Wprowadzenie do zarządzanych metadanych

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Metadane są informacje o informacjach. Na przykład tytuł i autor książki jest metadanych. Metadane może być wiele rodzajów informacji — lokalizacji, daty lub liczba elementów wykazu. Użycie SharePoint produktów, możesz zarządzać centralnie metadanych. Można organizować metadanych w taki sposób, aby jest właściwe rozwiązanie w Twojej firmy i ułatwić znajdowanie potrzebnych za pomocą metadanych.

W tym artykule przedstawiono terminologię dotyczącą zarządzanych metadanych, a także w skrócie opisano zarządzanie metadanymi przy użyciu narzędzi programu SharePoint.

Ważna terminologia

Ta sekcja zawiera definicje kluczowej terminologii — terminów i pojęć, które często występują w artykułach na temat zarządzanych metadanych.

Taksonomia to formalny system klasyfikacji. Wyrazy, etykiety i terminy opisujące pewne elementy są grupowane, a następnie te grupy są porządkowane hierarchicznie.

Ludzie opracowali taksonomie dla niemal wszystkich rodzajów informacji, od systemów biologicznych po struktury organizacyjne. Biolodzy na przykład pogrupowali organizmy żywe w czterech głównych klasyfikacjach: zwierzę, roślina, grzyb i drobnoustrój. Każda z tych głównych grup ma wiele mniejszych jednostek. Cały system razem to taksonomia.

Organizacje tworzą taksonomię na zbyt wiele sposobów, aby je wymienić. Tworzą plan kont do zarządzania systemami księgowymi, schematy organizacyjne i stanowisk do zarządzania pracownikami, katalogi produktów itd. Wszystkie te taksonomie to ustrukturyzowane hierarchie informacji — formalne systemy klasyfikacji, które pomagają w posługiwaniu się informacjami.

Folksonomia to nieformalny system klasyfikacji. Powstaje stopniowo, w miarę jak użytkownicy witryny sieci Web współpracują przy dobieraniu wyrazów, etykiet i terminów w witrynie. Folksonomie wywodzą się z popularnych aplikacji, na przykład do oznaczania zakładkami.

Graficzną reprezentacją folksonomii może być chmura znaczników w witrynie sieci Web. Na poniższym rysunku przedstawiono chmurę znaczników w witrynie programu SharePoint.

Chmura znaczników

Organizowanie metadanych na zasadach folksonomii może być przydatne. Umożliwia dzielenie się wiedzą i doświadczeniem przez użytkowników witryny. Dzięki folksonomii klasyfikacja zawartości może rozwijać się wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i zainteresowaniami użytkowników.

Zestaw terminów to grupa powiązanych ze sobą terminów.

Zestawy terminów mogą mieć różny zakres w zależności od miejsca ich utworzenia.

  • Lokalne zestawy terminów    tworzy się w kontekście zbioru witryn, a są dostępne i widoczne tylko dla użytkowników danego zbioru witryn. Jako lokalny jest ustawiany na przykład zestaw terminów utworzony dla kolumny metadanych na liście lub w bibliotece. Jest on dostępny tylko w zbiorze witryn, który zawiera tę listę lub bibliotekę. Biblioteka multimediów może na przykład mieć kolumnę metadanych, w której jest pokazany rodzaj multimediów (diagram, fotografia, zrzut ekranu, klip wideo itd.). Lista dozwolonych terminów jest istotna tylko dla tej biblioteki i w niej dostępna do użytku.

  • Globalne zestawy terminów    są dostępne do użycia we wszystkich witrynach, dla których subskrybowano określoną aplikację usługi zarządzanych metadanych. Organizacja może na przykład utworzyć zestaw terminów, który zawiera nazwy jej jednostek biznesowych, takich jak Kadry, Marketing, IT i inne.

Ponadto możesz skonfigurować zestawu terminów jako zamknięte lub otworzyć. W zestawie terminów zamkniętej użytkownicy nie mogą dodawać nowe warunki, chyba że mają odpowiednie uprawnienia. W zestawie terminów otwarte użytkownicy mogą dodawać nowe warunki w kolumnie, która jest zamapowany do zestawu terminów.

Termin jest określony wyraz lub frazę, którą skojarzony element w witrynie programu SharePoint. Jest pojedynczego elementu w zestawie terminów. Termin ma unikatowy identyfikator, a może mieć wiele etykiet tekstowych (synonimy). Jeśli pracujesz w witrynie wielojęzycznymi terminów może mieć etykiety w różnych językach.

Istnieją dwa typy terminów:

  • Terminy zarządzane    Terminy zarządzane to te, które zostały wstępnie zdefiniowane. Administratorzy magazynu terminów organizują terminy zarządzane w hierarchiczny zestaw terminów.

