Wprowadzenie do zasad zarządzania informacjami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Organizacje mogą zdefiniować i stosować zasady zarządzania informacjami w witrynach programu Microsoft Office SharePoint Server 2007, aby wymusić zgodność z korporacyjnymi procesami biznesowymi lub uregulowaniami prawnymi lub rządowymi dotyczącymi zarządzania informacjami. Dzięki zasadom zarządzania informacjami umożliwiają administratorzy witryn lub menedżerowie list mogą kontrolować sposób zarządzania zawartością.

W tym artykule

Co to jest zasad zarządzania informacjami?

Jak można zasad zarządzania informacjami w witrynie

Co to są zasady zarządzania informacjami?

Zasady zarządzania informacjami są zestawem reguł dla danego typu zawartości. Zasady zarządzania informacjami umożliwiają organizacjom kontrolowanie i śledzenie takich elementów, jak czas przechowywania zawartości lub akcje, które użytkownicy mogą wykonywać w stosunku do tej zawartości. Zasady zarządzania informacjami mogą ułatwiać organizacjom dostosowywanie prowadzonej działalności do przepisów prawnych lub rządowych lub mogą wymuszać stosowanie wewnętrznych procesów biznesowych. Na przykład organizacja, która musi dostosować swoją działalność do przepisów rządowych wymagających wdrożenia „należytych procedur kontrolnych" względem sprawozdań finansowych, może utworzyć jedną lub kilka zasad zarządzania informacjami nadzorujących określone akcje w procesie przygotowywania i zatwierdzania wszystkich dokumentów związanych z operacjami finansowymi.

Funkcje zasad zawarte w programie Office SharePoint Server 2007

Każda reguła obowiązująca w ramach zasad zarządzania informacjami jest funkcję zasad. Program Office SharePoint Server 2007 obejmuje kilka wstępnie zdefiniowanych funkcji zasad, które mogą zostać użyte przez organizacje oddzielnie lub w zestawieniu w celu zdefiniowania zasad zarządzania informacjami dla obsługiwanych witryn. W programie Office SharePoint Server 2007 są dostępne następujące funkcje zasad:

  • Inspekcja    Funkcja zasad Inspekcja umożliwia organizacjom analizowanie sposobu użycia systemów zarządzania zawartością dzięki rejestrowaniu zdarzeń i operacji wykonywanych na dokumentach i elementach list. Organizacje mogą skonfigurować funkcję zasad Inspekcja w celu rejestrowania takich zdarzeń, jak: edycja, wyświetlanie, ewidencjonowanie, wyewidencjonowywanie, usuwanie lub zmiana uprawnień dokumentu lub elementu. Wszystkie informacje zebrane w wyniku inspekcji są przechowywane na serwerze w pojedynczym dzienniku inspekcji, a administratorzy witryny mogą na jego podstawie uruchamiać raporty. Organizacje mogą także korzystać z modelu obiektów programu Office SharePoint Server 2007 w celu zapisywania i dodawania zdarzeń niestandardowych do dziennika inspekcji.

  • Wygaśnięcie    Funkcja zasad Wygaśnięcie pomaga organizacjom usuwać lub kasować nieaktualną zawartość z witryn w spójny i możliwy do śledzenia sposób. Ta funkcja zasad ułatwia organizacjom zarządzanie kosztami i ryzykiem związanymi z przechowywaniem nieaktualnej zawartości. Organizacje mogą skonfigurować zasadę Wygaśnięcie w celu określenia, że niektóre typy zawartości mają wygasać w konkretnym dniu lub po upływie obliczonego czasu od wykonania działania dotyczącego dokumentu (takiego jak utworzenie lub edycja).

