Wprowadzenie do witryny centrum rekordów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Szablon witryny centrum rekordów w programie Microsoft Office SharePoint Server 2007 został zaprojektowany, aby pomóc organizacjom w implementowaniu programów zarządzania rekordami oraz ich przechowywania.

W tym artykule

Funkcje szablonu witryny Centrum rekordów

Projektowanie witryny Centrum rekordów

Funkcje szablonu witryny centrum rekordów

Centrum rekordów ma w zamierzeniu pełnić funkcję centralnego repozytorium, w którym organizacja może przechowywać wszystkie swoje rekordy, jak również nimi zarządzać. Centrum rekordów obsługuje cały proces zarządzania rekordami, od zbierania rekordów przez zarządzanie nimi aż do ich usunięcia. Zwykle witryna centrum rekordów jest projektowana i konfigurowana przez specjalistów zarządzających rekordami w organizacji oraz pracowników działu informatycznego w celu zapewnienia obsługi planu ewidencji w organizacji.

Szablon witryny centrum rekordów łączy w sobie niektóre standardowe funkcje dostępne w programie Office SharePoint Server 2007 z dodatkowymi, specjalnymi funkcjami zarządzania rekordami, zapewniając następujące możliwości:

  • Funkcje archiwum     Centrum rekordów oferuje kilka funkcji ułatwiających zapewnienie integralności przechowywanych w nim rekordów:

    • Rekordy nie są nigdy automatycznie modyfikowane przez system. Dzięki temu rekordy przekazywane do centrum rekordów, a następnie z niego pobierane są zawsze identyczne.

    • Dzięki funkcji przechowywania wersji wszelkich zmian wprowadzonych do zawartości dokumentu oraz możliwości przeprowadzania inspekcji określonych typów zmian administratorzy witryn mogą z łatwością konfigurować centrum rekordów przy użyciu ustawień, które uniemożliwiają bezpośrednie manipulowanie rekordami.

    • Centrum rekordów umożliwia menedżerom rekordów dodawanie i utrzymywanie metadanych elementów niezależnie od metadanych danego rekordu, dzięki czemu informacje związane z zadaniami zarządzania rekordami mogą być aktualizowane bez konieczności modyfikowania samych rekordów. Wersje zmian metadanych są również przechowywane.

  • Stosowanie zasad zarządzania informacji   Office SharePoint Server 2007 udostępnia kilka funkcji zasady, które są przydatne do zarządzania rekordami: 

    • Inspekcja     Ta funkcja rejestruje zdarzenia i operacje, które są wykonywane na plikach. W kontekście zarządzania rekordami inspekcja jest przydatna do rejestrowania osób wyświetlających informacje w centrum rekordów i uzyskujących do nich dostęp.

    • Wygaśnięcie     Ta funkcja określa czas przechowywania rekordu oraz akcję, która powinna zostać podjęta po zakończeniu okresu przechowywania, taką jak usunięcie rekordu lub zainicjowanie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania. W kontekście zarządzania rekordami okres przechowywania rekordu zwykle zaczyna się od momentu, gdy rekord jest po raz pierwszy przesyłany do centrum rekordów.

    • Kody kreskowe     Ta funkcja nadaje każdemu rekordowi unikatowy obraz kodu kreskowego i wartość liczbową. Wartość kodu kreskowego jest przechowywana oraz indeksowana razem z elektroniczną wersją rekordu. W kontekście zarządzania rekordami kody kreskowe są przydatne do zachowywania i śledzenia rekordów fizycznych. Jeśli rekordy w bibliotece mają swoje wersje fizyczne, kody kreskowe umożliwiają powiązanie wersji fizycznych z ich elektronicznymi odpowiednikami.

  • Programowalny interfejs zbierania rekordów     Centrum rekordów obsługuje zestaw usług ułatwiających zbieranie rekordów. Programowalny interfejs centrum rekordów umożliwia organizacjom konfigurowanie zarówno systemów zarządzania dokumentami, jak i systemów poczty e-mail pod kątem automatycznego przesyłania plików do witryny centrum rekordów. Zawartość może być przesyłana do centrum rekordów za pośrednictwem usługi sieci Web przy użyciu protokołu SOAP lub za pośrednictwem poczty e-mail przy użyciu protokołu SMTP.

  • Rozsyłanie rekordów     Centrum rekordów obejmuje listę Rozsyłanie rekordów, która umożliwia automatyczne rozsyłanie rekordów przychodzących (przesyłanych automatycznie lub ręcznie) do odpowiednich lokalizacji na podstawie typu rekordu. Rekordowi przesyłanemu do centrum rekordów często towarzyszą dodatkowe informacje pokrewne, takie jak historia inspekcji oraz metadane. Historia inspekcji rekordu jest przechowywana w centrum rekordów jako plik XML, a metadane rekordu są przechowywane zarówno w pliku XML, jak i w kolumnach metadanych w witrynie centrum rekordów.

  • Blokada     Centrum rekordów umożliwia organizacjom umieszczenie na liście Blokady tych rekordów, których ujawnienie może być wymagane w związku z prowadzoną sprawą sądową lub które podlegają inspekcji albo są przedmiotem śledztwa. Gdy rekordy są zablokowane, nie podlegają obowiązującym zasadom wygasania i są dzięki temu zabezpieczone przed zniszczeniem. Jeśli na przykład w przypadku prowadzenia sprawy sądowej organizacja zablokuje odpowiednie rekordy, których ujawnienie może okazać się konieczne, pozostaną one dostępne do momentu zakończenia tej sprawy. Rekordy można blokować z kilku powodów jednocześnie. Menedżerowie rekordów mogą również przeszukiwać centrum rekordów w celu znalezienia rekordów wymagających zablokowania.