  • Słowa kluczowe przedsiębiorstwa    Słowa kluczowe przedsiębiorstwa jest wyraz lub frazę, które użytkownik dodaje do elementów w witrynie programu SharePoint. Zbiór słów kluczowych przedsiębiorstwa jest znany jako słowa kluczowe Ustaw. Zazwyczaj użytkownicy mogą dodawać dowolny wyraz lub frazę do elementu słowa kluczowego. Oznacza to, że możesz używać słów kluczowych przedsiębiorstwa do znakowania folksonomy styl. Czasami administratorów magazynów terminów Przenoszenie zestawu terminów zarządzanych określonych słów kluczowych przedsiębiorstwa. Gdy są one częścią zestawu terminów zarządzanych, słowa kluczowe udostępnione w ramach tego zestawu terminów.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia terminów i zarządzania nimi, zobacz Tworzenie terminów w zestawie terminów i zarządzanie nimi.

W produktach programu SharePoint grupa jest terminem z zakresu zabezpieczeń. W odniesieniu do zarządzanych metadanych grupa obejmuje zestawy terminów o takich samych wymaganiach dotyczących zabezpieczeń. Tylko użytkownicy z uprawnieniami współautora w danej grupie mogą zarządzać należącymi do niej zestawami terminów i tworzyć nowe zestawy terminów. W organizacjach powinny być tworzone grupy zestawów terminów spełniające unikatowe wymagania dotyczące dostępu lub zabezpieczeń.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia grupy dla zestawów terminów, zobacz Konfigurowanie nowej grupy dla zestawów terminów.

Narzędzie do zarządzania magazynami terminów służy osobom zajmującym się taksonomią do tworzenia zestawów terminów wraz z zawartymi w nich terminami, a także do zarządzania nimi. W narzędziu do zarządzania magazynami terminów są wyświetlane wszystkie globalne zestawy terminów oraz wszystkie lokalne zestawy terminów dostępne dla zbioru witryn, z którego jest uzyskiwany dostęp do narzędzia do zarządzania magazynami terminów.

Kolumna zarządzanych metadanych jest specjalny rodzaj kolumny, którą można dodać do listy lub biblioteki. Umożliwia użytkownikom witryny wybrać terminów z zestawu terminów określonych. Kolumny zarządzanych metadanych można mapować do istniejącego zestawu terminów, lub możesz utworzyć lokalne zestawu terminów specjalnie dla kolumny.

Aby dowiedzieć się, jak pracować z kolumną zarządzanych metadanych, zobacz Tworzenie kolumny zarządzanych metadanych

Kolumna słów kluczowych przedsiębiorstwa to kolumna, którą można dodawać do typów zawartości, list lub bibliotek w celu umożliwienia użytkownikom znakowania elementów przy użyciu dowolnych wyrazów lub fraz. Domyślnie jest to kolumna wielowartościowa. Gdy użytkownicy wpisują w kolumnie wyraz lub frazę, w programie SharePoint są wyświetlane dynamiczne sugestie. Mogą one obejmować elementy z zestawów terminów zarządzanych i zestawu terminów słów kluczowych. Użytkownicy mogą wybrać istniejącą wartość lub wprowadzić nową.

Znaczniki społecznościowe to wyrazy lub frazy, które użytkownicy witryny mogą stosować do zawartości w celu klasyfikowania informacji w przejrzysty sposób. Znaczniki społecznościowe są przydatne, bo ułatwiają użytkownikom wyszukiwanie informacji w witrynie. Użytkownicy mogą dodawać znaczniki społecznościowe do informacji w witrynie programu SharePoint i do adresów URL spoza tej witryny.

Znacznik społecznościowy zawiera wskaźniki trzech typów informacji:

  • tożsamość użytkownika,

  • adres URL elementu,

  • termin.

Podczas dodawania znacznika społecznościowego do elementu możesz określić, czy tożsamość i adres URL elementu mają być prywatne. Termin należący do znacznika społecznościowego jest jednak zawsze publiczny, bo jest przechowywany w magazynie terminów.

Tworząc znacznik społecznościowy, możesz wybrać z zestawu istniejących terminów lub wprowadzić nowy. W przypadku wybrania jednego z istniejących terminów znacznik społecznościowy zawiera wskaźnik tego terminu.

Jeśli natomiast wpiszesz nowy termin, program SharePoint utworzy dla niego nowe słowo kluczowe w zestawie terminów słów kluczowych. Nowy znacznik społecznościowy będzie wskazywał ten termin. W ten sposób znaczniki społecznościowe obsługują znakowanie oparte na folksonomii. Dodatkowo, gdy użytkownicy aktualizują słowa kluczowe przedsiębiorstwa lub kolumnę zarządzanych metadanych, program SharePoint może automatycznie tworzyć znaczniki społecznościowe. Terminy te stają się wtedy widoczne jako znaczniki w kanałach aktualności, chmurach znaczników lub w profilach Moja witryna.