  • Kody kreskowe    Funkcja zasad Kody kreskowe umożliwia organizacjom śledzenie fizycznych kopii dokumentów lub elementów listy, które zostały wydrukowane z witryny. Za pomocą funkcji zasad Kody kreskowe tworzona jest unikatowa wartość identyfikatora dla dokumentu. Użytkownicy mogą następnie wstawić obraz kodu kreskowego o tej wartości do dokumentów tworzonych w programach pakietu Microsoft Office. Mogą oni także użyć kodu kreskowego znajdującego się na fizycznej kopii dokumentu w celu wyszukania oryginalnej kopii tego dokumentu na serwerze. Domyślnie kody kreskowe są zgodne z powszechnie stosowanym standardem Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Organizacje mogą użyć modelu obiektów programu Office SharePoint Server 2007 w celu zainstalowania innych dostawców kodów kreskowych.

  • Etykiety    Funkcja zasad Etykiety także umożliwia organizacjom śledzenie fizycznych kopii dokumentów lub elementów listy, które zostały wydrukowane z witryny. Funkcja zasad Etykiety automatycznie generuje etykiety tekstowe na podstawie właściwości i formatowania dokumentu, które zostały podane przez administratora witryny lub menedżera listy. Gdy użytkownicy wstawią etykiety do dokumentów pakietu Microsoft Office, zostaną one automatycznie zaktualizowane za pomocą informacji pochodzących z właściwości dokumentu.

Początek strony

Niestandardowe funkcje zasad

Organizacje mogą także utworzyć i wdrożyć niestandardowe funkcje zasad spełniające określone wymagania. Na przykład w organizacji zajmującej się produkcją może być potrzebne zdefiniowanie zasad zarządzania informacjami dla wszystkich wersji roboczych dokumentów specyfikacji dotyczących projektu produktu, które uniemożliwią drukowanie kopii tych dokumentów na niezabezpieczonych drukarkach. Aby zdefiniować takie zasady zarządzania informacjami, organizacja może utworzyć i wdrożyć funkcję zasad Ograniczenie drukowania, którą będzie można dodać do odpowiednich zasad zarządzania informacjami dla typu zawartości specyfikacji dotyczących projektu produktu.

Początek strony

Integracja zasad zarządzania informacjami z programami pakietu Microsoft Office 2007

Istnieje kilka sposobów udostępniania użytkownikom zasad zarządzania informacjami programu Office SharePoint Server 2007 w ramach programów klienckich pakietu Office 2007. W przypadku konfigurowania na serwerze zasad zarządzania informacjami dla określonego typu zawartości listy lub biblioteki można napisać deklarację zasad, która będzie wyświetlana dla użytkowników pracujących z zawartością podlegającą tym zasadom. Deklaracja zasad może informować użytkowników o tym, że dla dokumentu są wymuszane zasady zarządzania informacjami, lub może podawać szczegółowe informacje, na przykład o wygaśnięciu dokumentu po określonym czasie. Gdy użytkownicy otworzą dokumenty podlegające zasadom zarządzania informacjami w jednym z programów klienckich pakietu Office 2007, zostanie wyświetlona ta deklaracja zasad. Ponadto, jeśli zasady zarządzania informacjami zawierają funkcję zasad Kod kreskowy lub Etykieta, mogą one zostać skonfigurowane w taki sposób, aby użytkownicy musieli wstawiać kody kreskowe lub etykiety do dokumentów pakietu Microsoft Office przy próbie zapisania lub wydrukowania tego dokumentu w programie klienckim pakietu Office 2007.

Początek strony

W jaki sposób zasady zarządzania informacjami mogą być używane w witrynie

Aby zaimplementować zasady zarządzania informacjami, należy dodać je do listy, biblioteki lub typu zawartości w witrynie. Lokalizacje, w których są tworzone lub dodawane zasady zarządzania informacjami, mają wpływ na zakres obowiązywania tych zasad lub zakres ich użycia. Można:

  • Utworzyć zasady zbioru witryn, a następnie dodać te zasady do typu zawartości, listy lub biblioteki.     Zasady zbioru witryn można utworzyć na liście Zasady zbioru witryn dla witryny najwyższego poziomu w zbiorze witryn. Utworzone zasady zbioru witryn można wyeksportować, tak aby administratorzy witryn innych zbiorów witryn mogli je zaimportować do własnej listy Zasady zbioru witryn. Funkcja tworzenia możliwych do wyeksportowania zasad zbioru witryn umożliwia przeprowadzenie standaryzacji zasad zarządzania informacjami w witrynach całej organizacji.

