Wprowadzenie do zarządzania dokumentami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Zarządzanie dokumentami omówiono przechowywanie i organizowanie dokumentów do obsługi active pracy w toku, w tym tworzenia zawartości i udostępniania w obrębie organizacji. Gdy nie jest konieczne dowolnego rodzaju systemu zarządzania oficjalny dokument w miejscu, zawartość jest często utworzonej i zapisanej w sposób niezarządzanej i zdecentralizowane w udziałach plików rozproszone i poszczególnych dysków twardych. Utrudnia dla pracowników można znajdować, udostępniania i współpracy na zawartości. Również utrudnia organizacjom firm przydatne informacje i dane w zawartości.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 obsługuje potrzeb zarządzania dokumentami w Twojej organizacji, dostarczając szeroki dokumentu możliwościach zarządzania, które umożliwiają wykonaj następujące czynności:

  • Przechowywanie, organizowanie i Znajdź dokumenty.

  • Upewnij się, spójność dokumentów.

  • Zarządzanie metadanymi dokumentów.

  • Ułatwia ochronę dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem lub przy użyciu.

  • Zapewnienia obsługi dokumentów spójnych procesów biznesowych (przepływy pracy).

Uwaga : W tym artykule odwołuje się do witryny programu SharePoint w przykładzie utworzone przez Adventure Works fikcyjny firma produkująca rowery, rowerowy części i akcesoria bicycling.

Na przykład techniczne zespołem u Adventure Works, który tworzy publikacji skierowaną klienta, takich jak podręczniki użytkownika i specyfikacje produktu, używa wiele funkcji zarządzania dokumentami Office SharePoint Server 2007. Zespół przechowuje całą zawartość, który tworzy w witrynie, która została utworzona na podstawie szablonu witryny Centrum dokumentów. W jego witrynę Centrum dokumentów członkowie zespołu za pomocą przechowywania wersji głównych i pomocniczych do śledzenia opracowywania dokumentów za pomocą wersji. Używają również wymagane wyewidencjonowanie, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie przypadkowo zastąpić między sobą pracę.

Przechowywanie i organizowanie dokumentów w witrynie Centrum dokumentów

Szablon witryny Centrum dokumentów dostępnych w programie Office SharePoint Server 2007 może służyć do tworzenia witryn, które są zoptymalizowane pod kątem tworzenia za pomocą i przechowywanie dużej liczby dokumentów. Witryny, które są tworzone na podstawie szablonu witryny Centrum dokumentów mają specjalne funkcji zarządzania dokumentami, takie jak wymagane wyewidencjonowywanie i przechowywanie wersji dokumentów główne i pomocnicze, które są domyślnie włączone. Wymagane wyewidencjonowanie pomaga w utrzymaniu konfliktów i nieporozumień zmianami, ponieważ tylko jeden użytkownik może zmienić pliku w danej chwili. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie zmian w dokumentach i ułatwia zarządzanie zawartością podczas jej zmiany. Przechowywanie wersji jest szczególnie przydatne, gdy wiele osób pracuje wspólnie nad projektami lub gdy informacje przechodzą kilka etapów rozwoju i recenzji.

Spójne zarządzanie dokumentami za pomocą typów zawartości

Typ zawartości to grupa ustawień do ponownego użycia, opisujących zachowania udostępniania dla określonego typu zawartości. Typy zawartości umożliwiają organizowanie, zarządzanie i obsługę zawartości w spójny sposób w obrębie zbioru witryn. Można zdefiniować typ zawartości dla każdego typu produktu dokumentu lub informacji, który tworzy organizacji, aby upewnić się, że różne typy dokumentów są obsługiwane w spójny sposób.

Na przykład dział dokumentacji technicznej u Adventure Works utworzone dwa typy zawartości o nazwie Podręcznik użytkownika i opis produktu. Gdy członkowie zespołu przejdź do Centrum dokumentów, aby utworzyć nowy dokument, każdego z tych typów zawartości jest wyświetlana jako opcja na przycisku Nowy w bibliotece dokumentów. Każdego typu zawartości określa szablonu, dzięki czemu wszystkie podręczniki użytkownika i specyfikacji produktu udostępniać typowego formatu. Każdy typ zawartości określa również własne niestandardowe kolumny tak, aby na przykład wszystkie podręczniki użytkownika zawierają metadanych modeli produktu instrukcje dotyczące do. Każdego typu zawartości zawiera własnej przepływy pracy, nawet tak, aby mieć pewność, że każdy Podręcznik użytkownika jest zgodny z tych samych procesów opinii i zatwierdzanie zespołu. I ponieważ specyfikacji produktu są przechowywane w innego typu zawartości, te dokumenty można obserwować różnych procesów i kolumn, które wymagają różnych metadanych.

Zarządzanie właściwościami dokumentu

Jednym ze sposobów podstawowego, które inni użytkownicy mogą znaleźć informacje, które są zapisywane w witrynie sieci Web lub w systemie zarządzania dokumentami jest przeglądania i wyszukiwania metadanych (właściwości dokumentu) jest zapisywany razem z plików. Jednak pracowników w organizacjach często nie zostać czasu, aby dodać lub zaktualizować właściwości dokumentu dla plików, podczas ich zapisywania.