Początek strony

Projektowanie witryny centrum rekordów

Na najwyższym poziomie projektowanie witryny centrum rekordów w celu zaimplementowania programu zarządzania rekordami wiąże się z wykonaniem dwóch ważnych kroków:

  1. Organizacja musi opracowywania strategii zarządzania rekordami i formalnych rekordów plan zarządzania. To jest efektem pracy zespołowej, który obejmuje można je zsynchronizować między Menedżerowie rekordów, funkcjonariusze zgodności specjalistom IT i pracowników przetwarzających informacje.

  2. Następnie organizacji należy skonfigurować co najmniej jeden witryny Centrum rekordów do wykonania jego plan zarządzania rekordami.

W poniższych sekcjach przedstawiono podstawowe elementy związane z każdym z tych kroków.

Planowanie zarządzania rekordami

Zanim organizacja będzie mogła skonfigurować witrynę centrum rekordów jako swoje rozwiązanie do zarządzania rekordami, konieczne jest opracowanie formalnego planu określającego strategię zarządzania rekordami. Konkretne elementy formalnego planu zarządzania rekordami są prawdopodobnie unikatowe dla poszczególnych organizacji lub firm. Praktycznie wszystkie plany zarządzania rekordami obejmują jednak następujące dokumenty i procesy:

  • Plan ewidencji     Plan ewidencji opisuje typy dokumentów lub elementów, które organizacja uznaje jako oficjalne rekordy biznesowe. Wskazuje on, gdzie rekordy są przechowywane, i zapewnia informacje odróżniające jeden typ rekordu od drugiego. Plan ewidencji jest kompletnym zbiorem zasad, procesów i wytycznych dotyczących tworzenia i przechowywania rekordów oraz zarządzania nimi. Plan ewidencji powinien obejmować wszystkie rekordy niezależnie od zastosowanego nośnika, takiego jak między innymi papier, poczta e-mail oraz pliki elektroniczne. Musi także określać sposób klasyfikowania, zabezpieczania i ostatecznego niszczenia rekordów. Powinien również uwzględniać uwarunkowania związane ze specjalnymi kategoriami rekordów, takimi jak rekordy Poufne, Ważne, Tajemnice handlowe i Uprzywilejowane. Wreszcie plan ewidencji musi określać osoby odpowiedzialne za zarządzanie poszczególnymi typami rekordów.

  • Harmonogram przechowywania     Harmonogram przechowywania określa czas przechowywania każdego typu rekordów uwzględnionego w planie ewidencji (jego okres przechowywania) i proces usuwania po zakończeniu okresu przechowywania (proces usuwania). Wytyczne dotyczące harmonogramu przechowywania są zwykle tworzone na podstawie wymagań prawnych, ryzyka dotyczącego organizacji oraz potrzeb biznesowych. Ponadto harmonogram przechowywania opisuje zwykle okoliczności związane z zarządzaniem ryzykiem, które określają okres przechowywania poszczególnych typów rekordów.

  • Dokument wymagań dotyczących zgodności     Dokument wymagań dotyczących zgodności definiuje reguły, z którymi muszą być zgodne systemy informatyczne służące do zarządzania rekordami, ich możliwości oraz rodzaje regularnego monitorowania, które muszą być obsługiwane w celu zapewnienia zgodności.

  • Formalny proces wstrzymywania usuwania rekordów     Ten proces, zwany często blokowaniem, określa sposób wstrzymywania przez organizację usuwania rekordów w przypadku prowadzenia sprawy sądowej, inspekcji lub śledztwa.

  • System do monitorowania i raportowania obsługi rekordów     Aby pracownicy klasyfikowali rekordy, uzyskiwali do nich dostęp i zarządzali nimi zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami i procesami, program zarządzania rekordami musi obejmować proces lub system umożliwiający monitorowanie i raportowanie obsługi rekordów.

Początek strony

Konfigurowanie witryny centrum rekordów

Po zakończeniu etapu szczegółowego planowania zarządzania rekordami przez organizację i opracowaniu przez nią formalnego planu zarządzania rekordami można przystąpić do utworzenia i skonfigurowania witryny centrum rekordów w celu zaimplementowania ustalonego programu.

W celu skonfigurowania witryny centrum rekordów należy wykonać następujące kroki:

  1. Utwórz biblioteki dokumentów lub listy umożliwiające zarządzanie każdym typem rekordów określonym w planie ewidencji, jak również przechowywanie tych typów rekordów.

    Zaleca się utworzenie jednej biblioteki dokumentów dla każdego typu zawartości określonego w planie rekordów.

    Po przesłaniu rekordów do centrum rekordów są one rozsyłane do odpowiedniej listy lub biblioteki.

  2. Utwórz kolumny dla odpowiednich bibliotek dokumentów, list lub typów zawartości, które będą zawierać i przedstawiać metadane dla każdego typu rekordów określonego w planie ewidencji.

  3. Określ zasady zarządzania informacjami dla każdego typu rekordów w witrynie centrum rekordów. Zasady te powinny uwzględniać okresy przechowywania oraz wymagania inspekcji określone w planie ewidencji oraz harmonogramie przechowywania obowiązującym w organizacji.

  4. Skonfiguruj listę Rozsyłanie rekordów w celu rozsyłania poszczególnych typów rekordów do odpowiedniej lokalizacji. Gdy rekordy są przesyłane do witryny centrum rekordów (ręcznie lub programowo), program Office SharePoint Server 2007 korzysta z tej tabeli w celu określenia sposobu klasyfikacji danego rekordu w obrębie witryny centrum rekordów oraz miejsca, do którego ten rekord ma zostać wysłany.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×