Właściciele list lub bibliotek mogą włączać i wyłączać publikowanie metadanych przez aktualizowanie ustawień metadanych i słów kluczowych przedsiębiorstwa dla listy lub biblioteki.

Aby dowiedzieć się, jak dodać kolumnę specjalnych słów kluczowych, zobacz Dodawanie kolumny słów kluczowych przedsiębiorstwa do listy lub biblioteki.

W ujęciu ogólnym znakowanie oznacza stosowanie metadanych do elementu, a znacznik to zarządzane metadane lub znacznik społecznościowy.

Scenariusze dotyczące metadanych: od taksonomii do folksonomii

Zarządzanie metadanymi w programie SharePoint obejmuje różne podejścia do metadanych, od formalnych taksonomii po folksonomie wynikające z działań użytkowników. Formalne taksonomie możesz zaimplementować za pomocą terminów zarządzanych i zestawów terminów. Możesz też użyć słów kluczowych przedsiębiorstwa lub znaczników społecznościowych, które umożliwiają użytkownikom witryny znakowanie zawartości wybranymi słowami kluczowymi.

Produkty programu SharePoint zapewniają ponadto elastyczność. Możesz wybrać poziom strukturyzacji i kontroli nad metadanymi oraz zakres tej kontroli i struktury. Na przykład:

  • Kontrolę możesz zastosować globalnie we wszystkich witrynach lub lokalnie w konkretnych witrynach.

  • Zestawy terminów możesz skonfigurować jako zamknięte lub otwarte, czyli z udziałem użytkowników w ich tworzeniu.

  • Możesz określić, czy słowa kluczowe przedsiębiorstwa i znaczniki społecznościowe mają być używane z terminami zarządzanymi.

Produkty programu SharePoint umożliwiają organizacjom dowolne łączenie zalet formalnych, zarządzanych taksonomii z zaletami dynamicznych znaczników społecznościowych.

Na poniższym diagramie przedstawiono, jak różne poziomy zakresów i kontroli mogą być stosowane w przypadku rozmaitych wymagań.

Elastyczne konfiguracje zarządzanych metadanych

Zalety zarządzanych metadanych

Wdrożenie zarządzanych metadanych w witrynach organizacji ma wiele zalet:

Funkcje zarządzanych metadanych w produktach programu SharePoint umożliwiają kontrolowanie, jak dodać użytkowników metadanych do zawartości. Na przykład za pomocą terminów ustawia i terminami zarządzanymi, i można określić warunki, które użytkownicy mogą dodawać do zawartości, można kontrolować, kto może dodawać nowe warunki. Można także ograniczać słów kluczowych przedsiębiorstwa do określonej listy, konfigurując zestaw jako zamknięte terminów słów kluczowych.

Spójne używanie takich samych terminów we wszystkich witrynach ułatwia tworzenie stabilnych procesów lub rozwiązań korzystających z metadanych. Ponadto spójne stosowanie metadanych do zawartości jest ułatwieniem dla użytkowników witryny.

Zawartości w witrynach w organizacji jest spójna metadanych, łatwiej znaleźć informacje biznesowe i danych za pomocą funkcji wyszukiwania. Funkcje wyszukiwania, takie jak panelu uściślenia są wyświetlane w lewej części strony wyników wyszukiwania, umożliwiają użytkownikom do filtrowania wyników wyszukiwania według metadanych.

W panelu uściślenia są wyświetlane metadane, na podstawie których można filtrować wyniki wyszukiwania.

Nawigowanie po metadanych pozwala użytkownikom na tworzenie widoków danych dynamiczne, oparte na polach określonych metadanych. Następnie użytkownicy mogą Znajdź bibliotek przy użyciu folderów lub przy użyciu metadanych tabele przestawne i uściślić wyniki przy użyciu dodatkowe filtry kluczowe. Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować tak, zobacz Konfigurowanie nawigacji po metadanych dla listy lub biblioteki.

Kontrolka nawigacji po metadanych

Zarządzane metadane ułatwia administratorów magazynów terminów zachować i dostosowania metadanych potrzeb biznesowych są obsługiwane. Możesz zaktualizować łatwo zestawu terminów. I warunki nową lub zaktualizowaną automatycznie stają się dostępne po kolumną zarządzanych metadanych należy skojarzyć z tego zestawu terminów. Na przykład jeśli wiele terminów można scalić w jeden warunek, zawartości oznaczonej przy użyciu tych terminów jest automatycznie aktualizowana do odzwierciedlenia tej zmiany. Wiele synonimów (lub etykiet) można określić dla poszczególnych warunków. Jeśli witryna jest wielojęzycznych, można również określić wielojęzycznych etykiet dla poszczególnych warunków.