    Gdy zasady zbioru witryn zostaną dodane do typu zawartości witryny, a wystąpienie tego typu zawartości witryny zostanie dodane do listy lub biblioteki, właściciel tej listy lub biblioteki nie będzie mógł modyfikować zasad zbioru witryn dla tej listy lub biblioteki. Dodanie zasad zbioru witryn do typu zawartości witryny jest dobrym sposobem na wymuszenie stosowania zasad zbioru witryn na każdym poziomie hierarchii witryny.

    Aby uzyskać więcej informacji zobacz Tworzenie zasad zarządzania informacjami dla zbioru witryn.

  • Utworzyć zasady zarządzania informacjami dla typu zawartości witryny na najwyższym poziomie witryny w Galerii typów zawartości witryny, a następnie dodać ten typ zawartości do jednej lub kilku list lub bibliotek.     Zasady zarządzania informacjami można także utworzyć bezpośrednio dla typu zawartości witryny i następnie skojarzyć wystąpienie tego typu zawartości witryny z kilkoma listami lub bibliotekami. Jeśli zasady zarządzania informacjami zostaną utworzone przy użyciu tej metody, będą one obowiązywać dla każdego elementu w zbiorze witryn mającego taki typ zawartości lub typ zawartości po nim dziedziczący. Jeśli zasady zarządzania informacjami zostaną utworzone bezpośrednio dla typu zawartości witryny, ich ponowne użycie w innych zbiorach witryn będzie trudniejsze, ponieważ zasady utworzone w ten sposób nie mogą być eksportowane.

    Uwaga : Aby kontrolować, które zasady są używane w zbiorze witryn, administratorzy zbiorów witryn mogą wyłączać opcję ustawiania funkcji zasad bezpośrednio dla typu zawartości. Gdy obowiązuje to ograniczenie, użytkownicy tworzący typy zawartości mogą wybierać tylko zasady znajdujące się na liście Zasady zbioru witryn.

    Aby uzyskać informacje dotyczące tworzenia zasad zarządzania informacjami dla typu zawartości witryny zobacz Zmienianie typu zawartości witryny.

  • Utworzyć zasady zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki.     Jeśli organizacja wymaga zastosowania określonych zasad zarządzania informacjami do bardzo ograniczonego zbioru zawartości, można utworzyć zasady zarządzania informacjami dotyczące tylko pojedynczej listy lub biblioteki. Ta metoda tworzenia zasad zarządzania informacjami jest najmniej elastyczna, ponieważ zasady dotyczą tylko jednej lokalizacji i nie mogą zostać wyeksportowane ani ponownie użyte w innych lokalizacjach. W niektórych organizacjach może jednak zaistnieć potrzeba utworzenia unikatowych zasad zarządzania informacjami, które mają być stosowane w ograniczonym zakresie i tylko w określonych sytuacjach.

    Uwagi : 

    • Zasady zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki można utworzyć tylko wtedy, gdy ta lista lub biblioteka nie obsługuje wielu typów zawartości. Jeśli lista lub biblioteka obsługuje wiele typów zawartości, konieczne jest zdefiniowanie zasad zarządzania informacjami dla poszczególnych typów zawartości listy skojarzonych z tą listą lub biblioteką. (Wystąpienia typu zawartości witryny skojarzone z określoną listą lub biblioteką są nazywane typami zawartości listy).

    • Aby kontrolować, które zasady są używane w zbiorze witryn, administratorzy zbiorów witryn mogą wyłączać opcję ustawiania funkcji zasad bezpośrednio dla listy lub biblioteki. Gdy obowiązuje to ograniczenie, użytkownicy zarządzający listami lub bibliotekami mogą wybierać tylko zasady znajdujące się na liście Zasady zbioru witryn.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×