Programy i serwerów dostępnych w Microsoft Office 2007 ułatwiają tworzenie i aktualizowanie metadanych dla dokumentów. Podczas otwierania lub edytowania dokumentu zapisanego w witrynie Office SharePoint Server 2007 w programie komputerowym Office 2007, takich jak Word, Excel lub PowerPoint, można edytować właściwości serwera dla tego dokumentu w panelu informacji o dokumencie, który pojawia się w górnej części pliku. Kolumny niestandardowe zostaną dodane do typu zawartości dla tego dokumentu lub do biblioteki, w której ten dokument został zapisany, te wartości kolumny są wyświetlane jako pola właściwości w panelu informacji o dokumencie. Integrowanie edytowania właściwości dokumentu do edycji możliwości programów w Office 2007 ułatwiają w przypadku organizacji poprawić jakość metadanych ze względu na zawartość.

Document Information Panel

Ponadto organizacje umożliwia Microsoft Office InfoPath 2007: Tworzenie niestandardowych Panele informacji o dokumentach, które następnie można dodać do określonych typów zawartości.

Ochrona dokumentów

Office SharePoint Server 2007 oferuje kilka sposobów organizacjom chronić dokumenty, które są zapisywane w witrynie programu SharePoint przed nieautoryzowanym dostępem lub użyj. Organizacje zastosować zarządzania prawami do informacji (IRM) do całej biblioteki dokumentów do ochrony całego zestawu dokumentów. Usługa IRM umożliwia ograniczenie działań, które użytkownicy mogą wykonać na plików pobieranych z list programu SharePoint lub bibliotek. Usługa IRM są szyfrowane pobrane pliki i ograniczanie zbioru użytkowników i programów, które można odszyfrować te pliki. Usługa IRM można także ograniczać praw użytkowników, którzy mogą odczytywać pliki, tak aby nie przyjmować akcji, takich jak drukowanie kopii plików lub kopiowanie tekstu z nich. Wymuszanie zasad firmowych decydujących kontroli i rozpowszechnianie informacji poufnych lub własnych organizacji, a więc za pomocą usługi IRM.

Office SharePoint Server 2007 umożliwia również ochrony plików na inne sposoby. Jeśli chcesz uniemożliwić użytkownikom czytanie wersji roboczych dokumentów w toku, możesz skonfigurować Biblioteka dokumentów zawierająca przechowywania wersji głównych i pomocniczych, a następnie określ, które grupy osób mogą czytać wersje pomocnicze (wersje robocze). Wersje robocze są wersje pomocnicze pliki lub elementy list, które nie zostały jeszcze zatwierdzone jako główne. Jeśli skonfigurujesz biblioteki do wymagania zatwierdzania zawartości następnie wersje robocze nie są publikowane jako wersji głównych aż osobę z odpowiednimi uprawnieniami zatwierdzi dokumentu do publikacji jako wersję roboczą głównych.

Inny sposób chronić dokumenty jest przez skonfigurowanie uprawnień dla poszczególnych folderów, elementów list i dokumentów. Jeśli jest tylko jeden lub dwa pliki w bibliotece dokumentów, do której chcesz ograniczyć dostęp, można edytować uprawnienia dla tych pojedynczych elementów w celu zmiany, kto ma uprawnienia do wyświetlania lub edytowania ich.

Zarządzanie procesami związanych z dokumentami z przepływów pracy

Aby obsługiwać typowymi procesami biznesowymi związanych z dokumentami, Office SharePoint Server 2007 oferuje wbudowane przepływy pracy, których organizacje mogą używać do zarządzania zadaniami, takimi jak przeglądanie, zatwierdzanie i podpis kolekcji dokumentów. Przepływ pracy jest definiowana jako automatyczną przepływu dokumentów lub elementów sekwencji akcji lub zadań związanych z procesem biznesowym. Przepływy pracy pomagają organizacjom zarządzanie procesami biznesowymi związanych z dokumentami zwiększyć wydajność, ponieważ automatycznie śledzenie i zarządzanie zadaniami zajmujących się te procesy.

Na przykład techniczne zespołem u Adventure Works wykorzystuje rozległa przepływu pracy zbieranie opinii. Zamiast wysyłania wiadomości e-mail do recenzentów writer można uruchomić przepływ pracy po prawej stronie bieżącego dokumentu z Office Word 2007. Przepływ pracy ma zwracać zarządzania proces, w tym wysyłania powiadomień do recenzentów, tworząc zadania dla nich i śledzenie stanu zadania. Recenzenci mogą zadania w Word 2007 lub Microsoft Office Outlook 2007.

Przy użyciu Microsoft Office SharePoint Designer 2007 lub Microsoft Visual Studio 2005 rozszerzenia dla systemu Windows Workflow Foundation, organizacje mogą także tworzyć i wdrażanie niestandardowych przepływów pracy, które Zarządzanie procesami biznesowymi, które są unikatowe dla organizacji.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×