Zarządzanie metadanymi

Skuteczne zarządzanie metadanymi wymaga gruntownego przemyślenia i planowania. Musisz wziąć pod uwagę rodzaj informacji, które mają służyć do zarządzania zawartością list i bibliotek, a także sposób ich używania w organizacji. Zestawy terminów metadanych możesz utworzyć dla wielu różnych informacji.

Na przykład może być jednego typu zawartości w dokumencie. Każdy dokument może mieć metadanych, które identyfikuje wiele istotnych faktów związanych z nim, takich jak w tych przykładach:

  • Przeznaczenie dokumentu — jest to handlowej? Specyfikacja konstrukcyjną? Procedury dotyczące zasobów ludzkich?

  • Autor dokumentu i nazwiska osób, które go zmieniały

  • Data utworzenia, data zatwierdzenia, data ostatniej modyfikacji

  • Dział odpowiedzialny za konsekwencje budżetowe dokumentu

  • Odbiorcy

Oto kilka ważnych działań związanych z zarządzaniem metadanymi:

  • Planowanie i konfigurowanie

  • Zarządzanie terminami, zestawami terminów i grupami

  • Określanie właściwości metadanych

Przed rozpoczęciem korzystania z zarządzanych metadanych w organizacji konieczne jest staranne planowanie. Zakres planowania zależy od stopnia sformalizowania taksonomii, a także od poziomu koniecznej kontroli nad metadanymi.

Aby umożliwić użytkownikom opracowywanie taksonomii, wystarczy pozwolić im na dodawanie słów kluczowych do elementów, a następnie zorganizować te słowa kluczowe w odpowiednie zestawy terminów.

Jeśli Twoja organizacja chce używać terminów zarządzanych ustawia zaimplementować formalne taksonomii, a następnie ważne jest, aby obejmować odpowiedzialne w planowania i projektowania. Po odpowiedzialne w organizacji uzgodnić zestawów terminów, możesz za pomocą narzędzia do zarządzania magazynami terminów zaimportować lub utworzyć do zestawów terminów. Za pomocą narzędzia do zarządzania zestawami terminów, jak rozpocząć pracę z metadanymi użytkowników. Jeśli aplikacji sieci web jest skonfigurowane poprawnie i masz odpowiednie uprawnienia, możesz przejść do narzędzia do zarządzania magazynami terminów, wykonując następujące kroki.

  1. Kliknij pozycję Ustawienia Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

  2. W obszarze Administracja witryną kliknij pozycję Zarządzanie sklepem terminów.

    Okno dialogowe narzędzia do zarządzania magazynami terminów.

Narzędzie do zarządzania magazynami terminów udostępnia kontrolkę drzewa, która służy do wykonywania większości zadań. Twoja rola użytkownika w tym narzędziu decyduje o tym, jakie zadania możesz wykonywać. Aby korzystać z narzędzia do zarządzania magazynami terminów, musisz być administratorem farmy lub administratorem magazynu terminów, ewentualnie wyznaczonym menedżerem grupy albo współautorem zestawów terminów.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie grup i zestawów terminów oraz zarządzanie nimi.

Aby wykonać akcję na elemencie w hierarchii, wykonaj następujące kroki.

  1. Wskaż nazwę aplikacji usługi zarządzanych metadanych, grupy, zestawu terminów lub terminu do zmiany, a później kliknij wyświetloną strzałkę.

  2. Wybierz odpowiednie akcje z menu.

Jeśli jesteś na przykład administratorem magazynu terminów lub menedżerem grupy, możesz tworzyć, importować i usuwać zestawy terminów w obrębie grupy. Współautorzy zestawów terminów mogą tworzyć nowe zestawy terminów.

Menu narzędzia do zarządzania magazynami terminów są odpowiednio dopasowane do każdego poziomu w hierarchii

Na każdym poziomie hierarchii można skonfigurować określone właściwości grupy, zestawu terminów lub terminów przy użyciu okienka właściwości w narzędziu do zarządzania magazynami terminów. Na przykład jeśli konfigurujesz zestawu terminów można określić informacje, takie jak nazwa, opis, właściciela, kontaktu i biorący udział w projekcie w okienku dostępne na karcie Ogólne. Można również określić, czy ma być otwarty lub zamknięty do nowych dokumentów użytkownikom zestaw terminów. Lub, wybierz kartę Zamierzone użycie i określ, czy zestaw terminów powinny być dostępne dla nawigacji znakowania lub witryny.

Właściwości magazynu terminów umożliwiają skonfigurowanie ustawień, takich jak znakowanie

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×