stronie ustawień biblioteki dokumentów

Uwagi

Zasady zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki można utworzyć tylko wtedy, gdy ta lista lub biblioteka nie obsługuje wielu typów zawartości. Jeśli lista lub biblioteka obsługuje wiele typów zawartości, konieczne jest zdefiniowanie zasad zarządzania informacjami dla poszczególnych typów zawartości listy skojarzonych z tą listą lub biblioteką. (Wystąpienia typu zawartości witryny skojarzone z określoną listą lub biblioteką są nazywane typami zawartości listy).

Aby kontrolować, jakie zasady są używane w zbiorze witryn, Administratorzy zbioru witryn można wyłączyć możliwość ustawienia funkcji zasad bezpośrednio na liście lub w bibliotece. To ograniczenie obowiązuje, użytkownicy, którzy zarządzają list i bibliotek są ograniczone do zaznaczania zasady z listy zasad zbioru witryn.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×